學校檔案管理制度

學校檔案管理制度檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化和制度化。學校檔案室是學校的內(nèi)設機構(gòu)，由學校校長分管，日常工作由辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統(tǒng)一管理全校的黨建、安全、健康衛(wèi)生、學校標準化建設、文明城市的檔案資料。一、學校檔案室的基本任務1.結(jié)合學校實際，建立健全學校檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度。2.及時收集、整理、保管和統(tǒng)計學校的全部檔案，編制檢索工具，提供校內(nèi)查尋，并積極提供檔案利用，為學校管理和教育教學等各項工作服務。3.負責對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、監(jiān)督、檢查，并納入學校對各處室考核檢查的內(nèi)容。4、維護檔案的完整與安全。二、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項1.所有學校檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全。學校各部門要積極負責本部門檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。如一項工作、一次活動由幾個部門聯(lián)合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的部門負責歸檔，其他部門協(xié)助提供相關(guān)材料。2.嚴格執(zhí)行文件、材料的形成單位歸檔制度，堅持做到將歸檔工作納入學校及各部門的工作計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核檔案工作。3.凡是反映本校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整。責任人負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對本校有參考利用價值的，列為短期保存。4.德育、師德教育活動、教學、教育標準化驗收資料等專題性的歸檔材料，仍以卷為單位進行整理、立卷，需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。5.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷(件)檢查，不要缺項、漏項，不要把屬于一個內(nèi)容的檔案材料人為地分割開或遺漏6.檔案室應堅固安全，安裝防盜設備、窗簾等，有條件可配備空調(diào)、電腦。7.借閱檔案。必須填寫“借閱檔案審批表”，經(jīng)領導同意簽字后，方可借閱，借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內(nèi)文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改、污損，更不得私自轉(zhuǎn)借給他人，