人力資源管理師對于合同管理的辦法

學(xué)文官網(wǎng)：人力資源管理師對于合同管理的辦法學(xué)文教育溫馨提示：備考人力資源管理師一級、二級、三級的考生注意知識點的要點，同時，各位企業(yè)人事在工作忙碌的同時也不要忘記充實自己。目的：為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。范圍本公司。操作規(guī)定一、合同的簽訂1.簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是經(jīng)公司授權(quán)的代表人員,受托人必須對本企業(yè)負(fù)責(zé)。

2.簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況，并要求對方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照，組織機(jī)構(gòu)代碼證和稅務(wù)登記證等證明文件。

3.簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。

4.合同除即時履行外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。

5.合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。

6.合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：

1）部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；

2）正文部分：建設(shè)合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設(shè)工期，工程的開工和竣工時間，工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款；產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負(fù)擔(dān)、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責(zé)任等；

3）結(jié)尾部分：注意雙方都必須使用公章，原則上不使用合同專用章，嚴(yán)禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。

7.簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在地人民法院管轄。

8.任何人對外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者視為嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度,觸犯國家刑事法律規(guī)范的,依法追求其刑事責(zé)任.9.簽訂合同時，應(yīng)當(dāng)使用公司內(nèi)部合同標(biāo)準(zhǔn)文本，如對方當(dāng)事人要求使用對方合同的，應(yīng)當(dāng)先將合同交法務(wù)審核，并根據(jù)法務(wù)的修改意見進(jìn)行談判,并將達(dá)成的合同意向書面化并走會簽流程.二、合同審查制度1.合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂,審批內(nèi)容包括合同文本是否為公司的標(biāo)準(zhǔn)文本（包括公司標(biāo)準(zhǔn)安裝合同、銷售合同、材料買賣合同、設(shè)備采購合同等）、合同內(nèi)容是否可行等。2.公司對外合同必須按照會簽程序流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)程序為：申請人—部門經(jīng)理—制造部經(jīng)理—法務(wù)—財務(wù)經(jīng)理—部門副總-總經(jīng)理—蓋章執(zhí)行人—申請人—檔案管理人。注：1）其中經(jīng)營合同，必須在部門經(jīng)理審批后交制造部審核工期；采購合同應(yīng)當(dāng)在部門經(jīng)理審批后交公司核價部門審核相應(yīng)合同價格。2）如合同文本系公司標(biāo)準(zhǔn)格式文本的，可不經(jīng)過法務(wù)和財務(wù)審批；3）根據(jù)合同性質(zhì)，合同金額在一萬元以上的采購合同（不含固定資產(chǎn)采購合同）和綜合類合同，必須經(jīng)過總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，經(jīng)營合同、固定資產(chǎn)采購合同、包工包料的加工合同、勞務(wù)分包合同等無論金額大小，均需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，否則不予蓋章，對于擅自蓋章的，將追究蓋章人員及直接合同責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任。3.建立公章管理制度,確定蓋章執(zhí)行人，并明確其責(zé)任；蓋印章人員對是否為公司格式合同進(jìn)行判定,屬于公司合同文本的，可以不經(jīng)過合同評審流轉(zhuǎn)；對于非格式合同.必須要求申請人合同走會簽流轉(zhuǎn)。4.原則上，合同審批流程應(yīng)當(dāng)在提交申請表后24小時內(nèi)完成，對于相關(guān)節(jié)點負(fù)責(zé)人在異地或者無法及時溝通的，可以采取郵件方式進(jìn)行報審，相關(guān)人員在具備上網(wǎng)條件后兩小時內(nèi)做出相關(guān)批復(fù)。三、合同履行1.合同簽訂后，公司各部門相互配合，積極保障合同的全面履行和實際履行；2.合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。3.部門經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。四、合同變更和解除1.在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。2.對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。3.變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。4.變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行（具體流程同合同審批流程）。5.變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效，違者嚴(yán)懲，給公司造成損失的，追究其賠償責(zé)任。6.以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處，并視為其嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，其行為觸犯刑法的，將依法追究刑事責(zé)任。五、合同糾紛處理1.合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法務(wù)負(fù)責(zé)處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。2.糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。3.因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。4.在處理糾紛時，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。5.合同糾紛的提出，會同我方與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的訴訟時效內(nèi)進(jìn)行，并預(yù)留申請仲裁或起訴足夠的時間。6.對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章7.對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有履行有關(guān)義務(wù)的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時與法務(wù)溝通，爭取法無支持；8.合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。六、合同歸檔1、檔案管理建立以上海管理為主導(dǎo)，廣州工廠、天津公司、西安工廠三地配合的管理制度，具體操作方案如下：1）合同的分類和編碼規(guī)則合同類型主要分為三大塊，分別為經(jīng)營合同、采購合同和綜合性合同，根據(jù)合同性質(zhì)分別編號；其中經(jīng)營合同、采購合同統(tǒng)一由上海進(jìn)行編號。綜合性合同，由各地分別編號，每月交由上海印章管理人員，再由印章管理人員收集并整理歸檔。因為經(jīng)營部已經(jīng)采取自己的合同編碼規(guī)則，現(xiàn)對采購和綜合類合同制訂編碼規(guī)則：C2013TJ0001代表海芙德天津采購部在2013年簽訂的第0001號合同（自然流水號）：Z2013SH0001代表海芙德上海在2013年簽訂的第0001號合同（自然流水號）；Z可以為公司除采購、經(jīng)營部以外的部門簽訂合同的匯總編碼。2）合同編碼的責(zé)任人和電子臺賬維護(hù)經(jīng)營合同、采購合同在上海蓋章的，由上海經(jīng)營部和采購部門的合同管理人員按照公司規(guī)定統(tǒng)一編號，并在合同評審表與合同右上角列明合同編號，蓋章執(zhí)行人員在蓋章時應(yīng)當(dāng)按照合同性質(zhì)，分部門對合同編號進(jìn)行登記，在每周五下班前整理一份本周合同編號表交財務(wù)部，并在電腦里維護(hù)合同臺賬：包含將合同編號及合同的基本要素和項目名稱、合同可追溯期限等錄入電腦；上海經(jīng)營部和采購部門的合同管理人員于每周五下班前應(yīng)當(dāng)整理本周的合同編號記錄表和收到的合同文本原件移交財務(wù)部（其中經(jīng)營合同交由催款組保管，采購合同交由應(yīng)收賬款會計保管）。綜合性合同且印章由各地印章管理人員自行管理的，應(yīng)根據(jù)公司制度進(jìn)行編號，并由各地印章管理人員統(tǒng)一進(jìn)行編號登記和負(fù)責(zé)合同的收集工作，每周五下班前，各地印章管理人員應(yīng)當(dāng)將本周所有蓋章的合同編號表和所有合同文本原件整理交由上?？偛坑≌鹿芾砣藛T收集整理并歸檔。3)合同移交的時間和內(nèi)容各區(qū)域或者各部門合同管理人員、印章管理人員負(fù)責(zé)編號審核和錄入，每周周五前向上海相關(guān)部門對接人員進(jìn)行合同的移交，合同移交時應(yīng)附合同評審表、合同原件文本、對方單位企業(yè)三證、簽證單、補(bǔ)充協(xié)議、往來聯(lián)系單等涉及經(jīng)營合約文件的材料。財務(wù)部根據(jù)各地蓋章執(zhí)行人和各地印章管理人員提交的每周合同編號記錄表與經(jīng)營部、采購部移交的合同及相關(guān)材料一一對應(yīng)，對于各部門未能及時提交合同歸檔文本的，在各部門移交的編號記錄表上列明，各部門管理人員應(yīng)當(dāng)在一個禮拜內(nèi)提供，對于無法提供合同歸檔文本的，應(yīng)當(dāng)要求合同當(dāng)事人提供書面說明，并經(jīng)部門副總簽字后進(jìn)行歸檔，否則將根據(jù)公司規(guī)章制度追究相關(guān)人員的責(zé)任。4)印章管理人的審核責(zé)任各區(qū)域印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格審查合同審批表是否經(jīng)各部門簽字，尤其是合同最終審批人簽字，如無上述責(zé)任人員簽字，應(yīng)當(dāng)拒絕蓋章并要求相關(guān)人員說明情況，如擅自蓋章的，將依據(jù)公司規(guī)章制度給予印章管理人員相應(yīng)負(fù)激勵。鼓勵使用公司標(biāo)準(zhǔn)格式合同，如使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同，法務(wù)和財務(wù)可不用再參與審核。5)合同管理責(zé)任合同管理采取責(zé)任制，合同簽訂過程中的合同保管責(zé)任由直接合同簽訂人員負(fù)責(zé)，合同簽訂后由各區(qū)域或者各部門的合同管理人員和印章管理人員負(fù)責(zé)，移交上?？偛亢笥缮虾？偛康南鄳?yīng)人員負(fù)責(zé)，合同一旦在各環(huán)節(jié)發(fā)生毀損、滅失的，將追究各階段責(zé)任人的責(zé)任。2.合同歸檔總部財務(wù)收到合同原件后，將制定專職人員對合同進(jìn)行分類歸檔，每一份合同需要單獨進(jìn)行編號并制作目錄清單，具體形式如下：目錄-------合同審批表-------合同文本------補(bǔ)充材料------其他材料（如工作聯(lián)系單、簽證、工程驗收報告、工程結(jié)算書）等。3.公司建立檔案數(shù)據(jù)庫，合同歸檔檔案應(yīng)當(dāng)錄入電腦，根據(jù)合同分類和合同編號建立查詢，并將合同文本及其他相應(yīng)材料掃描并錄入到數(shù)據(jù)庫，以備檢索。上?？偛控攧?wù)接受材料后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行整理，對于缺少的文件，應(yīng)及時向各區(qū)域遞交合同的直接人員聯(lián)系，必要時可直覺出面呈遞當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)解決，如無法解決，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。