基于供應(yīng)鏈的工程項目物資采購管理模式的流程設(shè)計

基于供應(yīng)鏈的工程項目物資采購管理模式的流程設(shè)計(l)系統(tǒng)設(shè)計目標

采購是供應(yīng)鏈系統(tǒng)中很重要的一個環(huán)節(jié)，基于供應(yīng)鏈的采購方式是基于訂單驅(qū)動的JIT采購。JIT采購?fù)ㄟ^與供應(yīng)商建立長期的戰(zhàn)略性合作伙伴關(guān)系和有效的供應(yīng)商管理，保證采購的低成本、高質(zhì)量、高效率和高柔性，從而成為供應(yīng)鏈管理中的重要而有效的采購方式。為了保證JIT采購的有效實施，供應(yīng)商的綜合評價顯得至關(guān)重要，而質(zhì)量、價格、交貨期(即生產(chǎn)周期)是選擇供應(yīng)商時最重要的三個標準。為此，本文在融合供應(yīng)鏈和現(xiàn)代ERP管理思想的基礎(chǔ)上，借鑒錫礦山閃星銻業(yè)有限責任公司物資采購管理經(jīng)驗，設(shè)計了基于供應(yīng)鏈的采購管理模式的原型系統(tǒng)。系統(tǒng)的設(shè)計目標有以下幾個方面。

①為企業(yè)的建立物資采購工作中高度透明的物流、資金流、信息流的管理體系，幫助企業(yè)實現(xiàn)物資采購資金預(yù)計劃、事中控制及事后分析的順利進行

②為企業(yè)建立物資采購資金預(yù)算、使用情況的分析體系，嚴把資金使用關(guān);

③為企業(yè)建立物資采購歷史價、上次交易價、當前價及價格走勢的價格分析體;

④為企業(yè)建立供應(yīng)商在供貨準時交貨率、供貨質(zhì)量合格率、服務(wù)質(zhì)量、交貨期等方面的業(yè)績分析體系，根據(jù)各供應(yīng)商的績效定期評定定點供應(yīng)商(即戰(zhàn)略伙伴)，從而整合供應(yīng)鏈。

⑤為企業(yè)建立物資采購合同的生成及執(zhí)行情況的跟蹤分析體系，加強合同的管理力度，為評定供應(yīng)商的資信等級提供依據(jù);

⑥為企業(yè)建立庫存管理及庫存分析體系，減少不必要的庫存占用資金，增加流動資金;

⑦為企業(yè)建立物資質(zhì)量跟蹤體系，嚴把質(zhì)量關(guān)，同時為評定供應(yīng)商的質(zhì)量分數(shù)提供依據(jù);

⑧為企業(yè)建立物資采購?fù)晟频膱蟊眢w系。(2)系統(tǒng)模型設(shè)計

在系統(tǒng)模型設(shè)計中，首先要進行需求和市場分析，根據(jù)供需對比情況選擇供應(yīng)商和采購方式;接著對擬發(fā)展成為戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商協(xié)商并與之簽訂試合作協(xié)議，進行合作試運行;然后根據(jù)試運行結(jié)果選定最終的合作伙伴，簽訂長期合作協(xié)議，進入正式合作階段。雙方開始正式合作后，采購就是在既定的合作協(xié)議框架下進行，無需每次都簽訂采購訂貨合同。采購部門根據(jù)采購計劃向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，供應(yīng)商確認后訂單開始執(zhí)行。在采購實施過程中，采購部門要不斷的溝通、協(xié)調(diào)供應(yīng)商與生產(chǎn)部門的供需計劃，保證供需一致、平衡。最后是采購評價與供應(yīng)商評價，采購部門要及時的組織相關(guān)部門對采購合作情況進行評價，并把評價結(jié)果反饋給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商進一步改進，同時根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行相應(yīng)的激勵。三、基于供應(yīng)鏈的工程項目物資采購管理的功能分析

物資采購管理信息系統(tǒng)涉及到采購人員、計劃人員、合同人員、審計人員、監(jiān)察人員、財務(wù)人員、質(zhì)檢人員、庫管人員、信息操作員、系統(tǒng)管理員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員，根據(jù)各個職能部門及人員不同的信息需求和業(yè)務(wù)邏輯處理，將系統(tǒng)功能劃分為10個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)功能如下:(l)基礎(chǔ)管理子系統(tǒng)。該模塊的主要功能是提供各項基礎(chǔ)信息的設(shè)定和維護，包括各項代碼的定義，用戶單位有關(guān)物資采購的組織結(jié)構(gòu)的定義，根據(jù)企業(yè)實際選擇本系統(tǒng)的工作流程等，并據(jù)此設(shè)定各終端

用戶的操作權(quán)限，可對不同級別的有審批權(quán)利的人員設(shè)定審核金額的上下限。(2)供應(yīng)商管理子系統(tǒng)。該模塊是本系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)，供應(yīng)商選擇是JIT采購得以有效實施的重要保證，供應(yīng)商管理對采購管理乃至整個供應(yīng)鏈管理都是至關(guān)重要的。系統(tǒng)將所有供應(yīng)商劃分為通用供應(yīng)商和定點供應(yīng)商兩大類，其中定點供應(yīng)商即供應(yīng)鏈中的戰(zhàn)略合作伙伴，而通用供應(yīng)商則是臨時合作伙伴，企業(yè)定期進行供應(yīng)商評價，評價原則為比質(zhì)、比價、比資信，評價方法采用定性和定量相結(jié)合的方法。

供應(yīng)商信息包括基本信息、供貨信息、歷史信息和資信信息，均是進行供應(yīng)商評價的重要依據(jù)。其中，供應(yīng)商基本信息分兩部分:一種用于內(nèi)部工作人員維護,一種用于供應(yīng)商動態(tài)維護;供應(yīng)商的供貨信息包括供貨范圍、批量、供貨能力、價格、質(zhì)量、折扣等;供應(yīng)商的資信信息包括到貨質(zhì)量等級、質(zhì)量合格率、準時交貨率、質(zhì)量分數(shù)、資信等級等;供應(yīng)商的歷史信息包括供貨記錄、質(zhì)檢記錄、退貨記錄、降

價記錄、代用記錄、應(yīng)付款記錄等。以上信息通過定期的供應(yīng)商業(yè)績評價，不斷幫助企業(yè)確立戰(zhàn)略合作伙伴(即定點供應(yīng)商)從而動態(tài)整合企業(yè)供應(yīng)鏈。(3)價格管理子系統(tǒng)。對于每一種物品，采用內(nèi)部價格和外部價格管理，內(nèi)部價格為考核價或計劃價，外部價格是供應(yīng)商的報價或市場價。設(shè)定內(nèi)部價格時需要審核和監(jiān)審。(4)請購管理子系統(tǒng)。請購計劃有兩個來源:一是由客戶訂單驅(qū)動產(chǎn)生的物料需求計劃;二是為庫存采購而直接編輯產(chǎn)生的請購計劃。請購計劃經(jīng)審核和監(jiān)審生效后生成采購計劃。(5)采購管理子系統(tǒng)。各部門提出的請購計劃經(jīng)采購資金預(yù)算、同項物資合并和選擇供應(yīng)商生成采購總計劃。選擇供應(yīng)商時要參照供應(yīng)商提供的價格以及記錄在案的質(zhì)量分數(shù)和資信等級，若選擇的是定點供應(yīng)商，則立即通過電子商務(wù)網(wǎng)站電子看板將采購計劃通知供應(yīng)商，以便供應(yīng)商著手準備供貨。采購總計劃經(jīng)過財務(wù)審核后進行任務(wù)分解，分解后的采購計劃分配給采購負責人，采購負責人將采購計劃提請審核和批準，批準人在審批的同時確定采購方式。(6)合同管理子系統(tǒng)。它包括管理合同文檔及合同的分批到貨及分期付款信息，并對合同的執(zhí)行進度進行跟蹤監(jiān)控。(7)招標管理子系統(tǒng)。招標管理適用于大宗物資采購。通過設(shè)定招標采購方式，可進入到招標管理中。招標以項目的形式進行，選擇采購計劃中為招標采購的物品形成一個招標項目，一個項目可包括多個采購計劃，并且最終選中一家或多家供應(yīng)商為該項目的供應(yīng)商。(8)庫存管理子系統(tǒng)。它包括入庫、倉儲和出庫管理。為了便于進行物資的質(zhì)量追蹤，對物資的入庫/出庫實行嚴格的批號管理，從而為進一步實現(xiàn)入庫、出庫、耗用、結(jié)算的一單到底奠定了基礎(chǔ)。按批號和合同號記錄供應(yīng)商的物資質(zhì)量信息和到貨信息，為評定供應(yīng)商業(yè)績，整合供應(yīng)鏈提供重要依據(jù)。(9)輔助決策子系統(tǒng)。本模塊主要通過從多方位、多角度反映采購管理中不同側(cè)面的情況，使不同級別的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以及時、準確地獲取所需信息，從而為企業(yè)的采購決策提供科學(xué)有利的依據(jù)。其中查詢包括庫存查詢、價格查詢、供應(yīng)商查詢、計劃查詢、合同查詢等。統(tǒng)計報表包括月份物資采購控制報表、供應(yīng)商明細表、物資采購資金一覽表、請購管理一覽表、采購計劃一覽表、入庫單、出庫單等。四、結(jié)論與