創(chuàng)造高效率的會(huì)議教程

共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議1共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材內(nèi)容提要會(huì)議現(xiàn)狀分析;成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作;影響會(huì)議的個(gè)人因素;會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。2共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議現(xiàn)狀分析會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷。3共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議呈現(xiàn)如下趨勢(shì)：開(kāi)會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；跨部門之協(xié)調(diào)會(huì)議增加；所有不同相關(guān)階層的專業(yè)人士參與。4共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷一個(gè)好的會(huì)議設(shè)計(jì)與開(kāi)會(huì)技巧，事實(shí)上，可以節(jié)省一半的開(kāi)會(huì)時(shí)間，決策過(guò)程也會(huì)變得較有效率。也就

是說(shuō)，花在無(wú)效率會(huì)議上的每一分

鐘，其實(shí)可以節(jié)省下來(lái)，多做一些

真正攸關(guān)企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢

討論改進(jìn)不當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)行方式，所

節(jié)省下來(lái)的巨額開(kāi)銷，也可以提高

企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。5共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作6共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)成效教材功會(huì)議的準(zhǔn)備工作〔一〕如何籌劃與主持成功的會(huì)議；如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求；會(huì)議形式的與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格；如何遴選與會(huì)者；會(huì)議規(guī)模；會(huì)議地點(diǎn)；7共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材☆周全的會(huì)前準(zhǔn)備工作；☆達(dá)成高效率會(huì)議的八個(gè)步驟。如何籌劃與主持成功的會(huì)議8共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材周全的會(huì)議準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)往往是一些動(dòng)作的重復(fù)組合。有的提案已經(jīng)被決了，可能沒(méi)過(guò)多久又會(huì)在別的會(huì)議的被提出來(lái)?，F(xiàn)代人開(kāi)會(huì)就是這樣，同樣的議案往往要開(kāi)好幾次會(huì)才能真正否決?！屠睤ave

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Top)9共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材達(dá)成高效率會(huì)議的八個(gè)步驟厘清開(kāi)會(huì)的目的與訴求；選擇適宜的領(lǐng)導(dǎo)方式；選擇適宜的主席，并篩選與會(huì)者；向與會(huì)者做簡(jiǎn)報(bào)；選擇適宜的開(kāi)會(huì)時(shí)間與地點(diǎn)；有效整合會(huì)議中的意見(jiàn)；遴選恰當(dāng)?shù)臅?huì)議記錄者；決議通過(guò)后的工作分配。10共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求開(kāi)會(huì)的目的與訴求，應(yīng)盡可

能以一句話清楚地陳述出來(lái)。清

楚的程度至少要包括：為何開(kāi)會(huì)、誰(shuí)來(lái)開(kāi)、及工作何時(shí)該完畢。11共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格咨商式會(huì)議；決議提報(bào)式會(huì)議；責(zé)任完全交付式會(huì)議12共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材13開(kāi)會(huì)形式與過(guò)程形式進(jìn)行方式會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式?jīng)Q議提報(bào)主管復(fù)核與會(huì)者主管責(zé)任完全交付式員工自決，主管附議與會(huì)者與會(huì)者共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何遴選與會(huì)者決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng)：1.跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人；可提供無(wú)法從他處取得的資訊；發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)。14共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議規(guī)模會(huì)議規(guī)模直接影響到互動(dòng)的狀況。對(duì)于減少階層間的隔膜，強(qiáng)調(diào)上級(jí)與部屬溝通暢通的公司，控制會(huì)議規(guī)?！布磁c會(huì)人數(shù)〕更顯得格外重要。15共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)

議

地

點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)的應(yīng)考慮的因素：★

找一個(gè)肯定不會(huì)受到打攪的地方；★ 會(huì)前應(yīng)確定 已被移出會(huì)議室

；★

注意使與會(huì)者有足夠舒適以集中精；16共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作〔二〕會(huì)議時(shí)間；座位安排；傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知；議程設(shè)計(jì)；會(huì)議記錄；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的制定。17共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)

議

時(shí)

間根據(jù)行為學(xué)家的研究，同

樣目的的會(huì)議在不同時(shí)段召開(kāi)，會(huì)有不同的結(jié)果，所以“因時(shí)

制宜〞來(lái)開(kāi)會(huì)有其必要性。18共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材座位安排與會(huì)者座位安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響，預(yù)先考慮座位安排，如果要，設(shè)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好的時(shí)機(jī)來(lái)到達(dá)目的。19共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間20面對(duì)面就座▲共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材主席坐在長(zhǎng)桌的項(xiàng)端顯示等級(jí)▲資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處21共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材主席可坐在任何一個(gè)座位自由討論▲22共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材意見(jiàn)未定者可清楚地看到和聽(tīng)到與會(huì)者全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者確實(shí)良斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者被支持者的座位隔開(kāi)支持者在此位置有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者主席與大局部與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁

邊以“平衡〞會(huì)議桌意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對(duì)者分散對(duì)抗▲23共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知開(kāi)會(huì)通知應(yīng)包括請(qǐng)他與會(huì)的理由、該準(zhǔn)備哪些資料及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議目標(biāo)。24共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材議程設(shè)計(jì)好的議程設(shè)計(jì)有助于討論上軌道，防止討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會(huì)者一步步到達(dá)目標(biāo)。25共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議記錄與會(huì)者的重要發(fā)言及決議都應(yīng)正確地記錄來(lái)，并在會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。26共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的制定會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)指的是大家到達(dá)共識(shí)的會(huì)議守那么，每次開(kāi)會(huì)就照此守那么來(lái)進(jìn)行。27共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材影響會(huì)議的個(gè)人因素常見(jiàn)的人格標(biāo)簽與刻板印象；個(gè)性與影響力；性別與影響力；如何在會(huì)議發(fā)揮影響力。28共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材常見(jiàn)的人格標(biāo)簽與刻板現(xiàn)象外貌與偏見(jiàn)；年齡的刻板印象；工作種類的刻板象。29共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材個(gè)性與影響力內(nèi)向與外向性格；權(quán)威型人格；心機(jī)型人格。30共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材性別與影響力31共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何在會(huì)議中發(fā)揮影響力發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)言長(zhǎng)度;發(fā)言流利有權(quán)威感;發(fā)言有系統(tǒng)。32共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材評(píng)估與會(huì)技巧33共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)34共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材35主席的八大職責(zé)?

營(yíng)造和諧氣氛；

?

確保議程進(jìn)行；

?

總結(jié)討論內(nèi)容；?

引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；?

幫助與會(huì)者理清不假思索想法；

?

尊重少數(shù)人的意見(jiàn)，防止會(huì)中意見(jiàn)一面倒的情況；?

減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論；

?保持中立態(tài)度。共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材主席的開(kāi)場(chǎng)白約有1/3的與會(huì)者抱著“純與會(huì)〞的心態(tài)出席并不想要會(huì)中發(fā)揮影響力；約有1/3的與會(huì)者不知開(kāi)會(huì)的目的及主題；約有1/3攸關(guān)決議質(zhì)量的與會(huì)者會(huì)缺席；約有1/3的與會(huì)者覺(jué)得很難在會(huì)中發(fā)揮影響力?！沧ⅲ阂陨系?/3并不一定是同一批人〕36共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度以下三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度對(duì)經(jīng)營(yíng)成功會(huì)議有關(guān)鍵性的影響：主席只是輔助決議達(dá)成，而非決定決議應(yīng)如何達(dá)成；多讓員工參與決策過(guò)程，有助于提高向心力；37共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材發(fā)言時(shí)間的分配了解與會(huì)者互動(dòng)情況最簡(jiǎn)單的方法，就是觀察成員所能分配到的發(fā)言時(shí)間。38共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材理想中良好的6人發(fā)言時(shí)間分配表主席…25%會(huì)議記錄員…………15%成員甲………………15%成員乙………………15%成員丙………………15%成員丁………………15%39共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何掌握議事進(jìn)度有聲互動(dòng)法；無(wú)聲互動(dòng)法。40共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何化解意見(jiàn)沖突面對(duì)意見(jiàn)沖突時(shí)所應(yīng)持的態(tài)度：意見(jiàn)沖突是自然且正常的；防止對(duì)立；說(shuō)明開(kāi)會(huì)期望；就事論事，莫就人論事；轉(zhuǎn)移話題或暫時(shí)休息；

會(huì)前即預(yù)先排除沖突。41共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材提高議事質(zhì)量的重要方法：指定一人“扮黑臉〞42共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材“扮黑臉〞的秘訣43共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材會(huì)議中如何達(dá)成決議四種傳統(tǒng)的決策方式；標(biāo)準(zhǔn)議那么。44共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材四種傳統(tǒng)的決策方式★

權(quán)威式?jīng)Q議；★

“少數(shù)服從多數(shù)式〞；★★“強(qiáng)勢(shì)少數(shù)〞式；

“無(wú)異議一致通過(guò)〞式。45共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教標(biāo)材么準(zhǔn)議那現(xiàn)在最常被使用的開(kāi)會(huì)方法，1910年由德威〔Dewey〕博士所擬定的，我

們現(xiàn)在稱之為“標(biāo)準(zhǔn)議那么〞。這個(gè)方法從與會(huì)者的心理層面出發(fā)，以符合科學(xué)邏輯的方式進(jìn)行會(huì)議，通過(guò)五個(gè)步驟達(dá)成決議，是現(xiàn)在最常被企業(yè)使用的開(kāi)會(huì)方法。46共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)標(biāo)效教準(zhǔn)材準(zhǔn)法那么五個(gè)步驟1、厘清暨解釋問(wèn)題。47共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材標(biāo)準(zhǔn)法那么五個(gè)步驟2、分析問(wèn)題。48共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材標(biāo)準(zhǔn)法那么五個(gè)步驟3、似定評(píng)估各種相應(yīng)對(duì)策的標(biāo)準(zhǔn)。49共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材標(biāo)準(zhǔn)法那么五個(gè)步驟4、商議相應(yīng)對(duì)策。50共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)標(biāo)效教材準(zhǔn)法那么五個(gè)步驟5、遴選最可行的對(duì)策。51共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何達(dá)成無(wú)異議的結(jié)論達(dá)成無(wú)異議結(jié)論可說(shuō)是開(kāi)會(huì)的終極目標(biāo)。一方面能展現(xiàn)企業(yè)的向心力，一方面能達(dá)成高質(zhì)量的決議。然而，無(wú)論會(huì)議是否能達(dá)成無(wú)異議的結(jié)論，都不宜把無(wú)異議當(dāng)成開(kāi)會(huì)的惟一目標(biāo)。52共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材如何與何時(shí)結(jié)束會(huì)議預(yù)留足夠時(shí)間做結(jié)束語(yǔ)；確定工作妥當(dāng)分配；準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。53共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材議事效率的評(píng)估方法54共好內(nèi)訓(xùn)強(qiáng)效教材后續(xù)工作會(huì)議結(jié)束后，主席的職責(zé)并未終止，進(jìn)一步的責(zé)任包括：l

批準(zhǔn)備忘錄；l

確保會(huì)議記錄員追蹤并監(jiān)督經(jīng)會(huì)議同意要采取的行動(dòng)；l

接受會(huì)議記錄者遞交的有關(guān)執(zhí)行會(huì)議決定的進(jìn)度報(bào)告。假設(shè)