淺議中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

精品文檔-下載后可編輯淺議中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策【摘要】加快中小學(xué)檔案信息化建設(shè)，是時(shí)展的必然要求。本文主要論及了中小學(xué)檔案建設(shè)的必要性、現(xiàn)狀及對(duì)策這三方面的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；檔案軟件；檔案規(guī)范化；檔案技術(shù)；檔案人員素質(zhì)

學(xué)校檔案數(shù)量的日益增多和利用者查找要求的提高，對(duì)中小學(xué)檔案管理計(jì)算機(jī)化提出了更高的要求。做為學(xué)校檔案工，以一流的工作業(yè)績(jī)，一流的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一流的服務(wù)意識(shí)為學(xué)校增光添彩，是發(fā)展所需，形勢(shì)所求。

1.中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1中小學(xué)檔案管理信息化是必然趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級(jí)，檔案管理的信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢(shì)。但是由于各個(gè)學(xué)校的發(fā)展水平存在差異，所以在偏遠(yuǎn)地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

1.2檔案管理信息化可以拓展中小學(xué)檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

1.3檔案管理信息化可以增加信息存儲(chǔ)量

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

2.中小學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（1）檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了中小學(xué)檔案信息電子化的進(jìn)程。

（2）在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。中小學(xué)檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔"文件資料"是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（5）中小學(xué)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分中小學(xué)檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了。

3.加快中小學(xué)檔案信息化的建設(shè)的對(duì)策

中小學(xué)檔案管理信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。應(yīng)主要做好幾方面的工作：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力推動(dòng)。之所以把領(lǐng)導(dǎo)的作用放在第一條是基于這樣的認(rèn)識(shí)：學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是檔案信息化管理的真正推動(dòng)者。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理的信息化意識(shí)水平直接決定了是否會(huì)進(jìn)行信息化以及信息化的深度和廣度。為促進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，首先應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度耄褭n案信息化管理納入本學(xué)校工作計(jì)劃和考核范圍。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。

（2）中小學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。

作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以滿足時(shí)代的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，中小學(xué)檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段一一檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，這就要求每一個(gè)檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，否則難以勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和維護(hù)。因此，必須對(duì)檔案工進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。這是提高檔案管理信息化工作水平的一項(xiàng)重要措施。

（3）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大中小學(xué)檔案信息化管理的投入。信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。

（4）采用、制定新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及規(guī)章制度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等。一方面中小學(xué)檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，比如國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。另一方面中小學(xué)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)管理和檢索各類檔案，以及庫(kù)房的管理等。中小學(xué)要將規(guī)章制度建設(shè)置于中小學(xué)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、清理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)形式發(fā)展的需要。

（5）確保傳統(tǒng)的管理方式向新的管理方式的順利轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)方式向新的方式的轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的，必然會(huì)存在一個(gè)過(guò)渡階段。在此過(guò)程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)仍然能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不出現(xiàn)因?yàn)檫^(guò)渡影響檔案的保存和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)間內(nèi)同時(shí)存在，直到新的方式能正常運(yùn)行。在樣做無(wú)疑會(huì)增加工作量，但為了保證過(guò)渡的順利進(jìn)行還是必要的。

（6）安全問(wèn)題。中小學(xué)檔案信息化管理還必須解決安全問(wèn)題。中小學(xué)檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備