檔案管理制度暫行終稿

檔案管理制度（暫行）第一條：目的為加強(qiáng)檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。第二條：范圍1、本制度適用于公司檔案的管理。2、凡屬公司經(jīng)營管理過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價(jià)值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于公司檔案。第三條：管理原則1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務(wù)，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。第四條：檔案分類公司檔案分為：證件、行管類檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、開發(fā)類檔案、工程施工技術(shù)檔案（各項(xiàng)目資料）、圖紙資料、建設(shè)工程其他資料、公司公章等。第五條：企管中心管理職責(zé)1、對公司文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作，保管好檔案室鑰匙，鑰匙不得外借。3、提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第六條：檔案管理員管理職責(zé)1、嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。2、負(fù)責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3、采取有效措施，確保檔案的安全、完整、系統(tǒng)、有效。4、做好檔案的保密工作。5、每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。6、每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。第七條：行管類檔案管理規(guī)定1、公司行管類檔案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行政類合同等。2、行管類檔案保管年限：長期3、行管類檔案編號(hào)原則：文書檔案編號(hào)=一級(jí)類目代號(hào)+二級(jí)類目代號(hào)+年度號(hào)+案卷號(hào)案卷號(hào)以流水作業(yè)編號(hào)。舉例示意:ХХ—XM—2012—01┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷號(hào)：01┃┃┗━━━━━━━年度號(hào)：2012年┃┗━━━━━━━━━━二級(jí)類目代號(hào)：項(xiàng)目┗━━━━━━━━━━━━━一級(jí)類目代號(hào)：ХХ有限公司4、行管類檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，依次編寫。第八條：人事檔案管理規(guī)定1、人事檔案用于公司內(nèi)部人員管理。2、人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡歷、入職單、轉(zhuǎn)正單、表彰文件、勞動(dòng)合同、離職單、解除合同約定等員工資料。人事檔案由人事主管負(fù)責(zé)建立、保管。保管年限：長期第九條：財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定財(cái)務(wù)檔案分為：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他等，其中：1、會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；2、會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡、輔助賬簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）；4、其他：工資、獎(jiǎng)金簽單，銀行余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。第十條：開發(fā)、工程類檔案管理規(guī)定1、工程技術(shù)檔案以公司項(xiàng)目為一個(gè)單位，按項(xiàng)目立檔。2、每一個(gè)單位項(xiàng)目檔案分類：（1）項(xiàng)目工程合同——SH—XM—年度—編號(hào)（2）材料采購類合同——SH—CG—年度—編號(hào)（3）營銷類廣告發(fā)布類合同——QR--YX-GG—年度—編號(hào)營銷策劃類合同——QR--YX-CH—年度—編號(hào)（4）開發(fā)類開發(fā)類合同——QR--KF—年度—編號(hào)開發(fā)類手續(xù)——QR--KF—SX—年度—編號(hào)（5）技術(shù)類規(guī)劃設(shè)計(jì)——QR—JS—SJ—年度—編號(hào)圖紙資料——QR—JS—TZ—年度—編號(hào)3、編號(hào)原則同第八條行管類檔案編號(hào)原則。4、保管年限：長期第十一條：公司印章管理規(guī)定1、公司的印章根據(jù)類別分為：公司公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章。2、各類印章的使用須嚴(yán)格登記使用程序，完成審批手續(xù)后方可用?。徊环弦?guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。3、任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請，批準(zhǔn)后方可帶出。印章帶出期間，只可將印章用于申請事由，并對印章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。4、各類印章的保管人嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。5、公司印章由董事長和總經(jīng)理各指定專人保管與使用，平時(shí)要放在公司保險(xiǎn)柜。6、使用印章須履行登記手續(xù)，填寫《用印申請表》，寫明用印事由，并經(jīng)總經(jīng)理審核、董事長同意后，方可用印。7、任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋公章。8、網(wǎng)絡(luò)印鑒嚴(yán)格遵循公司印章的使用程序，凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)已經(jīng)蓋章的文件，發(fā)公司網(wǎng)簽專用郵箱qrjy521@163.com保留電子版，以備查用。二、凡以公司名義簽訂、簽署的經(jīng)濟(jì)類、法律文書（包括合同、協(xié)議書、意向書、委托書、有關(guān)往來函等）及在經(jīng)濟(jì)上、公司經(jīng)營管理上有重大影響的業(yè)務(wù)往來公函，留電子版、紙版形式保留。第十二條：檔案歸檔1、各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后3個(gè)工作日歸檔。2、合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個(gè)工作日歸檔。3、經(jīng)辦人形成檔案后由于個(gè)人原因未歸檔，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。4、部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人檔案資料歸檔負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理責(zé)任。第十三條：檔案保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。2、認(rèn)真做好檔案管理工作，定期對檔案進(jìn)行核查、整理工作。3、檔案員對因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。4、檔案管理員因工作失誤丟失檔案，須承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第十四條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門。2、借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，行管負(fù)責(zé)人復(fù)審，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可辦理。3、檔案借閱時(shí)間超過3天，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。4、申請檔案復(fù)印的，經(jīng)登記后，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印發(fā)放。5、借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。如觸犯法律的，經(jīng)公司研究決定移交司法機(jī)關(guān)辦理。第十五條：檔案的銷毀1、無效、失效檔案由檔案管理員申請，填寫待銷毀檔案目錄信息，經(jīng)部門經(jīng)理初審、總經(jīng)理復(fù)審，董事長批準(zhǔn)后方可銷毀。2、銷毀檔案必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第十六條：存檔及借閱流程需存檔的資料需存檔的資料在企管中心填寫《檔案發(fā)送登記表》，交檔案管理員檔案員檢查，清點(diǎn)資料是否完整？ 送達(dá)檔案員檢查，清點(diǎn)資料是否完整？退回原部門修改退回原部門修改 N Y檔案員填寫《檔案存檔登記表》檔案員進(jìn)行檔案編碼檔案員填寫《檔案存檔登記表》檔案員進(jìn)行檔案編碼形成檔案檔案資料檔案資料借閱檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱是否同意借閱？經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱是否同意借閱？不準(zhǔn)借閱不同意不準(zhǔn)借閱同意交已審核《檔案借閱交已審核《檔案借閱審批表》至檔案員辦理借閱手續(xù)檔案員填寫《檔案借閱登記表》檔案員填寫《檔案借閱登記表》借閱人簽字 借閱（期限3天） 借閱（期限3天） 借閱人重新辦理借閱手續(xù)歸還、檔案員清點(diǎn)查收續(xù)借（超3天）借閱人重新辦理借閱手續(xù)借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還借閱人在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還檔案員歸檔檔案員歸檔附件：責(zé)任分工1、宋輝負(fù)責(zé)公司公章、人事資料及檔案管理；2、何煊負(fù)責(zé)法人章、證件、行管類檔案管理；3、石曉景負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理；4、孟愛云負(fù)責(zé)工程施工類檔案管理；5、郭昕負(fù)責(zé)泉潤開發(fā)類檔案管理；6、公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)保管。檔案發(fā)送登記表序號(hào)日期文件名稱份數(shù)傳遞人接收人備注123456789101112131415檔案存檔登記表序號(hào)文件編號(hào)文件名原件/復(fù)印件份數(shù)存檔處交檔人存檔時(shí)間1234567891011121314檔案借閱審批表借閱號(hào):日期：年月日借閱人所在公司所在部門借閱文件名稱領(lǐng)導(dǎo)審批意見：用途部門負(fù)責(zé)人使用日期文件總數(shù)原件（）份復(fù)印件（）份合計(jì)（）份歸還日期注意事項(xiàng)：為確保檔案安全，請?jiān)谀栝喥陂g小心保管。使用完畢后立即歸還，以便他人借閱。借閱原件原則上不超過3天，如需繼續(xù)使用請辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱審批表借閱號(hào):日期：年月日借閱人所在公司所在部門借閱文件名稱領(lǐng)導(dǎo)審批意見：用途部門負(fù)責(zé)人使用日期文件總數(shù)原件（）份復(fù)印件（）份合計(jì)（）份歸還日期注意事項(xiàng)：為確保檔案安全，請?jiān)谀栝喥陂g小心保管。使用完畢后立即歸還，以便他人借閱。借閱原件原則上不超過3天，如需繼續(xù)使用請辦理續(xù)借手續(xù)。 檔案借（查）閱登記表年第頁檔案編號(hào)文件名方式事由借閱日期借閱人審批人歸還日期備注查閱借閱復(fù)制查閱(借閱)人事檔案登記表年第頁查(借)閱時(shí)間查(借)閱單位被查(借)閱人姓名查(借)閱理由批準(zhǔn)人查(借)閱人姓名歸還時(shí)間承辦人備注接收人事檔案材料登記表年收件時(shí)間來件部門姓名材料內(nèi)容總份數(shù)處理結(jié)果承辦人自傳履歷考核鑒定學(xué)歷職稱執(zhí)業(yè)資格黨團(tuán)關(guān)系獎(jiǎng)勵(lì)處分任免薪酬出國其它材料用印審批單用章單位：年月日文件名稱使用印章名稱經(jīng)辦人企管中心負(fù)責(zé)人法務(wù)專員簽字部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字董事長審批用印審批單用章單位：年月日文件名稱