公司印章管理制度

公司印章管理制度第一章目的為了加強公章和其它業(yè)務(wù)章的有效管理，特制訂本管理制度。第二章適用范圍本管理制度適用于集團公司、各總公司印章方面的管理。第三章實施細(xì)則一、印章的備案和保管。印章，包括：公章和業(yè)務(wù)章兩類，公章是代表企業(yè)的印章，業(yè)務(wù)章是根據(jù)業(yè)務(wù)的需要而刻制的、具有專門業(yè)務(wù)用途的印章，企業(yè)在印章的管理上必須實行備案制度，并遵守如下兩項原則：（一）、企業(yè)印章必須有專門部門進(jìn)行保管，同時，也必須有專門部門進(jìn)行管理。印章保管部門和印章管理部門必須進(jìn)行分離，即：印章保管部門在領(lǐng)取印章時必須在印章管理部門進(jìn)行備案，留下印章印跡和簽字領(lǐng)用。本管理制度規(guī)定，集團公司及集團公司下屬各單位的印章管理一律由集團公司統(tǒng)一管理，由集團公司行政管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。（二）、印章必須有專門部門進(jìn)行保管，并設(shè)置專職人員或兼職人員進(jìn)行管理。印章保管部門必須設(shè)置“印章管理臺帳”，“印章管理臺帳”包括需要加蓋印章的文件內(nèi)容摘要、印章使用經(jīng)辦人、印章使用日期以及印章批準(zhǔn)人等。二、印章的使用。本管理制度所涉及的印章使用主要是指公章、合同章以及行政辦公室、人事管理部門等所保管的業(yè)務(wù)印章，財務(wù)部門所使用的“財務(wù)專用章”和財務(wù)部門所使用的“法人章”不在本范圍之內(nèi)。但財務(wù)部門的“財務(wù)專用章”和“法人章”用于本部門之外的業(yè)務(wù)時則必須按本管理制度執(zhí)行。其它業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)章，應(yīng)根據(jù)本管理制度所規(guī)定的原則制定相應(yīng)的管理規(guī)定，做好相應(yīng)的使用記錄，同時，各業(yè)務(wù)部門印章使用記錄以業(yè)務(wù)檔案的進(jìn)行處理。三、公章的使用：（一）、使用公章必須實行公章使用申請制度，各業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要，需要加蓋公章時，首先要填寫“公章使用申請單”，并根據(jù)加蓋公章的文件級別由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）、任何加蓋公章的文件必須有相關(guān)部門的審核，如采購合同、工程合同等必須有相關(guān)部門和集團公司法律事務(wù)部進(jìn)行審核，填置“合同審批表”，并取得上述相關(guān)部門的審核無誤時方可加蓋公章。（三）、公章保管部門應(yīng)詳細(xì)審查公章申請審批業(yè)務(wù)程序和業(yè)務(wù)批準(zhǔn)手續(xù)，必須以集團公司規(guī)定的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)處理公章使用業(yè)務(wù)。包括：企業(yè)合作協(xié)議、合同；企業(yè)擔(dān)保協(xié)議、合同等，必須經(jīng)集團公司董事長、總裁的批準(zhǔn)方可實施。（四）、制式文件加蓋公章，其原始的制式文件必須經(jīng)過本制度章節(jié)的第二條過渡程序，其經(jīng)過審核的原始文件必須保持在公章保管部門。當(dāng)制式文件需要加蓋公章時，由公章保管部門按原始的制式文件進(jìn)行審核，并在審核無誤時方可加蓋公章。如果加蓋公章的制式文件有變動、有改動，必須再予經(jīng)過相關(guān)部門和集團公司法律事務(wù)部進(jìn)行審定。否則，公章保管部門有權(quán)不允許蓋章。（五）、公章不得隨意帶出企業(yè)，更不得隨意交給其它部門、其它人外出實施蓋章業(yè)務(wù)。如果確有業(yè)務(wù)需要，其公章保管部門、保管人必須親隨執(zhí)行蓋章。需要加蓋公章的文件數(shù)量較大，可由使用印章的人員自行蓋章，但使用公章的人員不得離開公章保管人員的視線，必須在公章保管人員的指定的地點進(jìn)行加蓋公章。否則，發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象，公司將對公章保管人進(jìn)行行政處分和經(jīng)濟處罰。（六）、嚴(yán)禁在空白文件上加蓋公章，嚴(yán)禁在公司以外的業(yè)務(wù)文件上加蓋公章。特殊情況，以集團公司總裁或董事長批準(zhǔn)為準(zhǔn)。（七）、公章必須進(jìn)行妥善保管，保管的柜、屜必須符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，不得在無鎖的柜、屜中存放公章，更不允許散亂丟放。如果在例行的檢查中發(fā)現(xiàn)此類現(xiàn)象，公司將責(zé)任人、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲的處罰，并根據(jù)情節(jié)輕重公司將保留對責(zé)任人進(jìn)行辭退的行政處分。四、業(yè)務(wù)章的使用。業(yè)務(wù)章是指財務(wù)部門和其它業(yè)務(wù)部門的專用印章，包括：財務(wù)專用章、合同章、業(yè)務(wù)章和辦公室印章以及人事部門印章等。公章、業(yè)務(wù)章由集團公司統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)部門需要刻制業(yè)務(wù)章由業(yè)務(wù)部門直接向集團公司提出申請，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批報集團公司行政管理部，經(jīng)集團公司總裁批準(zhǔn)后方可實施。（一）、業(yè)務(wù)章管理部門根據(jù)本管理制度制定相應(yīng)的管理規(guī)定，建立相應(yīng)的管理臺帳，在業(yè)務(wù)章每次使用時都必須有本部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)簽字。財務(wù)部門的財務(wù)專用章和法人章按財務(wù)管理制度執(zhí)行。（二）、業(yè)務(wù)章在執(zhí)行本部門以外的業(yè)務(wù)時，也必須實施印章申請制度，同時，必須經(jīng)本系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽字后方可加蓋業(yè)務(wù)章。（三）、業(yè)務(wù)章管理同企業(yè)公章管理，并執(zhí)行公章管理規(guī)定。五、印章交接。印章保管人員發(fā)生變動，必須執(zhí)行交接制度，包括：印章的交接、印章管理臺帳的交接等。業(yè)務(wù)章的交接由本部門負(fù)責(zé)，由本部門的負(fù)責(zé)人擔(dān)任監(jiān)交人。公章的交接，除由部門選定接交人外，由人力資源部派出專人擔(dān)任監(jiān)交人。凡印章保管人發(fā)生變動，變動部門必須在三天之內(nèi)向集團公司人力資源部辦理重新變更備案手續(xù)。否則，出現(xiàn)問題，集團公司將根據(jù)責(zé)任追究制度追究部門負(fù)責(zé)人、責(zé)任人的責(zé)任。第六章檔案處理印章管理臺帳是印章管理的重要檔案，不得隨意毀壞，更不得隨意