科技檔案整理培訓(xùn)稿課件

一、科技檔案概述科技檔案概念

1、科技檔案是在科技活動的真實記錄，是科技活動中形成的有保存價值的各類文件材料。 科技活動是人類的基本活動，因此科技檔案也是極其豐富的。如科學(xué)研究、工業(yè)產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、農(nóng)業(yè)、氣象、水文、天文、地質(zhì)、測繪、地震、環(huán)保醫(yī)學(xué)……

這里講的主要是前四類，也是最常見的和最基本的。一、科技檔案概述科技檔案概念2、科技檔案的特點。最大特點就是成套性具體體現(xiàn)在以下幾個方面： 程序的規(guī)定性 材料的成套性 格式的規(guī)范性 內(nèi)容的準(zhǔn)確性 組成的動態(tài)性深刻理解這些特點，對我們做好科技檔案工作是重要的。

2、科技檔案的特點。最大特點就是成套性3、科技檔案工作

◆科技檔案工作是一專業(yè)技術(shù)工作，有一系列的規(guī)范要求

○企業(yè)檔案工作規(guī)范比DA/T

42-2009 ○科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T11822-2008 ○國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)A/T28 ○檔號編制規(guī)則DA/T13-94 ◆科技檔案還是一項管理性工作。有一系列管理制度、工作程序、工作方法。

3、科技檔案工作二、科技材料收集、積累、歸檔1、收集工作產(chǎn)意義 是保證科技檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的保證 是做好檔案整理的前提和基礎(chǔ)。2、歸檔制度。有一套完整科學(xué)的歸檔制度并嚴(yán)格執(zhí)行是做好科技檔案工作的關(guān)鍵。值得指出的是歸檔制度不單是檔案部門和檔案員的制度，而是全單位、全體科技、管理人員共同遵守的制度，因此要以單位名義頒布。

◆歸檔范圍

◆歸檔時間

◆歸檔要求3、科技材料收集、積累的方法二、科技材料收集、積累、歸檔1、收集工作產(chǎn)意義科技檔案的整理（一）收集范圍◆產(chǎn)品生產(chǎn)類（見規(guī)范附表A.5）◆科研開發(fā)類（見規(guī)范附表A.6）◆項目建設(shè)類（見規(guī)范附表A.7）◆設(shè)備儀器類（見規(guī)范附表A.8）科技檔案的整理（一）收集范圍◆產(chǎn)品生產(chǎn)類（見規(guī)范附表A.5）科技檔案的整理（二）鑒定◆一般是原件◆齊全、完整◆最終定稿◆簽字◆文件狀況科技檔案的整理（二）鑒定◆一般是原件科技檔案的整理（三）分類1、檔案分類的含義 兩種含義有聯(lián)系，有不同。 一種是對檔案“案卷”而言，著眼于檔案管理；一種是對科技文件而言，著眼于檔案的整理、組卷。（這里是第一種）2、分類方法一般設(shè)兩級類目，按類別設(shè)大項，以項目單元作為基本項。項目少的，也可以只設(shè)項目一個層次。

◆產(chǎn)品生產(chǎn)類

◆科研開發(fā)類

◆項目建設(shè)類

◆設(shè)備儀器類科技檔案的整理（三）分類1、檔案分類的含義科技檔案的整理（四）組卷1、組卷的意義2、組卷所遵循的原則： 遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)區(qū)分文件材料價值，便于保管利用。3、項目單元內(nèi)文件材料分類 當(dāng)文件材料較多時，可以適當(dāng)分類：

◆按工作階段

◆按專業(yè)或子項

◆按文件材料載體或格式科技檔案的整理（四）組卷1、組卷的意義4、組卷的方法

①按階段和工序

②按結(jié)構(gòu)或部件

③按專業(yè)組卷

④按子項組卷

⑤按文件名稱、格式或載體

⑥按問題

⑦按時間或地域4、組卷的方法5、交叉或難于歸類問題處理

◆科研類與產(chǎn)品類

◆項目建設(shè)類與設(shè)備儀器

◆綜合類文件和管理性文件 總之，組卷既要遵循一定的原則，保持一定的穩(wěn)定性，減少隨意性；又要結(jié)合實際，靈活掌握。

5、交叉或難于歸類問題處理6、卷內(nèi)文件材料排列 總的要求層次清楚，有章可循，保持習(xí)慣。

◆正文在前，底稿或附件在后；

◆重要的總體性的在前，次要的，附屬性在后；

◆按文件形成者

◆按時間順序

◆按問題或?qū)ｎ}

◆按工作程序或習(xí)慣6、卷內(nèi)文件材料排列7、案卷編目和裝訂 可以裝訂成冊，也可以不裝訂，放在卷盒內(nèi)。裝具要統(tǒng)一并符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。

◆裝訂的檔案要統(tǒng)一編寫頁號；

◆不裝訂的要對單份文件裝訂，編件號，蓋檔號章；

◆裝訂要整齊、牢固

◆·按規(guī)范要求填寫卷內(nèi)目錄和備考表7、案卷編目和裝訂

卷內(nèi)目錄填寫：

○序號

○文件編號

○責(zé)任者

○題名

○日期

○頁數(shù)/頁號

○備注 卷內(nèi)目錄填寫： 8、案卷封面/脊背填寫：

○檔號：

○案卷題名：

○立當(dāng)單位：

○起止日期：

○保管期限：

○密級 總的要求文字簡潔、準(zhǔn)確，書寫工整、美觀統(tǒng)一 8、案卷封面/脊背填