TLPM-QP553-01內部溝通控制程序

文件名稱：內部溝通控制程序版次：D文件編號：TLPM-QP553-01修改狀態(tài)：0編制蔡也紅審核徐紅星批準黃秀華1.0目的提倡良好、融洽、簡單的人際關系，重視信息溝通，提高工作積極性，增加團隊凝聚力,強調資源共享,為內部溝通提供指引。2.0適用范圍公司內部各部門之間信息的溝通和傳遞。3.0職責部門/崗位工作內容總經(jīng)理負責確保就公司質量方針、目標與公司各相關方及公司各層次員工達到溝通和理解副總經(jīng)理兼管理者代表協(xié)助總經(jīng)理就質量方針、質量目標、體系文件、管理職責、向顧客提供的各項管理和服務、測量分析和持續(xù)改進等方面工作，并與各相關方、顧客以及公司各層級員工達到溝通行政人事部協(xié)助公司領導通過多種渠道和方式促成公司各部門之間的溝通。品質管理部收集、匯總及記錄公司全體員工對質量管理體系的意見和建議。部門負責人負責組織、落實管轄范圍內員工溝通的方式、方法和內容，并將有關信息傳遞到公司。4.0方法和過程控制4.1各部門應耐心、禮貌傾聽員工意見，對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。4.1.1員工如有疑問可在工作例會上提出或咨詢直屬上級。4.1.2各部門負責人或授權相關管理人員每年與每位員工至少面談一次，內容包括:工作生活中的收獲與疑問、職業(yè)生涯規(guī)劃等內容，面談結束后需留存面談人的簽字記錄。4.1.3各部門負責人負責對基層管理人員溝通技能、方法、成效的指導監(jiān)督工作，以保障部門內部溝通管理良好、順暢。4.2溝通渠道4.2.1日常工作信息傳遞方法A.公司建立周例會制度，對一周內的工作開展情況進行總結，并協(xié)調安排下一步的工作，行政人事部負責形成會議紀要，并分發(fā)至各部門負責人。B.各部門之間日常工作信息的傳遞主要以OA、面談、電話等方式進行。C.較重要的信息，用《工作聯(lián)系單》的方式發(fā)給相關部門，相關部門在收到《工作聯(lián)系單》后，由部門負責人現(xiàn)場確認，并按公司有關規(guī)定及時進行處理、回復。4.2.2員工可以通過以下幾種溝通渠道溝通與反饋信息。A.員工如有疑惑或認為問題未得到及時有效解決，可按順序逐級進行溝通：所在部門直屬上級→部門負責人→高層管理者→總經(jīng)理。B.員工可撥打公司行政人事部電話，公司應及時給予回復。C.品質管理部組織各類培訓班，貫徹方針、目標、宣講或研討體系文件、有關法律法規(guī)制度、崗位職責權限、操作（服務）知識技能、持續(xù)改進方法、PDCA循環(huán)、統(tǒng)計技術應用方法等。員工可以在公司組織的各類座談會及培訓上暢所欲言，也可以利用培訓機會與培訓講師溝通。D.公司領導應根據(jù)公司業(yè)務開展的需要不定期的召開公司內部溝通會，將公司的管理情況、有關的動態(tài)及階段性目標和要求向員工進行宣貫。E.公司各部門負責人應確保每月至少組織召開一次員工集體溝通會，就部門工作的有關事宜和質量管理體系運行情況進行討論商議,并填寫《簽到表》及《會議記錄》，形成書面記錄。員工有任何疑問均可在員工溝通會上提出。4.2.3企業(yè)文化和企業(yè)管理信息的溝通行政人事部負責收集物業(yè)管理行業(yè)動態(tài)并在OA上適時公布，通過對員工面談等形式作為企業(yè)內部的一種溝通手段。4.3公司鼓勵員工以主人翁姿態(tài)積極參與公司的經(jīng)營管理活動，從各方面對公司的經(jīng)營管理提出合理化建議。建議內容可包括：4.3.1提高工作效率，包括提高物品的利用率，節(jié)省不必要的工作時間，改進工作方法，改進勞動工具等。4.3.2及時反映員工中存在的影響正常工作的思想苗頭和不良情緒，協(xié)助公司消除員工思想顧慮，提高員工工作士氣。4.3.3提高工作質量，針對質量管理體系運行過程中出現(xiàn)的問題提出改進意見和建議，幫助公司不斷完善質量管理體系。4.3.4減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流，是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段，公司歡迎員工提出增收節(jié)支的方法和建議。4.3.5其他合理化建議。4.4員工活動員工活動參照行政人事部相關制度執(zhí)行。4.5正式員工離職和員工延期轉正時，以及安全事故調查時，部門負責人或授權相關管理人員必須與相關員工面談并填寫《員工面談記錄表》，面談人與被面談人簽字確認內容。5.0相關文件5.1TLPM-WI553-01-06.0質量記錄6.1TLPM-QR553-01-06.2TLPM-QR553-01-06.3TLPM-QR553-01-06.4TLPM-QR553-01-0表格編號：TLPM-QR553-01-01版次/修改狀態(tài)：D/0記錄編號：工作聯(lián)系單聯(lián)系部門發(fā)單時間聯(lián)系事宜回單時間內容:發(fā)單聯(lián)系人擬單時間部門負責人時間┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈工作聯(lián)系單回執(zhí)收單部門收單時間內容:收單人部門負責人表格編號：TLPM-QR553-01-02版次/修改狀態(tài)：D/0記錄編號：會議簽到表部門：年月日會議名稱起止時間主辦單位/主持人地點參加會議領導會議概要：簽到欄姓名部門姓名部門缺席記載：說明：簽到表交行政人事部或所在部門考勤員計入考勤，并予以保存；如需上交其它部門保管則留復印件表格編號：TLPM-QR553-01-03版次/修改狀態(tài)：D/0會議記錄會議主題參加部門參加人員主持人記錄人會議時間會議地點會議準備資料會議內容：表格編號：TLPM-QR553-01-04版次/修改狀態(tài)：D/0記錄編號：PAGE1員工面談記錄表