會務(wù)組的工作流程及方案(實(shí)例范本)

#會務(wù)組的工作流程及方案（實(shí)例范本）一、會議時間二、會議地址三、會場布置：1、主席臺：人數(shù)、水牌、麥克風(fēng)2、會標(biāo)3、會場標(biāo)語4、參會座位數(shù)5、鮮花擺放四、會議通知：書面通知要注明注意事項(xiàng)。五、會議服務(wù)1、主席臺倒水人員2、音響準(zhǔn)備3、會議奏樂準(zhǔn)備六、會議報道1、新聞媒體記者邀請、會場簽到及紀(jì)念品2、會議領(lǐng)導(dǎo)講話錄音3、會議新聞稿撰寫一、會務(wù)工作總體思路（一）任務(wù)分解：將會務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。（二）責(zé)任到人：每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。（三）周密計劃：每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作計劃。（四）逐項(xiàng)落實(shí)：計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。二、會前準(zhǔn)備（一）成立會務(wù)組1、會務(wù)組組長：總體負(fù)責(zé)。2、文秘材料小組：負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀(jì)要與總結(jié)起草。3、后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的后勤保障事宜。4、任務(wù)分解后形成《會務(wù)工作分派表》（附表1），相關(guān)責(zé)任人簽字。（二）明確會議概況1、全體辦會人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：（1）會議主題（2）級別與規(guī)模（3）參會人員（與會人員的單位、職務(wù)）（4）會期與日程安排（會議日期、天數(shù)、議程、活動安排等）（5）根據(jù)會議概況，按集團(tuán)本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)，簽報集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）選定辦賓館1、責(zé)任人：后勤保障小組。2、責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：（1）價格（客房、會場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價位）（2）設(shè)施（客房、會議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）（3）服務(wù)（辦會經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等）（4）交通（便利與否）（5）當(dāng)期有無接待能力3、綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，簽報集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：（1）與賓館確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣（2）根據(jù)會議預(yù)算領(lǐng)取支票（四）下發(fā)會議通知、登錄代表名單1、責(zé)任人：文秘材料小組。2、責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會議通知、報集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：（1）會議主題（2）參會人員（3）會期安排（4）會議地點(diǎn)與聯(lián)系電話（5）會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話（6）報到日期（7）有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）（8）會議回執(zhí)（附表2）（9）會址交通導(dǎo)引3、會議通知以傳真（以后可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達(dá)各參會單位。會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登錄報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：（1）單位（2）姓名（3）職務(wù)（4）性別（5）民族（6）到達(dá)航班與到達(dá)時間（7）是否要求接站登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《接站安排表》。（五）準(zhǔn)備會議材料、用品1、責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。2、材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會材料外，還應(yīng)包括：（1）會議代表名單（附房間號）（2）日程安排，各項(xiàng)活動地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會議用品包括：（1）與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由賓館代為制作）（2）會議代表證（可由賓館代為制作）（3）會場條幅（可由賓館代為制作）（4）文件袋、筆記本、筆（5）錄音機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)（6）便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）（8）藥箱（備常用藥品）一、會議的作用（一）會議的積極作用1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。（二）會議的負(fù)面作用。1．造成時間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30%?33%。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢?2．金錢的浪費(fèi)。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。二、會務(wù)工作的要求1、準(zhǔn)備充分；2、組織嚴(yán)密；3、服務(wù)周到；4、確保安全。三、會議工作的程序1、會前：確定會議主題與議題f確定會議名稱f確定會議規(guī)模與規(guī)格f明確會議組織機(jī)構(gòu)f明確會議所需設(shè)備和工具一確定會議時間與會期f確定與會者名單f選擇會議地點(diǎn)f安排會議議程和日程一制發(fā)會議通知一安排食住行f準(zhǔn)備會議文件材料f制作會議證件f制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案f布置會場f會場檢查。2、會中：報到及接待工作f組織簽到f做好會議記錄f做好會議值班保衛(wèi)工作f會議信息工作f編寫會議簡報或快報f做好會議值班保衛(wèi)工作一做好會議保密工作f做好后勤保障工作。3、會后：安排與會人員離會f撰寫會議紀(jì)要f會議的宣傳報道f會議文書的立卷歸檔f催辦與反饋工作f會議總結(jié)。①禮儀組：4—6個人穿公司統(tǒng)一服飾佩戴禮儀條幅提前兩個小時進(jìn)入工作狀態(tài)，酒店大門口兩個人、樓下電梯樓上電梯各一個人、另外一人負(fù)責(zé)引領(lǐng)至簽到組，另一人引領(lǐng)至住宿登記處安排住宿。要求站在自己位置上不要亂走動，笑容親切、隨時保持微笑，使用標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)②簽到組：設(shè)一張簽字臺，配上2—3名工作人員，簽字臺有鋼筆、水筆和簽到本、簽到單。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。詢問顧客是否需要住宿，如需者登記房間號。簽到結(jié)束后統(tǒng)計人數(shù)匯報食宿組以便安排餐飲。③引領(lǐng)組：會議開始前，會議引領(lǐng)人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。一、會議報道之前的工作1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置），落實(shí)在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。▲會議場地要求：9個多媒體教室；容納2-300人左右3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員會議報到前準(zhǔn)備工作1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。三、會議期間的工作1、會議在報到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：（1）確定學(xué)員情況（2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費(fèi)用（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕?。?）收款（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員（6）填寫報到表。2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。四、會議期間注意問題1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。.各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險安全的寄存一、會議報道之前的工作1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價格按天計算、酒店位置），落實(shí)在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）▲會議場地要9個多媒體教室；容納2-300人3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時可再次與對方確認(rèn)會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的安排和接會準(zhǔn)備。5、準(zhǔn)備會議所用相關(guān)用具（會議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應(yīng)的返程交通價格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員會議報到前準(zhǔn)備工作1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。會議期間的工作1、會議在報到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、準(zhǔn)確、書面登記。收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：1）確定學(xué)員情況2）根據(jù)情況計算應(yīng)交費(fèi)用3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕！4）收款（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員（6）填寫報到表。2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。會議期間注意問題1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。.