辦公用品管理質(zhì)量控制程序

重慶市萬州區(qū)馳龍汽車服務(wù)有限公司程敘文件文件編號CL-CX—2022—A辦公用品管理質(zhì)量控制程序頁號共頁第頁總第頁修改第0次修改1.目的規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費(fèi)，節(jié)約成本，提高辦公效率.為加強(qiáng)辦公用品管理，控制費(fèi)用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)實(shí)際情況，特制定，對全體員工有效.3o引用文件GB/T18305-2022ISO/TS16949:20226.2文件控制40術(shù)語和定義4o1申購:包括每一個部門所需的辦公用品，需向行政部申請購買。4o2采購:行政部根據(jù)各部門申購情況，和辦公用品單位進(jìn)行物品的統(tǒng)一購買.4o3發(fā)放：行政部對已申購的部門領(lǐng)取人通知，準(zhǔn)備好他們所需要的所有辦公用品，統(tǒng)一發(fā)到他們手中。5o職責(zé)5o1行政部：負(fù)責(zé)對辦公用品的計(jì)劃、采購、分發(fā)和保管及銷毀。5o11公司人事行政中心負(fù)責(zé)辦公用品的全面管理。5o12公司人事行政部專員具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。5.2各部門：負(fù)責(zé)用品申請、領(lǐng)取。6.流程圖6.1辦公用品的申購流程6o2辦公用品采購流程行政部行政部經(jīng)理6.3行政部行政部經(jīng)理6o4辦公噩舞計(jì)流程行政部辦公用品管理員6.5辦公用品費(fèi)用分?jǐn)傌?cái)務(wù)部經(jīng)理行政部辦公用品管理員財(cái)務(wù)部經(jīng)理分?jǐn)偢鞑块T審核確認(rèn)各部門費(fèi)用6o5辦公用品費(fèi)用分?jǐn)偡謹(jǐn)偢鞑块T審核確認(rèn)各部門費(fèi)用7.工作程序和內(nèi)容7」辦公用品的申購流程總經(jīng)理最終確認(rèn)分?jǐn)傎M(fèi)用，并簽字通過.1提出領(lǐng)用申請：每周周末，部門員工根據(jù)個人辦公用品使用情況，書面提出辦公用品總經(jīng)理最終確認(rèn)分?jǐn)傎M(fèi)用，并簽字通過領(lǐng)用申請。申領(lǐng)領(lǐng)原則如下：1.1非易耗品，如訂書機(jī)、計(jì)算器、文件夾、筆筒等需以壞換新，原則上每一個部門只能領(lǐng)取一次。1。2易耗品，如簽字筆、筆記本、鉛筆等需以舊換新，原則上除財(cái)務(wù)部外每人一月2支簽字筆。lo3其他部門公用辦公用品，如打印紙等由申領(lǐng)人統(tǒng)一申領(lǐng)。7o12申領(lǐng)人審核并匯總：部門申領(lǐng)人于每周日，對部門辦公用品申領(lǐng)進(jìn)行審核；匯總部門所需采購的辦公用品，列出清單。7o13申請人至行政部:部門申領(lǐng)人對部門辦公用品審核并匯總列出清單后，于下班前將清單交至行政部辦公用品管理人員。行政部審核并記錄：行政部辦公用品管理人員收到各部門辦公用品申領(lǐng)清單后，進(jìn)行審核記錄。單位無庫存的需于每月初采購到位。（7o1程序參照流程圖1）7o2辦公用品采購流程辦公用品擬購清單及申請：行政部根據(jù)各部門申領(lǐng)清單，結(jié)合辦公用品庫存情況，理出擬購清單，向行政部經(jīng)理提出采購申請，采購申請包括采購物品、采購數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算等，部門費(fèi)用預(yù)算300元以內(nèi)的行政部經(jīng)理賦予審核簽署意見，300元以上的需請示董事長意見。7o22詢價、比價：行政部經(jīng)理組織一次供應(yīng)商競標(biāo)會，選定三家，以供應(yīng)價最低的那家建立一年的合作火伴，合作成立后，向供應(yīng)商拿一份價格清單，以合約形式規(guī)定一年內(nèi)所有辦公用品只能降價不能漲價。交易：確定好供應(yīng)商之后，日常辦公用品均考慮供應(yīng)商送貨.7o24電腦錄入，物品入庫:行政部辦公用品管理員將采購回單位的辦公用品就名稱、品種、型號、價格、采購日期等進(jìn)行電腦入庫（7.2程序參照流程圖2）73辦公用品發(fā)放流程7o31發(fā)放物品準(zhǔn)備：每周一為辦公用品發(fā)放時間，行政部準(zhǔn)備所需發(fā)放的物品，然后通知各部門人員進(jìn)行領(lǐng)取。領(lǐng)取辦公用品并登記：每周一行政通知各部門人員進(jìn)行領(lǐng)取，根據(jù)所在部門清單領(lǐng)取辦公用品，并按照行政部要求予以簽字登記.部門員工領(lǐng)取辦公用品：部門申領(lǐng)人領(lǐng)取部門辦公用品后，部門員工向部門申領(lǐng)人領(lǐng)取各自辦公用品.（7.3程序參照流程圖3）7o4辦公用品統(tǒng)計(jì)流程7.41每周統(tǒng)計(jì)：行政部辦公用品管理人員在每月的辦公用品領(lǐng)取發(fā)放過程中即可就辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到賬物一致。7。42每月盤點(diǎn)：行政部辦公用品管理人員在月末進(jìn)行辦公用品全面盤點(diǎn)，提前增加庫存，減少采購次數(shù)，盡可能一月集中采購一次。對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的差異尋覓原因，使賬物一致，對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的其他異常情況上報(bào)經(jīng)理。7o43年統(tǒng)計(jì)報(bào)表：行政部辦公用品管理人員月底出統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括物品編號、物品名稱、規(guī)格型號、價格、領(lǐng)用數(shù)量、庫存量及領(lǐng)用部門等信息,在每年年底，結(jié)合財(cái)務(wù)部提供的年銷售數(shù)據(jù)，做出年度銷售數(shù)據(jù)和辦公用品費(fèi)用的趨勢圖進(jìn)行對照分析，查看異常情況。7o44審閱并簽署意見：行政部經(jīng)理對每月辦公用品報(bào)表進(jìn)行審閱，發(fā)現(xiàn)問題簽署相關(guān)意見。（7o4程序參照流程圖4）7。5辦公用品費(fèi)用分?jǐn)偭鞒?.51月底分部門匯總：每月月底行政部辦公用品管理人員根據(jù)統(tǒng)計(jì)好的電子表格，每一個部門進(jìn)行費(fèi)用匯總統(tǒng)計(jì)，做到一一對應(yīng)，并寫入到《分?jǐn)傎M(fèi)用表》中。7o52各部門負(fù)責(zé)人簽字：打印《分?jǐn)傎M(fèi)用表》，依照流程，找行政部經(jīng)理，財(cái)務(wù)部經(jīng)理,總經(jīng)理審核簽字.（7。5程序參照流程圖5）發(fā)布日期：2022發(fā)布日期：2022年8月 日實(shí)施日期：2022年8月日附件一辦公用品申領(lǐng)表附件一序號物品名稱規(guī)格數(shù)量用途序號物品名稱規(guī)格數(shù)量用途申領(lǐng)人申領(lǐng)時間申領(lǐng)部門附件二 辦公用品擬購審批表填表時間：序號