內(nèi)部控制學(xué)銷售和收款循環(huán)案例分析

銷售和收款循環(huán)內(nèi)部控制案例分析上海新華工業(yè)有限公司2008年5月20日在例行對(duì)賬檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)5月15日銷售飼料添加劑過程中，出現(xiàn)了銷售調(diào)撥單及銷售單真實(shí)但財(cái)務(wù)專用章和增值稅專用發(fā)票偽造的現(xiàn)象，結(jié)果公司的價(jià)值150萬元的30噸產(chǎn)品被騙走。2008年5月30日，新華公司查明了該事故的原因，具體情況如下：（1）某人假冒公司老客戶的名義，到公司銷售部門開具了真實(shí)的產(chǎn)品銷售調(diào)撥單，使用偽造的財(cái)務(wù)專用章及增值稅專用發(fā)票，私蓋印章，然后到銷售部門蓋銷售章，最后到儲(chǔ)存?zhèn)}庫提貨，導(dǎo)致事故發(fā)生。（2）利用財(cái)務(wù)部門、銷售部門、倉儲(chǔ)部門在不同的辦公地點(diǎn)辦公地弊端，進(jìn)過長期的預(yù)謀，使用假牌照的報(bào)廢車作案。騙過了公司財(cái)務(wù)部門收款開發(fā)票關(guān)、銷售部門對(duì)接關(guān)、儲(chǔ)運(yùn)部門發(fā)貨核對(duì)關(guān)，保衛(wèi)科車輛出入口驗(yàn)收關(guān)、公司門衛(wèi)查證關(guān)。要求：請(qǐng)分析說明該公司在銷售和收款循環(huán)中內(nèi)部控制的缺陷。此問題的關(guān)鍵問題在于銷售調(diào)撥單及銷售單的開具及審批程序設(shè)計(jì)無效；

一、開具銷售調(diào)撥單的控制

公司未采取任何核實(shí)措施即開具銷售調(diào)撥單及銷售單，是導(dǎo)致銷售真實(shí)性控制目標(biāo)失效的關(guān)鍵因素之一。

建議：公司開具銷售調(diào)撥單之前通過，與客戶采購部門電話溝通，要求客戶提供采購申請(qǐng)傳真函。

二、銷售審批環(huán)節(jié)

公司銷售審批環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)不合理，僅通過由客戶拿來的增值稅專用發(fā)票并認(rèn)可，不足以防止私蓋印章的風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生。建議：銷售章的加蓋前提，是銷售部門根據(jù)客戶提供的增值稅發(fā)票（發(fā)票聯(lián)、及抵扣聯(lián)）與來自財(cái)務(wù)部的增值稅發(fā)票記賬聯(lián)核對(duì)一致，并核對(duì)財(cái)務(wù)部提供的收款記錄。

三、發(fā)貨環(huán)節(jié)

3.1倉庫發(fā)貨，倉儲(chǔ)部門必須核對(duì)兩要件：1.銷售單的真實(shí)性，即必須將客戶提供的銷售單與銷售部部門送達(dá)倉儲(chǔ)部門的銷售單核對(duì)一致（此例因銷售單為真實(shí)，因此此控制已因銷售部門失職而失效），2.檢查是否已收款及開票、必須將客戶提供的發(fā)票信息與財(cái)務(wù)部門提供的信息核對(duì)一致才可發(fā)貨（此例為發(fā)貨控制失效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)）；

3.2保衛(wèi)科

保衛(wèi)科對(duì)于這種故意詐騙舞弊行為，一般比較難以控制，因此車輛出入驗(yàn)證照環(huán)節(jié)，對(duì)假車牌難以識(shí)辨，但保衛(wèi)科對(duì)于報(bào)廢車輛照樣放行，如公司對(duì)保衛(wèi)科崗位職責(zé)中未明確要求其驗(yàn)明車輛外觀是否明顯屬于可疑車輛范圍（報(bào)廢、與公司不符、改裝等），證明公司保衛(wèi)科執(zhí)行失效。

3.3門衛(wèi)查證關(guān)

門衛(wèi)查證一般檢查貨物放行的證件，及是否與車輛牌號(hào)及所載貨物等一致。對(duì)于這種故意詐騙舞弊行為，門衛(wèi)查證關(guān)對(duì)此項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)是難以控制的。這種查證控制，對(duì)于裝運(yùn)錯(cuò)誤，即貨物裝運(yùn)至非正確的車輛比較有效，對(duì)此種故意行為難以控制。

四、核心內(nèi)部控制缺陷

信息與溝通存在重大內(nèi)部控制缺陷

4.1、銷售信息并未立即傳達(dá)至財(cái)務(wù)部門；

4.2、此設(shè)計(jì)導(dǎo)致裝運(yùn)部門向財(cái)務(wù)部門核實(shí)收款情況的方式難以控制故意舞弊風(fēng)險(xiǎn)；4.3、發(fā)貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制程序設(shè)計(jì)失效（必須取得財(cái)務(wù)部傳遞的單據(jù)才可發(fā)貨，僅通過客戶提供的數(shù)據(jù)，不足以控制發(fā)貨給不真實(shí)的客戶的風(fēng)險(xiǎn)）；、

五、建議

5.1銷售單連續(xù)編號(hào)

5.2銷售單一式四聯(lián)（一聯(lián)銷售部門留底，一聯(lián)送財(cái)務(wù)、一聯(lián)送倉庫、一聯(lián)送門衛(wèi)）

5.3參與銷售的員工提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建議各崗位內(nèi)部控制要點(diǎn)

5.4信息化建設(shè)是（平衡長短期利益，投資建設(shè)ERP系統(tǒng)，以銷售單為唯一編號(hào)，各流程審批執(zhí)行的前提必須滿足設(shè)定條件才可審批或執(zhí)行。）

反映出公司例行檢查比較機(jī)械化，發(fā)生問題時(shí)才能看到問題，在未發(fā)生問題前，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，建議公司內(nèi)