高校會計電算化中常見的會計憑證問題研究

高校會計電算化中常見的會計憑證問題研究

隨著我國改革開放的深化和市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系呈現(xiàn)出多樣性。學(xué)校與學(xué)校之間、學(xué)校與企業(yè)的聯(lián)合辦學(xué),以及學(xué)校承接的自然科學(xué)的基金項目、國家攻關(guān)項目、省科技項目、企業(yè)技改項目等使得高校經(jīng)費來源渠道增多。每一種經(jīng)費對其來源、運(yùn)用、余額都需要控制管理;一個教師可能有若干個科研經(jīng)費等項目,全校就會有數(shù)以千計的項目。因此,在高校財務(wù)管理和會計核算中,項目的管理成為高校財務(wù)工作的重要方面,在項目中發(fā)生的業(yè)務(wù)量占整個高校會計業(yè)務(wù)量的比重日漸增長。內(nèi)部管理主要體現(xiàn)為項目管理,這一點在重點高校尤為明顯。為加強(qiáng)財務(wù)管理,集中財力,學(xué)校勢必財務(wù)核算集中,致使工作業(yè)務(wù)量增大,每日的記帳憑證有數(shù)百張。同時,每筆業(yè)務(wù)一般為多事一單的憑證處理,這就使得會計憑證的制作和錄入難度加大。因此,探討研究實現(xiàn)會計憑證的智能性輸入,以提高會計憑證的錄入速度和準(zhǔn)確性,目前已成為會計電算化中具有實際意義的問題。一、采用高效的輸入方法在會計電算化的實際操作過程中,對于會計人員來說接觸最頻繁的就是憑證的制單錄入。一般的財務(wù)軟件公司面對的大多數(shù)是中小型企業(yè)。由于這些企業(yè)會計業(yè)務(wù)量相對較少,所以軟件公司在程序設(shè)計時,無需對憑證錄入在制單時效方面做太多的考慮。高校財務(wù)有自身的特點,核算面廣,項目繁多,業(yè)務(wù)量大。許多重點高校日均處理憑證數(shù)有四百份之多。所以必須要優(yōu)化會計憑證錄入程序,采用高效的輸入方法,減少輸入環(huán)節(jié),縮小查詢檢索范圍。以減輕財會人員的負(fù)擔(dān),減少審核工作量,從而縮短教師報銷時間,提高工作效率。隨著電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)已有多種高效的輸入方法如:(1)語音輸入:錄入者通過話筒用語音方式將數(shù)字、漢字等信息輸入微機(jī)。微機(jī)能識大多數(shù)的數(shù)字、字母、單詞、詞組。用語音輸入可以大大提高輸入速度。缺點是誤碼率相對較高,而且成本較高。(2)手寫輸入:摩托羅拉最新產(chǎn)品——慧筆TM中文手寫識別電腦輸入系統(tǒng),近日在上海推出?；酃PTM可識別兩萬余個簡繁體中文字。使用者只需按個人書寫習(xí)慣,即可將漢字輸入電腦,識別率高于95%。此系統(tǒng)還具備學(xué)習(xí)功能,利用人工智能原理識別不同人的筆跡;并具詞組及成語聯(lián)想功能。(3)掃描輸入:將掃描儀掃過紙上的漢字或數(shù)字、字母,就可將漢字、數(shù)字、字母讀入計算機(jī)。以上這些輸入方法主要用于文字處理,它提高了輸入速度,但也存在著識別問題。有些字、詞因不能識別無法輸入,或輸入一些錯字。另外,使用這些快速輸入法都需要購買一些硬件設(shè)備來完成,這勢必增加成本費用開支。由于投資率低,對大多數(shù)學(xué)校來說,目前尚未采用。所以,有必要在計算機(jī)軟件上開發(fā)提供智能性輸入功能,減輕輸入強(qiáng)度,加快輸入速度,提高輸入效率。二、建立智能性輸入數(shù)據(jù)庫會計憑證主要由摘要、科目、項目、金額等要素組成。而客觀上在項目、摘要、科目、金額之間有一定的聯(lián)系。本文所述的會計憑證的智能性輸入基本出發(fā)點就是找出這些聯(lián)系,建立關(guān)系數(shù)據(jù)信息庫。將一般的輸入變成檢索查詢選擇,將全范圍的檢索選擇變成小范圍的檢索選擇,從而提高輸入速度的精確度。(一)建立和完善財務(wù)報銷管理系統(tǒng)會計憑證的一般錄入次序為摘要、科目、項目、金額。智能性憑證錄入對于這四項內(nèi)容,除建立各自的查詢信息庫外,還將按他們之間的關(guān)系進(jìn)行檢索查詢。在會計憑證的智能性輸入條件下,除了可以利用漢字系統(tǒng)提供的詞組輸入和聯(lián)想(如出差北京等,將若干地名作為詞組“出差”的聯(lián)想對象)以外,還應(yīng)建立以下有關(guān)的信息庫和關(guān)系模型,以提高輸入速度。(1)建立常用摘要信息庫(如購材料、購設(shè)備、報銷差旅費、付印刷費等經(jīng)常性業(yè)務(wù),并考慮按發(fā)生頻率排序候選)。(2)建立摘要與科目關(guān)系信息庫。如報銷差旅費時,當(dāng)輸入某某人出差武漢摘要時,即有業(yè)務(wù)費-教學(xué)人員差旅費、公務(wù)費-行政人員差旅費等科目可供選擇。(3)建立報銷人、報銷業(yè)務(wù)與科目、項目關(guān)系信息庫。如報銷差旅費業(yè)務(wù),當(dāng)報銷人是科研人員時就提供業(yè)務(wù)費-教學(xué)人員差旅費;行政人員就提供公務(wù)費-行政人員差旅費;既是教學(xué)人員又是科研人員則同時提供科研、教學(xué)科目以選擇。(4)建立人事信息庫。該庫提供工作單位、職工編碼、人員類別、姓名、年齡、工齡、職稱、職務(wù)等,以便迅速查詢項目負(fù)責(zé)人、報銷人的自然情況,確定各類報銷標(biāo)準(zhǔn)。(5)建立標(biāo)準(zhǔn)報銷模式。在會計核算中,有許多業(yè)務(wù)的核算報銷具有經(jīng)常性、固定性和規(guī)范性。在會計軟件的設(shè)計上,若提供各種標(biāo)準(zhǔn)的核算報銷模式(如差旅費、電話費報銷標(biāo)準(zhǔn)模式),將大大提高會計業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性及工作效率。如差旅費的報銷標(biāo)準(zhǔn)模式中,可建立在途時間、出差時間、交通工具、各類人員報銷及補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)信息以供查詢選擇。此外,對某些財務(wù)制度還可用類似函數(shù)調(diào)用的方式寫在軟件中。這樣,會計人員就不必為記許多報銷規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)而煩惱。(6)建立計算窗口。當(dāng)輸入金額時,調(diào)出一窗口用于計算。這樣比調(diào)用計算器更加優(yōu)越。因為用計算器計算,具有按過的數(shù)字鍵不顯示、看不出計算過程、輸錯不易修改等缺點,而通過建立窗口,不僅可以保留計算公式和計算結(jié)果、及時修正計算錯誤,而且對于計算按比例報銷的業(yè)務(wù)就更得心應(yīng)手。如按比例報銷電話費,可先將每月的電話費加總,再選擇比例窗口輸入后,就可以迅速得到報銷結(jié)果。(二)建立幾種結(jié)構(gòu)化憑證,使業(yè)務(wù)發(fā)展案件的回顧在高校有許多的特殊轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù),它們具有批量大、科目多、逐筆輸入繁瑣等特性。為了提高處理特殊轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)的工作效率,我們可根據(jù)特殊的轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)都有一定的固定模式的特點,建立各種格式化憑證,按照這一新的輸入模式,在實際業(yè)務(wù)發(fā)生時,只要按固定的格式輸入就可自動產(chǎn)生憑證。這樣,改變了原來單一的憑證錄入模式,使得憑證錄入向多渠道、多種模式發(fā)展,以適應(yīng)日趨復(fù)雜的會計核算需要。格式化憑證可分為兩類:1、科研控制憑證此類憑證的特點是,每種憑證各張都有相似之處,摘要、科目、部分項目固定不變,部分金額按比例變化等。如工資憑證、科研到款提成憑證、科研結(jié)題憑證、對外服務(wù)等結(jié)算提成憑證等。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時,根據(jù)業(yè)務(wù)類型,調(diào)出某種標(biāo)準(zhǔn)格式,輸入項目、金額可自動生成憑證(除工資憑證外、工資憑證隨機(jī)輸入金額),再對該憑證某些要素稍加修改,就可以完成憑證全部制作。2、自動生成多筆憑證此類憑證的特點是一張會計憑證反映多筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),而且經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相同,摘要、科目相對固定,項目、金額隨機(jī)輸入。如轉(zhuǎn)付臨時工工資轉(zhuǎn)帳憑證、報銷餐費和招待費憑證、轉(zhuǎn)付印刷費憑證、轉(zhuǎn)付車費憑證、特種科研轉(zhuǎn)帳憑證、轉(zhuǎn)領(lǐng)用材料憑證等。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時,根據(jù)業(yè)務(wù)要求調(diào)出某種固定格式,逐筆輸入項目、金額并核對其控制帳,錄入完畢對其總數(shù),最后替換其摘要、科目等,完成此多筆憑證的錄入。有些轉(zhuǎn)帳憑證的數(shù)據(jù)直接來源于基層單位,通過拷盤取得,運(yùn)用特殊轉(zhuǎn)帳程序完成憑證的錄入工作。如我校汽車運(yùn)輸部已實行計算機(jī)管理,它提供車費轉(zhuǎn)帳清單和數(shù)據(jù)盤,車費轉(zhuǎn)帳程序檢查項目是否存在,金額是否超出控制范圍,總金額是否與清單匯總一致。通過檢查后,只需錄入一次憑證的日期、附件、憑證號、摘要,程序就可自動生成多筆憑證。多項目轉(zhuǎn)帳格式憑證通過減少重復(fù)錄入,提高憑證的輸入效率。(三)自動轉(zhuǎn)帳功能根據(jù)會計核算工作的要求,在月底或年底需要將某些科目、項目的余額結(jié)算到另一些科目、項目中去。因此,通過建立自動轉(zhuǎn)帳功能,可設(shè)計各種自動轉(zhuǎn)帳模式憑證,執(zhí)行后計算機(jī)可自動生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證。此類憑證的特點是憑證的摘要、科目、項目固定不變,只有金額變化,而且,金額一定是帳上余額,不能隨機(jī)輸入,以保證憑證金額的準(zhǔn)確性。三、提高會計輸入的效率，確保輸入的智能性為了使憑證輸入更加方便、準(zhǔn)確,項目管理更加合理、有效。實行會計電算化的同時可同步使用磁卡或IC卡。(一)采用磁卡管理的可行性1、項目的磁卡管理不僅改變了手工記項目本的原始管理方法,也改變了憑證的輸入次序。使得原來的憑證輸入次序摘要、科目、項目、金額變?yōu)轫椖俊⒄?、科目、金額。這樣,使得龐大的摘要信息在按項目分類后,搜索的查詢范圍縮小,提高了摘要輸入的速度。2、由于科目下的項目很多,有成百上千個,而項目所對應(yīng)的科目比較少,一般只有幾十個。因此,在實行磁卡管理的條件下,先輸入項目后輸入科目,使得科目在小范圍中可選,也提高了科目輸入的速度。3、實行磁卡管理,避免了因項目錄入錯誤而造成項目收支業(yè)務(wù)串戶的問題發(fā)生。減少了審核項目號這一重要環(huán)節(jié),縮短了審核憑證的時間,減輕了審核的工作強(qiáng)度,這樣也縮短了教師報銷的時間,提高了工作效率。(二)選擇綜合科目的會計核算(1)報銷人插入磁卡或IC卡,查詢該項目有無余額。(2)輸入摘要。建立摘要信息庫并按項目檢索查詢。提供項目負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)辦人名單和經(jīng)常發(fā)生的摘要信息。如該項目為復(fù)印費,就提供收復(fù)印收入、轉(zhuǎn)復(fù)印費、購復(fù)印紙、購矽鼓、購墨粉等。如為學(xué)費,就提供收學(xué)費等。(3)輸入科目?？颇啃畔⒏鶕?jù)其項目和摘要的內(nèi)容檢索查詢,以供選擇。如項目所對應(yīng)的科目一般為收入科目、支出科目、暫付科目三大類。收款業(yè)務(wù)調(diào)出對應(yīng)的收入科目,選擇其明細(xì)科目(如“211”工程款收入,國家撥款、省共建費、學(xué)校自籌、學(xué)科自籌、學(xué)校借款、其它借款等科目)。報銷支出業(yè)務(wù)時調(diào)出對應(yīng)的支出科目和暫付款科目,選擇其明細(xì)科目(如“211”工程款,提供補(bǔ)助工資、設(shè)備費支出、業(yè)務(wù)費支出、修繕費支出、管理費支出、酬金支出、其他支出、其他借款等科目以供選擇)。(4)根據(jù)項目、摘要、科目調(diào)出窗口計算金額,并輸入金額。如差旅費報銷,調(diào)出差旅費報銷模式。根據(jù)模式填寫,自動計算金額?？傊?會計憑證的智能性輸入提供了多種憑證輸入模式,減少了錄入環(huán)節(jié)。同時,由于