網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座

校園招聘攻略網(wǎng)申-電子郵件禮儀詳解網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第1頁(yè)校招攻略

現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱網(wǎng)民了。尤其是職業(yè)人士，還擁有使用企業(yè)域名郵箱。職業(yè)人士利用企業(yè)郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)分，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面新問(wèn)題。

而應(yīng)屆生在找工作或者大學(xué)生實(shí)習(xí)過(guò)程中，往往不夠注意電子郵件相關(guān)禮儀，從而與心儀企業(yè)失之交臂，實(shí)在可惜！網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第2頁(yè)校招攻略

據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)天天傳送電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有二分之一是垃圾郵件或無(wú)須要?！霸谏虅?wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要知道替他節(jié)約時(shí)間”，電子郵件禮儀一個(gè)主要方面就是節(jié)約他人時(shí)間，只把有價(jià)值信息提供給需要人。

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寫(xiě)E-mail就能看出其人為人處世態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封E-mail時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封E-mail，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)他人之回答過(guò)分期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)他人之回答不屑一顧。

網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第4頁(yè)校招攻略關(guān)于主題主題是接收者了解郵件第一信息，所以要提要挈領(lǐng)，使用有意義主題行，這么能夠讓收件人快速了解郵件內(nèi)容并判斷其主要性。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第5頁(yè)校招攻略1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮；2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓Outlook用“…”才能顯示完你標(biāo)題；3、標(biāo)題要能真反應(yīng)文章內(nèi)容和主要性，切忌使用含義不清標(biāo)題，如“王先生收”；4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，方便于日后整理；5、可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“！”等)來(lái)突出標(biāo)題，引發(fā)收件人注意，但應(yīng)適度，尤其是不要隨便就用“緊急”之類字眼；6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，能夠依據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RERE”一大串。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第6頁(yè)校招攻略關(guān)于稱呼與問(wèn)候1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他，要求其給出必要回應(yīng)；在多個(gè)收件人情況下能夠稱呼大家、ALL。不熟悉人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第7頁(yè)校招攻略2、E-mail開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，漢字寫(xiě)個(gè)“你好”；結(jié)尾常見(jiàn)寫(xiě)個(gè)BestRegards，漢字寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類也就能夠了。俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜對(duì)待。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第8頁(yè)校招攻略關(guān)于正文1、E-mail正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。E-mail正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要說(shuō)清楚事情；假如詳細(xì)內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清楚表示，不要出現(xiàn)讓人艱澀難懂語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第9頁(yè)校招攻略2、注意E-mail敘述語(yǔ)氣。依據(jù)收件人與自己熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)不一樣，選擇恰當(dāng)語(yǔ)氣進(jìn)行敘述，以免引發(fā)對(duì)方不適。尊重對(duì)方，“請(qǐng)、謝謝”之類語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，所以對(duì)他人意見(jiàn)評(píng)論必須慎重而客觀?！班]件門(mén)”就是深刻教訓(xùn)！網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第10頁(yè)校招攻略3、E-mail正文多用1234之類列表，以清楚明確。假如事情復(fù)雜，最好1、2、3、4列幾個(gè)段落進(jìn)行清楚明確說(shuō)明。保持你每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段長(zhǎng)篇大論。4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類郵件，這會(huì)讓人很反感。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第11頁(yè)校招攻略5、盡可能防止拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢驗(yàn)。這是對(duì)他人尊重，也是自己態(tài)度表達(dá)。假如是英文E-mail，最好把拼寫(xiě)檢驗(yàn)功效打開(kāi)；假如是漢字E-mail，注意拼音輸入法帶給你弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢驗(yàn)行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第12頁(yè)校招攻略6、合理提醒主要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等伎倆對(duì)一些信息進(jìn)行提醒。合理提醒是必要，但過(guò)多提醒則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第13頁(yè)校招攻略7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)郵件，單純以文字形式極難描述清楚。假如配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表彰你體貼。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第14頁(yè)校招攻略8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用“：)”之類笑臉字符，在商務(wù)信函里面這么顯得比較輕佻。BusinessE-mail不是你情書(shū)，所以“：)”之類最好慎用。只用在一些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定輕松氣氛?qǐng)鏊?。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第15頁(yè)校招攻略關(guān)于附件1、假如郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提醒收件人查看附件；2、附件文件應(yīng)按有意義名字命名，不可用外星人才看懂文件名；3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)明說(shuō)明，尤其是帶有多個(gè)附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超出4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5、假如附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用；6、假如附件過(guò)大(不宜超出2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第16頁(yè)校招攻略語(yǔ)言選擇和漢字編碼1、只在必要時(shí)候才使用英文郵件。英文郵件只是交流工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平。假如收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；假如收件人是其它國(guó)家和地域華人，也應(yīng)采取英文交流，因?yàn)榇嬖跐h字編碼問(wèn)題，你漢字郵件在其它地域可能顯示成為亂碼天書(shū)。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第17頁(yè)校招攻略2、尊重對(duì)方習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。假如對(duì)方與你郵件往來(lái)是采取漢字，請(qǐng)不要自作聰明發(fā)送英文郵件給他；假如對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土用漢字回復(fù)。3、對(duì)于一些信息量豐富或主要郵件，提議使用漢字。你極難確保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所包括問(wèn)題處理。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第18頁(yè)校招攻略4、選擇便于閱度字號(hào)和字體。漢字老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證實(shí)最適合在線閱度字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪字體或斜體，最好不用背景信紙，尤其對(duì)公務(wù)郵件。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第19頁(yè)校招攻略結(jié)尾署名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)署名，這么對(duì)方能夠清楚知道發(fā)件人信息。即使你朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你朋友設(shè)計(jì)這么工作。

網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第20頁(yè)校招攻略1、署名信息不宜過(guò)多。電子郵件消息末尾加上署名檔是必要。署名檔可包含姓名、職務(wù)、企業(yè)、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，普通不超出4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方假如需要更詳細(xì)信息，自然會(huì)與你聯(lián)絡(luò)。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你署名一部分是可行，比如你座右銘，或企業(yè)宣傳口號(hào)。不過(guò)要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)所，切記一定要得體。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第21頁(yè)校招攻略2、不要只用一個(gè)署名檔。對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉客戶等群體郵件往來(lái)，署名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式署名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你能夠在Outlook中設(shè)置多個(gè)署名檔，靈活調(diào)用。3、署名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)普通應(yīng)選擇比正文字體小一些。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第22頁(yè)校招攻略回復(fù)技巧1、及時(shí)回復(fù)E-mail。收到他人主要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少，這是對(duì)他人尊重，理想回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，尤其是對(duì)一些緊急主要郵件。對(duì)每一份郵件都馬上處理是很占用時(shí)間，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但普通不要超出二十四小時(shí)。假如事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那最少應(yīng)該及時(shí)回復(fù)說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等候，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。假如你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功效，提醒發(fā)件人，以免影響工作。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第23頁(yè)校招攻略2、進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。當(dāng)回件回復(fù)問(wèn)題時(shí)候，最好把相關(guān)問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次性了解，防止再重復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3、回復(fù)不得少于10個(gè)字。對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你尊重。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第24頁(yè)校招攻略4、不要就同一問(wèn)題屢次回復(fù)討論，不要蓋高樓。假如收發(fā)雙方就同一問(wèn)題交流回復(fù)超出3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采取電話溝通等其它方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將造成郵件過(guò)于冗長(zhǎng)拙笨而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第25頁(yè)校招攻略5、要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)。假如只需要單獨(dú)一個(gè)人知道事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了；假如你對(duì)發(fā)件人提出要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情。假如你對(duì)發(fā)件人提出問(wèn)題不清楚，或有不一樣意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著全部些人面，不停RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第26頁(yè)校招攻略6、主動(dòng)控制郵件來(lái)往為防止無(wú)謂回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第27頁(yè)校招攻略正確使用發(fā)送、抄送、密送要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)。1、To人是要受理這封郵件所包括主要問(wèn)題，理應(yīng)對(duì)郵件給予回復(fù)響應(yīng)；2、而CC人則只是需要知道這回事，CC人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件給予響應(yīng)，當(dāng)然假如CC人有提議，當(dāng)然能夠回E-mail；3、而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC人了。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)所；網(wǎng)申-電子郵件禮儀講座第28頁(yè)校招攻略4、TO、CC中各收件人排列應(yīng)遵照一定規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都能夠。適當(dāng)規(guī)則有利于提升你形象！5、只給需要信息人發(fā)送郵件，不要占用他人資源；6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保全部收件人需要此消