2023電大辦公室管理簡答題精心整合版(綜合多年真題,考試必過)

簡答題.依據2000年《國務院行政機關公文處理方法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答：（1）吩咐（令）；（2）確定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；看法；（9）函；（10）會議紀要。.辦公室人員為了勸服對方接受自己的看法應當怎么做，要領有哪些？答：（1）清晰地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點；（2）勸服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機；（3）間或也須要引用某些權威人士、專家的看法，或者用圖表、資料、閱歷談等等；（4）要具體了解對方的立場和意向，先留意傾聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要駕馭對方不能了解的地方，努力加以勸服；（5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；（6）以懇切的看法為對方著想而發(fā)言，不要運用另對方反感的言詞；（7）讓對方打快樂扉，使對方對自己的看法產生愛好（讓對方認同自己）；（8）不行損害對方的自尊心。.辦公用易耗品主要包括哪些？一答：1.信封、紙張；2.軟盤、光盤等；3.鉛筆；4.圓珠筆；5.簽字筆或鋼筆；6.修正液或修正帶；7.印盒；8.各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9.小刀；10.日歷等；11.其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透亮膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。.從文員工作角度對比說明打電話和接聽電話的異同。答：相同之處：①都應先問好，再傳達自己的信息；②都應保持耐性、熱忱的看法；③通話結束，應讓對方感受到自己開心的心情；都應簡明扼要表達自己的意思。不同之處：①打電話應首先查清晰對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。②打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。.單位印章主要有哪些？印章的刻制和運用有哪些規(guī)定？答：一、（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；二、刻制公章有兩種狀況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由特地刻制「?刻制。三、公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一運用，其他印章也應專人專用；加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項具體登記；加蓋印章必需做到用力勻稱，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必需加蓋單位公章方能有效。.公文的完全格式包括哪幾項?請寫出這些項目。答：（1）版頭、發(fā)文字號、印刷依次號。（2）密級、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名。（4）公文標題。（5）主送機關。（6）正文、附件。（7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章。（8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。（9）主題詞。（10）抄送單位、印發(fā)說明。.簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？答：文員工作分為三個步驟：支配、實施和檢查。1.支配的步躲，要充分了解即將起先的工作內容，并思索以什么方法進行效率會最佳。2.實施的步驟，要留意：同時檢查是否依據當時所擬定的依次進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；協(xié)作上司預期的期限。3.檢查的步驟，要分析支配和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作支配，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“支配一實施一檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環(huán)。文員首先要細致制定支配，然后依據這個支配去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的支配有所幫助和啟示。.簡要說明會議紀要有什么作用？有哪兩種形嘉"答：概念：會議紀要是用來記載、傳達會議狀況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和狀況。作用：①會議紀要具有溝通狀況、溝通閱歷、統(tǒng)一相識、指導工作的作用。②可以用于向上級匯報會議狀況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：議決性會議紀要和周知性會議紀要。.來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：一、受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾干脆給機關、單位領導的信件。二：①剛好拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理剛好，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。②細致閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。供應領導復信所須要的資料。③逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內容、要求、收信單位（人）以及承辦后的狀況、結果和立卷存檔號等具體記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。④細致處理。處理信伺：應當依據〃分級負責、歸口辦理〃的原則，進行轉辦、交辦或自辦。⑤剛好復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可實行收信人（單位）復信，或承辦人（單位）復信兩種方式進行。.什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領悟上司意圖。（2）一種是干脆受意，另一種是間接受意。（3）文員要擅長領悟上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本,記錄下指示要點。留意傾聽，專心推斷指示的用意。必要時可以提問，直至明白意圖為止，但不要打斷談話。如有不同看法，可以公開提出，但要言之有理，并要留意方式、看法。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。1L什么是文書的立卷特征?通常可以依據哪幾種特征立卷？答：一、文秘或檔案人員把文書依據某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”。二、可以依據以下類型立卷：①按問題特征立卷；②按作者特征立卷；③按文種特征立卷；④按時間特征立卷二；⑤按地區(qū)特征立卷；⑥按通訊者特征立卷；三、在運用六個特征立卷時，須要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？答：文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參與的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正緣由告知對方，只須要禮貌地、委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可。主要的擋駕法有：（1）電話擋駕。上司不愿接的電話,文員要告知對方，短暫不能接或上司不在,將內容登記,轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告。（2）來訪擋駕。先問清來由，推斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議、活動擋駕。對必必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。.提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、削減會議數量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、限制會議經費、分析會議成本。.文員依據單位須要向外或向內發(fā)文,須要一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。答：（1）擬稿；（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（3）簽發(fā)；是指機關領導人員對文稿的最終審定、簽字發(fā)出。（4）編號；已經簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（5）繕對已經簽發(fā)的文件定稿進行譽清、復印或排版印刷。（6）校對；指將文件的譽寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用??；是指在完成的文件上加蓋機關印章。（8）登記；（9）分發(fā)。指對打算發(fā)出的文件進行分裝和發(fā)送。.文員進言是指什么?進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：一、進言的定義是指文員主動對上司提出看法、建議、指責或規(guī)勸；二、進言的作用：①參謀作用②補缺作用；③增進關系作用。三、方法的要求是：①適事、緊急的事、重要的事、上司須要知道的事；②適時?？紤]時機；③適地?？磮龊?；④適度。要留意駕馭分寸。.文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周支配以及其他提示事項，文員應當隨著狀況的改變不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、運用提示性備忘錄、打算約會表、打算特殊提示卡、打算交往文件。.文員受上司指示，向對方要求約會時應留意哪些要點？確定時間地點時要留意什么？答：（1）要獲得上司的許可；（2）假如用寫信的方式,在等到對方收到信后，再怛大會給對方的文秘人員以確認；（3（要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、餐會等）、所須要的時間等等；（4）約定好以后，肯定要向上司匯報，并填寫在日程支配支配表上。還應當打算約會所須要的文件資料。（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要支配約會；（6）對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要支配約會；（7）公司有重大活動的那一天不宜支配約會；（8）地點選擇對方比較便利的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否須要保密、是否須要就餐等因素。.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及依次。要干脆向指示工作的人（上司）報告；（3）報告的依次基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：〃結果是這樣，理由有三個，一是……?！ǎ?）肯定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于困難，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；（6）假如覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明白，或者報告項目許多時，可以制作〃報告?zhèn)渫洝ㄌ岢鰜怼?文員所作的完整的會議記錄應當包括哪些事項?答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（起先時間、結束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經過情形及結論；（9）相關的資料；（10）下次會議預定日期。.文秘人員對上司主要工作的輔佐包括哪些方面？答：1.提神醒腦的服務。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或打算濕毛巾使上司消退工作疲憊、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2.私事方面的幫助。幫助的方法應視實際狀況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項的時候一一雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性懇求時一一遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來幫助他解決私人的事務。3.財物管理。包括：（1）薪金收入管理一一薪金收入達到肯定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都須要按稅法申報。特殊是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或干脆替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理一一最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別保臧，以避開被盜用冒領。4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。.旅行結束后文員應主要完成哪些工作，請予以設計。答：（1）整理好旅行過程中全部的單據、憑證、送上司批閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。假如是與上司同行的，可依據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3）盡快復原正常工作和生活狀態(tài)，接著，旅行前未完的工作。（4）把在出差時結識的有關人士、單位等狀況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中賜予幫助和照看的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。.文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？答：（1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題；（2）一般人喜聞樂見的話題；（3）顯示地方或民族色調的話題；（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等；（5）主動、健康的生活體驗的話題。風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題；（2）令人不快的話題。過于敏感的話題；（3）自己不甚熟識的話題?？湟约旱脑掝}；（4）庸俗的、色情的話題；（5）不宜談論的保密的話題。.辦