有關(guān)某縣自然資源局檔案分類方案

有關(guān)某縣自然資源局檔案分類方案xx縣自然資源局的檔案分為文書檔案（WS）、會(huì)計(jì)檔案（KU）、人事檔案（RS）、照片檔案（ZP）、錄音檔案（LY）、錄像檔案（Lx）、實(shí)物檔案（SW）等，并分別按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行規(guī)范整理。一、文書檔案文書檔案包括xx縣自然資源局產(chǎn)生、收集的所有文件材料，按照《歸檔文件整理規(guī)則》和《xx省檔案工作規(guī)范化管理實(shí)施辦法》以件為單位進(jìn)行整理，由局綜合辦公室負(fù)責(zé)做好每年文書檔案歸檔工作。1.文書檔案按照二級(jí)分類（機(jī)構(gòu)）進(jìn)行整理，每年度的檔案從1開始組件，按順序排列。2.檔號(hào)編制要求。采用“年度—保管期限”方法進(jìn)行二級(jí)分類，檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)－檔案門類代碼?年度－保管期限－件號(hào)。上、下位之間用“－”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開。如：014－WS?2023－永久－0001。二、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》進(jìn)行整理，由局財(cái)務(wù)股負(fù)責(zé)做好每年會(huì)計(jì)檔案歸檔工作。三、人事檔案按照《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行整理，按照一人一卷進(jìn)行整理，動(dòng)態(tài)管理。每年產(chǎn)生的需歸檔材料，由局人教股按照相關(guān)要求存入人事檔案中。四、照片檔案照片檔案包括實(shí)體照片和數(shù)碼照片，主要包括xx縣自然資源局重大活動(dòng)照片、xx縣自然資源局領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)照片，由局綜合辦公室負(fù)責(zé)。（一）實(shí)體照片整理1.實(shí)體照片整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求，一般以“張”為單位整理。2.照片號(hào)編制要求。照片號(hào)由全宗號(hào)、檔案門類代碼（ZP）、年度、保管期限、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枺ū９芷谙薮a分別用”Y、黨30、黨10“對(duì)應(yīng)代表永久、30年、10年）”，如：2－ZP·2023－Y－0001－0001。（二）數(shù)碼照片整理1.數(shù)碼照片整理應(yīng)符合《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》要求，歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)采用JPEG格式。2.數(shù)碼照片文件采用“全宗號(hào)－保管期限代碼－年度－照片編號(hào)－張?zhí)枴U(kuò)展名”格式命名，如：014－YJ－2023－0001－0001.jpg。五、錄音檔案錄音檔案主要包括xx縣自然資源局領(lǐng)導(dǎo)參加重大活動(dòng)、重要會(huì)議的講話錄音，按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行整理，采用WAVE格式存儲(chǔ)，由局辦公室負(fù)責(zé)；檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－件號(hào)（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對(duì)應(yīng)代表永久、30年、10年）”，如：014－LY·2023－Y－0001.WAV。六、錄像檔案錄像檔案主要包括xx縣自然資源局重大活動(dòng)錄像，xx縣自然資源局領(lǐng)導(dǎo)參加重大活動(dòng)、重要會(huì)議錄像等，按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行整理，采用AVI格式存儲(chǔ)，由局綜合辦公室負(fù)責(zé)；檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－件號(hào)（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對(duì)應(yīng)代表永久、30年、10年）”，如：014－Lx·2023－Y－0001.AVI。七、實(shí)物檔案實(shí)物主要包括xx縣自然資源局獲得的各種獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書、印章、題詞、公務(wù)禮品等，按照《實(shí)物檔案整理規(guī)則》《實(shí)物檔案歸檔范圍及整理方法步驟》《印章檔案整理規(guī)則》案件進(jìn)行整理，由局綜合辦公室負(fù)責(zé)；檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“由全宗號(hào)－檔案門類代碼（SW）·年度－保管期限代碼－件號(hào)組成（保管期限代碼分別用”Y、黨30、黨10“對(duì)應(yīng)代表永久、30年、10年）”，如：2－SW·2023－Y－0001。有專業(yè)檔案的還應(yīng)該分專業(yè)檔案，專業(yè)檔案歸檔范圍、保管期限、分類方案、整理辦法以各行業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)要求為準(zhǔn)，沒用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT11822—2008）進(jìn)行整理。局下屬單位及其他部門檔案分類管理可參照?qǐng)?zhí)行。xx縣自然資源局文件材料歸檔范圍第一條??文件材料是指xx縣自然資源局在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第二條??文件材料歸檔范圍是：（一）反映xx縣自然資源局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)xx縣自然資源局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）xx縣自然資源局工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）xx縣自然資源局需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對(duì)xx縣自然資源局工作具有查考價(jià)值的文件材料。第三條??文件材料不歸檔范圍是：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需xx縣自然資源局辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非xx縣自然資源局工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）xx縣自然資源局文件材料中的重份文件；無參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，xx縣自然資源局內(nèi)部互相抄送的文件材料，xx縣自然資源局負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。第四條??凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向xx縣自然資源局移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第五條??機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年。第六條??永久保管的文書檔案主要包括：（一）xx縣自然資源局領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、批示件、調(diào)研報(bào)告、簽批件及其他重要文件材料。（二）xx縣自然資源局制定的法規(guī)政策性文件材料；（三）xx縣自然資源局召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（四）xx縣自然資源局職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（五）xx縣自然資源局關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）xx縣自然資源局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（七）xx縣自然資源局房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（八）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于xx縣自然資源局主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（九）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與xx縣自然資源局的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第七條??定期（30年、10年）保管的文書檔案主要包括：（一）xx縣自然資源局職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）xx縣自然資源局召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）xx縣自然資源局人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）xx縣自然資源局一般性事務(wù)管理文件材料；（五）xx縣自然資源局關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于xx縣自然資源局主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非xx縣自然資源局主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與xx縣自然資源局的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第八條??xx縣自然資源局形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條??本機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。第十條??xx縣自然資源局聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦部門歸檔，其他部門將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第十一條局下屬單位及其他部門文件材料歸檔范圍可參照?qǐng)?zhí)行。xx縣自然資源局文書檔案保管期限表一、局領(lǐng)導(dǎo)的重要文稿、批示件、簽批件及其他有關(guān)文件材料1.局領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、調(diào)研報(bào)告、批示件、簽批件等文件材料（永久）2.與局領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的其他有參考價(jià)值的文件材料（30年）二、xx縣自然資源局民主生活會(huì)及其他工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料1.請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)要（永久）2.典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）三、聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料1.xx縣自然資源局為主辦的1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要（永久）1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)（30年）2.xx縣自然資源局為協(xié)辦的2.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本（30年）2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本（10年）四、上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察xx工作時(shí)形成的文件材料1.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省委領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察xx的講話和有關(guān)文件材料（永久）2.一般的（30年）3.xx縣自然資源局工作匯報(bào)材料（30年）五、業(yè)務(wù)文件材料1.xx縣自然資源局制定的方針政策性、法規(guī)性、重要的業(yè)務(wù)文件，長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料（永久）2.xx縣自然資源局的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示（永久）2.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）2.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）六、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料1.重要業(yè)務(wù)問題的（永久）2.一般業(yè)務(wù)問題的（30年）3.xx縣自然資源局代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿（30年）七、聯(lián)合行文的文件材料1.xx縣自然資源局為主辦的1.1重要業(yè)務(wù)問題的（永久）1.2一般業(yè)務(wù)問題的（30年）2.xx縣自然資源局為協(xié)辦的2.1重要業(yè)務(wù)問題的（30年）2.2一般業(yè)務(wù)問題的（10年）八、xx縣自然資源局編輯、編寫的文件材料1.大事記、組織沿革等（永久）2.簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等（10年）九、xx縣自然資源局行政執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料1.行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料（永久）2.執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等（永久）十、xx縣自然資源局行政處罰、處分、復(fù)議等工作中形成的文件材料1.重要的（永久）2.一般的（30年）十一、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料1.xx縣自然資源局年度和年度以上的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（永久）2.xx縣自然資源局年度以下的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、部門工作總結(jié)、個(gè)人工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料（10年）3.重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料（永久）4.一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料（10年）十二、出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料1.發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等（永久）2.出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗洠?0年）十三、xx縣自然資源局機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、信訪工作文件材料1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）2.人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件（30年）3.人事任免文件（永久）4.先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人（永久）5.受上級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的（永久）6.對(duì)有關(guān)人員的處分材料6.1.受到警告、處分的（永久）7.職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）8.人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料（永久）9.職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根（永久）10.職工名冊(cè)（永久）11.黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料11.1工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果（永久）11.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等（永久）11.3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料（永久）12.情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)（10年）13.紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料13.1重要的（永久）13.2一般的（30年）14.處理人民來信來訪的文件材料14.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的（永久）14.2其他有處理結(jié)果的（30年）十四、xx縣自然資源局事務(wù)管理文件材料1.房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料（永久）2.與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料2.1重要的（永久）2.2一般的（10年）十五、xx縣自然資源局接待工作的計(jì)劃、方案1.重要的（30年）2.一般的（10年）十六、xx縣自然資源局財(cái)務(wù)預(yù)算（30年）十七、xx縣自然資源局物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料（30年）十八、xx縣自然資源局國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料1.重要的（永久）2.一般的（10年）3.1職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)（永久）3.2職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表