高校儀器采購管理分析

高校儀器采購管理分析1設(shè)備全生命周期管理模式優(yōu)勢能夠保證完整、準確卻具有時效性高校儀器設(shè)備全生命周期管理因為具有統(tǒng)一性，因而能夠利用數(shù)據(jù)庫將信息及時更新或者是共享，可以在多個數(shù)據(jù)庫之間進行。這樣大大方便了職能部門之間對信息的獲取，可以隨時獲取完整而且準確的信息。這樣也就為高校儀器設(shè)備全生命周期管理下的采購管理提供了可靠的技術(shù)支持。例如，全生命周期管理的實施，當(dāng)需要對貴重儀器進行設(shè)備購置論證時，就可以直接通過這個管理系統(tǒng)提供的信息,來了解學(xué)校在用的設(shè)備和已經(jīng)購置的同類的設(shè)備的情況，而且可以了解到采購的設(shè)備在使用過程中的折損以及保養(yǎng)維修的情況，同時還能夠了解到產(chǎn)品的性能，為以后的采購管理提供參考，能夠有效節(jié)約成本，避免資源浪費。節(jié)約管理成本，提高管理效率高校采取設(shè)備全生命周期管理模式，是一種具有一體化特性的信息管理模式，具有強大的數(shù)據(jù)和信息處理功能。學(xué)校的相關(guān)管理部門能夠?qū)@些信息進行綜合處理，使信息和數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計報表，且處理的速度非?？欤軌蚬?jié)約成本，提高管理效率。1.3能有效提高管理效益學(xué)校采用全生命周期管理模式后，校內(nèi)的各個職能部門能夠及時了解到學(xué)校設(shè)備的采購情況，各個部門可以相互監(jiān)督，共同進步，從而保證了在管理流程中不會出現(xiàn)失誤或者疏忽現(xiàn)象，從而能夠有效提升管理效益。2高校儀器設(shè)備采購管理的現(xiàn)狀實行動態(tài)管理模式是目前高校在設(shè)備采購方面普遍采用的管理方式，主要是依靠多個管理系統(tǒng)完成設(shè)備周期的階段管理工作，相對獨立，設(shè)備信息共享性差，這種方式效率比較低。3高效設(shè)備管理的存在的問題管理數(shù)據(jù)不能共享，難以實現(xiàn)跟蹤管理目前，由于各大高校的設(shè)備管理系統(tǒng)的識別編碼沒有統(tǒng)一，這就導(dǎo)致了設(shè)備管理的數(shù)據(jù)不能夠及時得到交換和共享。尤其是在計劃階段和采購階段，因為有較多的不確定性和較多變化等客觀性原因存在,也就使〃論證系統(tǒng)〃和〃采購系統(tǒng)〃等管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很難與〃資產(chǎn)管理系統(tǒng)〃實現(xiàn)共享，因此，目前在對某臺設(shè)備進行全生命周期的追蹤管理時，需要動用多個管理系統(tǒng)，還需進行數(shù)據(jù)的人工核實，既不方便，也容易出現(xiàn)差錯。而資產(chǎn)管理系統(tǒng)與學(xué)校財務(wù)管理系統(tǒng)之間也大多未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換共享，這也是不少學(xué)校資產(chǎn)的實物賬與財務(wù)賬之間存在不同程度偏差的主要原因。2綜合統(tǒng)計功能差，效率低因為管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)標準之間有一定的差距，這就降低了統(tǒng)計結(jié)果的可靠性。而如今的高?，F(xiàn)有的管理系統(tǒng)沒有跨數(shù)據(jù)庫綜合查詢的功能，還僅僅是依靠人工來進行。如高校在進行貴重儀器設(shè)備購置論證時，相關(guān)部門需要事先了解其他同類設(shè)備的擁有和分布情況，以及使用率的相關(guān)數(shù)據(jù)，以避免重復(fù)購置。而要獲得這些數(shù)據(jù)，需要在多個管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行查詢、核實后，再人工進行數(shù)據(jù)合并、統(tǒng)計，不僅費時費力、效率低下，而且難以保證數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。3不利于部門溝通協(xié)作，容易產(chǎn)生管理漏洞在高校中，設(shè)備全生命周期各階段的管理工作是由學(xué)科建設(shè)規(guī)劃部門、招投標管理部門、設(shè)備管理部門、財務(wù)管理部門分工協(xié)作完成的。由于不能在同一個管理信息系統(tǒng)中運作，這些職能部門之間有時會因工作信息不暢而出現(xiàn)管理流程中的漏洞，造成工作進度滯后。例如，設(shè)備購置計劃通過論證后，應(yīng)及時進入計劃實施階段，但可能由于某些原因一些部門往往不能及時監(jiān)測計劃實施的具體情況，這就會導(dǎo)致相關(guān)職能部門不能及時發(fā)現(xiàn)問題，也就無從談解決措施了。就是因為這些設(shè)備和相關(guān)部門工作配合問題，導(dǎo)致無法正常進入采購程序,在管理上易出現(xiàn)漏洞。4加強設(shè)備采購管理的措施及建議加強學(xué)校設(shè)備采購管理就是要對儀器設(shè)備的全生命周期進行有效管理。即對準備期、采購期、使用期和處置期這四個階段進行管理，在這些階段的使用過程中對設(shè)備及時管理和調(diào)撥。1提高信息質(zhì)量信息是儀器設(shè)備全生命周期管理的核心要素之一。利用信息技術(shù),完整記錄設(shè)備的詳細信息，同時為供應(yīng)商、廠商、使用單位、使用地點和使用人員日志建立信息檔案，實現(xiàn)對設(shè)備全過程的效益分析和現(xiàn)狀分析、供應(yīng)商質(zhì)量評估、用戶擁有和使用分析，為學(xué)校設(shè)備配置決策提供數(shù)據(jù)支持。為了提高信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，設(shè)備管理信息系統(tǒng)必須與學(xué)校其他管理信息系統(tǒng)共享和交換數(shù)據(jù)，如人力資源、財務(wù)、校園信息、招投標、科研、房地產(chǎn)等管理系統(tǒng)。設(shè)備管理信息系統(tǒng)即時共享這些系統(tǒng)中已有的基礎(chǔ)信息，如責(zé)任人、使用人、中標信息、科研項目、經(jīng)費來源、校園房屋等信息，可以全方位地對設(shè)備進行定位，更準確地與其他部門進行工作同步與合作。2強化實物管理①加強實物驗收。設(shè)備一旦采購進校，必須進行現(xiàn)場開箱驗收，建立完備的驗收檔案和入庫臺賬，包括實物拍照、驗收報告、電子標簽等，采用電子檔案管理模式。②在設(shè)備使用過程中，制定并執(zhí)行維修保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進行保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備始終處于完好狀態(tài)，能夠隨時服務(wù)于教學(xué)和科研，使設(shè)備發(fā)揮最大效能，提高使用效率。職能部門掌握設(shè)備狀態(tài)后需要及時跟進相應(yīng)舉措，對于設(shè)備使用狀態(tài)和效益良好的使用單位，可放寬核準下年度采購計劃；反之則嚴格審批，必要時可將儀器調(diào)撥至其他單位。5結(jié)語近年來，各高校都在探索優(yōu)化儀器設(shè)備管理機制，制定并形成切實可行的措施和途徑，最大化發(fā)揮儀器設(shè)備對于教學(xué)科研的支撐作用。設(shè)備管理與財務(wù)管理實現(xiàn)協(xié)同性，實行設(shè)備全生命周期管理，這是資產(chǎn)管理視角下對高校儀器設(shè)備管理提出的新要求，不僅有利于儀器設(shè)備的管理，還將推動其他相關(guān)職能部門的管理改革與創(chuàng)新，促進學(xué)校的改革和發(fā)展。隨著教育部新的