項目組織架構(gòu)

項目組織架構(gòu)為了確保項目的順利實施，成都賽為信息技術(shù)有限公司成立了專門的項目小組，負責該工程項目的執(zhí)行。該小組包括項目經(jīng)理部、質(zhì)量管理小組、安全員、文檔配置管理員、財務人員、商務人員、業(yè)務人員和工程師。項目經(jīng)理部負責資源的協(xié)調(diào)和調(diào)配，項目經(jīng)理負責整個項目的安排和人員調(diào)派，工程師負責技術(shù)支持和設備的安裝和調(diào)試，財務人員負責費用的處理和監(jiān)督，商務人員負責貨物的提供和設備的質(zhì)量和缺陷解釋，業(yè)務人員協(xié)助客戶協(xié)商實施細節(jié)，文檔配置管理員負責過程文檔的管理和配置，質(zhì)量管理小組負責規(guī)范工程實施流程和及時糾正不合格現(xiàn)象，安全員負責預防工程中的故障隱患。成都賽為信息技術(shù)有限公司商務部通過多年的成功經(jīng)驗，形成了一套有效的設備采購管理機制。商務部全面負責本項目的定貨、分貨、發(fā)貨事宜，協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部營運部門的關系，并向項目管理組匯報設備到貨情況。因此，公司有實力保證設備的準時到貨。在項目實施管理計劃中，供貨進度計劃和工程實施進度表是非常重要的。設備能否按時到貨是能否按工期完成的關鍵因素之一。公司承諾在簽訂合同之日起60天內(nèi)完成硬件設備交貨、安裝調(diào)試及系統(tǒng)集成，并將貨物運抵招標文件中指定的到貨點。實施步驟包括實施前期準備、設備訂貨、實施環(huán)境調(diào)查、制定詳細實施方案、制定培訓計劃和培訓教材、實施方案和計劃聯(lián)絡會、設備到貨及驗收、現(xiàn)場安裝調(diào)試、培訓、聯(lián)調(diào)及自測、文檔提交、項目初驗、系統(tǒng)試運行和項目終驗。施工條件說明也應該在項目準備中考慮。在項目啟動階段，公司將按照內(nèi)部管理流程，發(fā)布《項目章程》、召開內(nèi)部項目啟動會議、提交設備采購申請并進行設備采購及設備到貨開箱驗收。這些步驟是整個項目發(fā)展的關鍵。設備開箱驗收是項目實施質(zhì)量保證的最客觀因素。設備抵達現(xiàn)場后，業(yè)主、監(jiān)理和廠商工程師三方代表將在現(xiàn)場對所有設備進行集中開箱驗收。驗收將分為貨物清點、外觀檢查、開箱檢查和設備加電檢測等步驟。若設備數(shù)量及配置符合合同要求，則各參與方在《設備開箱驗收清單》上簽字確認。若出現(xiàn)缺件、損壞等現(xiàn)象，公司將無條件采取補貨及換貨的措施，保證在最短的時間內(nèi)滿足合同的要求。設備安裝、調(diào)試是在客戶安裝條件具備后進行的。公司將按照《設備安裝手冊》的要求進行設備的安裝、上架與固定，并進行音響設備、電視機、投影設備的加電測試，驗證設備配置符合合同要求。硬件系統(tǒng)安裝完畢后，公司將根據(jù)用戶需求進行設備的配置。系統(tǒng)測試是在全系統(tǒng)設備完成安裝調(diào)試后進行的。公司將編制《測試計劃》，計劃通過后代表和集成、監(jiān)理和業(yè)主代表按測試計劃共同測試系統(tǒng)是否合格并滿足建設方案技術(shù)要求。測試通過后，參與方共同簽署《測試報告》。系統(tǒng)驗收是在全系統(tǒng)設備測試達到測試文件的要求后進行的。公司將提供所有系統(tǒng)安裝資料、設備參數(shù)配置資料、測試記錄、安裝手冊、運行操作手冊、系統(tǒng)日常運行維護資料和現(xiàn)場培訓記錄等竣工文件。在實施前，項目經(jīng)理將召集業(yè)主、監(jiān)理方和廠商工程師重新安排和確定實施內(nèi)容，以保證施工質(zhì)量的同時對用戶現(xiàn)有場地環(huán)境進行保護?，F(xiàn)場活動安排將根據(jù)實際情況進行調(diào)整。在實施前一周，我們會派遣工程師前往現(xiàn)場進行安裝環(huán)境確認，以確保環(huán)境符合設備的安裝條件。如果檢測結(jié)果不符合要求，我們會與用戶商討處理方法，并簽署備忘錄，相應的工期也會順延。在實施前一天，我們會通知用戶，讓廠商工程師在實施當天到場，并就實施計劃進行討論。討論的內(nèi)容包括現(xiàn)場人員確定、現(xiàn)場時間安排確定、現(xiàn)場安全保證確定、工作內(nèi)容確定、應用對數(shù)據(jù)空間的劃分要求確定等。如果實施計劃討論通過，我們將組織人員開箱，并按照合同設備清單對設備進行清點。設備清點無誤后，我們的工程師將進行設備的上架、連接、加電等操作。硬件系統(tǒng)安裝完成后，我們會開始進行設備的參數(shù)配置。整個系統(tǒng)安裝完畢后，我們會組織業(yè)主代表對系統(tǒng)進行評測，以確保系統(tǒng)能夠滿足用戶的建設要求。在整個施工期間，我們每天工作完畢后都會對現(xiàn)場進行整理，保證用戶環(huán)境的整潔。同時，我們還會建立現(xiàn)場反饋機制，每天的現(xiàn)場安裝情況由項目技術(shù)負責人在每日工程完成前一個小時整理成書面文件匯報業(yè)主及項目經(jīng)理。如果遇到與設計不符的情況，我們會整理成書面文件報告業(yè)主、監(jiān)理審批后再實施；如果是現(xiàn)場能確定的小改動，我們會形成備忘錄，以確保變更得到控制。在工程質(zhì)量管理方面，我們有專門的項目質(zhì)量組負責文件控制、質(zhì)量記錄控制、信息產(chǎn)品不合格品控制、質(zhì)量體系內(nèi)審、管理評審數(shù)據(jù)分析、產(chǎn)品、過程的監(jiān)視與測量持續(xù)改進、監(jiān)視和測量裝置控制與產(chǎn)品有關的評審。質(zhì)量經(jīng)理由質(zhì)量部人員擔任，可同時兼任幾個項目的質(zhì)量經(jīng)理，主要負責監(jiān)督項目質(zhì)量人員的工作，定期會對項目質(zhì)量進行抽查。質(zhì)量人員則負責對工程技術(shù)質(zhì)量檢查、過程/文檔質(zhì)量檢查。在過程/文檔檢查方面，我們會檢查輸出文檔是否齊全、當前版本是否有效，需要內(nèi)部評審的文檔是否都已按要求評審，文檔是否已按類歸檔保存，電子文檔是否齊全等。如果項目組工作未按相關文件執(zhí)行，技術(shù)人員會及時發(fā)出糾正預防措施處理單，交項目經(jīng)理審核后，安排相應人員進行問題處理；如果出現(xiàn)問題影響嚴重，則直接向分管副總匯報；如果在項目實施期間，技術(shù)人員開具的糾正預防措施處理單超過兩張以上，技術(shù)人員則直接向分管副總匯報。每天，項目組所有人員必須向自己的直線上級和項目經(jīng)理提交當天的工作日志，對當天工作內(nèi)容及完成情況進行匯報總結(jié)，并及時匯報工作中所遇困難。為全面、準確地掌握進展信息，項目組每周按照項目工作計劃召開項目工作會議，將實際目標和工程建設狀況進行對比，對偏離計劃和標準的行為進行及時糾正，以保證計劃總目標的實現(xiàn)。會議內(nèi)容包括項目組成員上周工作總結(jié)及下周工作計劃、項目經(jīng)理本周項目實施情況總結(jié)和質(zhì)量人員本周項目質(zhì)量實施總結(jié)。工作報告制度是對工作日志的補充，用于定期或不定期就項目進展情況和計劃以及項目問題和建議向相關方面提交報告的制度，是加強上下級溝通的重要途徑。里程碑是完成階段性項目的標志，通過設定里程碑可漸近目標、增強控制、降低風險。按照本項目的工作任務分解圖，本項目的里程碑可定義為項目啟動、項目計劃、項目實施、項目收尾四個點。每個點輸出成果都必須進行評審，比較實際和計劃的差異并進行調(diào)整。變更控制的目的并不是控制變更的發(fā)生，而是對變更進行管理，確保變更有序進行。變更類型包括設備型號變更、系統(tǒng)配置變更、項目人員變更、合同費用變更等。變更流程由變更方向總集成提交變更申請，總集成批復后順序提交監(jiān)理和業(yè)主，業(yè)主最終批復后變更才能生效。重大變更還將通過會議的形式進行評審。風險分析包括風險預測和風險響應/應對措施。風險預測包括到貨延期、多廠商配合不力導致測試失敗、實施工期延長等，而風險響應/應對措施包括與用戶領導溝通、順延實施計劃、加強訂貨流程管理等。事先加強溝通、開好準備會議、制定詳盡實施計劃、與用戶達成共識等也是應對風險的有效措施。加強與用戶的溝通，共同制定安裝實施策略，盡量避免出現(xiàn)問題。如果出現(xiàn)問題，及時與用戶總部溝通，對不能進行安裝實施的地市延期安裝。同時，加強項目管理，做好項目文檔管理，避免工作交接疏漏。在項目實施過程中，項目經(jīng)理應與項目組成員建立良好的溝通環(huán)境，定期召開項目會議，及時通報項目進展情況和最新動態(tài)。項目組成員每周向項目經(jīng)理交“工作周報”，報告?zhèn)€人工作情況，所有會議紀要和工作周報都必須存檔。在與客戶的溝通中，項目經(jīng)理應定期拜訪客戶，了解需求。在設備安裝、調(diào)試前，組織召開會議，明確客戶需求。在設備未完成調(diào)試工作前，每周向客戶發(fā)送電子郵件