會計檔案管理及保密細(xì)則1

PAGE1PAGE1財務(wù)部內(nèi)部文件保密細(xì)則為了加強會計檔案的管理，統(tǒng)一會計檔案工作制度，結(jié)合本公司的《保密制度》，特制定本細(xì)則。會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。會計檔案是本公司的重要檔案之一，其相關(guān)資料文件均屬于公司保密的范疇，所有會計檔案均定為機密或以上級別。每年形成的會計檔案，均由本公司財務(wù)部門按照歸檔的要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后，暫時由公司財會部門派專人兼職保管一年。期滿之后，由公司財會部門編造清冊移交本單位行政人事部的機要秘書保管。財會部門檔案兼職保管員必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案，全部移交行政人事部機要秘書。機要秘書必須按期點收，不得推諉拒絕。機要秘書接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，須會同財會部門檔案兼職保存管員共同拆封重新整理。會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行公司的《保密制度》，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、未經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制及丟失和泄密。會計檔案向外單位提供利用時，檔案原則上不得借出，如有特殊情況需要，須報公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。借閱、復(fù)印會計資料的審批手續(xù)當(dāng)年會計資料的審批手續(xù)會計憑證由財務(wù)部經(jīng)理審批；部門費用報表報財務(wù)部經(jīng)理審核經(jīng)分管副總批準(zhǔn)；帳本、會計報表報財務(wù)部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；軟盤、光盤儲存的會計資料報財會部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。歷史會計資料（除當(dāng)年會計資料）的審批手續(xù)所有會計資料報財務(wù)部經(jīng)理審核經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。會計憑證的修改，必須將會計憑證的填制日期、憑證號、會計科目及其相關(guān)內(nèi)容清楚地填入表一（見附表），并報經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自修改會計資料。財務(wù)人員需要使用會計憑證和會計報表時，憑表二（見附表）報經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。公司其他員工需要使用會計資料時，必須報經(jīng)公司。總經(jīng)理批準(zhǔn)各種會計檔案的保管理期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類，定期保管期限為3年、5年、15年25年四種，詳見附表中的表三。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由公司財會部門提出銷毀意見，會同行政人事部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由公司財會部門和行政人事部門以及市財政部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。財會部人員應(yīng)當(dāng)保守本公司的商業(yè)秘密。除法律規(guī)定和公司領(lǐng)導(dǎo)人同意外，不能私自向外界提供或者泄露本公司的會計信息。公司財會人員違反職業(yè)道德及保密規(guī)定的，按公司《保密制度》追其責(zé)任。

兆日公司會計檔案保管理期限表（表三）順序號檔案各稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年其中：涉及外事和對私改造的會計憑證永久2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年二、會計帳簿類3日記帳15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5總帳15年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年7輔助帳簿15年8涉及外事和對私改造的會計帳簿永久三、會計報表類9主要財務(wù)指標(biāo)快報3年包括文字會析10月、季會計報表5年包括文字會析11年度會計報表（決算）永久包括文字會析四、其它類12會計移交清冊15年13會計檔案保管清冊25年14會計檔案銷毀清冊25年

會計檔案借閱、復(fù)制申請表表二申請人日期會計資料名稱會計資料月份憑證日期憑證號用途批準(zhǔn)：會計檔案借閱、復(fù)制申請表表二申請人日期會計資料名稱會計資料月份憑證日期憑證號用途

會計憑證更正申請表表一申請人日期更正原因更正內(nèi)容原會計憑證日期憑證號會計科目摘要借：貸：更正后會計憑證日期憑證號會計科目摘要修改內(nèi)容借：貸：批準(zhǔn)：會計憑證更正申請表表一申請人日期更正原因更正內(nèi)容原會計憑證日期憑證號會計科目摘要借：貸：更正后會計憑證日期憑證號會計科目摘要修改內(nèi)容借：