辦公室檔案管理制度

辦公室檔案治理制度和各社團治理效勞，結(jié)合實際狀況，特制定本制度。一、立卷、歸檔各部門、各社團尋常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù)，必需認真做好。各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進展監(jiān)視和指導，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。第三條文件立卷歸檔范圍。但凡工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的〔包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等〕，均屬立卷歸檔范圍。立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。立卷方法。依據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。4、分期限。依據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。5、保管期限分為永久、長期、短期三種?！怖缯鲁?、申請批文、社團成立申請書等〕有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。1550年。15年以下。第六條文件的組合。組合的根本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、方法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。2、會議文件應(yīng)單獨組合。3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。4、工作打算、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。5、特別性文件材料，可依據(jù)具體狀況進展組合。第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同狀況進展排列，密不行分的文要程度或形成時間先后排列。第八條123份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。歸檔時間。部門或社團應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合以下要求：1、歸檔文件齊全、完整。2、每個案卷必需填寫案卷文件名目、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清楚。3、檔案袋的名稱要留意內(nèi)容準確，文字簡練通順，構(gòu)造完整，必需提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十一條二、檔案的治理和利用分類保管，編制各類檢索名目，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進展檔案銷毀。第十四條辦公室的治理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。常常檢查防護設(shè)施和檔檔案的安全與完整。檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)準時歸還。第十六條借用檔案人員必需疼惜檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾壞或泄密者，應(yīng)準時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱忱，認真負責，按規(guī)定供給利用。填寫好查閱檔案登記表。第十八條尋常集合，按實際挨次或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的以便存檔和查閱。第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。一、文書檔案立卷歸檔制度〔一〕總則其次條料，都要依據(jù)本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整〔公文上的各種附件一律不準抽存〕。結(jié)案后準時交?！布妗陈毼臅藛T歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接班人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀?！捕澄募牧系氖占卫淼谒臈l堅持部門收集、治理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定?！布妗陈毼臅藛T，負責治理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)準時通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文〔含定稿和兩份打印的證件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件〕一律由辦公室統(tǒng)一收集治理。由會議主辦部門收集歸卷。1．公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查爭論、參與上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才賜予報銷會議費用?！布妗陈毼臅穆氊煛Ａ私獗静块T的工作業(yè)務(wù)，把握本部門文件材料的歸檔范圍，收集治理本部門的文件材料。認真執(zhí)行尋常歸檔制度，對本部門承辦的文件材料準時收集歸卷，每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3．承辦人員借用文件材料時，應(yīng)樂觀地供給利用，做好效勞工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)?！踩硽w檔范圍第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的打算、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、打算等文件材料。第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位往來的文書。第十三條本公司的各種工作打算、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十四條信訪工作材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等?！菜摹硨こw卷第十九條各部門都要建立健全尋常歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由?！布妗陈毼臅薪y(tǒng)一保管。其次十條“案卷類目”的條款必需簡明精準，并編上條款號。其次十一條公文承辦人員應(yīng)準時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專〔兼〕職文書歸卷。其次十二條?！布妗陈毼臅藛T應(yīng)準時將已歸卷的文件材料，依據(jù)“案卷類目”條款，放入尋常保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明?！参濉沉⒕怼舶妇碣|(zhì)量要求〕其次十三條為統(tǒng)一立卷標準，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員協(xié)作。檔案室文書檔案員負責組卷、編目。其次十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。其次十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、引件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)一般文電假設(shè)與絕密文電有親熱聯(lián)系，也可伴同絕密文電立卷。文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最終一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷依據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。其次十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不同狀況進展排列，密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的親熱聯(lián)系并進展系統(tǒng)的排列。其次十九條右上角，反面的左上角打印頁號。第三十條永久、長期和短期案卷必需按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件名目。填寫的自己要工整。卷內(nèi)名目放在卷首。第三十一條檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。第三十三條案卷的裝訂和案卷各局部的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條案卷各局部的排列格式：軟卷封面〔含卷內(nèi)文件名目〕一文件一封底〔含備考表〕，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。檔案文書治理制度一、檔案員崗位職責1、認真貫徹執(zhí)行上級機關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；建立健全各項治理制度。2、負責統(tǒng)一治理本公司的檔案，井按規(guī)定向有關(guān)部門移交。3、負責對下屬部門室、分公司的檔案工作進展監(jiān)視和指導。4、責指導本公司行政文書和業(yè)務(wù)文書的形成、積存和歸檔工作。5、責定期對已處理完畢的具有保存價值的文件進展整理、立卷、歸檔工作。6、執(zhí)行保密法規(guī)，做到十不準，應(yīng)準時辦理檔案材料的借閱手續(xù)。二、檔案治理方法1、《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實際狀況，特制定本方法。2、公司檔案工作的根本原則是：集中治理與分散治理相結(jié)合，以集中治理為主。即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一治理。檔案(已交辦公室的除外)分別由有關(guān)部門治理，便于準時利用。維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已的文件、資料準時歸檔。3、公司辦公室設(shè)立特地的檔案工作承受上級部門檔案處的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)視和檢查。負責治理公司的文書、工程〔局部〕工程、證書檔案，其任務(wù)是：搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。樂觀開展檔案的供給利用工作。進展檔案鑒定。進展檔案統(tǒng)計。認真學習《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定和檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，把握歸檔的根本方法，保證檔案質(zhì)量。4、歸檔歸檔的文書包括：公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。公司會議原始記錄、紀要和打算(包括公布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、嘉獎以及全公司的規(guī)章制度)。公司制定的打算、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)。公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導講話、文件和會議總結(jié)紀要。(5)企業(yè)間來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要等文件材料。公司各部門的發(fā)文。其他具有保存價值的文件材料、重要的工作閱歷材料。(8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。歸檔的證書包括：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法人證書、安全生產(chǎn)許可證、三合一體系認證證書等重要營運證件正本、副本。稅務(wù)證、組織代碼證等財務(wù)專用證書由財務(wù)部派專人負責保管歸檔。公司各類人員職稱證書、五大員、三類人員等專業(yè)上崗證書。公司歷年來工程工程、個人、集體等各種獲獎榮譽證書。歸擋要求歸檔的文件材料，應(yīng)依據(jù)自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進展歸檔。在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限。卷內(nèi)文件名目表證書統(tǒng)計表，并對證書排序、編號、歸類放置。全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列井編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄貼附檔案卷外。6、檔案借閱借閱檔案、證書、文書等要履行借閱手續(xù)。填寫領(lǐng)出領(lǐng)入登記表，領(lǐng)用人和經(jīng)辦人簽名，寫明借閱時間。借鬩時間，一般檔案最長不超過10天，密級檔案最長不超過一周。借檔人不得將文書類檔案轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損；證書類檔案轉(zhuǎn)借，需借檔人自行做好轉(zhuǎn)借閱手續(xù)，做好領(lǐng)出領(lǐng)入登記記錄。借檔人不得在檔案文件上圈點、劃線和涂改，確因工作緣由需要復(fù)印文件或摘抄文件，須經(jīng)辦公室負責人批準。三、文書治理人員崗位職責1、責做好本公司文件的收、發(fā)工作。2、負責文件序號的編制、文件呈遞、傳閱、收回工作。3、負責印鑒、禮品、文具的使用、發(fā)放和治理。4、負責對文件承辦狀況的了解與催辦。5、按行文常規(guī)嚴格掌握發(fā)文數(shù)量和范圍。6、幫助主任收集整理和保管本單位大事記、場史等有關(guān)資料。7、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。四、文書治理制度(一)總則1、為確保文書事務(wù)順當進展，促進與提高組織治理工作的效率，特制定本制度。2、所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、電報、各種賬簿、圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。3、文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由辦公室負責；分公司或分支機構(gòu)的文書治理，另有文書管理細則柞出規(guī)定。(二)收文及分發(fā)1、文書的收受：對公司外來文書的收受由辦公室、門衛(wèi)室負責。2、收文的處理收文中除親啟信函。掛號信，專遞證明等，對一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。辦公室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點等工程登在《收文簿》上。3、分發(fā)辦公室將《收文簿》及文件分發(fā)各部門，各部門的文件負責人應(yīng)在《收文簿》上簽收。(三)處理1、一般文書的處理原則如下由部門經(jīng)理以上級別的主管負責對文書進展批閱、答復(fù)、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進展具體處理。假設(shè)遇到重要或特別事項，必需準時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項，必需與各部門協(xié)商前方能處理。2、機密文書的處理原則如下機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。假設(shè)某主管在職務(wù)上有權(quán)替代文件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。3、文書的閱覽原則如下重要文件，辦公室收文人填文件傳閱單，由上級領(lǐng)導至各部門主管的挨次依次傳閱，總經(jīng)理在閱覽文件后批示打算和意見，各級部門主管閱覽后，在文件傳閱單簽字，交還辦公室文書負責人。(四)文書的起草1、起草文書必需由辦公室專人負責治理并統(tǒng)一發(fā)文，并負責做好《發(fā)文簿》相關(guān)記錄。2、文書的起草必需征得主管同意，并且在總經(jīng)理有了明確的打算之后進展。必需明確起草文書的責任者，并署上請示審批提案者姓名。3、文書起草最終形成的文件必需予以保存，并留底。(五)文書的整理與保存1、全部完結(jié)的文書。分別按所屬部門、文件機密度、整理編號