高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系研究

高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系研究

大學(xué)辦公室是學(xué)院各級行政機(jī)構(gòu)綜合管理和服務(wù)的核心機(jī)構(gòu)。在整個學(xué)術(shù)過程中，它起到了連接、左右連接、內(nèi)外協(xié)調(diào)的作用。其管理是否科學(xué),直接影響著高校的發(fā)展,成為高校工作效率能否全面提高的關(guān)鍵因素。在高校辦公室的科學(xué)管理日益受到重視的今天,如何讓管理科學(xué)化成為高校辦公室切實遵從的規(guī)范,而不僅僅是宣傳自己的口號,成為現(xiàn)實的命題。因此,本文從現(xiàn)代管理科學(xué)的要求出發(fā),提出高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系。1管理過程中的問題及解決對策高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系,反映了高校辦公室管理工作的本質(zhì)要求,是具有內(nèi)在關(guān)聯(lián)的指標(biāo)組成的評價系統(tǒng)。它以細(xì)化和量化高校辦公室管理要求為著眼點,運用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn),選擇和確定有代表性的重要指標(biāo),組成指標(biāo)體系,測量高校辦公室的管理水平,并尋找高校辦公室在管理過程中的問題及解決對策。高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系旨在著眼于高校管理的實質(zhì)要求,對高校辦公室的管理進(jìn)行深入剖析和科學(xué)概括,將高校辦公室管理的內(nèi)在要求進(jìn)行分解、細(xì)化和量化,轉(zhuǎn)化為一個可以測評的指標(biāo),組成一個體系和系統(tǒng)。從宏觀上看,其指標(biāo)體系要組成全方位的目標(biāo)要求,反映高校辦公室工作的全面要求;從微觀來看,每一個指標(biāo)及其數(shù)值要求均應(yīng)具體而且客觀,成為高校辦公室工作人員清晰可辨的努力目標(biāo)。高校辦公室管理指標(biāo)體系就是要尋找和建立一個較為客觀,能為高校師生、領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)可和接受的衡量標(biāo)準(zhǔn),以此測量和評價高校辦公室的工作狀況。這對于把握高校辦公室的工作目標(biāo)是否合理,推進(jìn)措施是否有效起著至關(guān)重要的作用,從而對高校辦公室在高校管理工作中所表現(xiàn)出的水平和工作業(yè)績作出恰當(dāng)、準(zhǔn)確的評估和定位,因此,高校辦公室管理科學(xué)化指標(biāo)體系的建立已是大勢所趨。2基于管理狀況和水平的對策高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系從宏觀而言能夠測算出兩種結(jié)果,其一,測算每年度高校辦公室管理狀況和水平,旨在確定實現(xiàn)最優(yōu)化管理的目標(biāo)進(jìn)度,同時找出存在的問題并制定對策;其二,測算出不同年度管理水平變化的差異及其原因,并尋求解決方法。為了深入反映高校辦公室管理科學(xué)化的要求,該指標(biāo)體系分為客觀指標(biāo)和主觀指標(biāo),以綜合組成高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系。2.1客觀化的指標(biāo)體系高校辦公室管理科學(xué)化的客觀指標(biāo)體系主要是數(shù)據(jù),體現(xiàn)強(qiáng)烈的客觀性,數(shù)據(jù)一經(jīng)形成就不再改變,針對相應(yīng)的改進(jìn)和改正則存在管理科學(xué)的修正指標(biāo),筆者認(rèn)為,客觀化的指標(biāo)體系主要包括:2.1.1學(xué)校信息服務(wù)體系的細(xì)化信息體系主要強(qiáng)化高校辦公室的信息調(diào)研工作,為領(lǐng)導(dǎo)管理提供高效的決策依據(jù),不斷加大高層次服務(wù)的力度。其體系的細(xì)化可分為學(xué)校外部信息收集指標(biāo)評價,學(xué)校內(nèi)部信息收集指標(biāo)評價,然后根據(jù)指標(biāo)評價的賦分點,評價信息服務(wù)的成功與否。如調(diào)查學(xué)校形象信息、學(xué)生形象信息、學(xué)生質(zhì)量信息等,評價上述細(xì)化指標(biāo)的完成情況以及完成質(zhì)量,并予以相應(yīng)的賦分。2.1.2評價體系的信息化。在高校,堅持“一人一行業(yè)、人信息化已成為高校辦公室管理的發(fā)展趨勢。信息化可以使高校辦公室業(yè)務(wù)擺脫隨機(jī)性和經(jīng)驗化,通過歷史資料的分析和現(xiàn)行資料的統(tǒng)計,使高校辦公室的決策建立在科學(xué)和理性分析的基礎(chǔ)之上。因此,高校辦公室業(yè)務(wù)活動的信息化運用成為主要的評價賦分體系。計算機(jī)辦公、計算機(jī)分析和軟件管理在高校辦公室中的運用程度,應(yīng)該成為該評價體系的主要賦分點。2.1.3策劃、執(zhí)行及效果反饋對辦公、辦事、辦會分項進(jìn)行指標(biāo)評價,產(chǎn)生評價策劃、執(zhí)行以及效果反饋。根據(jù)辦公、辦會的次數(shù)、質(zhì)量進(jìn)行相應(yīng)的賦分,能夠很好地評價高校辦公室業(yè)務(wù)的熟練程度以及在辦公、辦會領(lǐng)域的發(fā)展和創(chuàng)新。2.1.4擴(kuò)大高校交流,開放高校的基礎(chǔ)設(shè)施隨著教育的國際化傾向,高校辦公室的橫向和縱向交流職能需要進(jìn)一步發(fā)展,只有不斷擴(kuò)大交流和開放才能使高校的發(fā)展前景更為廣闊。因此,對外公關(guān)事務(wù)的發(fā)展、交流的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)成為評價高校辦公室管理科學(xué)的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)之一。2.2評價工作的評價主觀指標(biāo)的數(shù)據(jù)是主觀的,其內(nèi)容主要體現(xiàn)在高校的教職員工和學(xué)生對高校辦公室管理取得成效的認(rèn)可和滿意度。這種評價主要通過對高校辦公室管理科學(xué)化的主觀感受和內(nèi)在體驗表現(xiàn)出來。主觀評價指標(biāo)體系主要通過合理設(shè)計調(diào)查問卷,進(jìn)行抽樣調(diào)查并經(jīng)過統(tǒng)計處理后才能獲得。3建立和完善界定指標(biāo)體系首先,需要根據(jù)高校的不同類型及其學(xué)科發(fā)展的不同方向,擬定不同的思路,爭取在求同存異的基礎(chǔ)上,設(shè)定最適合本校辦公室的指標(biāo)體系。其次,擬定出高校辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)體系的框架結(jié)構(gòu)。在明確初步思路的基礎(chǔ)上,由專家學(xué)者會同高校管理人員確定框架結(jié)構(gòu)的內(nèi)容,并按照本質(zhì)要求、邏輯順序選擇重要而有代表性的指標(biāo)體系及其說明。辦公室管理科學(xué)化的指標(biāo)框架體系擬訂后,應(yīng)在全校范圍和兄弟院校中征求各方意見,并根據(jù)意見反饋結(jié)果進(jìn)行修改,以不斷提高指標(biāo)體系的科學(xué)性和合理性,逐步形成較為成熟的高校辦公室管理科學(xué)指標(biāo)體系,同時對每一指標(biāo)進(jìn)行說明。最后,進(jìn)入試評和實踐階段,這一階段要進(jìn)行再修改、再完善,使之形成科學(xué)、全面、準(zhǔn)確