檔案室管理制度（四篇）

第18頁共18頁檔案室管?理制度?一、檔案?建立（?一）建立?健全學校?各類檔案?，目的主?要在于為?學校各級?領導，上?級有關領?導部門分?析、總結?、部署、?調度學校?工作和對?學校工作?作出決策?提供準確?、可靠的?依據(jù)。校?領導對此?應高度重?視，并確?定一名領?導具體負?責和指導?資料的收?集、分析?、篩選、?立卷、歸?檔等建檔?工作。?（二）學?校建立檔?案資料室?，由專職?（或兼職?）管理，?按規(guī)定建?立檔案。?（三）?全面系統(tǒng)?地建立健?全學校檔?案、教師?檔案和學?生檔案，?學校檔案?按類以時?間為序建?立，教師?的一般人?事檔案，?一般職務?檔案和業(yè)?務檔案按?人頭建立?，學生學?籍檔案按?屆、按班?分類建立?。二、?檔案立卷?（一）?檔案人員?應按資料?收集范圍?及時收集?各種檔案?資料，并?將篩選后?的資料分?類裝訂、?編制目錄?，進袋入?檔。檔案?袋、檔案?卷的規(guī)格?要符合上?級有關部?門的統(tǒng)一?要求。?（二）卷?宗必須注?明保存的?期限。凡?注明“暫?存”的資?料一般以?一年為期?限；注明?“短期”?的一般以?五年為期?限；注明?“長期”?的由學校?根據(jù)實際?需要決定?保存期限?。（三?）凡檔案?資料收集?范圍細目?中未編入?，但確有?使用、保?存價值的?其它資料?，學校可?根據(jù)需要?自行決定?是否保留?。三、?檔案補充?（一）?教職工任?免、考核?、晉升專?業(yè)技術職?務、調資?、入黨、?入團、獎?懲等材料?要及時收?入個人檔?案。（?二）外來?文件、函?件由收文?員統(tǒng)一分?類編號登?記，交校?有關領導?閱后，即?立卷歸檔?。（三?）校內印?發(fā)的文件?是檔案補?充的重點?，平時校?長室、教?導處、教?科室、總?務處、團?支部、少?先隊大隊?部應將此?類文件分?類保存，?每學期結?束時，集?中交檔案?人員立卷?歸檔。?四、檔案?轉遞教?職工因工?作調動，?需要轉遞?檔案，必?須安上級?有關部門?通知的轉?遞項目逐?項登記，?嚴密包封?，并由專?人轉遞。?五、檔?案安全保?密（一?）檔案資?料室門窗?要加固，?要備有消?防器材，?保持整潔?、干燥，?自然通風?，嚴禁吸?煙和放置?易燃、易?爆、易引?鼠入室的?物品。?（二）檔?案管理人?員不得將?無關人員?帶進檔案?資料室，?不得外泄?檔案中的?機密，檔?案資料室?人員在工?作中所用?的各種草?稿、廢紙?等，不得?亂仍亂拋?，應將保?密紙?zhí)幚?或銷毀。?檔案室?管理制度?（二）?主題詞：?檔案管理?制度試行?起草：?校對：簽?發(fā)：類?別：制度?編號：_?___0?05一?、目的。?為加強公?司檔案的?管理，確?保檔案信?息完整、?準確、系?統(tǒng)、安全?，有效地?利用檔案?信息資源?，維護公?司合法權?益，特制?訂本制度?。二、?范圍。從?公司成立?和現(xiàn)在的?公司、各?級部門及?員工在從?事生產、?經(jīng)營、管?理、公關?宣傳等活?動中所形?成的有保?存價值的?各種文字?、圖表、?賬冊、憑?證、報表?、技術資?料、電腦?盤片、聲?像、膠卷?、榮譽實?物、證件?等不同形?式的歷史?記錄。?第三條檔?案資源是?公司發(fā)展?的重要戰(zhàn)?略資源之?一，其所?有權歸屬?本公司，?由公司統(tǒng)?一管理、?調度和使?用。第?四條公司?、各部門?、員工都?有提供和?保護檔案?的義務。?公司和部?門負責人?有責任加?強對本單?位檔案工?作的領導?，保障檔?案工作正?常開展；?并按規(guī)定?定期向公?司檔案管?理部門移?交檔案。?第五條?檔案資源?實行統(tǒng)一?管理、信?息共享、?方便使用?的基本管?理原則。?第二章?檔案機構?及管理模?式第六?條機構設?置公司?行政部設?立檔案室?；在各部?門設置檔?案管理崗?位。第?七條工作?職責公?司檔案室?：1、?負責制定?和完善相?關管理制?度、工作?規(guī)范和標?準，規(guī)劃?檔案系統(tǒng)?，確保檔?案安全和?方便利用?。2、?負責公司?的檔案、?收集、整?理、管理?工作，提?供檔案。?3、對?部門的檔?案業(yè)務工?作進行指?導、監(jiān)督?。4、?向各級領?導報送檔?案及服務?相關數(shù)據(jù)?。5、?推行檔案?信息化管?理，逐步?提高檔案?工作效率?。6、?收集保管?體現(xiàn)公司?發(fā)展歷程?、標志公?司重大事?件的相關?資料。?7、各部?門檔案管?理崗：?1、負責?本部門檔?案材料的?收集、整?理及服務?工作。?2、負責?向公司檔?案室定期?提供檔案?收集、整?理及利用?相關數(shù)據(jù)?。3、?接受公司?檔案室管?理第三?章接口關?系及職責?第八條?公司分管?領導、公?司行政部?經(jīng)理為該?部門檔案?工作主要?責任人。?負責督促?該單位檔?案的收集?、歸檔工?作。第?九條各部?門按月?收集、整?理本單位?在本月中?形成的、?有保存價?值的各種?文件材料?。按規(guī)?定的范圍?、日期、?要求將形?成的檔案?材料移交?到檔案管?理部門。?負有保護?公司檔案?資源和未?歸檔的文?件材料的?義務。?對已移交?的檔案材?料的真實?性負責。?第十條?各資源部?門財務?部門?；?本建設工?程項目、?大型設備?儀器檔案?材料未移?交到檔案?管理部門?即檔案管?理部門未?出具該項?目檔案材?料交接清?單不得結?算。項?目驗收鑒?定組織機?構。在對?項目責任?單位的項?目作結項?驗收、鑒?定時，其?項目驗收?資料應由?檔案管理?部門提供?（項目責?任單位應?提前將項?目檔案材?料移交到?檔案管理?部門），?不得索取?、接受非?檔案管理?部門提供?的項目文?檔。第?十一條公?司、部門?、員工?自覺維護?公司利益?，保護公?司檔案資?源。及?時將工作?中形成的?檔案資源?送交相應?人員進行?匯集、整?理。保?護好所借?檔案材料?，不得損?壞、遺失?、私自向?第三方泄?漏相關信?息，自覺?維護檔案?的信息安?全，并按?時歸還。?第四章?檔案的管?理第十?二條管轄?權凡是?公司所屬?檔案和有?保存價值?的材料都?必須交由?檔案管理?部門管理?，其他任?何部門和?個人不得?私存、轉?讓、銷毀?。公司?檔案室：?公司所?屬部門檔?案的管理?和服務工?作。公?司對外簽?署的投資?、金融方?面的合同?、協(xié)議。?體現(xiàn)公?司發(fā)展歷?程的重大?事件的相?關資料。?非本制?度規(guī)定，?由公司領?導指定由?檔案室保?管之檔案?的管理與?服務工作?。各部?門或檔案?管理崗：?本部門?形成的檔?案材料（?公司檔案?室管轄的?除外）的?管理與服?務工作。?第十三?條檔案的?分類公?司檔案根?據(jù)其形成?內容分為?如下九類?：運作?檔案（三?會、投資?、設立及?變更材料?等）行?政管理檔?案（行政?事務、公?關宣傳、?資源配置?等）經(jīng)?營管理檔?案（計劃?統(tǒng)計、財?務金融管?理、對外?經(jīng)濟活動?形成的合?同、協(xié)議?）學術?研究檔案?（公司學?術活動、?科研項目?、培訓資?料等）?基本建設?檔案（合?同、協(xié)議?、驗收報?告等）?財務會計?檔案（報?表、帳簿?、憑證及?其它會計?資料）?人力資源?檔案（人?力資源登?記冊、個?人檔案、?培訓記錄?等）教?學檔案（?各類培訓?、教材、?記錄、成?績等）?黨群工作?檔案（黨?務工作、?共青團工?作、協(xié)會?工作等）?第十四?條檔案歸?檔流程。?由歸檔人?員填寫移?交清單，?經(jīng)檔案管?理人員確?認并在移?交單上雙?方簽字后?接收。?第十五條?公司檔案?材料歸檔?要求：?歸檔文件?質量要求?：1、?應當歸檔?的文件材?料由相關?責任人收?集齊全，?按歸檔要?求初步整?理后，填?寫移交清?單一式二?份后向公?司檔案管?理部門移?交歸檔。?2、歸?檔的文件?材料必須?保持其成?套性和完?整性。?3、歸檔?的文件材?料必須文?實相符，?準確地反?映公司各?項活動的?真實面貌?和歷史過?程。4?、歸檔的?文件材料?必須層次?分明，保?持其有機?聯(lián)系，符?合其形成?規(guī)律。?5、對完?整系統(tǒng)的?歸檔文件?材料，必?須按序整?理。6?、歸檔的?文件材料?必須簽署?完備、印?鑒齊全。?7、歸?檔的文件?材料要求?載體優(yōu)良?、格式統(tǒng)?一、書?寫清晰、?字跡整潔?、圖線清?晰、裝訂?整齊美觀?。不得使?用圓珠筆?、鉛筆書?寫檔案材?料。8?、基建檔?案、以光?盤、軟件?等為載體?的電子信?息檔案，?歸檔部門?應編寫歸?檔材料簡?要說明。?歸檔時間?和數(shù)量要?求：1?、經(jīng)營合?同簽署完?畢后即歸?檔一份。?2、工?程項目必?須先歸檔?，后驗收?。驗收后?一周內補?歸驗收過?程中形成?的文件材?料。3?、重要設?備儀器開?箱驗收后?，其所屬?資料立即?全部歸檔?。安裝驗?收后，應?立即將竣?工報告、?驗收報告?等歸檔。?4、文?件材料每?月頭五天?內歸檔一?份。5?、會計檔?案每年第?二季度移?交前一年?檔案材料?。6、?人力資源?檔案每季?度第一個?月___?_日前整?理歸檔上?季度檔案?。7、?教學檔案?形成后立?即歸檔。?8、部?門撤銷。?原部門負?責人應做?好文件材?料的整理?工作，移?交檔案管?理部門，?任何個人?不得帶入?其他部門?。第十?六條監(jiān)督?。公司行?政部定期?或不定期?地對各部?門檔案工?作進行檢?查以監(jiān)督?其執(zhí)行情?況。第?十七條銷?毀。須報?經(jīng)公司總?經(jīng)理/董?事長、檔?案室負責?人幾方批?準，銷毀?時應有兩?人以上負?責監(jiān)銷，?并在清單?上簽字。?第十八?條檔案利?用。提供?利用是檔?案工作的?核心內容?，檔案管?理人員必?須主動、?積極了解?公司、各?項工作的?需要，廣?泛開展檔?案利用工?作，在提?供服務中?要嚴格把?握檔案利?用審批，?以維護公?司利益。?檔案利?用流程：?申請人提?出申請—?審批人審?批—檔案?管理部門?提供利用?—按時歸?還。審批?權限：一?般檔案及?秘密檔案?—部門負?責人或其?授權人審?批；機?密檔案—?公司負責?人或其授?權人審批?；絕密?及重要檔?案—公司?總經(jīng)理/?董事長或?其授權人?審批。?非公司人?員原則上?不允許直?接借用或?查看公司?的任何檔?案材料。?如確需借?用或查閱?的，須取?得公司檔?案室負責?人同意后?報經(jīng)公司?總經(jīng)理或?其授權人?批準。?第十九條?檔案庫房?應該設在?安全、防?盜、防潮?、防火、?防光、防?塵、防蟲?的建筑內?。第二?十條檔案?室應在內?部辦公信?息系統(tǒng)中?公布并定?期更新各?類收藏檔?案目錄和?借閱管理?辦法，方?便檔案的?有效利用?。第二?十一條檔?案安全。?所有檔案?必須確保?其信息安?全并做好?備份工作?。第五?章責任及?其它第?二十二條?本規(guī)范適?用于公司?、部門和?全體員工?。第二?十三條有?下列行為?之一，一?經(jīng)查實，?視其情節(jié)?輕重，給?予記過失?、停職反?省，直至?除名處理?；造成經(jīng)?濟損失的?，據(jù)實賠?償或并處?罰款；觸?犯法律的?移交司法?機關處理?：毀損、?丟失或擅?自銷毀檔?案。擅?自向外界?提供、抄?摘檔案。?涂改、?偽造檔案?。未及?時上報歸?檔或管理?不善的部?門或檔案?管理者。?未按手?續(xù)就借閱?、外帶者?或越級查?閱者（檔?案管理者?同處）。?第二十?四條本制?度自發(fā)布?之日起實?行檔案?室管理制?度（三）?一、學?校檔案工?作是學校?管理工作?的重要組?成部分。?建立健全?學校各類?檔案，目?的主要在?于為學校?領導和上?級有關領?導部門分?析、總結?、部署及?調度學校?工作和對?學校工作?做出決策?，提供準?確、可靠?的依據(jù)。?學校要成?立檔案管?理領導小?組，設立?專（兼）?職檔案管?理員，認?真貫徹實?施檔案法?，抓好學?校的檔案?建設。?二、學校?建立綜合?檔案室，?統(tǒng)一存放?各種門類?的檔案，?包括文書?檔案、教?學檔案、?人事檔案?、基建檔?案、財務?檔案、音?像檔案、?榮譽檔案?、學籍檔?案、健康?檔案、體?育檔案等?。三、?檔案室要?制定檔案?文件資料?收集細目?，各部門?要按照這?一細目全?面及時地?搜集各類?檔案資料?，檔案員?要定期征?集歸檔、?建檔。?四、建立?健全并認?真落實好?檔案工作?的各項規(guī)?章制度，?包括歸檔?制度、保?管制度、?保密制度?、借閱利?用制度、?鑒定銷毀?制度、檔?案統(tǒng)計制?度及監(jiān)督?檢查制度?等。有檔?案達標計?劃，使學?校檔案管?理工作走?上規(guī)范化?、制度化?、科學化?。五、?嚴格完善?歸檔制度?。檔案員?和各部門?要按照國?家檔案部?門統(tǒng)一規(guī)?定的規(guī)格?和要求，?明確歸檔?范圍，及?時搜集立?卷，嚴格?立卷質量?和保管期?限。六?、檔案員?要認真學?習檔案法?規(guī)和處理?程序，熟?悉學校各?方面的工?作，加強?檔案業(yè)務?訓練，努?力提高自?己的業(yè)務?水平和管?理水平。?七、檔?案員要按?時向上級?檔案主管?部門呈報?各類報告?，做好各?類檔案檢?查準備工?作。八?、校內人?員借閱業(yè)?務性檔案?，須經(jīng)有?關領導同?意后方可?查閱，并?辦理登記?手續(xù)，在?規(guī)定期限?內完好無?損地歸還?。校外人?員來校查?閱檔案，?必須持有?單位介紹?信，經(jīng)學?校主要負?責人批準?后方可查?閱檔案。?查閱者未?經(jīng)同意不?得摘抄檔?案材料，?經(jīng)同意摘?抄的材料?，必須經(jīng)?檔案室人?員仔細核?對簽署意?見。九?、健全各?種檢索工?具，開發(fā)?利用現(xiàn)有?檔案。不?斷挖掘檔?案信息，?編制各種?輔助表冊?，擴大利?用服務范?圍，提高?檔案的利?用效益。?十、加?強檔案保?密工作。?檔案室門?窗要加固?，備有消?防器材，?保持整潔?、干燥、?自然通風?，嚴禁吸?煙，注意?防盜、防?火、防鼠?、防霉、?防蛀，檔?案員不得?將無關人?員帶進檔?案室，不?得外泄檔?案中的機?密。檔?案室管理?制度（四?）主題?詞：檔案?管理制度?試行起?草：校對?：簽發(fā)：?類別：?制度編號?：___?_005?一、目?的。為加?強公司檔?案的管理?，確保檔?案信息完?整、準確?、系統(tǒng)、?安全，有?效地利用?檔案信息?資源，維?護公司合?法權益，?特制訂本?制度。?二、范圍?。從公司?成立和現(xiàn)?在的公司?、各級部?門及員工?在從事生?產、經(jīng)營?、管理、?公關宣傳?等活動中?所形成的?有保存價?值的各種?文字、圖?表、賬冊?、憑證、?報表、技?術資料、?電腦盤片?、聲像、?膠卷、榮?譽實物、?證件等不?同形式的?歷史記錄?。第三?條檔案資?源是公司?發(fā)展的重?要戰(zhàn)略資?源之一，?其所有權?歸屬本公?司，由公?司統(tǒng)一管?理、調度?和使用。?第四條?公司、各?部門、員?工都有提?供和保護?檔案的義?務。公司?和部門負?責人有責?任加強對?本單位檔?案工作的?領導，保?障檔案工?作正常開?展；并按?規(guī)定定期?向公司檔?案管理部?門移交檔?案。第?五條檔案?資源實行?統(tǒng)一管理?、信息共?享、方便?使用的基?本管理原?則。第?二章檔案?機構及管?理模式?第六條_?___?公司行政?部設立檔?案室；在?各部門設?置檔案管?理崗位。?第七條?工作職責?公司檔?案室：?1、負責?制定和完?善相關管?理制度、?工作規(guī)范?和標準，?規(guī)劃檔案?系統(tǒng)，確?保檔案安?全和方便?利用。?2、負責?公司的檔?案、收集?、整理、?管理工作?，提供檔?案。3?、對部門?的檔案業(yè)?務工作進?行指導、?監(jiān)督。?4、向各?級領導報?送檔案及?服務相關?數(shù)據(jù)。?5、推行?檔案信息?化管理，?逐步提高?檔案工作?效率。?6、收集?保管體現(xiàn)?公司發(fā)展?歷程、標?志公司重?大事件的?相關資料?。7、?各部門檔?案管理崗?：1、?負責本部?門檔案材?料的收集?、整理及?服務工作?。2、?負責向公?司檔案室?定期提供?檔案收集?、整理及?利用相關?數(shù)據(jù)。?3、接受?公司檔案?室管理?第三章接?口關系及?職責第?八條公司?分管領導?、公司行?政部經(jīng)理?為該部門?檔案工作?主要責任?人。負責?督促該單?位檔案的?收集、歸?檔工作。?第九條?各部門?按月收集?、整理本?單位在本?月中形成?的、有保?存價值的?各種文件?材料。?按規(guī)定的?范圍、日?期、要求?將形成的?檔案材料?移交到檔?案管理部?門。負有?保護公司?檔案資源?和未歸檔?的文件材?料的義務?。對已?移交的檔?案材料的?真實性負?責。第?十條各資?源部門?財務部門??；窘?設工程項?目、大型?設備儀器?檔案材料?未移交到?檔案管理?部門即檔?案管理部?門未出具?該項目檔?案材料交?接清單不?得結算。?項目驗?收鑒定_?___機?構。在對?項目責任?單位的項?目作結項?驗收、鑒?定時，其?項目驗收?資料應由?檔案管理?部門提供?（項目責?任單位應?提前將項?目檔案材?料移交到?檔案管理?部門），?不得索取?、接受非?檔案管理?部門提供?的項目文?檔。第?十一條公?司、部門?、員工?自覺維護?公司利益?，保護公?司檔案資?源。及?時將工作?中形成的?檔案資源?送交相應?人員進行?匯集、整?理。保?護好所借?檔案材料?，不得損?壞、遺失?、私自向?第三方泄?漏相關信?息，自覺?維護檔案?的信息安?全，并按?時歸還。?第四章?檔案的管?理第十?二條管轄?權凡是?公司所屬?檔案和有?保存價值?的材料都?必須交由?檔案管理?部門管理?，其他任?何部門和?個人不得?私存、轉?讓、銷毀?。公司?檔案室：?公司所?屬部門檔?案的管理?和服務工?作。公?司對外簽?署的投資?、金融方?面的合同?、協(xié)議。?體現(xiàn)公?司發(fā)展歷?程的重大?事件的相?關資料。?非本制?度規(guī)定，?由公司領?導指定由?檔案室保?管之檔案?的管理與?服務工作?。各部?門或檔案?管理崗：?本部門?形成的檔?案材料（?公司檔案?室管轄的?除外）的?管理與服?務工作。?第十三?條檔案的?分類公?司檔案根?據(jù)其形成?內容分為?如下九類?：運作?檔案（三?會、投資?、設立及?變更材料?等）行?政管理檔?案（行政?事務、公?關宣傳、?資源配置?等）經(jīng)?營管理檔?案（計劃?統(tǒng)計、財?務金融管?理、對外?經(jīng)濟活動?形成的合?同、協(xié)議?）學術?研究檔案?（公司學?術活動、?科研項目?、培訓資?料等）?基本建設?檔案（合?同、協(xié)議?、驗收報?告等）?財務會計?檔案（報?表、帳簿?、憑證及?其它會計?資料）?人力資源?檔案（人?力資源登?記冊、個?人檔案、?培訓記錄?等）教?學檔案（?各類培訓?、教材、?記錄、成?績等）?黨群工作?檔案（黨?務工作、?共青團工?作、協(xié)會?工作等）?第十四?條檔案歸?檔流程。?由歸檔人?員填寫移?交清單，?經(jīng)檔案管?理人員確?認并在移?交單上雙?方簽字后?接收。?第十五條?公司檔案?材料歸檔?要求：?歸檔文件?質量要求?：1、?應當歸檔?的文件材?料由相關?責任人收?集齊全，?按歸檔要?求初步整?理后，填?寫移交清?單一式二?份后向公?司檔案管?理部門移?交歸檔。?2、歸?檔的文件?材料必須?保持其成?套性和完?整性。?3、歸檔?的文件材?料必須文?實相符，?準確地反?映公司各?項活動的?真實面貌?和歷史過?程。4?、歸檔的?文件材料?必須層次?分明，保?持其有機?聯(lián)系，符?合其形成?規(guī)律。?5、對完?整系統(tǒng)的?歸檔文件?材料，必?須按序整?理。6?、歸檔的?文件材料?必須簽署?完備、印?鑒齊全。?7、歸?檔的文件?材料要求?載體優(yōu)良?、格式統(tǒng)?一、書?寫清晰、?字跡整潔?、圖線清?晰、裝訂?整齊美觀?。不得使?用圓珠筆?、鉛筆書?寫檔案材?料。8?、基建檔?案、以光?盤、軟件?等為載體?的電子信?息檔案，?歸檔部門?應編寫歸?檔材料簡?要說明。?歸檔時間?和數(shù)量要?求：1?、經(jīng)營合?同簽署完?畢后即歸?檔一份。?2、工?程項目必?須先歸檔?，后驗收?。驗收后?一周內補?歸驗收過?程中形成?的文件材?料。3?、重要設?備儀器開?箱驗收后?，其所屬?資料立即?全部歸檔?。___?_驗收后?，應立即?將竣工報?告、驗收?報告等歸?檔。4?、文件材?料每月頭?五天內歸?檔一份。?5、會?計檔案每?年第二季?度移交前?一年檔案?材料。?6、人力?資源檔案?每季度第?一個月_?___日?前整理歸?檔上季度?檔案。