醫(yī)院檔案信息化管理初探

精品文檔-下載后可編輯醫(yī)院檔案信息化管理初探隨著現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，置身于醫(yī)院信息集成系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案工應(yīng)該認(rèn)識到醫(yī)院檔案和檔案工作發(fā)生了深刻的變化。準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題

（一）、對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

（二）、醫(yī)患關(guān)系的變化，使病案受到前所未有的重視。一方面由于醫(yī)療費用的普遍上漲，超出了普通群眾的承受能力，患者對醫(yī)院存在戒心；另一方面，常規(guī)意義的消費者觀念被引用至醫(yī)療活動中，當(dāng)治療效果不甚理想時，就怪罪醫(yī)院，要求賠償。這其中病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。病歷的質(zhì)量尚存在很大的缺陷。提高病案書寫質(zhì)量，完善病案管理也就成了迫切的任務(wù)。

（三）、未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中。造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

（四）、醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、加強新時期醫(yī)院檔案管理工作。

針對在醫(yī)院管理中存在的問題，結(jié)合我們的自身條件，逐步研究探索出了一系列新時期的醫(yī)院檔案管理的方式方法。

（一）、重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

（二）、重視檔案的利用。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

（三）、加強病案的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理必須強調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強對醫(yī)務(wù)人員病案書寫的教育，提高對病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識，使醫(yī)務(wù)人員從思想上予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓(xùn)，要實行專人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書寫中存在代上級醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級醫(yī)師對病案書寫的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，要強化管理抓落實。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。

（四）、開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；另一方面要加強檔案現(xiàn)代化管理，用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

三、以現(xiàn)代化信息手段加強醫(yī)院檔案管理。

新時期，我們充分利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，它的優(yōu)點主要有以下幾點：

（一）、直接減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作時效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高的難題?，F(xiàn)代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檢索速度，將工作人員從人工直接建檔的工作中解脫出來。

（二）、利用檔案資料方便，檢索簡便，準(zhǔn)確率高。傳統(tǒng)檔案管理工作，不僅消耗大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實體量的比值處于較低水平，現(xiàn)代化信息管理方法的應(yīng)用，擺脫了以往的經(jīng)驗式管理模式，完成檔案由案卷級向文件級管理的轉(zhuǎn)變，將手工立卷變?yōu)槲C自動管理，極大地提高了各類文書檔案和病案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

（三）、有利于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。檔案的根本目的在于利用，需要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的制度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，傳統(tǒng)的工作帶來了許多不便。以現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率，使醫(yī)院檔案的管理在提供利用服務(wù)的同時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

檔案管理現(xiàn)代化是解決日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳選擇。檔案工作人員必須認(rèn)真研究實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，采用現(xiàn)代化的設(shè)備對檔案進(jìn)行管理和開發(fā)，逐步實現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的現(xiàn)代化管理方式。應(yīng)用計算機數(shù)據(jù)庫建立健全醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)，提高檔案信息的收集、儲備、檢索開發(fā)、利用的速度和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理對象以紙質(zhì)載體形式為主，隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理對象將轉(zhuǎn)向電子檔案中，可將檔案信息的存儲以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用