檔案保管安全工作-培訓(xùn)課件

檔案保管安全工作2014.10第一節(jié)

檔案安全保管工作概述一、保管工作的含義1、庫房管理2、檔案流動過程中的保護(hù)3、保護(hù)檔案的專門措施二、保管工作的任務(wù)

1、維護(hù)檔案實體的秩序狀態(tài)，使其在存放和使用中始終有序；

2、防止人為和自然的破壞，延長檔案的壽命；

3、維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。簡言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）；不亂（不使檔案相互混亂）；不丟（檔案不丟失不泄密）；不壞（不使檔案遭受損壞）。三、基本要求

1、以防為主，防治結(jié)合2、加強(qiáng)重點，照顧一般3、自力更生，勤儉節(jié)約4、立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前

四、意義檔案保管工作為檔案管理工作提供物質(zhì)對象，其質(zhì)量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。檔案損毀的原因

人為因素故意破壞過失損壞年久老化自然因素內(nèi)因外因第二節(jié)檔案保管的物質(zhì)條件一、檔案庫房

▲檔案庫房是為存儲和保護(hù)檔案而設(shè)計建造的建筑物。庫房地址的選擇，以及防熱、防潮(防水)、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國家制定有專門的設(shè)計規(guī)范。應(yīng)該注意的基本問題：1，庫房必須專用，不能與辦公室合用，不能同時存放他物；2，必須堅固，并且是正規(guī)的建筑；3遠(yuǎn)離火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等基本要求。

檔案庫房

庫房建筑原則：經(jīng)濟(jì)適用美觀

四川省檔案館的清代檔案庫房山東省檔案館的環(huán)形走廊遼寧省檔案館的洞庫二、檔案裝具

1、檔案箱2、檔案架活動式密集架積層密集架（通天架）3、檔案柜等五節(jié)柜（戰(zhàn)備箱）底圖柜、防磁柜手動密集架底圖密集柜密集架與普通檔案架比較圖三、設(shè)備檔案保管的設(shè)備一般是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、器具、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)備。如：去濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度測量及控制設(shè)備、防盜、防火報警器、滅火器、裝訂機(jī)，復(fù)印機(jī)、縮微拍照設(shè)備以及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備、檔案進(jìn)出庫的運送工具。檔案保管設(shè)備

四、包裝材料

1、卷皮

2、案盒、卷盒

3、檔案袋4、包裝紙等

五、消耗品

即用于保管工作的易耗低值物品。如防蟲藥品（毒餌盒），吸濕濟(jì)（木炭、生石灰，氯化鈣）以及各種表格及管理性的辦公用品。注：要本著實事求是的態(tài)度合理、有效、實用、節(jié)儉的原則進(jìn)行配置。第三節(jié)檔案庫房管理檔案庫房管理是檔案保管工作的主要體形式，其內(nèi)容同樣涉及“維護(hù)秩序”和“保護(hù)實體”兩個基本方面。其內(nèi)容包括以下幾個方面。一、進(jìn)出庫制度

進(jìn)出庫的方式、時間、要求必須有所限制并作出專門的規(guī)定。1，只許檔案工作人員進(jìn)入；2非工作時間不許進(jìn)入；3不許在庫房中吸煙，喝水，吃東西，無人時必須關(guān)燈，關(guān)窗，庫房門上鎖……

二、庫房溫度控制據(jù)研究表明，較為適宜的溫度應(yīng)在14~20度之間，濕度應(yīng)在50%~60%之間。控制和調(diào)節(jié)庫房溫度的方法:

1.對庫房進(jìn)行嚴(yán)格密封，然后在庫房內(nèi)使用技術(shù)設(shè)備調(diào)控適宜的溫度；2、庫房難以做到完全封閉，可采取一系列機(jī)械的或自然性的措施對庫房溫度進(jìn)行調(diào)控：a,使用增溫，增濕或降溫、降濕等機(jī)械設(shè)備進(jìn)行調(diào)控;b、利用庫內(nèi)外溫度相互平衡；（時機(jī),時間,長短,強(qiáng)度）c、采用簡便的人工方法進(jìn)行調(diào)控(濕草墊,木炭,生石灰,氯化鈣)創(chuàng)造延長檔案壽命的關(guān)鍵：控制溫濕度

（1)庫房適宜溫度：紙質(zhì)載體：14℃~24℃（±10℃）縮微膠片：13℃～20℃磁性載體：14℃～24℃光盤載體：14℃～24℃（2）庫房相對濕度：紙質(zhì)50%～65%（±15%）光、磁盤45%～50%（±10%）檔案室每天都要對溫、濕度進(jìn)行統(tǒng)計，偏高或偏低都必調(diào)節(jié)，或抽濕或降溫。庫房為什么要控制溫度和濕度？

——保護(hù)檔案壽命的需要，

（1）紙的化學(xué)成分：

纖維素—半纖維素—木質(zhì)素——雜細(xì)胞一般來講纖維素含量在40%以上的植物維素才用來造紙。（2）影響紙的耐久性的關(guān)鍵——纖維素的特性◎水解性—與水發(fā)生反應(yīng)，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度下降低，霉?fàn)€結(jié)塊造成因素：水份和濕度—酸（氣、塵、微生物）—酶（霉菌）紙張含水量在70%左右為最佳狀態(tài)，所以要控制溫濕度◎氧化性——與氧化劑發(fā)生反應(yīng)，聚合度下降，機(jī)械強(qiáng)度降低、紙發(fā)脆▲

造成因素：氧化劑——溫、濕度——光

如果光、氧化劑和水份三者同時作用纖維素，氧化速度會更快。庫房溫度：14℃~24℃（±10℃）相對濕度：50%～65%（±15%）

三、八防

防火

防水

防光防蟲

書虱

▲防潮：與庫房的溫濕度有關(guān)?！舴烂梗号c防蟲，防潮關(guān)系密切，要對檔案進(jìn)行定期的檢查并放置防霉、防蟲藥品。●防塵：裝具的封閉性要好，并且要定期打掃衛(wèi)生，保持清潔?！锓辣I：庫房要堅固，隨時關(guān)門，安裝防盜報警裝置。注：為了全落實“八防”，節(jié)假日也必須安排人員值班，檢查庫房狀況?！鴰旆抗芾怼鞍朔馈眻D示

四、庫房與裝具的有序化（主要指庫房與裝具的編號以及裝具在庫房中的排放方式應(yīng)井然有序，統(tǒng)一編號）編號原則：1.先編建筑號（幾號庫、幾號樓）然后編層號和房間號，阿拉伯?dāng)?shù)字順次編號。建筑編號亦可按其方位編。“東×樓”。也可直接命名“××樓”。庫房少的可以不編庫房號。2.裝具的編號：一般按保管機(jī)構(gòu)或庫房房間為單元進(jìn)行，每一單元內(nèi)的所有裝具按某一排列走向和順序依次編列號、柜架號、格層號（箱號），號碼一般也采用阿拉伯?dāng)?shù)字。1）庫房的（擺布）序化。整齊一致～避光通風(fēng)～空間利用2）裝具的序化：為了便于管理，檔案柜（架）必編號。方法：1◎自門口起從左至右編架號（走“之”字形編下去）

架號：◎每組柜又從上至下編柜號○○○○○4柜號：□1○○○○○3□2○○○○○2□3○○○○○1□4。（門口）□53）密集架式的管理

標(biāo)識牌庫房與裝具的序化全宗號D11柜號2年度1990類別JX案卷起止號1-9五、檔案在裝具中的存放方式平放豎放（一）、檔案存