央企辦公室行政管理工作精細(xì)化

一、辦公室精細(xì)化管理概述（一）辦公室工作的概念央企辦公室是央企的綜合性辦公室，它開(kāi)展的工作包括綜合協(xié)調(diào)和信息研究，具有央企中其他職能部門不可替代的重要作用，是央企實(shí)施行政管理的重要部門[1]。（二）精細(xì)化管理基本概念精細(xì)化管理，是建立在常規(guī)管理工作的基石上，并把常規(guī)管理工作推向更深入的基本思維和模式上，是一個(gè)以盡可能地節(jié)約管理工作耗費(fèi)的各種資源和減低管理工作成本費(fèi)用為目標(biāo)的管理工作方法。精細(xì)化管理主張全方位的管理工作方法，主要分為精細(xì)運(yùn)作、精細(xì)化管理、精細(xì)核算、精細(xì)數(shù)據(jù)分析和精細(xì)計(jì)劃。精細(xì)化管理是公司運(yùn)營(yíng)的核心，公司若想變得更加強(qiáng)大，就必須進(jìn)行精細(xì)化管理。公司成本核算的精細(xì)化管理模式，在國(guó)際上已開(kāi)展并實(shí)施了多年，有著一定的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，但隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，中國(guó)國(guó)內(nèi)的央企也開(kāi)始將精細(xì)化降低成本模式運(yùn)用于自己的企業(yè)管理工作中，需要從公司管理中吸取市場(chǎng)的管理經(jīng)驗(yàn)，取其精髓，去其糟粕，并進(jìn)一步地在發(fā)展中完善自身。首先，精細(xì)化管理是一個(gè)不斷追求更好的管理理念?！皼](méi)有最好，只有更好”是其思想的內(nèi)核；其次，精細(xì)化管理是一種精益求精的企業(yè)管理思維方法，即企業(yè)任何一個(gè)部門要對(duì)自己分管的工作應(yīng)該堅(jiān)持著由粗到細(xì)、由細(xì)到精、由精到優(yōu)，由優(yōu)到質(zhì)量領(lǐng)先的原則，不斷地持續(xù)改進(jìn)、提升和完善，做到精益求精，不斷優(yōu)化。如海爾集團(tuán)提出的“日事日畢”就是精細(xì)化管理的成功實(shí)踐；最后，精細(xì)化的管理還是企業(yè)需要長(zhǎng)期投入和持續(xù)改進(jìn)完善的過(guò)程。這里的細(xì)化過(guò)程包含以下這兩個(gè)基本方面含義：一是企業(yè)由最簡(jiǎn)單的粗放管理到精細(xì)管理過(guò)程：二是指企業(yè)精細(xì)化管理是一個(gè)可持續(xù)發(fā)展過(guò)程。過(guò)程中，要注意將企業(yè)精細(xì)化管理目標(biāo)逐漸地細(xì)化并貫徹到企業(yè)各個(gè)具體工作環(huán)節(jié)之中，并要求員工不斷地自我創(chuàng)新，提高精細(xì)化管理執(zhí)行能力。形成一個(gè)管理動(dòng)態(tài)閉環(huán)，做到管理考核流程環(huán)環(huán)緊扣、事事處處嚴(yán)格把關(guān)，不斷提高員工自身整體素質(zhì)[2]。（三）辦公室的精益化管理特性第一，關(guān)鍵是創(chuàng)建科學(xué)的步驟。因?yàn)檗k公室勞動(dòng)量大，必須盡量健全工作內(nèi)容，這也是精益化管理的必定規(guī)定。粗放型、傳統(tǒng)式的階梯性體系管理很有可能會(huì)限定辦公室總體經(jīng)營(yíng)高效率的提升，阻攔辦公室未來(lái)的發(fā)展。第二，以民為本。重視辦公室員工的主體作用，即辦公室員工的運(yùn)用，充分運(yùn)用主觀性主動(dòng)性，有益于將精益化管理的核心價(jià)值真正加入實(shí)際工作上，進(jìn)而完成精益化管理的目標(biāo)。第三，重視企業(yè)中間的協(xié)作與和睦。央企辦公室管理方法不是一項(xiàng)獨(dú)立的工作中，反而是央企別的工作上業(yè)務(wù)洽談的有機(jī)總體。僅有加強(qiáng)各企業(yè)、各辦公室中間的協(xié)作與融洽，才可以真正地做到精益化管理，減少管理成本，提高效率。二、央企辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的重要性一是增強(qiáng)央企核心競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在需要?，F(xiàn)階段，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)開(kāi)放水平日益提高，加上“一帶一路”倡議與區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化戰(zhàn)略的推進(jìn)，給央企進(jìn)一步發(fā)展壯大提供機(jī)會(huì)的同時(shí)，也表明了央企必須肩負(fù)更多的社會(huì)責(zé)任，以及應(yīng)對(duì)著更多的國(guó)際挑戰(zhàn)。要更好地增強(qiáng)央企核心競(jìng)爭(zhēng)力，推進(jìn)央企國(guó)際化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)?；l(fā)展的新步伐，做好辦公室管理工作也變成了必然選擇。二是為適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)的必然趨勢(shì)。在中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革步入深水區(qū)之后，市場(chǎng)環(huán)境的變化速度將加大，央企對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)政策、立法和國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行趨勢(shì)的研究就顯得尤為重要。央企辦公室作為經(jīng)濟(jì)信息資料的主要集散地與發(fā)布地，它在經(jīng)濟(jì)政策法規(guī)出臺(tái)、規(guī)章制度頒布、文件出臺(tái)領(lǐng)域中扮演著重要的角色，能夠較好地統(tǒng)籌好央企各個(gè)部門相互之間的管理工作，克服實(shí)踐工作中出現(xiàn)的信息孤島不對(duì)稱等現(xiàn)狀，提高央企有關(guān)機(jī)關(guān)和下級(jí)單位對(duì)宏觀經(jīng)濟(jì)政策、立法、國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行趨勢(shì)等的把控程度，有必要深入改革央企辦公室管理工作，最大限度地提高辦公機(jī)構(gòu)整體的運(yùn)行效能，并一次性地把職責(zé)落實(shí)到位[3]。三、央企辦公室行政管理工作存在問(wèn)題（一）管理觀念落后企業(yè)實(shí)施細(xì)致化的辦公室行政管理工作首先必須仔細(xì)研究企業(yè)實(shí)際狀況，制訂出合理的精細(xì)化管理策略，這是保證工作高效開(kāi)展的前提。當(dāng)前，由于許多員工還沒(méi)有基本的精細(xì)化意識(shí)，在企業(yè)日常管理工作中還存在著一系列的小問(wèn)題，而上述問(wèn)題的暴露也在一定程度上影響并制約了企業(yè)管理的有效實(shí)施。因此，合理地開(kāi)展辦公室精細(xì)化的管理就是要求企業(yè)的主管制訂出合理規(guī)章制度，強(qiáng)化對(duì)有關(guān)人員的監(jiān)管，并針對(duì)企業(yè)可能存在的各類問(wèn)題制訂出切實(shí)的解決辦法，如此才能夠保證企業(yè)行政工作管理落到實(shí)處，從而推動(dòng)了公司運(yùn)營(yíng)水平的提高。（二）管理項(xiàng)目陳舊隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)形勢(shì)的日益變革，中小企業(yè)開(kāi)展辦公精細(xì)化管理工作必須針對(duì)具體內(nèi)容適時(shí)作出調(diào)整。許多公司仍然沿用傳統(tǒng)的辦公行政管理方式，這些模式會(huì)造成公司的日常管理工作漏洞較多，無(wú)法滿足現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下對(duì)辦公行政部門管理的需求。所以，公司亟須對(duì)辦公行政部門實(shí)施更細(xì)致化的管理。為了實(shí)施辦公行政精細(xì)化管理工作，就必須根據(jù)公司實(shí)際狀況，重新規(guī)范管理的具體內(nèi)容，從而使得辦公精細(xì)管理更具可執(zhí)行性，從而將整個(gè)公司辦公行政工作和各部門的職責(zé)有效進(jìn)行了整合，并確定考勤，紀(jì)律制度，督查等各項(xiàng)工作的責(zé)任歸屬和執(zhí)行規(guī)范，通過(guò)上述舉措都可以提高整個(gè)公司的工作效率。（三）管理制度落后合理的規(guī)章制度可以更有效地保障企業(yè)的順利發(fā)展，也是辦公室行政人員必須著重進(jìn)行的管理工作。但當(dāng)前，不少公司在規(guī)章制度方面都出現(xiàn)了許多問(wèn)題。首先是內(nèi)部管理體系的設(shè)計(jì)并不準(zhǔn)確，不能嚴(yán)格按照公司實(shí)際狀況進(jìn)行內(nèi)部管理體系設(shè)計(jì)，導(dǎo)致了公司各個(gè)部門之間的管理模式，以及工作方法上存在雷同，嚴(yán)重影響了公司的正常運(yùn)作。其次是內(nèi)部分工沒(méi)有清楚，很多工作人員都不能做出合理的責(zé)任落實(shí)，使得工作人員都沒(méi)有主動(dòng)工作的激情。同時(shí)，公司缺乏具體而精細(xì)的績(jī)效考核系統(tǒng)，獎(jiǎng)懲也沒(méi)有清楚，很多制度實(shí)施都沒(méi)有到位，制度也是一紙空文。四、辦公室行政管理精細(xì)化實(shí)施的主要思路（一）細(xì)化量化所有考核指標(biāo)現(xiàn)代公司的持續(xù)發(fā)展與壯大，就需要對(duì)辦公行政部門必須實(shí)施更加精細(xì)化的管理。由于傳統(tǒng)的辦公管理方式已經(jīng)陳舊或滯后，管理的方式與相應(yīng)的理論基礎(chǔ)都比較落后，已不能滿足現(xiàn)代公司發(fā)展壯大的需要。因此，推進(jìn)現(xiàn)代辦公實(shí)行精細(xì)化管理，第一步所要進(jìn)行的工作便是對(duì)各種項(xiàng)目的量化和細(xì)分。而過(guò)去辦公管理的另一種主要問(wèn)題便是管理的事項(xiàng)范圍模糊不清，權(quán)責(zé)界定不到位，為現(xiàn)代公司的管理工作造成了不少問(wèn)題。而實(shí)施辦公行政管理精細(xì)化能夠更有效地處理這些問(wèn)題。對(duì)辦公行政部門的細(xì)化，主要就是指把每一項(xiàng)辦公工作都有效進(jìn)行了邏輯化拆分，通過(guò)這么做既能夠管理好工作的每一具體環(huán)節(jié)，還能夠從全局的高度加以合理的把控。通過(guò)辦公室行政精細(xì)化管理工作能夠有效掌控各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)度，設(shè)置出最科學(xué)合理的運(yùn)行過(guò)程，管理整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)程，提升執(zhí)行操作的水準(zhǔn)。同時(shí)需要做好量化管理，掌握每一項(xiàng)目流程的實(shí)際任務(wù)完成狀況，隨時(shí)調(diào)度各崗位的項(xiàng)目任務(wù)，在管理上提升效率。（二）制定相關(guān)制度開(kāi)展辦公室行政精細(xì)化管理為了更高效地實(shí)施辦公室行政精細(xì)化的管理工作，必須制訂出規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，并確定每項(xiàng)管理工作的具體要求。采用精細(xì)化管理的手法，以及相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)嚴(yán)格要求辦公工作人員，以規(guī)范日常的活動(dòng)，從而全面提高了其管理工作的具體效能。在進(jìn)行流程化管理工作的過(guò)程當(dāng)中，還需要針對(duì)具體工作內(nèi)容進(jìn)行了認(rèn)真的分解，根據(jù)一定的時(shí)間邏輯加以合理劃分，以及具體執(zhí)行流程中所采用的工作方式等，對(duì)這些事項(xiàng)都要制訂出具體的工作合格規(guī)范，有關(guān)責(zé)任人也要嚴(yán)格地依照規(guī)范來(lái)加以進(jìn)行，在工作進(jìn)行以后還要有專人加以檢驗(yàn)，并形成獎(jiǎng)罰分明的質(zhì)量管理體系，以此來(lái)確保工作進(jìn)行的品質(zhì)。由此可見(jiàn)，在實(shí)施辦公室行政精細(xì)化管理工作的過(guò)程中，公司必須建立出科學(xué)合理的規(guī)章制度和具體的工作流程，以確保所有員工都依照一定標(biāo)準(zhǔn)要求完成日常工作，這對(duì)公司的不斷發(fā)展有著巨大的促進(jìn)意義。（三）企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，提高效率，控制成本公司的運(yùn)作中通常包括了許多行政部門的眾多人員，各行政部門間的交流與配合對(duì)整個(gè)公司的高效運(yùn)作非常重要。而辦公室的精細(xì)化管理工作則需要各個(gè)部門間的協(xié)同配合，僅憑借行政部門內(nèi)部工作人員的能力往往無(wú)法取得實(shí)際的成效，各個(gè)環(huán)節(jié)的通力合作才能夠切實(shí)地將辦公室的行政管理工作做好到位，例如公司內(nèi)部檔案資料的管理工作，就涉及了文書(shū)的接收，登記地辦理，最后是檔案的保管，看似非常簡(jiǎn)單的事情卻必須通過(guò)許多環(huán)節(jié)合作才能實(shí)現(xiàn)，沒(méi)有了各行政部門間的高效協(xié)同交流，這些非常簡(jiǎn)單的事情也就無(wú)法完成。另外，在做好辦公室行政管理后，還要盡量管理好相應(yīng)的辦公成本，降低不必要的花費(fèi)，在提升效率的同時(shí)為公司降低成本。五、央企辦公室行政管理工作精細(xì)化管理策略（一）擬定辦公室精細(xì)化管理方案要更好地為辦公人員日常工作進(jìn)行指引，并真正地把精細(xì)化管理理念滲透到辦公管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，就必須要制訂好辦公室的精細(xì)化管理各項(xiàng)工作方案。首先，制定了精細(xì)化管理工作總體目標(biāo)，以確定精細(xì)化管理工作的整體目標(biāo)、具體步驟，在宏觀上可以做一些原則性的指導(dǎo)，同時(shí)，還可以成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)組織，為精細(xì)化管理工作落到實(shí)處提供保證。第二，細(xì)化工作過(guò)程。精細(xì)化管理工作，是要對(duì)原來(lái)冗長(zhǎng)多余、瑣碎重復(fù)的工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，在降低人員工作壓力的同時(shí)，也保證了辦公工作得以順利進(jìn)行。也因此，央企各部門都要根據(jù)當(dāng)前的辦公工作環(huán)境、人員設(shè)置和職責(zé)配置，在保證各個(gè)工作崗位相匹配和相協(xié)同發(fā)展的基礎(chǔ)上，對(duì)工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化，以全面提高辦公的整體工作效能。在具體崗位流程過(guò)程中，應(yīng)同時(shí)對(duì)崗位任務(wù)加以細(xì)分，實(shí)現(xiàn)人崗融合、人崗對(duì)應(yīng)和崗位對(duì)應(yīng)。第三，通過(guò)制定辦事成本降低計(jì)劃和辦事效能提高方案，有效精簡(jiǎn)行政成本，降低了辦事流程中浪費(fèi)、推諉和等待等現(xiàn)象。第四，通過(guò)完善政府部門信息溝通制度，進(jìn)一步完善了政府部門和單位之間的信息溝通制度，有效利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和數(shù)據(jù)融合管理系統(tǒng)，破除信息孤島信息不對(duì)稱的現(xiàn)狀，有效促進(jìn)信息資源流動(dòng)，體現(xiàn)了信息資源共享在現(xiàn)代信息化社會(huì)中的重要價(jià)值。第五，完善職責(zé)履行制度和績(jī)效考核制度，明確各個(gè)崗位職責(zé)的同時(shí)，嚴(yán)格人員行為規(guī)范，提高辦公室人員責(zé)任意識(shí)。除此之外，還要建立科學(xué)、平等合理的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，并使用績(jī)效激勵(lì)方法來(lái)實(shí)現(xiàn)權(quán)力對(duì)應(yīng)?？傊ㄓ行纬梢粋€(gè)較為完備的精細(xì)化管理體系，并提出了辦公室精細(xì)化管理工作方法，才能真正達(dá)到改革目標(biāo)。（二）強(qiáng)化培訓(xùn)工作，打造精細(xì)化管理人才隊(duì)伍央企辦公室人員是企業(yè)精細(xì)化管理工作的主要實(shí)踐者與執(zhí)行者，其綜合素養(yǎng)和專業(yè)技能素質(zhì)將會(huì)直接影響辦公室人員精細(xì)化管理與改革工作的進(jìn)展。正基于此，央企需要逐步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室人員的培訓(xùn)，逐步幫助員工形成精細(xì)化的工作作風(fēng)，進(jìn)一步培育企業(yè)員工精細(xì)化的管理意識(shí)。第一，企業(yè)有關(guān)主管部門要優(yōu)化培訓(xùn)教學(xué)內(nèi)容，從基本職業(yè)道德、法律規(guī)范、制度、企業(yè)精細(xì)化管理理念、企業(yè)數(shù)字化技術(shù)等方面來(lái)培育企業(yè)員工的綜合素養(yǎng)。第二，建立了實(shí)際培訓(xùn)和理論教學(xué)相結(jié)合的培訓(xùn)制度，采取在室外開(kāi)展鍛煉訓(xùn)練、半軍事化培訓(xùn)、座談?wù)搲确椒?，以提高辦公人員執(zhí)行力、身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，并提高了員工的奉獻(xiàn)意識(shí)、社會(huì)責(zé)任意識(shí)。（三）提升辦公室整體執(zhí)行力辦公室的崗位執(zhí)行力，不但決定著辦公室總體管理工作績(jī)效，而且關(guān)乎整體公司的正常運(yùn)營(yíng)。正是基于此，央企可從如下多個(gè)層面入手，全面提高辦公室人員整體執(zhí)行力。首先，利用企業(yè)執(zhí)行文明建設(shè)、運(yùn)用公司績(jī)效考核、企業(yè)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等來(lái)提高辦公室人員的整體執(zhí)行實(shí)力。但必須重視的是，在運(yùn)用公司績(jī)效考核以及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制時(shí)，必須要全面地根據(jù)本公司情況，并切忌設(shè)定較為嚴(yán)格的實(shí)施規(guī)范，以彰顯公司人文關(guān)懷，并營(yíng)造和諧的運(yùn)行環(huán)境。第二，做好人員招聘管理工作，以使得辦公室人員總體工作量和人員總量達(dá)到一個(gè)均衡且匹配的狀況。第三，進(jìn)一步完善政府內(nèi)部的審核管理機(jī)制，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)政府內(nèi)部審核網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化，切實(shí)提高信息資料、政府文書(shū)的內(nèi)容流動(dòng)效率和審核效率，在減少辦公流程和做事日期的條件下，提高政府做事整體效果。（四）定期開(kāi)展自查自評(píng)，重視意見(jiàn)反饋央企辦公室精細(xì)化管理工作是一個(gè)