溝通實(shí)施方案

溝通實(shí)施方案（試行稿）?溝通機(jī)制建立目的及意義的說(shuō)明溝通從一定意義上講，就是管理的本質(zhì)。管理離不開溝通，溝通滲透于管理的各個(gè)方面。沒有溝通，就沒有管理。企業(yè)內(nèi)部良好的溝通文化可以使所有員工真實(shí)地感受到溝通的快樂和績(jī)效。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的溝通管理，既可以使管理層工作更加輕松，也可以使普通員工大幅度提高工作績(jī)效，同時(shí)還可以增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力。在公司的管理、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展過(guò)程中，我們?cè)絹?lái)越意識(shí)到溝通的作用，并且進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)溝通的作用。公司為了強(qiáng)化溝通在管理中的位置，制定了一份關(guān)于有效溝通實(shí)施方案，旨在通過(guò)建立有效的雙向、多向溝通機(jī)制來(lái)真正達(dá)到提高、完善管理的目的，并實(shí)現(xiàn)員工個(gè)人與團(tuán)體親密度的改進(jìn)與提高。我們要通過(guò)有效的溝通渠道，使雙方明確工作中的目的與要求；清楚工作目標(biāo)與任務(wù)，通過(guò)溝通使整個(gè)團(tuán)隊(duì)向同一目標(biāo)努力前進(jìn)。?以下對(duì)該項(xiàng)實(shí)施方案進(jìn)行進(jìn)一步說(shuō)明一、比較正式定期的各種溝通機(jī)制1、 公司組織溝通平臺(tái)：公司建立以電子郵件、RTX為依托的內(nèi)部溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，員工可通過(guò)電子郵件、RTX上進(jìn)行平級(jí)、向上級(jí)、以及越級(jí)的自由溝通；此網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)集成了越級(jí)信箱、意見箱、建議箱、業(yè)務(wù)討論、思想交流等功能；2、 日匯報(bào)：辦事處各部門員工形成每日向直屬上級(jí)匯報(bào)當(dāng)日工作事項(xiàng)制度；各部門員工每日向部門經(jīng)理進(jìn)行工作匯報(bào)，形式主要采用填寫《工作日志》；要求各部門員工在下班時(shí)做當(dāng)日簡(jiǎn)要工作匯報(bào)及明日工作安排，各部門經(jīng)理要對(duì)員工工作進(jìn)度全面掌握。3、 部門周會(huì)：子公司各部門內(nèi)部每星期組織部門內(nèi)部例會(huì)，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理形成會(huì)議紀(jì)要。4、 公司中層以上管理者周會(huì)：公司各級(jí)總監(jiān)及各部門經(jīng)理每星期組織進(jìn)行周會(huì)根據(jù)情況進(jìn)行業(yè)務(wù)討論與部門間溝通，各部門經(jīng)理向總經(jīng)理匯報(bào)業(yè)務(wù)進(jìn)展及各項(xiàng)問(wèn)題。原則上對(duì)中層以上管理者周會(huì)，要求對(duì)溝通的內(nèi)容進(jìn)行會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后整理，形成會(huì)議記錄，對(duì)問(wèn)題、事項(xiàng)以文字形式存檔以供查閱。5、 一對(duì)一溝通：各部門負(fù)責(zé)人要保證每月與部門每名員工進(jìn)行一對(duì)一溝通?？梢宰屆课幌聦賲R報(bào)他完成任務(wù)和工作的情況，督促每位下屬定期進(jìn)行簡(jiǎn)短的書面報(bào)告，并可采用溝通記錄表（見附表），有目的有計(jì)劃進(jìn)行，爭(zhēng)取達(dá)到最好溝通效果；由部門主管對(duì)溝通進(jìn)行記錄，交于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)查閱。附溝通記錄表：溝通記錄表溝通日期年月日員工姓名部門員工職位 主管確認(rèn)工作目標(biāo)和任務(wù)；（討論目標(biāo)計(jì)劃完成情況及效果，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否；雙方闡述部門目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)，并使兩者相一致；提出工作建議或意見）工作評(píng)估：（對(duì)工作進(jìn)展情況與工作態(tài)度、工作方法做出評(píng)價(jià)，什么做得好，什么尚需改進(jìn)；討論工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題）改進(jìn)措施：（討論工作優(yōu)缺點(diǎn)；在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)措施、解決辦法及個(gè)人分展建議）補(bǔ)充：6、 月例會(huì)：對(duì)業(yè)務(wù)及各項(xiàng)事務(wù)的溝通與反饋各部門經(jīng)理向總經(jīng)理室的匯報(bào)會(huì)總經(jīng)理室總結(jié)安排會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)與全體員工溝通會(huì)7、 月度部門間交流會(huì)：互相邀請(qǐng)，定期舉行業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)交流、市場(chǎng)調(diào)查情況溝通等。8、 員工大會(huì)：不定期舉行員工大會(huì)，但每季度需保證進(jìn)行一次。9、 團(tuán)隊(duì)推薦：各部門自薦各自亮點(diǎn)，每月評(píng)比最佳中層管理人員，最佳員工；每季度評(píng)比最佳團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，并對(duì)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)對(duì)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。10、 業(yè)務(wù)會(huì)議：新品推出溝通會(huì)、大型銷售接單溝通會(huì)、政策推出溝通會(huì)，突發(fā)事件溝通會(huì)。說(shuō)明：行政與人力資源部、總經(jīng)理室會(huì)不定期對(duì)以上各會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行監(jiān)督抽查。無(wú)論何種會(huì)議，都要求講究會(huì)議效率，講究會(huì)議質(zhì)量，會(huì)議不是目的，重要在于隨后抓好執(zhí)行、跟蹤、檢查、評(píng)估、反饋等環(huán)節(jié)，將例行各種溝通會(huì)議結(jié)果形成文字材料，時(shí)刻提醒任務(wù)進(jìn)度。二、非正式的溝通（例如，主管人員經(jīng)常走動(dòng)并同每位下屬聊天）1、 團(tuán)隊(duì)建設(shè)（TeamBuilding）:定期組織團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，在團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，參加活動(dòng)的各個(gè)團(tuán)隊(duì)通過(guò)完成一些或輕松、或有挑戰(zhàn)性的游戲項(xiàng)目，可以逐步團(tuán)結(jié)協(xié)作，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和品質(zhì)。2、 舉辦各種活動(dòng)如演講比賽、各種游戲、聯(lián)歡會(huì)、宴會(huì)、專題培訓(xùn)等（各部門定期做好活動(dòng)計(jì)劃）。3、 設(shè)立總經(jīng)理接待日：安排在每次員工大會(huì)后，可以Q&A形式解決員工提出問(wèn)題。4、 “員工獻(xiàn)寶”大賽，允許不同級(jí)別的職工向總經(jīng)理室推薦自己的思路、創(chuàng)意。5、 組織員工參與決策的“員工參與計(jì)劃”。6、 白板空間：一塊個(gè)性涂鴉的白版，可以記錄思維火花，更重要的是鼓勵(lì)溝通、方便交流。7、 月團(tuán)隊(duì)活動(dòng)：每月至少策劃組織一次活動(dòng)，鼓勵(lì)員工積極參與，在團(tuán)隊(duì)活動(dòng)中促進(jìn)員工的熟悉、了解員工特長(zhǎng)、愛好。8、公司總經(jīng)理室成員每月至少保證與一位最佳中層和最佳員工共同進(jìn)餐，對(duì)員工工作生活全方位溝通，進(jìn)行人性化管理溝通。三、對(duì)溝通機(jī)制建立的支持1、 建立溝通行動(dòng)小組溝通協(xié)調(diào)小組成員：目前暫定為公司總經(jīng)理助理、行政與人力資源部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理秘書。溝通協(xié)調(diào)小組任務(wù)：對(duì)各項(xiàng)正式溝通會(huì)議進(jìn)行監(jiān)督，并根據(jù)溝通情況及時(shí)反饋、調(diào)整；積極參與組織引導(dǎo)各項(xiàng)非正式溝通活動(dòng)的開展與跟蹤。建立并完善各項(xiàng)溝通機(jī)制，協(xié)助公司做好全方位的溝通管理工作。2、 其他：費(fèi)用、場(chǎng)地等。?溝通注意事項(xiàng)與內(nèi)容建議1、 主管在與下屬進(jìn)行溝通時(shí)，要與所有下屬都單獨(dú)溝通，員工也可以提出與主管進(jìn)行溝通。如主管無(wú)特殊理由不予安排時(shí)間進(jìn)行溝通，員工可越級(jí)向上級(jí)反饋。2、 溝通不同于一般的談話，主管及員工均應(yīng)在溝通之前按其內(nèi)容要求做好相應(yīng)準(zhǔn)備。3、 溝通應(yīng)在坦率、相互信任的氣氛下進(jìn)行，其間要談及優(yōu)缺點(diǎn)、改進(jìn)措施、個(gè)人目標(biāo)與發(fā)展計(jì)劃等。4、 主管、員工闡述自己的工作目標(biāo)，把個(gè)人目標(biāo)和本部門目標(biāo)結(jié)合起來(lái)。5、 回顧和討論過(guò)去一段時(shí)間工作進(jìn)展情況，包括工作態(tài)度（責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)精神等）、工作績(jī)效、企業(yè)文化建設(shè)等，什么做得好，什么尚需改進(jìn)。6、 討論工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，如工作量、工作動(dòng)力、與同事合作、與上下級(jí)合作、工作環(huán)境、工作方法。7、 討論對(duì)員工工作的要求或期望以及員工可以從主管那里得到的支持和指導(dǎo)。8、 溝通中要積極傾聽同事的發(fā)言。9、 避免情緒化行為。10、 關(guān)于會(huì)議的準(zhǔn)備工作：會(huì)議前，會(huì)議召集人應(yīng)事先做好關(guān)于會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題及相關(guān)會(huì)議文件等內(nèi)容的通知，與會(huì)人員事先做好會(huì)議準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率。“溝通從心開始”，雖是一句精彩的廣告語(yǔ)，也是溝通中的一個(gè)技巧，只有從心開始，才能有效地進(jìn)行溝通。在出口貿(mào)易企業(yè)中，由于國(guó)外市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)壓力和技術(shù)創(chuàng)新的動(dòng)力，許多員工都是負(fù)載著繁重的知識(shí)勞動(dòng)，因此，員工最需要情感溝通交流，有效的溝通是緩解內(nèi)心壓力和舒張創(chuàng)造力的重要方式。公司將會(huì)從各種角度構(gòu)建完善的正式溝通與非正式溝通通道，幫助員工增進(jìn)溝通技巧，建立高效的工作場(chǎng)所和諧的人際氛圍。?期望溝通是雙方面的事情，如果任何一方積極主動(dòng)，而另一方消極應(yīng)對(duì)，那么溝通也是不會(huì)成功的。所以，作為管理者，會(huì)保持主動(dòng)與部屬溝通的胸懷；也期望員工積極與管理者溝通，說(shuō)出自己心中的想法。只有大家都真誠(chéng)的溝通，雙方密切配合，那么我們的企業(yè)才可能發(fā)展得更好更快！溝通是每個(gè)人都