流程體系評審辦法

PAGE文件編號WIOO-22版本A/0三階文件(管理規(guī)定)生效日期批準之日起生效HYPERLINK流程體系評審辦法頁碼第9頁共10頁文件名稱版本：A/0編制部門：總經(jīng)辦REVISION/AMENDMENTHISTORYDATE|日期REV|版次PAGE|頁碼DESCRIPTION|描述2011-06-18A/0ALLFirstissue管理手冊和程序文件需要總經(jīng)理批準，三階文件根據(jù)FLD《文件控制程序》的要求，只需要部門經(jīng)理批準即可。管理手冊和程序文件需要總經(jīng)理批準，三階文件根據(jù)FLD《文件控制程序》的要求，只需要部門經(jīng)理批準即可。（復制本頁時請刪除本批注）擬定PreparedBy審核CheckedBy會審簽名ConfirmedBy批準ApprovedBy梁XX流程體系評審辦法編制部門：體系部文件適用性履歷|APPLICATIONOFHISTORYFILE日期版次不適用描述應用部門/負責人體系確認 修訂履歷|REVISION/AMENDMENTHISTORYDATE|日期REV|版次PAGE|頁碼DESCRIPTION|描述2015-4-20A/010首次發(fā)行擬定PreparedBy審核CheckedBy會審簽名ConfirmedBy批準ApprovedBy文件目錄|快速檢索（電子文檔時，目錄為超鏈接）文件適用性履歷|APPLICATIONOFHISTORYFILE 1修訂履歷|REVISION/AMENDMENTHISTORY 2文件目錄|快速檢索 31.0制定目的 42.0適用范圍 43.0相關職責 44.0定義說明 45.0程序內(nèi)容 55.1設定流程體系年度評審目標 55.2制訂年度流程評審計劃 55.3組建流程評審小組 65.4評審實施 65.5評價 65.6提出流程優(yōu)化申請 65.7制訂流程優(yōu)化計劃 75.8調(diào)研診斷 75.9優(yōu)化設計 75.10驗收和備案 85.11發(fā)布培訓 85.12制訂年度流程體系評審和優(yōu)化總結報告 86.0關聯(lián)文件 87.0應用表單 88.0附錄 8附錄一：流程體系評審流程圖 9附錄二：流程評審方法操作說明 10 1.0制定目的為支持公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，保證公司流程（程序）的順暢運行和不斷優(yōu)化，確保流程得到有效監(jiān)控和持續(xù)的改進，及以下的三個原則特制定本辦法。開放性原則：流程處在不斷優(yōu)化的過程中，隨著公司不斷的發(fā)展，流程也會相應發(fā)生變化；責任明確原則：體系部對公司的流程管理體系負責，各部門對本部門各項流程負責；全員參與原則：各流程涉及的各部門、各崗位人員均有權和有責任對流程運行過程提出建議；2.0適用范圍適用于本公司經(jīng)營活動涉及的所有部門的流程體系的評審，優(yōu)化。3.0相關職責各部門：負責本部門的流程執(zhí)行及監(jiān)測，并指導流程相關部門的流程管理工作。主要職責：負責本部門流程的制定；負責公司流程的正常運行；負責對流程的執(zhí)行進行監(jiān)測；收集流程運行過程中的信息反饋，負責流程優(yōu)化工作。體系部：是公司流程管理的歸口部門，負責組織公司各部門流程的審核和優(yōu)化工作。主要職責：負責公司流程運行過程中的指導、組織、協(xié)調(diào)工作；負責公司流程管理文件的整理、匯編工作；負責組織公司流程執(zhí)行的監(jiān)測、反饋工作；監(jiān)督并指導流程管理體系的運行；協(xié)調(diào)流程管理體系運行過程中出現(xiàn)的各種重大問題；負責組織公司管理流程評價優(yōu)化工作。運營副總：負責運營處各部門流程執(zhí)行及監(jiān)督，運營處流程優(yōu)化申請的審核?？偨?jīng)理：批準各部門制定的流程；審批流程優(yōu)化申請；當公司戰(zhàn)略及組織機構出現(xiàn)重大變化時，負責啟動流程全面優(yōu)化工作。4.0定義說明流程：是指一個或一系列連續(xù)有規(guī)律的行動，這些行動以確定的方式發(fā)生或執(zhí)行，導致特定結果的實現(xiàn)。簡言之就是，一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。在企業(yè)里，我們可以理解為：什么部門做了什么事，產(chǎn)生了什么結果，傳遞了什么信息給誰。流程的要素：流程包含六大要素，輸入資源、活動、活動的相互作用（即結構）、輸出結果、顧客、價值。流程的特性：流程包含以下六個特性目標性：有明確的輸出（目標或任務）。這個目的可以是一次滿意的客戶服務；可以是一次及時的產(chǎn)品送達，等等。內(nèi)在性：包含于任何事物或行為中。所有事物與行為，我們都可以用這樣的語式來描述，“輸入的是什么資源，輸出了什么結果，中間的一系列活動是怎樣的，輸出為誰創(chuàng)造了怎樣的價值?！闭w性：至少兩個活動組成。流程，顧名思義，有一個“流轉”的意思隱含在里面。至少兩個活動，才能建立結構或者關系，才能進行流轉。動態(tài)性：由一個活動到另一個活動。流程不是一個靜態(tài)的概念，它按照一定的時序關系層層展開。層次性：組成流程的活動本身也可以是一個流程。流程是一個嵌套的概念，流程中的若干活動也可以看作是“子流程”，可以繼續(xù)分解若干活動。結構性：流程的結構可以有多種表現(xiàn)形式，如串聯(lián)、并聯(lián)、反饋等。往往，這些表現(xiàn)形式的不同，給流程的輸出效果帶來很大的影響。流程圖：流經(jīng)一個系統(tǒng)的信息流、觀點流或部件流的圖形代表。在企業(yè)中，流程圖主要用來說明某一過程。這種過程既可以是生產(chǎn)線上的工藝流程，也可以是完成一項任務必需的管理過程。流程圖的表示：（1）矩形表示流程過程行動；（2）菱形表示檢查、審批、審核(決策)；（3）橢圓形表示一個流程的終結(終止)；（4）箭頭代表流動方向；流程圖的作用：流程圖是由一些圖框和流程線組成的，其中圖框表示各種操作的類型，圖框中的文字和符號表示操作的內(nèi)容，流程線表示操作的先后次序。流程圖作為診斷工具，它能夠輔助決策制定，讓管理者清楚地知道，問題可能出在什么地方，從而確定出可供選擇的行動方案。流程的優(yōu)化：對現(xiàn)有工作流程的梳理、完善和改進的過程，稱為流程的優(yōu)化。流程優(yōu)化是提高工作效率的根本,控制漏洞、失誤，降低成本的關鍵。以便在當今衡量績效的關鍵（如質量、成本、速度、服務）上取得突破性的改變。5.0程序內(nèi)容5.1設定流程體系年度評審目標5.1.1體系部根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(包括業(yè)績目標和發(fā)展目標)，識別關鍵流程，并結合上年度的流程體系評審報告中確定的須重點跟蹤評審的流程，以及各部門提供的《季度KPI總結匯報表》確定需列入評審的問題流程(問題比較多或問題較嚴重，且優(yōu)化的成熟度低的流程)，確定本年度流程體系評審目標，評審目標應包括；A．評審的目標流程名稱，包括；根據(jù)公司戰(zhàn)略目標識別的關鍵流程(關鍵流程識別方法參見《流程評審操作說明》)，且流程績效比較低下的流程上年度流程評審和現(xiàn)階段企業(yè)運營中發(fā)現(xiàn)的問題流程公司領導指定的流程B.目標流程應達到的流程績效標準，如周期、成本、正確率和客戶滿意方面的指標，可參照競爭對手和標桿企業(yè)，結合企業(yè)實際能力設計流程績效標準。5.2制訂年度流程評審計劃體系部根據(jù)評審目標制訂《流程體系年度評審計劃》，此計劃作為體系部部門年度工作計劃內(nèi)容的一部分，提交總經(jīng)理對《流程體系年度評審計劃》的評審目標和計劃安排審批和確認，對總經(jīng)理提出的修改意見，必須及時調(diào)整審批。5.3組建流程評審小組體系部根據(jù)審批的《流程體系年度評審計劃》組建流程評審小組，流程評審小組成員包括：組長、副組長：由體系部經(jīng)理擔任組長(領導流程評審小組的工作，對評審結果進行確認及跨部門的協(xié)調(diào))、由品質部經(jīng)理擔任副組長(根據(jù)計劃組織和監(jiān)督流程評審小組實施評審，組織評審的評價工作，必要時也擔任目標流程的評審責任人)成員：成員來自各部門內(nèi)審人員，以及目標流程主導部門熟悉流程的代表，或由目標流程主導部門的經(jīng)理指派代表參加，各小組成員分別擔任所主導或熟悉的目標流程的評審責任人。5.4評審實施流程評審小組各評審責任人根據(jù)《年度流程評審計劃》進行流程評審，并填寫《流程評審表》，評審責任人對該目標流程評審記錄進行評價。評價過程由評審小組副組長進行監(jiān)督，小組組長作跨部門的協(xié)調(diào)工作。評價流程應把握流程的節(jié)點，找到流程節(jié)點后，應從以下角度考慮流程的不足或問題；流程環(huán)節(jié)是否存在冗余或遺漏的地方；流程所要求環(huán)節(jié)是否超出部門職責/權限范圍；流程時限要求是否合理？是否還有環(huán)節(jié)有必要加上時限要求；審批審核環(huán)節(jié)是否能夠并行或采取授權以提高效率；流程上下游環(huán)節(jié)間是否存在協(xié)調(diào)不暢的現(xiàn)象；是否感覺本流程操作有困難，需要指導和培訓；流程要求的表單所傳遞信息是否完整、準確，能否滿足工作要求；該流程對相關工作的質量和效率是否能起到促進作用；5.5流程評價評審小組對流程評審情況進行評價，并在《流程評審表》中填寫評價意見，并確定該流程是通過評審、追加評審或申請優(yōu)化。提出流程優(yōu)化的依據(jù)為；原流程不適應業(yè)務發(fā)展要求流程沒有得到有效執(zhí)行，配套措施不到位(如考核和激勵)流程績效低下客戶抱怨較多公司領導指定優(yōu)化的項目5.6提出流程優(yōu)化申請體系部根據(jù)對目標流程評審的評價結果所確定需要優(yōu)化的流程；及根據(jù)各部門提交的《季度KPI總結匯總表》反饋的問題，評價問題的重要性、嚴重性和熟練度，確定需優(yōu)化的流程。A．如流程優(yōu)化的范圍只限于單個部門且不影響相關部門和相關流程的運作，則由體系部責成該部門進行流程優(yōu)化，優(yōu)化后的流程經(jīng)審批后由DCC發(fā)布。B．如是跨部門的流程優(yōu)化工作，或流程優(yōu)化后影響相關下游流程的運作，則由各系統(tǒng)部門向體系部提交《流程優(yōu)化申請表》(具體內(nèi)容參見附表)，并附上該流程評審報告或《季度KPI總結匯總表》；申請表內(nèi)容應包括流程優(yōu)化小組成員的建議名單，小組成員組成如下；組長；小組組長由該流程主導部門負責人或其指定熟悉該流程的代表擔任，負責領導流程優(yōu)化工作副組長；由體系部流程管理人員擔任，負責組織和協(xié)調(diào)流程優(yōu)化和討論工作成員；來自各流程相關部門的代表，參與流程調(diào)研和優(yōu)化設計工作C．各部門提交的《流程優(yōu)化申請表》需體系部審核，總經(jīng)理批準。5.7制訂流程優(yōu)化計劃流程優(yōu)化申請審批通過后，由體系部根據(jù)審批后的《流程優(yōu)化申請表》組建流程優(yōu)化小組，流程優(yōu)化小組根據(jù)優(yōu)化目標制訂《流程優(yōu)化計劃》明確優(yōu)化的時間、人員分工、各活動安排。5.8調(diào)研診斷1）流程優(yōu)化小組對流程的相關部門進行調(diào)研，調(diào)研方法可以采用訪談、問題調(diào)查和流程資料收集或相關部門調(diào)研相結合的方法，通過調(diào)研了解流程現(xiàn)狀和問題，確定流程改進的方向。2）調(diào)研對象包括流程客戶、流程主導部門和參與部門人員，甚至包括業(yè)界標桿和競爭對手的成功經(jīng)驗。3）流程小組根據(jù)調(diào)研和診斷結果填寫《流程調(diào)研診斷表》5.9優(yōu)化設計優(yōu)化小組根據(jù)流程優(yōu)化的目標和調(diào)研情況，應用流程管理的思路和方法，收集業(yè)界該流程管理經(jīng)驗，結合本公司的資源和能力進行討論和優(yōu)化設計。優(yōu)化設計的實施步驟如下：流程優(yōu)化研討，結合先進管理思想和方法，針對流程存在問題和改進目標進行研討，研討方式包括頭腦風暴法、問題樹法等新流程設計，根據(jù)研討結果設計新的流程配套措施調(diào)整設計，包括流程績效指標、部門和崗位職責、表格記錄及相關管理制度的調(diào)整設計；優(yōu)化設計后編制新流程說明，并編制《流程體系診斷與優(yōu)化報告》，報告內(nèi)容包括；流程優(yōu)化目標、現(xiàn)狀及問題新流程和流程說明，相關配套措施的調(diào)整情況流程改進后對相關考核指標調(diào)整的建議提出非本流程解決的問題的其他解決途徑的建議本流程優(yōu)化后對相關流程接口的影響，及相關流程接口調(diào)整的要求5.10驗收和備案流程優(yōu)化小組將優(yōu)化后的流程及《流程體系診斷與優(yōu)化報告》提交體系部驗收，體系部根據(jù)流程改進目標和現(xiàn)狀問題，對該《流程體系診斷與優(yōu)化報告》進行審核，確保流程問題得到解決，審核通過后體系部將新的流程圖和流程說明提交總經(jīng)理審批。如只在部門內(nèi)部局部優(yōu)化的流程由該部門完成優(yōu)化設計后，交體系部審核和文控備案。如有些問題不能在本流程中解決，體系部應向流程主導部門反饋其他解決途徑和建議。5.11發(fā)布培訓新流程經(jīng)總經(jīng)理簽字審批后，體系部DCC將新流程向相關部門發(fā)布，必要時由相關部門組織對流程執(zhí)行人員進行培訓，體系部負責培訓的監(jiān)督工作。5.12制訂年度流程體系評審和優(yōu)化總結報告體系部于年底根據(jù)本年度的流程評審表及流程優(yōu)化報告，以及計劃完成情況制訂《年度流程體系評審和優(yōu)化總結報告》，報告對列入明年評審的目標流程提出建議，該《年度流程體系評審和優(yōu)化總結報告》作為體系部年度工作總結的部分內(nèi)容上報總經(jīng)理。經(jīng)審批后，并確認明年的評審目標，滾動到體系部明年的年度計劃。6.0關聯(lián)文件《文件控制程序》COP-02《文控中心管理辦法》WI00-027.0應用表單《流程體系年度評審計劃》FM002201《流程分析表》FM002202《流程評審表》FM002203《流程優(yōu)化申請表》FM002204《流程優(yōu)化計劃》FM002205《流程調(diào)研診斷表》FM002206《流程優(yōu)化報告》《流程評審報告》8.0附錄8.1附錄一：流程體系評審流程圖8.2附錄二：流程評審方法操作說明附錄一：流程體系評審流程圖流程圖責任部門應用表單應用時間//體系部/體系經(jīng)理制定流程體系評審目標12月底//體系部/體系經(jīng)理制定流程體系評審目標12月底《流程體系年度評審計劃》體系部/體系經(jīng)理體系部/體系經(jīng)理《流程體系年度評審計劃》體系部/體系經(jīng)理體系部/體系經(jīng)理體系部/體系經(jīng)理制訂年度流程評審計劃//////NO///////《流程體系年度評審計劃》總經(jīng)理//////NO///////《流程體系年度評審計劃》總經(jīng)理審批OKOK《流程評審表《流程評審表》組建評審小組《流程評審表》《流程評審表《流程評審表》《流程評審表》《流程評審表》評審小組評審實施評審小組評價評審小組評價NONONONO總經(jīng)理是否優(yōu)化立項NONONONO總經(jīng)理是否優(yōu)化立項OKOK《流程優(yōu)化申請表》《流程優(yōu)化申請表》流程主導部門提出優(yōu)化申請《流程優(yōu)化申請表》《流程優(yōu)化申請表》流程主導部門提出優(yōu)化申請總經(jīng)理總經(jīng)理審批總經(jīng)理總經(jīng)理審批OKOKOKOKOKOK優(yōu)化后的流程文件《流程調(diào)研診斷表》《優(yōu)化后的流程文件《流程調(diào)研診斷表》《流程優(yōu)化計劃》制定流程優(yōu)化計劃評審小組評審小組流程關聯(lián)部門評審小組評審小組流程關聯(lián)部門優(yōu)化設計調(diào)研診斷調(diào)研診斷優(yōu)化后的流程文件評審小組驗收評審優(yōu)化后的流程文件評審小組驗收評審批準優(yōu)化后的流程文件批準優(yōu)化后的流程文件發(fā)布培訓優(yōu)化后的流程文件發(fā)布培訓優(yōu)化后的流程文件結束 結束編制：審核：批準：附錄二：流程評審方法操作說明評審方法定義操作說明特點適合流程訪談法通過訪談流程的參與部門相干人員或流程客戶，審查流程運行規(guī)范或績效1、確定評審范圍和評審內(nèi)容，如人力資源開發(fā)流程評審范圍為畢業(yè)生從試用到定崗的整個實習過程，評審內(nèi)容為實習培訓和實習考核的規(guī)范性和績效2、確定訪談計劃，設計訪談大綱3、訪談實施與記錄4、總結與評價，填寫《流程評審表》掌握信息量較全面，但信息真實性未經(jīng)驗證工作量大，投入時間多對評審人員的訪談經(jīng)驗和技巧要求較高適合各種流程，通過結合證據(jù)檢查法進行評審證據(jù)檢查法通過抽查或全查流程的運行記錄和表格，審查流程運行規(guī)范或測評流程運行績效1、確定評審范圍和需評審記錄和表格，如新產(chǎn)品開發(fā)流程評審范圍為從評審客戶要求到產(chǎn)品驗證，內(nèi)部標準確定的所有過程記錄。2、確定檢查計劃3、實施檢查和記錄4、總結和評價，填寫《流程評審表》工作量比較小，信息比較真實，但掌握的信息可能不充分要求評審人員熟悉流程適用于建立了完整的表格和記錄的流程績效評價法可以通過證據(jù)檢查法、穿行試驗法、實地考察法或調(diào)查表法測評流程實際績效，比較與目標績效的偏差1、確定評審范圍和評審環(huán)節(jié)，同上2、制訂計劃，通過證據(jù)檢查、實地考察、穿行試驗、訪談或調(diào)查表法測評績效；3、分析實際績效與目標績效的偏差4、總