人事檔案管理制度

人事檔案管理制度人事檔案管理制度一、制度的目的為了規(guī)范公司人事檔案的記錄、保存、查詢(xún)、使用、銷(xiāo)毀等工作，保證公司人事檔案的安全可靠，防止因人事檔案管理不當(dāng)導(dǎo)致的各種風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題的發(fā)生。二、范圍適用于公司的所有人事檔案工作，包括但不限于員工個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、考勤記錄、社會(huì)保險(xiǎn)、薪酬福利、招聘信息等。三、制度制定程序本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)制定、組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式實(shí)施。四、相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部政策規(guī)定本制度制定過(guò)程中，考慮到符合相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部政策規(guī)定，收集以下法規(guī)文件：1.《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》2.《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》3.《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》4.《中華人民共和國(guó)行政管理法》5.《企業(yè)檔案管理辦法》6.《檔案法》7.公司內(nèi)部人事管理制度五、制度實(shí)施及管理1.人事檔案的歸檔原則：（1）原則上應(yīng)按照人員姓名、檔案類(lèi)型及年度等進(jìn)行分類(lèi)（2）員工個(gè)人資料、工作履歷以及考勤記錄等應(yīng)單獨(dú)存放，不得存放在其它文件夾中（3）員工的醫(yī)療、生育等敏感信息應(yīng)當(dāng)盡量保密，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全2.人事檔案登記與更新：（1）每名員工錄用時(shí)，應(yīng)建立員工個(gè)人檔案，并在檔案中注明姓名、職位、工作部門(mén)、聯(lián)系方式、群組等基本信息（2）員工檔案須定期更新，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)3.人事檔案查閱與放行：（1）檔案管理人員及法定授權(quán)人員有權(quán)查閱和放行人事檔案（2）凡借閱對(duì)應(yīng)檔案者，必須經(jīng)允許，辦理借閱手續(xù)，并進(jìn)行登記4.人事檔案的使用：（1）人事檔案信息，應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)規(guī)定使用（2）任何人不得借檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利益（3）不得將人事檔案用于其他用途，不得對(duì)其他人員或透露他人隱私5.人事檔案的銷(xiāo)毀：（1）人事檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行（2）銷(xiāo)毀審批應(yīng)該列明銷(xiāo)毀檔案，銷(xiāo)毀日期，銷(xiāo)毀人員歸屬部門(mén)等紙質(zhì)文件（3）已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)注明銷(xiāo)毀時(shí)間及位置，并進(jìn)行備案或歸檔處理6.違規(guī)處理：如檔案管理人員有違規(guī)操作或泄露人事檔案信息的情況，經(jīng)確認(rèn)后將依法追究其相應(yīng)責(zé)任。以上內(nèi)容為人事檔案管理制度的主要內(nèi)容，若有其他需補(bǔ)充的內(nèi)容，應(yīng)該遵循以上制度執(zhí)