企業(yè)法律事務(wù)規(guī)范化管理工具

企業(yè)法律事務(wù)規(guī)范化管理工具第一節(jié)法律事務(wù)崗位職責(zé)一、法務(wù)主管崗位職責(zé)法務(wù)主管的主要職責(zé)是全面負(fù)責(zé)企業(yè)法律方面的事務(wù)，指導(dǎo)企業(yè)法務(wù)實(shí)踐活動(dòng)，處理企業(yè)法律問題，以維護(hù)企業(yè)法律權(quán)利和利益。其具體職責(zé)如圖9-1所示。職責(zé)1 負(fù)責(zé)審核企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)范、合同、協(xié)議等的合法性職責(zé)2 負(fù)責(zé)起草企業(yè)重要法律文書職責(zé)3 負(fù)責(zé)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作，如商標(biāo)保護(hù)、專利申請等 參與處理企業(yè)勞動(dòng)爭議、勞動(dòng)合同及對外法律糾紛事務(wù)，配合有關(guān)部門調(diào)查職責(zé)4 .企業(yè)員工的違法亂紀(jì)行為職責(zé)5 '組織開展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和日常管理等各類業(yè)務(wù)的法律咨詢服務(wù)職責(zé)6職責(zé)6負(fù)責(zé)企業(yè)法律知識(shí)培訓(xùn)工作的實(shí)施職責(zé)7 管理和監(jiān)督下屬的日常工作情況，并做好下屬的績效考核工作職責(zé)8職責(zé)8按時(shí)完成主管領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作圖9-1法務(wù)主管崗位職責(zé)法務(wù)專員崗位職責(zé)法務(wù)專員崗位職責(zé)法務(wù)專員的主要職責(zé)是協(xié)助法務(wù)主管處理公司的各項(xiàng)日常法律事務(wù)，做好法律資料收集、文件起草等工作，為解決公司的法律事務(wù)提供有力的支持。其具體職責(zé)如圖9-2所示。

職責(zé)2 '負(fù)責(zé)法律咨詢的接待和常規(guī)法律問題的解答士■-協(xié)助法務(wù)主管處理各類法律糾紛和訴訟工作，并負(fù)責(zé)法律事務(wù)處理的調(diào)查、職責(zé)3 取證工作協(xié)助法務(wù)主管處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作，收集和匯總相應(yīng)的文件資料

協(xié)助法務(wù)主管開展公司法律知識(shí)培訓(xùn)的資料準(zhǔn)備、場地選擇、人員考勤等工作職責(zé)6 負(fù)責(zé)各類法律文書、資料的歸檔工作圖9-2法務(wù)專員崗位職責(zé)第二節(jié)法律事務(wù)管理制度合同管理制度合同管理制度合同管理制度第1章總則第1條為規(guī)范公司合同管理工作，保障公司合法權(quán)益，預(yù)防合同糾紛，促進(jìn)公司依法經(jīng)營管理，制定本制度第2條本制度適用于公司各業(yè)務(wù)部門、管理部門及各分支機(jī)構(gòu)。第2章合同的編制第3條承辦部門根據(jù)經(jīng)營管理需要擬訂合同文本，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括以下6個(gè)方面。?標(biāo)的（指貨物、工程、智力成果、服務(wù)等）。?數(shù)量和質(zhì)量。價(jià)款和酬金。4?履約的期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任的承擔(dān)及糾紛的解決方式。雙方當(dāng)事人協(xié)商一致的其它事項(xiàng)。第4條重大合同或特殊合同應(yīng)當(dāng)由公司的法務(wù)處參與起草， 必要時(shí)可以聘請外部專家參與起草。第5條由對方起草的合同文本，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同文本內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司的訴求。第6條對于國家或行業(yè)有示范合同文本的，可以優(yōu)先選用，但在選用時(shí)，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查，并根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修改。第3章合同的審核第7條財(cái)務(wù)部和法務(wù)處負(fù)責(zé)合同的審核工作。合同審核人員對合同中所涉的情報(bào)資料應(yīng)注意保密。第8條合同審核的工作時(shí)間規(guī)定如下：重大合同4?6天，非重大合同2?4天，如有特殊情況可適當(dāng)延長審查時(shí)間。第9條合同承辦人應(yīng)視合同性質(zhì)預(yù)留合同審核時(shí)間，提前將合同送審，避免出現(xiàn)盲目壓縮審核工作時(shí)間的現(xiàn)象。如承辦人無正當(dāng)理由而壓縮審查工作時(shí)間，由此造成的一切后果由承辦人自己承擔(dān)。第10條合同送審時(shí)，應(yīng)提交以下材料（除合同審批單外，其余材料的復(fù)印件應(yīng)留存法務(wù)處和財(cái)務(wù)部存檔）。?完整填寫的合同審批單。?待簽署的合同文本及其附件。3?項(xiàng)目簡要說明及可行性論證材料。4?對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照。5.其他必要的背景材料。第11條合同審核部門進(jìn)行合同審核的重點(diǎn)包括以下4點(diǎn)。經(jīng)濟(jì)性：合同內(nèi)容符合公司的經(jīng)濟(jì)利益?？尚行裕汉灱s方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔(dān)保方式可靠，擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬明確。嚴(yán)密性：合同條款齊備、完整，文字表述準(zhǔn)確，附加條件適當(dāng)、合法；合同約定的權(quán)利、義務(wù)明確，數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；合同有關(guān)附件齊備，手續(xù)完備。合法性：合同的主體、內(nèi)容和形式合法；合同訂立的程序符合規(guī)定，會(huì)審意見齊備；資金的來源、使用及結(jié)算方式合法，資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)齊備第12條合同審核的程序。?合同承辦人準(zhǔn)備好材料后，由部門經(jīng)理在合同審批單上簽署意見。?合同承辦人將合同送交財(cái)務(wù)部審查評估，然后再提交法務(wù)處審查。3?法務(wù)專員接到待審合同材料后，填寫本部門法律意見處理單，審慎審閱有關(guān)合同及相關(guān)材料，提出法律審查意見，報(bào)法務(wù)主管審批。?法務(wù)專員將有關(guān)合同及相關(guān)材料、法律意見處理單復(fù)印留底后，交與經(jīng)辦部門簽收。第13條合同審核部門進(jìn)行合同審核時(shí)可要求查閱有關(guān)文件和材料，詢問有關(guān)人員，進(jìn)行必要的調(diào)查，參加有關(guān)談判或會(huì)議，合同承辦人應(yīng)予配合。第14條合同審核部門對合同審核完畢后應(yīng)在合同審批單上簽署審查意見或出具意見書，特殊情況下可以先提出口頭審查意見后再形成書面審查意見。第15條對審核中發(fā)現(xiàn)的重大錯(cuò)誤、遺漏和不妥之處，審核部門應(yīng)當(dāng)予以明確并提出修改意見。合同承辦人修改之后，應(yīng)當(dāng)重新提交審核。第16條合同如未按照合同審核部門意見進(jìn)行修改，合同承辦部門應(yīng)提出具體理由，與合同審核部門共同協(xié)商，必要時(shí)公司召開專門會(huì)議進(jìn)行審查。經(jīng)專門會(huì)議作出的審核意見，合同承辦部門必須采納。第17條已經(jīng)審核的合同，如需變更或未履行完畢而解除，需重新履行審核的程序。第3章合同的簽訂第18條簽訂合同時(shí)，如對方授權(quán)簽訂人不是合同當(dāng)事人的法定代表人，應(yīng)要求其提交經(jīng)法定代表人簽署的授權(quán)委托書，必要時(shí)應(yīng)要求對方當(dāng)事人提交其總經(jīng)理或其他權(quán)力機(jī)構(gòu)批注簽署和履行合同的決議或授權(quán)書。第19條訂立合同雙方必須使用合格印章，即公章或合同專用章，不得使用或同意對方當(dāng)事人使用財(cái)務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等不合格印章。第20條公司各分支機(jī)構(gòu)只能在其法定營業(yè)范圍內(nèi)或經(jīng)授權(quán)的范圍內(nèi)對外簽訂合同。如需簽署超過其營業(yè)范圍或經(jīng)授權(quán)范圍以外的合同，必須報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由有權(quán)簽署該合同的領(lǐng)導(dǎo)簽署，以公司的名義進(jìn)行或申請辦理專項(xiàng)特別授權(quán)。第21條合同簽訂后，合同正本由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管，合同副本及相關(guān)審核資料應(yīng)交由法務(wù)處歸檔。合同經(jīng)辦部門可保留合同正本復(fù)印件。第4章合同的履行第22條合同簽訂后，我方當(dāng)事人應(yīng)認(rèn)真履行有關(guān)合同義務(wù)，同時(shí)督促對方當(dāng)事人嚴(yán)格履行其有關(guān)合同義務(wù)，維護(hù)合同的法律嚴(yán)肅性。第23條合同經(jīng)辦人應(yīng)密切關(guān)注合同履行的全部過程及其細(xì)節(jié)并作好筆錄，完整保存合同當(dāng)事人之間的一切往來信函，建立專項(xiàng)合同履行檔案。第24條法務(wù)處應(yīng)對重大合同的履行情況進(jìn)行跟蹤管理，協(xié)助經(jīng)辦人員及時(shí)處理有關(guān)冋題。第25條如遇我方當(dāng)事人沒有或不愿或無力履行或無力繼續(xù)履行合同義務(wù)，合同經(jīng)辦人應(yīng)在與對方當(dāng)事人協(xié)商之前，將有關(guān)情況和初步解決方案及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)、合同審核部門報(bào)告。第26條如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人沒有或不愿或無力履行或無力繼續(xù)履行合同義務(wù)，合同經(jīng)辦人應(yīng)立即查明有關(guān)原因，及時(shí)與對方當(dāng)事人進(jìn)行磋商，并向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出書面通知，要求其繼續(xù)嚴(yán)格履行合同義務(wù)；同時(shí)將有關(guān)情況及初步解決方案及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、合同審核部門，必要時(shí)應(yīng)及時(shí)通知合同其他當(dāng)事人。第27條變更或解除合同。1?合同在履行過程中，需要變更或解除的，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定條件下，在合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商、提交書面報(bào)告。2?對方當(dāng)事人要求變更或解除合同的，應(yīng)在收到對方文件、信函、傳真后及時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)處理，在法律規(guī)定有效期限內(nèi)答復(fù)。逾期答復(fù)或未作答復(fù)造成嚴(yán)重后果的，承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.變更、解除合同必須采用書面形式（包括雙方來往信函、電報(bào)、傳真等），其授權(quán)委托范圍權(quán)限與原簽訂合同授權(quán)委托范圍權(quán)限相同。4?變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)成以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。第28條對于我方擁有債權(quán)的合同，如對方當(dāng)事人未能按時(shí)履行義務(wù)，合同經(jīng)辦人應(yīng)在訴訟時(shí)效內(nèi)積極追討，并確保訴訟時(shí)效不會(huì)過期。第29條在合同當(dāng)事人之間已經(jīng)或?qū)⒁蚩赡馨l(fā)生合同糾紛時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)將有關(guān)情況及初步解決方案及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、合同審核部門及公司相關(guān)主管部門，以便及時(shí)采取妥善對策；必要時(shí)應(yīng)通知合同其他當(dāng)事人。第30條合同違約處理。1?對方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補(bǔ)公司損失時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求對方賠償損失，必要時(shí)應(yīng)采取相應(yīng)的保全措施。2?公司自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門以書面形式報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)的賠償責(zé)任。第31條合同糾紛處理。1?合同當(dāng)事人之間發(fā)生合同糾紛后，經(jīng)辦人應(yīng)在法務(wù)處或外聘律師協(xié)助下負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決合同糾紛。2?合同糾紛應(yīng)盡量通過協(xié)商談判途徑解決，減少訴訟成本。?確實(shí)無法協(xié)商解決的合同糾紛可提交有關(guān)法院或仲裁機(jī)構(gòu)調(diào)解、判決或裁決。具體處理方案應(yīng)根據(jù)法務(wù)處的指導(dǎo)性意見擬定，并報(bào)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。?重大合同糾紛及其它重大糾紛提交訴訟或仲裁，并由法務(wù)處負(fù)責(zé)聘請律師。5?對法院或仲裁機(jī)構(gòu)的生效判決或裁決，我方當(dāng)事人應(yīng)予以主動(dòng)執(zhí)行；我方當(dāng)事人對已生效判決或裁決仍有異議時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司法務(wù)部的意見，依法進(jìn)行申訴。對已生效的判決或裁決，若對方當(dāng)事人拒不履行，可向法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。申請強(qiáng)制執(zhí)行的，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部出具法律意見并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第5章合同檔案管理第32條每一份履行完畢的合同或不再履行的合同，或長期合同的每一階段完成，各有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將合同資料整理清楚，交承辦人整理清楚，然后交法務(wù)處歸檔。第33條合同資料不得隨意擱置、銷毀、遺失，合同資料應(yīng)包括以下文件。有關(guān)合同的項(xiàng)目計(jì)劃文件、可行性報(bào)告、項(xiàng)目建議及上級有關(guān)批復(fù)文件。合同談判會(huì)議紀(jì)要。有關(guān)合同招、投標(biāo)及中標(biāo)通知書等文件資料。對方營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、稅務(wù)登記證(復(fù)印件)、法人代表身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證(復(fù)印件)以及其他有關(guān)文件。合同項(xiàng)目的增減憑證及我方人員的簽證。（6） 合同糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、判決書。（7） 合同履約過程中的催貨函、違約通知書和往來函件。（8） 合同的變更、解除協(xié)議書。（9） 其它有關(guān)材料。第34條法務(wù)處對簽訂完畢的合同及承辦部門所送的有關(guān)合同資料，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)審核完畢，確認(rèn)無誤后整理、并按機(jī)密程度專門歸檔。第35條送交人在移交合同文本及相關(guān)文件材料的同時(shí)，應(yīng)附所交資料清單兩份，送交人和接收人在資料清單上簽名確認(rèn)， 移交清單由送交部門和法務(wù)處各執(zhí)一份。第36條法務(wù)處審核后如發(fā)現(xiàn)需統(tǒng)一建檔的合同及文件資料有差缺，應(yīng)立即通知送交人核對、補(bǔ)足，再行歸檔。第37條公司人員如需借用或復(fù)印合同資料，必須持所在公司或部門的負(fù)責(zé)人書面簽章的借用單，并按照資料的秘密程度報(bào)有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則法務(wù)處以及檔案室等部門不得辦理。第38條合同借用人必須對需借用的合同資料提交書面說明書，說明書中應(yīng)寫明以下內(nèi)容。（1） 合同資料的借用用途。（2） 合同資料的借用與返還時(shí)間。（3） 其他須說明的借用情況。第39條公司的合同資料、合同信息是公司的商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄漏。第6章附則第40條本制度由綜合管理部制定，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。第41條本制度自2011年6月1日起執(zhí)行。三、法務(wù)工作管理制度法務(wù)工作管理制度第1章總則第1條為依法規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)，使公司的行為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)法制化的要求，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。第2條本制度適用于公司法務(wù)工作。第2章管理體制第3條公司成立法務(wù)處，設(shè)法務(wù)主管和法務(wù)專員職位，負(fù)責(zé)公司的法務(wù)工作，指導(dǎo)、監(jiān)督公司各部門涉及法律的業(yè)務(wù)工作。第4條公司視情況可設(shè)立專職法律顧問或聘請兼職法律顧問， 負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司法務(wù)管理工作。第3章法務(wù)管理原則第5條預(yù)防為主的原則。防患于未然，防止違法事件的發(fā)生，發(fā)現(xiàn)問題則及時(shí)處理，盡量減少爭議和糾紛。第6條指導(dǎo)為主的原則。除需直接自行辦理的工作外，對其他部門的工作以提供法律意見為主，不代辦包辦。第7條法制原則。嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度辦事，維護(hù)公司的合法權(quán)益。第8條保守秘密原則。對工作中涉及的公司機(jī)密嚴(yán)格保密。第9條合法性與靈活性相結(jié)合原則。在合法基礎(chǔ)上，針對公司工作中的具體情況，采取靈活的措施。第4章工作內(nèi)容第10條法務(wù)處根據(jù)公司法定代表人的指示和實(shí)際工作的需要參與制定與法律有關(guān)的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。第11條負(fù)責(zé)處理公司在各種業(yè)務(wù)往來中與其他各方發(fā)生的經(jīng)濟(jì)糾紛，努力維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益和公司聲譽(yù)不受損失。第12條及時(shí)處理公司各部門發(fā)生的突發(fā)性法律事務(wù)，確保公司在法律訴訟中保持有利地位。第13條負(fù)責(zé)公司的合同管理工作。第14條參與公司的重要經(jīng)營活動(dòng)。根據(jù)指示或需要，直接參與重大項(xiàng)目的談判。草擬、審查、修改公司有關(guān)法律事務(wù)文書，保證文書的合法性，并且不會(huì)對公司整體利益構(gòu)成潛在威脅。根據(jù)公司的發(fā)展情況，參與公司的有關(guān)收購、參股、兼并等資產(chǎn)運(yùn)作活動(dòng)。第15條與司法機(jī)關(guān)和政府部門建立合作關(guān)系，及時(shí)掌握法律信息支態(tài)，為公司營造良好的法律氛圍。第16條回答公司其他部門在法律咨詢方面的問題，并為其提供有關(guān)書面資料。第17條在公司內(nèi)部開展法律培訓(xùn)工作，提高公司管理人員和普通員工的法制觀念，增強(qiáng)公司整體的法律素質(zhì)。第18條協(xié)助有關(guān)部門處理公司內(nèi)部各種違法亂紀(jì)案件。第5章法務(wù)人員工作要求第19條按國家規(guī)定，法務(wù)人員須參加執(zhí)業(yè)資格考試，合格后在國家主管部門注冊。第20條法務(wù)人員須忠于職守和職業(yè)道德，模范遵守法律、法規(guī)，不進(jìn)行損害國家、公共利益和企業(yè)利益的活動(dòng)，保守公司秘密。第21條法務(wù)人員應(yīng)自覺更新知識(shí)，了解相關(guān)法律信息，以較高專業(yè)水平,提供優(yōu)質(zhì)法律服務(wù)。第22條對法務(wù)人員作過失、不力行為，公司將予以處罰。嚴(yán)