PH-02-001-采購(gòu)管理程序-05

程序文件文件名稱：采購(gòu)管理程序文件編號(hào)：PH-02-001版次：05編制：審核：批準(zhǔn)：生效日期：分發(fā)編號(hào)：未經(jīng)許可不得翻印索引版本變更狀況1.0目的章節(jié)版本修訂內(nèi)容摘要日期2.0范圍全部01新制定04-05-283.0權(quán)責(zé)全部02全部修訂04-06-284.0定義全部03更新文件格式，第二頁(yè)05-02-265.0作業(yè)內(nèi)容部分04定義采購(gòu)單核準(zhǔn)權(quán)限等07-08-106.0相關(guān)文件及記錄部分05修改5.2.3采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容，增加6.1、6.2之文件和表單編號(hào)，修改附件流程圖。08-05-307.0附件流程主旨：更新文件格式，完善內(nèi)容需求單位：制造部、工程部、品保部、資材部會(huì)簽者：工程部資材部制造部品保部1.0目的1.1確保材料、零件、加工品的品質(zhì)能達(dá)到公司的要求。1.2確保材料、零件、加工品之交期與數(shù)量能有效配合本公司生產(chǎn)之需求。1.3確保材料、零件、加工品能適時(shí)、適價(jià)的按本司要求供應(yīng)。2.0範(fàn)圍2.1對(duì)外採(cǎi)購(gòu)之生產(chǎn)原材料及輔助材料,半成品的國(guó)內(nèi)外採(cǎi)購(gòu)均屬之。2.2機(jī)器設(shè)備及零配件的國(guó)內(nèi)外採(cǎi)購(gòu)均屬之。2.3公司事務(wù)性用具等採(cǎi)購(gòu)均屬之。3.0權(quán)責(zé)3.1供應(yīng)商：採(cǎi)購(gòu)單位。3.1.1採(cǎi)購(gòu)單位依據(jù)<<供應(yīng)商管理程序>>對(duì)原材料協(xié)力廠商進(jìn)行評(píng)鑑,尋找合格的協(xié)力廠商。3.1.2不定期詢、比、議價(jià)降低採(cǎi)購(gòu)成本,以追求公司長(zhǎng)遠(yuǎn)之最大利益。3.1.3協(xié)助相關(guān)部門對(duì)呆滯料、不合格料及賠償事宜的處理。3.1.4定期與品保部、工程部評(píng)核協(xié)力廠商。3.2外包廠：生管單位。4.0定義4.1供應(yīng)商：指原物料、設(shè)備零件、事務(wù)性用品、外包的協(xié)力廠商。4.2外包商：外發(fā)原物料至廠商處加工產(chǎn)品的廠商統(tǒng)稱外包廠。5.0作業(yè)內(nèi)容5.1廠商管理5.1.1採(cǎi)購(gòu)訂單開立採(cǎi)購(gòu)單位依據(jù)申購(gòu)單位提供經(jīng)核準(zhǔn)的物品請(qǐng)購(gòu)單,確認(rèn)品名、規(guī)格、數(shù)量、交期後選擇合格協(xié)力廠商,並對(duì)原物料進(jìn)行三家以上詢、比、議價(jià)，經(jīng)相關(guān)主管核準(zhǔn)後,根據(jù)申購(gòu)內(nèi)容輸入采購(gòu)系統(tǒng)下<<采購(gòu)單>>,經(jīng)部門主管與最高管理者(董事長(zhǎng))或代理者核準(zhǔn)後進(jìn)行國(guó)內(nèi)外採(cǎi)購(gòu)作業(yè)。5.1.2交期管理對(duì)原物料採(cǎi)購(gòu)人員須掌握進(jìn)料的前置時(shí)間,告知相關(guān)申請(qǐng)單位，供申請(qǐng)單位開立申購(gòu)單作參考,實(shí)際交期需求單位提出的為準(zhǔn)。若廠商交貨不能達(dá)成時(shí),應(yīng)及時(shí)將不能達(dá)成原因反饋給相關(guān)單位,並做采購(gòu)變更單（交期變更）。按確認(rèn)交期進(jìn)行交期管制；若需求單位提出實(shí)際需求不合理時(shí),採(cǎi)購(gòu)單位應(yīng)及時(shí)向申購(gòu)單位提出並由申購(gòu)單位進(jìn)行改善,採(cǎi)購(gòu)並對(duì)其進(jìn)行跟蹤。5.1.3交期與內(nèi)容變動(dòng)：採(cǎi)購(gòu)單確認(rèn)後,若廠商遭不可抗拒之天災(zāi)或其他因素導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)交貨時(shí),採(cǎi)購(gòu)應(yīng)與需求單位及廠商協(xié)商相應(yīng)之對(duì)策,議定新交期並進(jìn)行管制。如因客戶與工程需求變化,採(cǎi)購(gòu)人員應(yīng)開具<<採(cǎi)購(gòu)變更單>>迅速與廠商協(xié)調(diào)交期與內(nèi)容更改事宜。5.1.4跟催與管制：採(cǎi)購(gòu)訂單預(yù)交日為實(shí)際批量交完的到貨日,採(cǎi)購(gòu)部門須留意並跟蹤材料的進(jìn)度。5.1.4.1採(cǎi)購(gòu)單交期以採(cǎi)購(gòu)人員與廠商協(xié)商後之交貨日為管制基準(zhǔn),應(yīng)使廠商能如期交貨,如廠商交貨不理想,有逾越交貨日。廠商仍未交貨者,由採(cǎi)購(gòu)人員以電話或傳真方式進(jìn)行催交,並依<<供應(yīng)商管理程序>>實(shí)施懲處;不定期與生管、物料單位檢查備料進(jìn)料、缺料的狀況,有助於交期控制。5.1.4.2廠商交貨進(jìn)廠並經(jīng)品保單位依<<進(jìn)貨檢驗(yàn)管理程序>>處理,合格產(chǎn)品由倉(cāng)儲(chǔ)人員辦理入庫(kù)手續(xù),經(jīng)判定退貨者,由採(cǎi)購(gòu)與廠商協(xié)商辦定另一交貨日重新管制。5.2.2原物料及半成品承認(rèn)作業(yè),依據(jù)工程的<<原材料承認(rèn)作業(yè)指導(dǎo)書>>執(zhí)行。5.2採(cǎi)購(gòu)作業(yè)程式5.2.1國(guó)內(nèi)外之事務(wù)性用具和機(jī)器設(shè)備及零配件採(cǎi)購(gòu)工作流程(5.2.2請(qǐng)購(gòu)需求之鑒定:依據(jù)<<生管請(qǐng)購(gòu)單>>或其他部門提出<<雜項(xiàng)、資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單>>,若是新機(jī)種,相關(guān)單位必須提供所需物料樣品、圖紙、參數(shù)、規(guī)格、品牌等5.2國(guó)內(nèi)、外採(cǎi)購(gòu)採(cǎi)購(gòu)人員依據(jù)簽核OK後之<<生管請(qǐng)購(gòu)單>>、<<雜項(xiàng)、資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單>>需求,尋找供應(yīng)商進(jìn)行詢、比、議價(jià)作業(yè),經(jīng)批示後在采購(gòu)系統(tǒng)中開立<<採(cǎi)購(gòu)單>>進(jìn)行國(guó)內(nèi)外採(cǎi)購(gòu)作業(yè)。（參照附件一采購(gòu)工作流程）5.2.4採(cǎi)購(gòu)人員依既定之規(guī)格﹑交期﹑數(shù)量及其它交易條件下再根據(jù)過(guò)去採(cǎi)購(gòu)記錄及廠商提供之資料,凡第一次進(jìn)行採(cǎi)購(gòu),採(cǎi)購(gòu)人員必須進(jìn)行詢價(jià)作業(yè),詢價(jià)條件以有信譽(yù)、有能力、有經(jīng)驗(yàn)的廠商作為詢價(jià)。5.2.5採(cǎi)購(gòu)人員提供樣品向三家以上廠商自行報(bào)價(jià)之資料,然後進(jìn)行比、議價(jià)作業(yè),並選擇品質(zhì)﹑成本﹑交期符合本公司要求之廠商。採(cǎi)購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商詢﹑比、議價(jià)作業(yè),依以詢、比、議價(jià)的結(jié)果批示，進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)，如客戶指定廠商或獨(dú)占技術(shù)時(shí),則不在此作業(yè)範(fàn)圍。5.2.6採(cǎi)購(gòu)人員收到相關(guān)單位經(jīng)批示過(guò)的申購(gòu)單,由採(cǎi)購(gòu)人員依詢、比、議價(jià)作業(yè)經(jīng)核示完成後,將相關(guān)資料填寫輸入電腦進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)單開立作業(yè)。5.2.7採(cǎi)購(gòu)人員依相關(guān)單位提出並批示過(guò)的申購(gòu)資料,開立<<採(cǎi)購(gòu)單>>呈單位主管審核,並依核決權(quán)限呈董事長(zhǎng)或副董事長(zhǎng)(或代理者)批示,核準(zhǔn)後方可進(jìn)行訂購(gòu)作業(yè)。5.3品質(zhì)管制5.3.1廠商交貨後,經(jīng)進(jìn)料檢驗(yàn)之不合格材料,品保應(yīng)將不合格原因載明於進(jìn)貨驗(yàn)收單,並填具<<材料品質(zhì)異常通知單>>,通知供應(yīng)商處理及改善;若是需要退貨給廠商的原物料,由倉(cāng)庫(kù)提供料號(hào)開具<<退貨單5.3.2若工程資料變更時(shí),由工程單位發(fā)出<<工程變更通知單>>通知採(cǎi)購(gòu)人員修訂規(guī)格或停止購(gòu)買,由採(cǎi)購(gòu)開具<<採(cǎi)購(gòu)變更單5.3.3若因設(shè)計(jì)問(wèn)題所導(dǎo)致之品質(zhì)不良時(shí),相關(guān)人員部門以書面通知採(cǎi)購(gòu)?fù)Ｖ官?gòu)買5.3.4採(cǎi)購(gòu)人員與品保人員應(yīng)依<<供應(yīng)商管理程序5.3.5品保、工程、採(cǎi)購(gòu)依據(jù)<<供應(yīng)商管理程序>>對(duì)協(xié)力廠商進(jìn)行稽核,並對(duì)稽核出的問(wèn)題點(diǎn)依據(jù)<<糾正及預(yù)防措施管理程序>>的要求5.3.6相關(guān)記錄依據(jù)<<記錄管制程序>>進(jìn)行處理6.0相關(guān)文件及記錄6.1相關(guān)文件6.1.1<<記錄管制程序>><<6.1.2<<進(jìn)貨檢驗(yàn)管理程序>><<QC-02-016>>6.1.3<<供應(yīng)商管理程序>><<6.1.4<<糾正及預(yù)防措施管理程序>><<QC-02-018>>6.1.5<<原材料承認(rèn)作業(yè)指導(dǎo)書>><<EN-03-019>>6.2相關(guān)表單6.2.1<<生管請(qǐng)購(gòu)單>><<PM-04-004-02(050305)6.2.2<<雜項(xiàng).資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單>><<PH-04-001-03（050226）>>6.2.3<<采購(gòu)單>><<PH-04-002-05（070810）>>6.2.4<<雜項(xiàng)進(jìn)貨驗(yàn)收單>><<PH-04-004-03（050226）>>6.2.5<<請(qǐng)款單>><<PH-04-005-05（070810）>>6.2.6<<採(cǎi)購(gòu)變更單>><<PH-04-003-04（050801）>>7.0附件流程7.1附件一:採(cǎi)購(gòu)流程7.2附件二:採(cǎi)購(gòu)變更流程作業(yè)說(shuō)明附件一：採(cǎi)購(gòu)工作流程備註一.採(cǎi)購(gòu)作業(yè)採(cǎi)購(gòu)依位根據(jù)需求單位提出請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行物料采購(gòu)1.各部門之批示過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單憑證2.請(qǐng)購(gòu)資料維護(hù)：由採(cǎi)購(gòu)單位依請(qǐng)購(gòu)單憑證資料於採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)『開立采購(gòu)單』決定廠商、單價(jià)、數(shù)量等資料。3採(cǎi)購(gòu)單資料輸入維護(hù)：由採(cǎi)購(gòu)單位於採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)開立『採(cǎi)購(gòu)單』和維護(hù)採(cǎi)購(gòu)單資料4列印採(cǎi)購(gòu)單憑證：由採(cǎi)購(gòu)單位列印採(cǎi)購(gòu)單憑證采購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單位需求1采購(gòu)單建立與維護(hù)采購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單位需求1采購(gòu)單建立與維護(hù)請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單憑證<<生管請(qǐng)購(gòu)單>><<雜項(xiàng)、資產(chǎn)購(gòu)單>><<采購(gòu)單>>作業(yè)說(shuō)明5.檢核：由各採(cǎi)購(gòu)自行檢核此採(cǎi)購(gòu)單資料6.採(cǎi)購(gòu)單資料確認(rèn)：採(cǎi)購(gòu)單完成後，經(jīng)簽核完畢確認(rèn)之7.採(cǎi)購(gòu)單發(fā)放廠商暨存查：採(cǎi)購(gòu)單憑證共三聯(lián)，一聯(lián)傳真予廠商後由各採(cǎi)購(gòu)經(jīng)辦存管，一聯(lián)給倉(cāng)庫(kù)進(jìn)料作帳;一聯(lián)在月底請(qǐng)款交財(cái)務(wù)作帳用.附件一：採(cǎi)購(gòu)流程11采購(gòu)單核準(zhǔn)Y/N采購(gòu)單核準(zhǔn)Y/NN退回相關(guān)采購(gòu)處理Y退回相關(guān)采購(gòu)處理採(cǎi)購(gòu)單資料採(cǎi)購(gòu)單資料確認(rèn)依退回原因重新開立采購(gòu)單簽核完畢依退回原因重新開立采購(gòu)單簽核完畢發(fā)放廠商發(fā)放廠商進(jìn)貨單進(jìn)貨單月底請(qǐng)款月底請(qǐng)款備註<<采購(gòu)單>><<進(jìn)貨單>採(cǎi)購(gòu)單位請(qǐng)款時(shí)分為請(qǐng)款需附帶A:驗(yàn)收單B:采購(gòu)訂單C:請(qǐng)款單D:相關(guān)請(qǐng)購(gòu)單作業(yè)說(shuō)明三.作業(yè)交期變更或價(jià)格條件等變更或需求單位對(duì)其原需求有所變更需求1.採(cǎi)購(gòu)變更單輸入：由採(cǎi)購(gòu)單位於採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)開立<<采購(gòu)變更單>>,輸入採(cǎi)購(gòu)變更的資料2.列印採(cǎi)購(gòu)變更單憑證：由採(cǎi)購(gòu)單位列印採(cǎi)購(gòu)變更單憑證3.核準(zhǔn)Y/N：由各採(cǎi)購(gòu)自行審查此採(cǎi)購(gòu)變更資料4.採(cǎi)購(gòu)變更確認(rèn)：採(cǎi)購(gòu)變更單完成後,x經(jīng)簽核完畢，確認(rèn)之5.採(cǎi)購(gòu)變更單發(fā)放暨存查：採(cǎi)購(gòu)變更單憑證