XXX物業(yè)智能化工程部物資管理規(guī)定

XXX物業(yè)智能化工程部物資管理規(guī)定一、總則為規(guī)范XXX物業(yè)智能化工程部的物資管理工作，加強(qiáng)物資采購、入庫、出庫和盤點(diǎn)的經(jīng)營管理和物資現(xiàn)場管理工作，提高資金使用的效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于XXX物業(yè)智能化工程部物資管理工作。三、物資采購3.1采購基本原則采用招投標(biāo)等公開、公正、公平的方式進(jìn)行采購程序。采購資金必須符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理政策。未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得挪用企業(yè)或部門經(jīng)費(fèi)，不得向銷售商提供私人資金。采購的物品必須符合執(zhí)行項(xiàng)的質(zhì)量要求，并在符合執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，按合理價(jià)格采購。所采購的物資必須按規(guī)定程序，以現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等形式付款，不得采用其他方式。采購過程必須完整記錄，包括采購標(biāo)準(zhǔn)、合同文件、發(fā)票、驗(yàn)收單等，以便日后查閱。3.2采購程序制定采購計(jì)劃。制定采購標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)審采購程序。招標(biāo)或議標(biāo)。簽訂采購合同。購買物品。驗(yàn)收并入庫。3.3采購合同的簽訂采購人員應(yīng)在保證公開、公正、公平的前提下，選擇經(jīng)過政府或社會(huì)認(rèn)證、資質(zhì)合格、規(guī)模較大的供應(yīng)商。采購合同應(yīng)詳細(xì)注明商品名稱、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、單價(jià)、交貨方式、質(zhì)量保證、付款方式、驗(yàn)收規(guī)定和違約責(zé)任等內(nèi)容，并約定有效期。采購人員必須嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購合同。四、物資入庫4.1入庫基本原則形成基本數(shù)據(jù)信息，標(biāo)明名稱、規(guī)格、數(shù)量、性質(zhì)等。入庫必須有制度，根據(jù)采購人員的進(jìn)貨單，由財(cái)務(wù)部門和庫管員共同驗(yàn)收合格后方能入庫，每批次物資必須標(biāo)明來源、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、登記日期等基本信息。入庫前必須對物資進(jìn)行檢查，包括外觀、數(shù)量、說明書、各項(xiàng)配件等，檢查合格后才能入庫。4.2入庫程序檢查采購合同、發(fā)票、貨品檢驗(yàn)單、物資到貨單及樣品等資料是否完整齊全。安排庫管員現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)收，要求口頭通報(bào)物品名稱、品種、包裝等情況，經(jīng)過物品家庭驗(yàn)收后，庫存管理員用驗(yàn)收單核實(shí)之后，登記該物品的貨、文號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、金額、進(jìn)貨日期和存放位置等內(nèi)容，同時(shí)計(jì)算出庫存總額，并交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和簽字。形成《入庫單》，辦理庫存入倉手續(xù)，保管員在進(jìn)貨單、貨物檢驗(yàn)單、發(fā)票和庫存賬卡上加注“入庫”標(biāo)記，最后將東西放入庫房。4.3入庫班次和班次制度入庫班次是指一個(gè)獨(dú)立的入庫工作時(shí)間段。為了保證物資入庫工作的正常運(yùn)行，所以搞好班組制度是必不可少的。五、物資出庫5.1出庫基本原則出庫應(yīng)根據(jù)管理部門的申請單進(jìn)行操作，同時(shí)出庫必須經(jīng)過主管部門的審批簽字才能進(jìn)行。出庫時(shí)必須注意票證一致，防止被其他部門領(lǐng)用，防止虛報(bào)、偽造、盜竊、毀損物品挪用部門經(jīng)費(fèi)。出庫審批須由主管部門審批簽字，然后由領(lǐng)料人簽字領(lǐng)取，并填寫領(lǐng)料單，庫房人員在出庫時(shí)必須核對領(lǐng)料單上的物品名稱、規(guī)格、批號(hào)、數(shù)量等項(xiàng)目和庫存的基本信息是否一致。5.2出庫程序出庫人員按照申請單，上批號(hào)，標(biāo)記規(guī)格型號(hào)，填好領(lǐng)料單，并經(jīng)備案工程師和公司主管部門審批之后方可出庫。出庫后，倉庫成本核算人員應(yīng)聯(lián)合計(jì)劃/財(cái)務(wù)/成本核算部門，實(shí)時(shí)更新物資出庫情況，并按照要求調(diào)解庫存賬卡。5.3出庫班次制度出庫班次是指獨(dú)立的出庫工作時(shí)間段。各出庫班次之間可以夜間銜接。六、物資盤點(diǎn)6.1盤點(diǎn)基本原則安排專門人員，經(jīng)過公證、認(rèn)證進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，先核對各項(xiàng)記錄期初庫存數(shù)，出入庫單據(jù)、資產(chǎn)鑒定報(bào)告，以及其他資產(chǎn)管理文件、應(yīng)收賬款卡，查看是否準(zhǔn)確完整。在盤點(diǎn)過程中，嚴(yán)禁盲目改變原有的標(biāo)志和編號(hào)，對所盤點(diǎn)的物資搬動(dòng)和擺放必須保持原有狀態(tài)。6.2盤點(diǎn)程序確定盤點(diǎn)周期和組織部門。安排物資庫存核對表，并逐依據(jù)原條自行核實(shí)庫存數(shù)目、品種、規(guī)格等項(xiàng)目。統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的總數(shù)、數(shù)量、價(jià)值和負(fù)責(zé)人情況，核對盤點(diǎn)結(jié)果，并作出書面報(bào)告。6.3盤點(diǎn)班次制度盤點(diǎn)工作班次制度應(yīng)按照實(shí)際情況建立工作班次。盤點(diǎn)時(shí)必須要求所有人員嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定，確保工作的順利進(jìn)行。七、責(zé)任制度采購人員的職責(zé)：采購人員必須按照公司規(guī)定程序執(zhí)行采購合同，如果對合同的執(zhí)行有意見或質(zhì)疑，應(yīng)及時(shí)向?qū)ｉT人員反饋，并要求專人進(jìn)行調(diào)解。財(cái)務(wù)人員：財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定程序?qū)徍蓑?yàn)收合格物資，財(cái)務(wù)人員要求每張單據(jù)必須如實(shí)記錄和審核，如有造假，必須追究相應(yīng)責(zé)任；開立各種單據(jù)必須準(zhǔn)確、規(guī)范，并進(jìn)行完整備案。庫房管理人員職責(zé)：全面了解、掌握物資動(dòng)態(tài)信息，配合采購人員采取整體管控策略，做好庫存配送、物期和物資資目的管理，嚴(yán)格按照操作規(guī)定進(jìn)行各項(xiàng)工作，任何未經(jīng)財(cái)務(wù)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的行為屬于違規(guī)行為，必須追究相關(guān)責(zé)任。盤點(diǎn)人員：盤點(diǎn)人員必須具備一定的專業(yè)能力和責(zé)任心，嚴(yán)格遵照物資管理規(guī)定、鑒定辦法和規(guī)范導(dǎo)則等進(jìn)行盤點(diǎn)工作，對所發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門匯報(bào)，并向主管部門提出整改方案，確保整個(gè)盤點(diǎn)工作達(dá)到預(yù)期目的。處罰規(guī)定：任何人員在物資管理工作中有違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定及時(shí)督促整改，并給予相應(yīng)的懲罰或警告等，造成較大經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅處