公文寫作與處理培訓講義

公文寫作與處理講義

曲靖市農業(yè)局辦公室

〔2009年10月13日〕同志們，根據(jù)安排，現(xiàn)在由我來和大家共同學習公文寫作與處理有關知識。在座的各位，可能有極少數(shù)專門從事文秘工作，對公文寫作與處理相比照擬熟悉；而絕大多數(shù)都是專業(yè)技術人員，對標準性公文寫作與處理有一定了解，但經(jīng)常接觸的主要是像工作總結、講話稿之類的非標準性公文。非標準性公文寫作與處理相比照擬靈活，標準性公文從起草、審核、簽發(fā)、印刷、辦理、歸檔等都有非常嚴格的規(guī)定。下面，我講三個問題。第一個問題，為什么要學習公文寫作與處理可能有的同志認為，只有在辦公室工作、專門從事文秘工作的人才有必要學習公文寫作與處理。這種認識是有偏差的。原因主要有四點：首先，公文寫作與處理的各個環(huán)節(jié)經(jīng)常是由不同部門共同完成的。如果辦公室包辦所有環(huán)節(jié)的工作，工作人員就會累死。第二、普通專業(yè)技術人員經(jīng)常需要承當草擬公文的職能職責。如果不了解公文寫作與處理的規(guī)那么，草擬出來的公文標準程度就不高，辦公室在進行公文審核時難度就會很大，任務就會很重，必然會導致大量粗制濫造的公文蒙混過關，不但影響單位的形象，還會耽誤工作。第三、專業(yè)技術人員學習公文寫作與處理，是人全面開展的需要。第四、學習公文寫作與處理，是提高實用文檔實用文檔#執(zhí)行力的需要。1999年至2000年，國家先后公布了?國家行政機關公文處理方法?和?國家行政機關公文格式?，這個?方法?和?格式?是我們公文寫作與處理最重要的依據(jù)，公布到現(xiàn)在已經(jīng)有十年時間，但是就全市農業(yè)系統(tǒng)的辦文水平來看，我們很多同志，甚至是專門從事文秘工作的同志，對?方法?和?格式?知之甚少或一知半解，公文寫作與處理隨心所欲，說明我們的執(zhí)行力還有待于進一步提高。近年來，市委辦、市政府辦對市直部門和縣級政府公文寫作與處理通過抽查和通報的方式進行監(jiān)督，市農業(yè)局辦公室也對農業(yè)系統(tǒng)的公文寫作與處理進行了標準，我們農業(yè)系統(tǒng)的公文寫作與處理有了一定提高，但是，與政府系統(tǒng)相比還有不小的差距。所以，我們要提高農業(yè)部門的形象，提高辦文水平也是一個重要的著力點。我建議同志們，尤其是從事文秘工作的同志們，要把?國家行政機關公文處理方法?和?國家行政機關公文格式?找來仔細研讀。第二個問題是，標準運行，努力提高公文處理水平一是要標準公文管理。我們曾經(jīng)就一些公文中存在的問題向下級單位的辦公室詢問，得到的答復是不知道，這個問題應當歸其他科室負責?？梢哉f，我們農業(yè)系統(tǒng)公文寫作與處理方面存在的問題，很大程度上是由于重視程度不高、管理不到位造成的。要提高公文寫作與處理的水平，首要的任務是要強化對公文處理的管理。?國家行政機關公文處理方法?第七條明確規(guī)定，“各級行政機關的辦公廳〔室〕是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。〞第五十六條規(guī)定：“各級行政機關的辦公廳〔室〕對上級機關和本級機關下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行催促檢查并建立督查制度〞。我們各級農業(yè)部門的辦公室要認真對照這兩條規(guī)定，要按照“辦文零失誤〞的標準，切實履行管理職能，加強對公文處理的管理，確保辦文質量。二是要標準行文規(guī)那么。我們經(jīng)常見到一些不符合行文規(guī)那么的文件。一是越權發(fā)文。?國家行政機關公文處理方法?第十五條第二款規(guī)定：部門內設機構除辦公廳〔室〕外不得對外正式行文。但是，我們有的事業(yè)單位不經(jīng)過局辦公室而直接向縣級農業(yè)部門發(fā)文，今后要杜絕此類事情發(fā)生。二是越位發(fā)文，就是向不相隸屬的部門發(fā)通知或請示。有一個縣農業(yè)局發(fā)通知，它的主送單位，就是通常說的抬頭那里是：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、農技中心。同志們要注意，通知是下行文，所謂下行文，就是向下級部門發(fā)文，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府并不縣農業(yè)局的下級。這一份文件，如果確需發(fā)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，應當在版記中以抄送的形式標記。我們還經(jīng)常見到鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府向縣農業(yè)局或市農業(yè)局報送請示或報告，同樣也是非常荒唐的。因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府與縣市農業(yè)局不存在上下級關系，而是互不隸屬的的關系，既不能發(fā)上行文，也不能發(fā)下行文，如果確需發(fā)上行文或下行文，只能用抄送的形式。三是超范圍請示，即請示事項超出上級部門的審批權限。例如，有個縣農業(yè)局向市農業(yè)局請示蓋新辦公樓，市農業(yè)局沒有審批權。四是重復請示。有個縣的一個中低產(chǎn)田地改造工程，先以縣中低產(chǎn)田地領導小組的名義上報到市中低產(chǎn)田地領導小組要求轉報省級領導小組，又以縣農業(yè)局的名義上報到市農業(yè)局要求轉報省農業(yè)廳。五是強行請示。我們有些工程，省級已經(jīng)明確要求暫停申報審批，還有些工程是按方案按時間統(tǒng)一組織申報，但有的縣級農業(yè)部門硬要申報，想什么時間申報就什么時間申報，我們按規(guī)定暫停申報，他認為是為難他。六是違規(guī)抄送。請示在主送上級機關的同時，不能抄送下級單位。例如，有一個縣農業(yè)局向市農業(yè)局報送請示，在版記中我們看到，這份請示被抄送到縣農業(yè)局的下屬有關單位。三是要標準草擬公文。如果說前面所講的內容只要求大家有一定了解，而草擬公文是每一位專業(yè)技術人員都可能需要承當?shù)墓ぷ魅蝿?，所以要求熟練掌握。只有起草出符合標準的公文，才能最大限度提高文秘工作效率，最大限度減輕公文審核難度。我們在座的每一位同志撰寫一般性的工作總結應當沒有什么問題，但要起草標準性公文，那么需要進一步的學習和訓練。我們草擬公文常見的問題有：第一、結構層次序數(shù)不標準。第一層應當為“一、〞，第二層為“〔一〕〞，第三層為“1.〞第四層為“〔1〕〞。根據(jù)我們的經(jīng)驗，公文的結構層次一般應當控制在三層以下，太多會導致結構過于復雜。第二、公文引用不標準。在引用公文時，應領先完整引用公文的標題，標題后面還必須引用發(fā)文字號，發(fā)文字號要用圓括號標識。第三、數(shù)字使用不標準。?國家行政機關公文處理方法?第二十五條第九款規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文日期、局部結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。〞例如：“中央1號文件〞里邊的“1〞應當用小寫的阿拉伯數(shù)字，而不是漢字“一〞。又例如：公文的成文日期應當用漢字，而不是阿拉伯數(shù)字。第四、邏輯層次和條理不清楚，只有他自己清楚，就像有的人打麻將，條子里面插著筒子，筒子里面插著萬子，把你眼睛望花，腦殼繞暈。第五、文題不匹配。有的是小腦袋戴大帽子，有的是大腦袋戴小帽子，有的是張冠李戴。這里插一點，非標準性公文的標題可以有主標題和副標題，而標準性公文的標題只能有一個。第六、轉發(fā)文件時標題不夠簡潔。例如，“曲靖市農業(yè)局關于轉發(fā)市紀委關于轉發(fā)省紀委關于轉發(fā)中紀委關于公開財產(chǎn)申報的通知的通知的通知的通知〞。這是一個虛擬的標題，也是一個書呆子式的標題。有四個“關于〞，三個“轉發(fā)〞，四個“通知〞，有47個字，要是一口氣讀完，估計會上氣不接下氣。這種寫法是不恰當?shù)?。可以改為“曲靖市農業(yè)局轉發(fā)中紀委關于公開財產(chǎn)申報的通知〞，僅22個字，既簡潔又明了，中間環(huán)節(jié)都可以省去。第七、公文的文種使用不標準。?國家行政機關公文處理方法?規(guī)定了命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種標準性公文，一般來說，我們的標準性公文只能用這13種公文中的一種，例如，“曲靖市農業(yè)局2021年工作總結〞，“總結〞不是標準性文種，如果要作為正式文件印發(fā)，應當用“曲靖市農業(yè)局關于印發(fā)2021年工作總結的通知〞，同時將總結的局部作為附件比擬妥當。第八、公文的主題詞不標準。主題詞編排是難度較大的局部。有的同志把標題分成幾段，就當成主題詞，是不恰當?shù)?。主題詞由類別詞+類屬詞+文種三局部組成，其中類別詞必須到國務院主題詞表中找。農業(yè)部門大局部公文的類別詞是“農業(yè)〞；類屬詞也要到主題詞表中找，實在找不到可自擬，并加“△〃標識。例如，“曲靖市農業(yè)局辦公室關于召開全市農業(yè)系統(tǒng)公文寫作與處理培訓會議的通知〞這樣一個標題，類別詞應當是“文秘工作〞，類屬詞應當是“培訓〞，“會議〞，文種是“通知〞。我國目前有兩套公文主題詞表，一套由國務院辦公廳秘書局擬定，適用于政務類公文，有15類1049個主題詞；另一套由中央辦公廳秘書局擬訂，適用于黨務類公文，共收錄主題詞5116條。這兩套主題詞表可在網(wǎng)上下載。歷年來的政府工作報告和中央1號文件，堪稱公文中的精品。建議對文秘工作感興趣的同志，可以認真研讀，既了解國家政策，又學習公文寫作技巧。四是要標準公文審核。?國家行政機關公文處理方法?第二十七條規(guī)定：“公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公廳〔室〕進行審核。〞但是，我們局部單位發(fā)文時，有時辦公室沒有行使審核公文的職責，有時草擬公文的單位拒絕審核，有的是先讓分管領導簽發(fā)，再拿到辦公室進行審核，由于程序顛倒，簡直可以叫霸王審核。五是高效辦理公文。我們向下級機關發(fā)文要求辦理某項工作，但個別地方因為領導不在或具體負責的人不在，導致工作被耽誤，我們不得不直接打打到縣農業(yè)局局長那里催辦，這種事情時有發(fā)生。送負責人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。六是標準公文歸檔。公文辦理完畢后，應當及時歸檔。個人不得保存應當歸檔的文檔。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔。第三個問題是，嚴格標準，認真執(zhí)行公文格式有關規(guī)定2000年8月24日公布、2001年1月1日開始實施的?國家行政機關公文格式?及其釋義，從公文紙張規(guī)格到印刷質量、從文件頭的制作到文件上下左右的空白、從文件標題的排列方式到其排列位置、從字體字號到行間距離、從落款蓋章到頁碼、版記的標識等都有非常明確、詳細、全面和嚴格的規(guī)定。普通專業(yè)技術人員要有一定了解，而負責公文審核和負責印刷文件的人，更是必須將每一條規(guī)定都牢記于心。當然，國家標準也不一成不變的，隨著信息技術逐步普及，行政機關公文格式的標準也會與時俱進，實際上，從國務院到省級的文件格式，在不違背既有的國家標準的前提下，已經(jīng)有所創(chuàng)新。今天我們將重點學習一些大家很容易理解但平時很困惑或者容易被忽略的問題。一是購置合格的公文用紙。我們收到局部公文的紙張，有的非常黑，像報紙一樣，很不莊重；有的非常白，看上去晃眼，特別是在晚上，時間長了很不舒服；有的公文在傳閱過程中，才翻幾下就發(fā)生斷裂；有的公文過于透明，印刷或蓋章時兩面互相滲透。這些都是很不標準的。購置公文用紙時，要注意這些問題。標準公文用紙的外包裝上有一項技術指標，就是紙的重量，根據(jù)國家標準，每平方米應在60——80克之間。從經(jīng)濟的角度考慮，可取下限。二是預制標準的文件頭。很多單位制作文頭有點隨心所欲。實際上，文頭的制作有嚴格的標準?！灿脤嵨锸疽獠粯藴实奈念^，隱去發(fā)文機關〕我們著重學習一下發(fā)文機關標識〔實物示意：上行文頭、下行文頭〕，這幾個字，印在什么位置，用什么字體，標準上有明確規(guī)定。它的大小，以美觀為宜，但寬不得大于或等于15毫米，高不得大于或等于22毫米。為什么呢？標準上沒有解釋，但釋義上有解釋，因為國務院文件那幾個字的大小就是15乘以22毫米，作為一種象征，其它行政機關的文件標識都必須要小一點。我們有幾個縣農業(yè)局的文頭制作很有問題，有興趣的下去可以自行對照檢查一下。三是有多個簽發(fā)人時，正確標識“簽發(fā)人〞三個字。大家都知道，上行文要標識簽發(fā)人?！昂灠l(fā)人〞這三個字用三號仿宋體字，簽發(fā)人的名字要用3號楷體字。有多個簽發(fā)人時，發(fā)文字號和最后一個簽發(fā)人在同一行。標準上是這樣說的。但是，有多個簽發(fā)人時，“簽發(fā)人〞這三個字印在什么位置，標準及其釋義上都沒有明確，導致有很多爭議。其實，國務院公布的國家標準還有附件，上面有幾幅樣式圖，從圖上我們可以看到，“簽發(fā)人〞這三個字和第一個簽發(fā)人在同一行。四是公文標題回行要謹慎。公文標題回行時不能斷開詞意，要盡可能地保證句意完整，但這條規(guī)定經(jīng)常被忽略。例如：“曲靖市農業(yè)局關于禁止上班玩電腦游戲的通知〞，如果在“禁止上班〞后面斷句，就會產(chǎn)生令人費解的效果。為了簡明、直觀掌握標準公文，現(xiàn)在結合例文講一講請示的寫法。請示的釋義：請示是本級機關、單位在工作中發(fā)生不能自行決定的重大問題，不屬于本機關、單位權限審批范圍的事項，需要上級機關審批、解決的重大事項，以及對上級批示要求中不明確的問題等向上級機關請求批示、批準時使用的公文文種。請示的分類：請示可分為以下幾種類型：一是請求審批事項的請示。例如，工程立項、機構調整、人事任免、開展規(guī)劃、管理方法、工作方案等。二是請示解決問題的請示。這是本級機關在工作中遇到的困難和問題，需請求上級機關幫助解決的公文。例如，解決資金添置設備、改善條件等。三是請求批轉文件的請示。這種請示常用于部門制定的規(guī)章性文件或涉及面較大的工作意見，請求領導機關轉發(fā)貫徹執(zhí)行的請示。四是請求指示、答復的請示。請示的格式：請示性公文，不管內容多或少，篇幅長或短，都有根本的格式，這種格式與報告相同，其結構形式是：公文標題—主送機關-正文—結束語—成文時間。請示的寫法：〔一〕標題的寫法。按照國務院辦公廳的要求，標題標準的寫法是：發(fā)文機關+請示事由+文種。例如：“XX市人民政府關于XXX的請示〃。三個內容缺一不可。這里特別要注意準確使用文種，“請示〞不能用“報告〞來代替，也不能把“請示〞和“報告〞合在一起，寫成“請示報告〞。〔二〕主送機關的寫法。任何請示性公文都有一個受文單位，就是直接的上一級機關。主關機關的寫法較簡單，只要寫出受文單位的名稱即可，不要寫領導的姓名、職務。另外，只能寫一個主關機關；要寫標準的簡稱或統(tǒng)稱；要注意行文關系，只能逐級行文，不能越級行文?！踩痴牡膶懛?。正文是指主送機關〔不含主送機關〕之下、結束語〔不含結束語〕之前的公文內容。這局部內容不一，結構復雜，寫作技巧要求較高。一是要寫開頭語，要用簡明扼要的文字交代清楚為什么寫此請示，此后用“現(xiàn)將有關問題請示如下〞一句話來結束開頭語，同時啟動請示內容的寫作。二是要寫好請示的問題。這局部內容要緊接開頭語后邊寫。常見有兩種寫法：請示內容不復雜的采取“綜述式〞寫法，所請示的問題用一個自然段就可寫完；請示內容涉及問題較多的采取“分述式〞寫法，把所請示的內容分成假設干問題，分別陳述意見，這種寫法是最通行的。三是提出的方法要合理可行，不能只提出問題，還應該結合實際提出解決問題的具體方法，供上級機關辦理答復時〔四〕結束語的寫法。正文寫完后要寫一名結束語，以表示正文截止。結束語的標準寫法有三種：一是請求審批事項、解決問題的請示，一般寫“特此請示，請審示〞；二是建議性的請示，一般寫“妥否，請批示〞或“以上意見如無不妥，請批轉有關單位貫徹執(zhí)行〞；三是請求指示的請示，一般寫“以上請示當否，請指示〞或“當否，請指示〞?！参濉掣郊膶懛?。附件的寫法有標準的格式。即在正文完了以后下空1行字、左空2個字〔不頂格〕的位置寫“附件〞，附件后邊標全角冒號〔：〕。如果只有一個附件，把附件標題寫出來就行了，如果有兩個以上附件要用阿拉伯數(shù)字編序號，把附件標題分“I：、“2：、“3：……寫出來。序號后邊標點符號用圓點〔.〕標注，不能用頓號〔、〕標注。附件標題寫完后不使用任何標點符號?！擦陈淇畹膶懛?。任何公文都要落款，具體寫法是：正文結束語后不署單位名稱〔3個以上單位聯(lián)合