辦公室實(shí)務(wù)形成性考核冊(cè)

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辦公用易耗品主要有：

1.信封、紙張；

2.軟盤(pán)、光盤(pán)等；

3.鉛筆

4.圓珠筆；

5簽字筆或鋼筆；

6.修正液或修正帶；

7.印盒；

8.各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；

9.小刀；

10.日歷等；

11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

國(guó)內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。本題在書(shū)上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對(duì)

二、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何。

本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識(shí)點(diǎn)。文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

1.計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

2.實(shí)施的步驟，要注意。同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

3.檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

三者的關(guān)系為。先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)問(wèn)題。不僅要求你闡述三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何。

三、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：

1.將自己要做的事情分為：a.是否應(yīng)該做的事。b.是否做或不做都無(wú)所謂的事。c.是否不可以做的事。對(duì)于a要集中精力做，對(duì)于b和c可以從計(jì)劃中刪掉。對(duì)于a類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：

2、重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。

3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。

四、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；

2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法；

3.受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；

6.變通方法和擋駕方法；

7.分工方法與合作方法。答。

1、受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要注意：

（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

2.結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。

才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。

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一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。

同：

1.都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；

2.都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

3.通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；

4.都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

1.打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。

2.打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。

二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些。

1、詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢(xún)問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷(xiāo)的，可直接拒絕。

2、平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。

3、最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。

4、如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來(lái)，以防忘記。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。

（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件。

1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；

2、如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；

3、如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；

4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；

5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)（如3—

1、3—

2、3—

3、3—4），這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；

6、如果上司正在度假，并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以得到回復(fù)；

7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”（上司可能想讀的各種3各樣的廣告出版物）。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪。答。

1.上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；

2.上司繁忙時(shí)；

3.上司即將外出時(shí)；

4.遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

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一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。

1、遵循法律法規(guī)、

2、合理確定會(huì)議目標(biāo)、

3、確定必要的與會(huì)者、

4、減少會(huì)議數(shù)量、

5、縮小會(huì)議規(guī)模、

6、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、

7、縮短會(huì)議時(shí)間、

8、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、

9、分析會(huì)議成本。

二、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種。

試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。本題主要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)和管理”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：

1.日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)。（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。

（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。

月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃

周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2.各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材p.166—p.170上的例子，編寫(xiě)。年預(yù)定表：

一月

5日（星期一）

開(kāi)工典禮8日（星期四）

董事長(zhǎng)視察二月

2日（星期二）

常務(wù)董事會(huì)9日（星期一）

公司紀(jì)念日25日（星期三）

成本會(huì)議三月

2日（星期一）

常務(wù)董事會(huì)3日（星期二）

分行經(jīng)理會(huì)25日（星期三）

成本會(huì)議

三、文秘人員應(yīng)為上司商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作，請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。

答：

準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息制定約會(huì)計(jì)劃

為商務(wù)洽談收集資料決定旅行用品

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面。

1.提神醒腦的服務(wù)。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，4文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2.私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3.財(cái)物管理。包括。

（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。）

五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請(qǐng)列舉相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，做出較為具體的說(shuō)明。

答：

1、.根據(jù)參加宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次2.發(fā)請(qǐng)?zhí)?/p>

3.確定參加人員，訂餐

4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。

5.到時(shí)間正式進(jìn)行。

文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開(kāi)始的前一天通過(guò)電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。

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1、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。合適的話題包括。

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較5高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；

（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題包括：

（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。

二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何。

1.印章的使用的主要形式為。（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。

2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：

（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。

三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。

1.收文處理的程序：

簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。）2.分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；）（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱

四、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型。簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。

61.類(lèi)型：

（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。

2.按問(wèn)題特征立卷的含義：

將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。

五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。

1、將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入磁光介質(zhì)上，脫機(jī)后可以存放于別處。

2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻錄入磁光介質(zhì)上，但采用的壓縮工具的過(guò)必須統(tǒng)一規(guī)范。

3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁光介質(zhì)上

4、采用雙套制歸檔。

第二篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)《辦公室管理》試題一

1.d2.b3.c4.b5.b6.a7.b8.a9.d10.d

（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）1.辦公室布置要注意。d.各種溝通、保密

2.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的b.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

3.在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?。c.作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話

4.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的。b.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

5.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的。b.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

6.文員必須管理好金錢(qián)，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?。a.最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買(mǎi)，質(zhì)量并不重要

7.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的b.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己

8.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的。a.審查功能d.吃西餐時(shí)用左手把湯盤(pán)靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去10.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免d.日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

二、判斷題（正確打“√"，錯(cuò)誤打“×"o每小題1分，共10分）

1.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹（√）

2.如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等?！?.如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。

4.文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱(chēng)為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限?！?/p>

5.要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司?！?/p>

6.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。√

7.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒?！?.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把

有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件?！?/p>

9.假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情?！?/p>

10.為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可?！?/p>

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分.共20分）

1.文員進(jìn)言是指什么。進(jìn)言具有什么作用。方法和要求是什么。

1.答案：

（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；（2分）（3）補(bǔ)缺作用；（1分）（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（1分）

（5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（1分）（6）適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；（1分）（7）適地?？磮?chǎng)合；（1分）

（8）適度。要注意掌握分寸。（2分）

2.什么是文書(shū)的立卷特征。通?？梢园凑漳膸追N特征立卷。

（1）文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，稱(chēng)為“立卷特征”；（2分）（2）按問(wèn)題特征立卷；（1分）（3按作者特征立卷；（1分）（4）按文種特征立卷；（1分）（5）按時(shí)間特征立卷；（1分）（6）按地區(qū)特征立卷；（1分）（7）按通訊者特征立卷；（1分）

（8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。（2分）

四、設(shè)計(jì)題（每小題10分。共20分）

1.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)。（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；

（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以

七、／l人為宜；（2分）（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（1分）（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（1分）

（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（2分（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（1分）

（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。，（1分）

2.科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。.答案：

1）會(huì)議成本=2×3[（g+s）×t]n+后勤開(kāi)支=6（g+s）t·n+后勤開(kāi)支

（2）g-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，（2400÷30÷8）

（3）s——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。（600÷30÷8）（1分）（4）t——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；（1分）（5）n——參加會(huì)議人數(shù)為50人（46+4）；（1分）

（6）后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800（200+100+10×50）（7）會(huì)議成本一6×（10+2.5）×5×50+800=18750一-800=19550（元）（2分）

五、案例分析題（每小題20分，共40分）

1.某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林了你的才能。你是大材小用，為什么不去大公司呢。’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。

小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣。他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。

（1）不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’’，辦公室人員不能替上司做主；（3分）（2）接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；（3分）（3）對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；（4分）（4）應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；（3分）

（5）對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；（3分）（6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。（4分）

2.東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司進(jìn)行了打扮。

正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤(pán)準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能。”

小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解?！拔遥以趺蠢?。客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系。"小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的。（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；（3分）j（2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（3分）

（3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；’（3分）

（4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿(mǎn)，使得談判一開(kāi)始就不順利；（3分）（5）小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

（6）小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。

中央廣播電視大學(xué)2007——2008學(xué)年度第一學(xué)期“開(kāi)放專(zhuān)科”期末考試辦公室管理試題1.c2.b3.d4.a5.d6.d7.a8.a9.d10.b

1、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是c、姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名

2、有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)b、發(fā)表意見(jiàn)

3、郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致

Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦４、以下哪些接打電話的行為是不正確的Ａ、受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?/p>

５、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的Ｄ、如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書(shū)資料是Ａ、下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

８、值班人員不應(yīng)該做以下哪類(lèi)事情Ａ、簽發(fā)文件

９、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是

Ｄ、切勿事感用事

10、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征b、決策性

二、判斷題1.×2.√3.×4.√5.×6.×7.√8.×9.√10.√

1、辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（×）

2、文員應(yīng)避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（√）

3、文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）

4、如果會(huì)客室的門(mén)是推開(kāi)的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門(mén)。（√）

5、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

6、假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

7、代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)（√）８、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。

９、交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√）

10、不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√）

三、簡(jiǎn)答題

１、單位印章主要有哪些。印章的刻制和使用有哪些規(guī)定。（1）單位印章、套印章；（2）

（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（2分）

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；（2分）（4）另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠刻制；（2分）

（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用；（2分）（6）加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（1分）（7）將蓋用文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；（1分）（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（1分）（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（2分）

２、按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類(lèi)幾種。

（1）命令（令）；（1分）（2）決定；（1分）（3）公告；通告；（2分）（4）通知；通報(bào)；（2分）（5）議案；（2分）（6）報(bào)告；（1分）

（7）請(qǐng)示；（1分）（8）批復(fù)；意見(jiàn)；（2分）（9）函；（1分）（10）會(huì)議紀(jì)要。（2分）

四、設(shè)計(jì)題

１、康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題。（1）會(huì)議的名稱(chēng)：（2分）

（2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱(chēng)；（2分）（3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（2分）（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（2分）（5）議題（或者議事日程）；（2分）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（1分）

（7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱(chēng)、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（2分）（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。（2分）

２、某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)接送來(lái)賓，為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作。

（1）要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子；（2分）

（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（2分）（3）有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（1分）（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（1分）（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（1分）

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2分）

（7）桌、椅早先若和移動(dòng)，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2分）

（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；（1分）（9）關(guān)緊門(mén)窗并上鎖；（1分）

（10）通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束。（2分）

五、案例分析題

1、波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的

人員。總經(jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問(wèn)了一些情總，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。

會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個(gè)地方連停車(chē)場(chǎng)也沒(méi)有……”問(wèn)題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理。（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2分）（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦。（2分）（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（3分）

（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)。（2分）（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（2分）

（6）召開(kāi)大會(huì)型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類(lèi)裝置應(yīng)至少提前一天安排；（2分）

（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問(wèn)題、停車(chē)場(chǎng)等，（3分）（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（2分）（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。（2分）

（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么。（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)。

2、小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車(chē)的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好?！倍螅约鹤狡?chē)后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢(xún)問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿(mǎn)意，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……

你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀。為什么。小李應(yīng)該怎么做才是正確的。（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）

（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意；“我替你拿可以嗎。”（2分）（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）

（4）司機(jī)開(kāi)車(chē)，汽車(chē)的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（3分）（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（3分）

（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）

（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。（3分）

《辦公室管理》試題及答案

一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）1.a2.c3.d4.a5.b.6，c7.d8，d9.b10.a1.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?。a.接通電源可立即復(fù)印操作

2，以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的。c.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名

3.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的。d.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

4.文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的。a.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)

5.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的。b.打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了

二、三下可掛電話

6.以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的。

c.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)7.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的

d.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明8.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮。d.有無(wú)休息室

9.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜。b.由過(guò)程先說(shuō)

10.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是。a.騎邊章

二、判斷題（正確打“√”，錯(cuò)誤打“x”。每小題1分，共10分）

1.文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。

2.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（×）

3.值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。.4.檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。（×）5.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（×）

6.合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀

自己的話題。（×）

7.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。

8.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）

9.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。

10.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（每小題10分，共20分）

1.來(lái)信受訪的范圍包括哪些。受理與處理的程序和基本要求是什么。

（1）受理的范圍是。國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。（1分）

（2）及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?，要一并裝訂。（2分）

（3）認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。（2分）

（4）逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位（人）以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。（1分）

（5）認(rèn)真處理。處理信伺。應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（2分）

（6）及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。（2分）2.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求。

（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2分）（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報(bào)告；（2分）

（3）報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……?！保?分）

（4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；.（1分）

（5）如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5w2h的原則檢查是否有遺漏；（2分）（6）如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。（1分）

（每小題10分，共20分）1.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做。

1）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（1分）

（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2分）

（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。（1分）

（4）還應(yīng)熟知以下規(guī)則。除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（1分）

（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。（1分）

（6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。（1分）

（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。（1分）

（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（1分）

（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。（1分）

2.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2分）

（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（2分）（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。（2分）

（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。（2分）（5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。

五、案例分析題（每小題20分，共40分）

1.某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類(lèi)郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總邀請(qǐng)總，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確。如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的。

（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷(xiāo)售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（3分）

（2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；（3分）

（3）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；（3分）（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(chēng)（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；（3分）

（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱(chēng)和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；（3分）

（6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；（2分）

（7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。（3分）

2.請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；

（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；

（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

2.（題略）答案案卷一：（3分）

1.市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；

4.東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；l市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)（2分）案卷二：（4分）

2.東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；

6.東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

7.東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

8.東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知（2分）

案卷三：·（2分）

3.東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；

12.東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)（2分）案卷四：（3分）

9.東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

10.東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；

11.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；

標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告公

第三篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1[文書(shū)撰寫(xiě)]按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容2[文書(shū)制作]復(fù)印資料。打印文稿及表格

3[文書(shū)處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4[檔案管理]檔案管理。

5[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料;收集及整理各種信息

8[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。9[接待工作]接待來(lái)訪賓客;接待賓客和員工的來(lái)訪。10[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。11[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。12[日程安排]替上司定約會(huì)并做好記錄;13[日常事務(wù)"]閱讀并分類(lèi)信件通訊事務(wù)、電話;14[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設(shè)備及用品15[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng);執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)

交辦的事項(xiàng)

16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。18

同學(xué)們?cè)谧霰绢}時(shí)，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因?yàn)闆](méi)有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個(gè)問(wèn)題時(shí)，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書(shū)撰寫(xiě)的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容;這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書(shū)處理的內(nèi)容。

二、辦公用易耗品主要包括哪些。

辦公用易耗品主要有：

1.信封、紙張;2.軟盤(pán)、光盤(pán)等;3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6.修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等;9.小刀;10.日歷等;11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國(guó)內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。本題在書(shū)上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對(duì)

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識(shí)點(diǎn)。

文員工作分為三個(gè)步驟。計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

1.計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

2.實(shí)施的步驟，要注意。同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。

3.檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)問(wèn)題。不僅要求你闡述三個(gè)步驟是什么，而且還要說(shuō)明三者之間的關(guān)系如何。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：

1.將自己要做的事情分為：a.是否應(yīng)該做的事。b.是否做或不做都無(wú)所謂的事。c.是否不可以做的事。對(duì)于a要集中精力做，對(duì)于b和c可以從計(jì)劃中刪掉。對(duì)于a類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）;緊急但是并不重要的事（第二做）;重要但是并不緊急的事（第三做）;雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。

3.與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達(dá)方法;5.進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。

受意方法要注意。（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖;（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn);（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話;（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度;6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

2.結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn);事后，又怕顯得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。在回答這道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答;而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。

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一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。

同：

1.都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息;2.都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;3.通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情;4.都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。

異：

1.打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。

2.打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒(méi)有這一步。

二、了解“電視會(huì)議”、“交互式電話會(huì)議”的基本用途，比較其與一般會(huì)議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。

1.基本用途?！半娨晻?huì)議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對(duì)面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。

2.兩者與一般會(huì)議的不同?？梢韵龝r(shí)空上的局限性。

3.各自的優(yōu)劣：

“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象;劣：技術(shù)上的要求較高。

“交互式電話會(huì)議”——優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能;劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。

三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀;（2）按照郵件的重要性分揀;（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。

四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件。本題主要考核本課程的第四章第5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識(shí)點(diǎn)。本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說(shuō)明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪。

答：

1.上司正在開(kāi)會(huì)時(shí);2.上司繁忙時(shí);3.上司即將外出時(shí);4.遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。

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一、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種。試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。本題主要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)和管理”這一知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：

1.日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：

（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2.各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材p.166—p.170上的例子，編寫(xiě)。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類(lèi)型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。

二、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面。本題主要考核本課程的第十章第3點(diǎn)的“文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下：

1.提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。

2.私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3.財(cái)物管理。包括。（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù).（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫(xiě)“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫(xiě)一個(gè)“工作任務(wù)單”.辦公室管理形成性考核冊(cè)

一、簡(jiǎn)單闡述口頭語(yǔ)言的基本特征及敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。本題主要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。以下為參考答案：

1.口頭語(yǔ)言的基本特征。（1）語(yǔ)音聽(tīng)過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中;所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。（2）有重音?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。（3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。（4）口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些;休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。

2.敬語(yǔ)使用的一般場(chǎng)合：（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語(yǔ)。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。（3）敬語(yǔ)一般針對(duì)：年長(zhǎng)或比自己輩分高者;具有較高職務(wù)、職稱(chēng)或社會(huì)地位者;給（給過(guò)）自己恩惠者;有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征;二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合。其中第二個(gè)問(wèn)題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ)的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。

二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。本題主要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)，本題答題思路如下：

1.合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等;（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等;（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;.（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。_2.不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何。本題主要考核本課程的第十三章第1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.印章的使用的主要形式為。（1）落款章;（2）更正章;（3）證見(jiàn)章;（4）騎縫章;（5）騎邊章;（6）密封章;（7）封存章。

2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍。（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。

四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。本題主要考核本課程的第十四章第3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.收文處理的程序。簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

2.分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理;（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦;）（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批;（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理;（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說(shuō)明。

五、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型。簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書(shū)立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.類(lèi)型。（1）按問(wèn)題特征立卷;（2）按作者特征立卷;（3）按文種特征立卷;（4）按時(shí)間特征立卷;（5）按地區(qū)特征立卷;（6）按通訊者特征立卷。

2.按問(wèn)題特征立卷的含義。將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。

六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。本題主要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識(shí)點(diǎn)。

1.通過(guò)設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀;2.通過(guò)一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借;3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率;4.利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對(duì)申請(qǐng)者提供核實(shí)某種事實(shí)的書(shū)面證據(jù);5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對(duì)查詢(xún)者的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的解答，提供咨詢(xún)服務(wù);6.將檔案目錄印制成冊(cè)，分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息;7.通過(guò)舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問(wèn)題——“通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。

第四篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

作業(yè)1

一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）

1[文書(shū)撰寫(xiě)]按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容

2[文書(shū)制作]復(fù)印資料。打印文稿及表格

3[文書(shū)處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4[檔案管理]檔案管理。

5[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。

6[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。

7[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；收集及整理各種信息8[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。

9[接待工作]接待來(lái)訪賓客；接待賓客和員工的來(lái)訪。10[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。11[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。12[日程安排]替上司定約會(huì)并做好記錄；

13[日常事務(wù)"]閱讀并分類(lèi)信件通訊事務(wù)、電話；

14[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理，保管辦公室設(shè)備及用品

15[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)-]16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

17外出辦事，如銀行、郵局等。

二、公用易耗品主要包括哪些。

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；

（3）鉛筆；

（4）圓珠筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；

（9）小刀；

（10）日歷等；

（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何。

文員工作分為三個(gè)步驟。計(jì)劃、實(shí)施和檢查。

（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。

（2）實(shí)施的步驟，要注意。同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。

三者的關(guān)系為：

先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。

文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。

四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。

本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。

1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；

2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法；

3.受意方法；

4.傳達(dá)方法；

5.進(jìn)言方法；

6.變通方法和擋駕方法；

7.分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法