辦公室事務(wù)處理與會(huì)議組織講座

公務(wù)員培訓(xùn)講座新疆職業(yè)大學(xué)唐成英第三單元辦公室事務(wù)管理第一節(jié)辦公室環(huán)境管理一、辦公室環(huán)境布置的基本原則：舒適（光線、色彩、溫度、擺設(shè)、裝飾）和諧（平等）實(shí)用（人員位置設(shè)定）文件柜靠墻、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)有獨(dú)立空間、有充足的插座、接待區(qū)設(shè)置在進(jìn)門一側(cè)的空間等等辦公室格檔管理者的座位確保安全（建立制度、定期檢查、及時(shí)報(bào)告解決、做好記錄）上海靜安公寓火災(zāi)第二節(jié)日常辦公事務(wù)管理一、印章和介紹信的使用管理1、印章管理專人負(fù)責(zé)確保安全防止污染用印申請(qǐng)用印簽批用印登記用印監(jiān)督正確用印2、介紹信的使用與管理介紹信的種類與使用（P63)介紹信的管理用信申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)登記填寫核對(duì)用印1）專人負(fù)責(zé)保管存放2）嚴(yán)禁開(kāi)空白介紹信或外借、轉(zhuǎn)賣介紹信3)若丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告、通知合作單位二、值班工作（輪流值班、領(lǐng)導(dǎo)干部帶班）1、值班工作的主要任務(wù)傳遞信息辦理緊急事項(xiàng)（突發(fā)事件）負(fù)責(zé)接待工作處理來(lái)函、來(lái)電確保安全2、值班工作程序按時(shí)到崗做好記錄及時(shí)報(bào)告具有處理突發(fā)事件的能力三、管理零用現(xiàn)金和履行報(bào)銷手續(xù)1、管理零用現(xiàn)金（日常開(kāi)支：較少的交通費(fèi)、郵資、接待餐費(fèi)、停車費(fèi)、少量的辦公用品）2、零用現(xiàn)金的管理要求建立零用現(xiàn)金帳，將辦公室的日常開(kāi)支記錄下來(lái)，以便存查。（P71)內(nèi)部人員使用零用現(xiàn)金時(shí)應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”核對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容將發(fā)票貼附在憑單后面每支出一筆現(xiàn)金，均要在現(xiàn)金賬簿上記錄支出到一定數(shù)額或月末，秘書(shū)到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷進(jìn)行周轉(zhuǎn)。3、履行報(bào)銷手續(xù)提交申請(qǐng)報(bào)告或“費(fèi)用申請(qǐng)表”將申請(qǐng)報(bào)告提交授權(quán)人審核（辦公室主任、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）將獲批的申請(qǐng)報(bào)告提交財(cái)務(wù)部門索取發(fā)票并將發(fā)票上的用途進(jìn)行核對(duì)將發(fā)票貼在出差報(bào)銷單后，簽字后提交財(cái)務(wù)部門結(jié)算。四、辦公用品與設(shè)備的購(gòu)買與管理操作流程：申購(gòu)選擇供應(yīng)商訂購(gòu)接收存放庫(kù)存管理五、商務(wù)旅行管理1、領(lǐng)導(dǎo)旅行前秘書(shū)的工作制定旅行計(jì)劃（領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)享受的待遇、領(lǐng)導(dǎo)愛(ài)好、習(xí)慣、了解交通信息）旅行計(jì)劃的主要內(nèi)容（時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、住宿、旅行內(nèi)容、資料、物品、）制作旅程表（日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注P77)辦理出國(guó)手續(xù)（撰寫出國(guó)申請(qǐng)、辦理護(hù)照、辦理簽證、辦理黃皮書(shū)、訂購(gòu)機(jī)票、準(zhǔn)備旅費(fèi)出行前的落實(shí)工作（列表檢查）P79辦理出入境事務(wù)2、領(lǐng)導(dǎo)旅行期間秘書(shū)工作檢查領(lǐng)導(dǎo)有無(wú)以往東西與對(duì)方溝通，將領(lǐng)導(dǎo)航班號(hào)、時(shí)間等告知對(duì)方，領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后，確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)安全。隨時(shí)記錄工作進(jìn)展情況，與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系。3、領(lǐng)導(dǎo)返程后秘書(shū)工作接站匯報(bào)整理文件核算報(bào)銷費(fèi)用與對(duì)方溝通確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)安全返程第三節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作一、安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作的基本原則科學(xué)合理全面具體二、（月）安排領(lǐng)導(dǎo)工作的方法（重要會(huì)議、外事活動(dòng)、接待等工作）通過(guò)辦公例會(huì)安排各單位都有辦公例會(huì)，由主管領(lǐng)導(dǎo)召集，回報(bào)上月情況，計(jì)劃下月安排，記錄人會(huì)將協(xié)調(diào)情況記錄下來(lái)，印發(fā)有關(guān)職能部門，秘書(shū)根據(jù)這個(gè)記錄安排領(lǐng)導(dǎo)本月工作。通過(guò)匯報(bào)安排領(lǐng)導(dǎo)層各位將自己本月或下月的重要活動(dòng)以書(shū)面或口頭形式傳遞給秘書(shū)，秘書(shū)匯總，制定計(jì)劃初稿，征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，最后交主管領(lǐng)導(dǎo)審批，再印發(fā)各部門領(lǐng)導(dǎo)。三、（周）領(lǐng)導(dǎo)工作安排通過(guò)每周領(lǐng)導(dǎo)碰頭會(huì)安排在碰頭會(huì)基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)各部門具體要求，綜合制表。周安排要按日制定，詳細(xì)具體，時(shí)間段以上午、下午為宜。一旦制定，不再改動(dòng)。四、（日）領(lǐng)導(dǎo)工作安排在制定計(jì)劃時(shí)要考慮領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和作息時(shí)間；將需領(lǐng)導(dǎo)審閱、批的文件集中呈報(bào)，給領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時(shí)間。在安排重點(diǎn)會(huì)議、會(huì)見(jiàn)時(shí)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，排除干擾。事先準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)所需的各種材料緊急事項(xiàng)除外，一般在領(lǐng)導(dǎo)出差會(huì)下班時(shí)，不要安排重要的會(huì)議、會(huì)談。安排各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)，要留有時(shí)間的余地，避免因延誤而影響下一項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有調(diào)整，要及時(shí)通知有關(guān)部門。五、完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事宜（緊急性、具體性）文書(shū)工作（擬寫通知、準(zhǔn)備有關(guān)材料）接待工作聯(lián)絡(luò)工作辦公用品準(zhǔn)備秘書(shū)應(yīng)積極主動(dòng)、應(yīng)變能力強(qiáng)、落實(shí)匯報(bào)。第四單元會(huì)議組織與管理擬定計(jì)劃準(zhǔn)備材料制作證件安排生活布置會(huì)場(chǎng)確定會(huì)議名稱、地點(diǎn)制定預(yù)算確定議程、日期成立會(huì)務(wù)組、明確分工制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言起草會(huì)議報(bào)告、草案準(zhǔn)備其他相關(guān)材料（簡(jiǎn)介、說(shuō)明書(shū)出席證（代表證）記者證桌簽、坐簽、會(huì)場(chǎng)指示牌、設(shè)施圖預(yù)定交通工具安排食宿安排參觀訪問(wèn)活動(dòng)確定醫(yī)療、保衛(wèi)人員布置環(huán)境選定會(huì)場(chǎng)形式、排定座次布置主席臺(tái)配齊、調(diào)試電化設(shè)備一、擬定會(huì)議通知標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱+會(huì)議名稱+通知通知對(duì)象：?jiǎn)挝换騻€(gè)人正文：1、會(huì)議目的、名稱和主題2、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)3、其他事項(xiàng)4、落款和日期5、回執(zhí)通知發(fā)出時(shí)間二、會(huì)議材料的準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿會(huì)議的指導(dǎo)性文件會(huì)議程序性文件會(huì)議參考性文件會(huì)議管理性文件會(huì)議常用物品設(shè)施準(zhǔn)備三、會(huì)議座次及主席套座位排序座次排列：橫排、豎排、左右排列主席臺(tái)：職位排序---中-----右---左（2）（1）（3）四、現(xiàn)場(chǎng)布置花卉茉莉、君子蘭、萬(wàn)年青、白玉蘭）色調(diào)：（工作會(huì)議宜冷色；慶祝大會(huì)可暖色）五、接待迎送宴請(qǐng)（桌次）123456123