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南京大學(xué)財務(wù)報銷基本業(yè)務(wù)介紹財務(wù)處2013年10月25日一、財務(wù)報銷票據(jù)的有關(guān)要求

教學(xué)及科研活動中發(fā)生的支出應(yīng)按照政策相符性、與教學(xué)科研任務(wù)相關(guān)性及經(jīng)濟(jì)合理性的原則,取得真實(shí)、合法的報銷憑證進(jìn)行財務(wù)報銷。1、合理性:發(fā)票或收據(jù)上的付款單位、客戶名稱或交款人必須注明“南京大學(xué)”,其他要素如票據(jù)開具日期、內(nèi)容及其數(shù)量、單價、金額、開票人簽字等齊全;金額大小寫應(yīng)相符;發(fā)票上的內(nèi)容一律不得涂改。2、合法性:要求“兩章”齊全:即發(fā)票上應(yīng)有稅務(wù)局的發(fā)票監(jiān)制章和開具單位的財務(wù)(或發(fā)票)專用章;收據(jù)上應(yīng)有財政部門收據(jù)監(jiān)制章和開具單位的財務(wù)專用章。

3、真實(shí)性:發(fā)票或收據(jù)開具內(nèi)容與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致并與開票單位的經(jīng)營范圍相符;開票單位與付款單位相一致;開票單位與合同或協(xié)議上列明的單位一致。不得虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或通過違規(guī)、違法手段取得票據(jù)或使用假發(fā)票套取現(xiàn)金。

二、財務(wù)報銷手續(xù)的基本要求:

1、各類財務(wù)報銷業(yè)務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行“三字一章”制度,即經(jīng)手人、驗(yàn)收(證明)人、審批人簽字,加蓋單位公章;所有人(含經(jīng)費(fèi)審批人)簽字必須以親筆簽名為準(zhǔn),不得使用簽名章代替。2、對票據(jù)報銷的時間要求:所有財務(wù)事項(xiàng)的報銷應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或票據(jù)開具之日起一年內(nèi)辦理,超過一年的不予報銷。

3、預(yù)借款項(xiàng)必須辦理借款手續(xù),根據(jù)實(shí)際用途填寫借款憑據(jù),借款金額、借款事由、借款時間及借款人等信息齊全。借款人應(yīng)在規(guī)定報銷時間內(nèi)沖賬報銷,報銷票據(jù)內(nèi)容應(yīng)與借款事由一致。借款人必須是校內(nèi)在編或經(jīng)身份認(rèn)證的非編教職工或研究生。

4、網(wǎng)上購買物品的,除提供正式發(fā)票外還須附上商品發(fā)貨單或購物清單。5、不論乘坐國內(nèi)還是國際航班,報銷時均須提供機(jī)票與登機(jī)牌原件。

6、各類項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出必須嚴(yán)格按照項(xiàng)目預(yù)算或計(jì)劃書規(guī)定的支出項(xiàng)目、范圍和標(biāo)準(zhǔn)使用經(jīng)費(fèi);不得違反規(guī)定自行調(diào)整預(yù)算。

7、按照國家現(xiàn)金管理?xiàng)l例規(guī)定,單位之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算起點(diǎn)金額在1000元以上,應(yīng)當(dāng)通過銀行辦理轉(zhuǎn)帳結(jié)算,不得支付現(xiàn)金。根據(jù)目前的實(shí)際情況,特做如下規(guī)定:1000元以上付款,如不能通過銀行轉(zhuǎn)帳支付的,需通過銀行POS機(jī)刷卡支付或網(wǎng)上銀行支付,報銷時提供刷卡記錄單或銀行支付憑據(jù)。提供刷卡記錄單或銀行支付憑據(jù)的零星購物、住宿、餐飲等業(yè)務(wù)事項(xiàng)金額在5000元以下的,可以直接辦理報銷手續(xù);5000-10000元的,需財務(wù)處會計(jì)核算科科長簽字;10000-20000元的,需財務(wù)處處長簽字;20000元以上的須各業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字。銀行轉(zhuǎn)賬支付時,收款單位名稱、賬號等信息必須與所提供發(fā)票上的信息一致。

凡在校內(nèi)辦理的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),原則上實(shí)行校內(nèi)轉(zhuǎn)賬,不得支付現(xiàn)金。

8、票據(jù)遺失的情況處理:①從外單位取得的發(fā)票或收據(jù)如有遺失,應(yīng)當(dāng)取得原票據(jù)記賬聯(lián)復(fù)印件,加蓋開票單位財務(wù)或發(fā)票專用章并由教師本人注明“發(fā)票遺失,保證不重復(fù)報銷否則責(zé)任自負(fù)”,經(jīng)本單位批準(zhǔn)后,才能作為報銷憑證。②火車票、汽車票遺失需寫情況說明,注明車次、臥鋪等級、票價等事項(xiàng),單位財務(wù)一支筆簽字并加蓋單位公章可予以報銷。③飛機(jī)票遺失需寫情況說明,取得售票單位出具的購票證明,單位財務(wù)一支筆簽字并加蓋單位公章,經(jīng)財務(wù)處長簽字后報銷。

三、財務(wù)報銷基本業(yè)務(wù)介紹

1、國內(nèi)差旅費(fèi)

●報銷差旅費(fèi)時,應(yīng)按規(guī)定填寫《出差旅費(fèi)報銷表》和《車船費(fèi)詳細(xì)記錄表》,各要素填寫齊全、完整。

●辦理差旅費(fèi)借款2萬元以上,須財務(wù)處核算科科長簽字,5萬元以上須提交差旅費(fèi)預(yù)算,財務(wù)處處長簽字。

●學(xué)生出差原則上只能報銷硬座車票,如因科研工作需要代替教師出差的,須導(dǎo)師注明“同意學(xué)生享受教師待遇”,方可按照教師待遇辦理報銷。

●住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):教授及相當(dāng)職務(wù)人員:標(biāo)準(zhǔn)間或300元/人·天;處級、副教授及以下人員:兩人一

個標(biāo)準(zhǔn)間或200/人·天;參加會議并由會議統(tǒng)一安排住宿的,原則上可憑票據(jù)實(shí)報銷。

●乘坐飛機(jī)的規(guī)定:原則上從嚴(yán)控制,出差路途較遠(yuǎn)或出差任務(wù)緊急的,須書面說明情況,單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可乘坐,副教授以下使用財政資金報銷的,須財務(wù)處核算科科長審批。

●出差人員一般不得租賃車輛出差。如遇出差任務(wù)緊急且交通不便、路途較短的,須書面說明情況,經(jīng)批準(zhǔn)方可租賃車輛,須與出差旅費(fèi)一并報銷。

●具有野外工作性質(zhì)的專業(yè)在外埠進(jìn)行野外實(shí)習(xí)、工作、考察的,須提供野外津貼申請,根據(jù)野外實(shí)際工作天數(shù)發(fā)放伙食補(bǔ)助費(fèi)。

●具體政策以國家和學(xué)校差旅費(fèi)管理辦法及補(bǔ)充規(guī)定為準(zhǔn)。

2、市內(nèi)交通費(fèi)

●市內(nèi)交通費(fèi)要求全部在網(wǎng)上預(yù)約報賬,需將小票橫向粘貼在專用的票據(jù)粘貼單(A4復(fù)印紙的二分之一)上,排列順序要與所列支出明細(xì)一致?!裨缕保?0元定額)充值發(fā)票一般不予報銷。●外地的交通費(fèi)原則上不予單獨(dú)報銷,須與出差旅費(fèi)一同報銷。

●同一出租車號且時間連續(xù)明顯不合常理的出租車票不予報銷且予以收繳。3、國際旅費(fèi)

●出國前須辦理出國任務(wù)批件,出國目的地、天數(shù)、費(fèi)用承擔(dān)方式及經(jīng)費(fèi)來源渠道等應(yīng)與批件一致,持因私護(hù)照不得報銷出國費(fèi)用。

●機(jī)票購買:因公出國人員在國內(nèi)(外)購買國際機(jī)票,應(yīng)憑售票單位出具的航空旅客運(yùn)輸行程單(發(fā)票)及登機(jī)牌辦理報銷手續(xù);在國內(nèi)購買國際機(jī)票,應(yīng)以轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算,

刷卡支付的應(yīng)提供付款依據(jù)。

●借款:先到國際合作與交流處辦理《出國用匯申請書》,再到財務(wù)處綜合科核算外匯,再憑借

款單及《出國用匯申請書》辦理借款手續(xù)。

●核銷:出國回來后攜帶相關(guān)票據(jù)到國際合作與交流處辦理《出國用匯核銷單》,到財務(wù)處綜合科核算外匯后辦理報銷手續(xù)。

●組團(tuán)方式出國:參加上級單位組團(tuán)出國的,憑上級單位相關(guān)通知函件辦理付款手續(xù);因特殊情況須通過旅行社組團(tuán)出國的,應(yīng)出具與旅行社簽訂的合同、預(yù)算(費(fèi)用)明細(xì),經(jīng)國際處審核簽字后辦理借款或報銷手續(xù)。

●出國人員費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)按照國家和學(xué)校臨時出國人員費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法執(zhí)行。

4、租賃費(fèi)

●租車費(fèi)

租車費(fèi)報銷分以下幾種情況:(1)市內(nèi)租車:須提供出租方單位出具的費(fèi)用清單,辦理轉(zhuǎn)賬或付款手續(xù);(2)去外地(含當(dāng)?shù)兀┳廛嚕喉毺顚憽冻霾盥觅M(fèi)報銷表》,列明出差人員、地點(diǎn)、事由等信息,并附上出租單位或個人出具的費(fèi)用清單或合同(金額超過兩萬元),與出差其他費(fèi)用一并進(jìn)行報銷。(一事一報)

(3)去外地租車當(dāng)天來回:須書寫租車情況說明,包括出差人員、地點(diǎn)、事由等信息,并附租車費(fèi)用報銷清單。

(4)會議租車:須憑發(fā)票及租車費(fèi)用清單與會議費(fèi)用一并辦理報銷手續(xù)。(5)校外產(chǎn)學(xué)研平臺、研究院等發(fā)生的交通用車:報銷時須提供租車發(fā)票及費(fèi)用清單。

●設(shè)備租賃費(fèi)報銷時須根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算,提供設(shè)備租賃發(fā)票及租賃合同。

5、會議費(fèi)

●在舉辦會議之前應(yīng)做好會議預(yù)算,列明會議基本情況及會議經(jīng)費(fèi)來源(包括會務(wù)費(fèi)收入),根據(jù)不同經(jīng)費(fèi)由相關(guān)管理部門和財務(wù)部門審批。●收取會務(wù)費(fèi)收入的,應(yīng)開具合法票據(jù)專戶核算,實(shí)行收支兩條線管理,不允許坐支現(xiàn)金。●會議不得在高檔酒店、度假村、會所等舉辦,不得發(fā)放禮品及組織旅游、考察等活動。

●借款須帶審批后的會議預(yù)算復(fù)印件辦理。

●支出須與預(yù)算及不同經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定相符合。

●會議結(jié)束后須及時進(jìn)行會議決算。國際會議預(yù)算及決算均須經(jīng)國際交流合作處審批?!駮h費(fèi)須一次性集中報銷,不得分次拆零報銷。

6、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、禮品費(fèi):●橫向經(jīng)費(fèi)在一定額度(20%)內(nèi)開支(與改善工作條件及汽油費(fèi)額度打通使用)?!窨v向經(jīng)費(fèi)一般不予列支,但有間接費(fèi)用的按照學(xué)校間接費(fèi)用管理辦法及其實(shí)施細(xì)則執(zhí)行。院系單位業(yè)務(wù)招待費(fèi)在單位特支費(fèi)專戶中列支,捐贈經(jīng)費(fèi)應(yīng)根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用方向按照捐贈協(xié)議執(zhí)行?!窀邫n煙酒和貴重禮品及娛樂場所發(fā)票不予報銷?!駠?yán)格控制各類商業(yè)預(yù)付卡、購物卡的購買?!裢馐陆哟M(fèi)須經(jīng)國際合作與交流處審核后報銷。

7、勞務(wù)費(fèi)和專家咨詢費(fèi)。

●勞務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)支出均須填寫專用申領(lǐng)表,包括姓名、工作單位、職稱職務(wù)、身份證(護(hù)照)號、工作時間、發(fā)放事由等,本人簽收或發(fā)至本人銀行賬戶,不得由他人代簽,并依法繳納個人所得稅。(專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)須提供身份證或護(hù)照復(fù)印件)。

●科研經(jīng)費(fèi)支付勞務(wù)費(fèi)(助研費(fèi)除外)須科技處審批,專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)須各經(jīng)費(fèi)管理部門審批。

●專家咨詢費(fèi)支付標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按相關(guān)經(jīng)費(fèi)管理辦法執(zhí)行。一般分為會議和通訊兩種形式。也包括其他咨詢方式。

●專家咨詢費(fèi)不得支付給參與項(xiàng)目研究及課題管理的相關(guān)人員。

8、助研費(fèi)

●助研費(fèi)自2011年3月全部實(shí)行網(wǎng)上自助發(fā)放。

●支付渠道主要是橫向科研、縱向科研、教學(xué)經(jīng)費(fèi)及某些專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等。

●標(biāo)準(zhǔn):橫向經(jīng)費(fèi)取消上限,每人每月超過1萬元,須報研究生院、科技處審批;縱向科研根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行,實(shí)行總額控制;教學(xué)經(jīng)費(fèi)碩士每月≤800元,博士≤

1500元。

●網(wǎng)上自助發(fā)放須注意:每人每月只能發(fā)放一次,不能預(yù)發(fā),不能跨年度發(fā)放。

9、論文答辯費(fèi)

●論文答辯費(fèi)是支付給參與論文評閱的校內(nèi)外老師的勞務(wù)性費(fèi)用,應(yīng)按規(guī)定繳納個人所得稅。

●存在誤區(qū):有部分研究生認(rèn)為論文答辯費(fèi)是以其名義領(lǐng)取的,財務(wù)處不應(yīng)該扣稅。

●支付標(biāo)準(zhǔn):碩士≤1100元,博士≤

4500元。

●支付渠道:教學(xué)經(jīng)費(fèi)、橫向科研經(jīng)費(fèi)、縱向科研間接費(fèi)用。由于該費(fèi)用開支與科研工作缺乏一定的相關(guān)性,因此,不允許從縱向科研經(jīng)費(fèi)或?qū)m?xiàng)經(jīng)費(fèi)支付。

10、維修費(fèi)●儀器設(shè)備維修:金額較大的需提供維修清單。維修金額超過2萬元,須附維修合同。維修更換配件如只有發(fā)票須做簡要說明,不需要做固定資產(chǎn)增值。●公用房裝修改造:(1)立項(xiàng):需填寫《南京大學(xué)公用房裝修審批與竣工驗(yàn)收表》并審批;簽訂合同;單項(xiàng)合同預(yù)算10萬元以上的裝修項(xiàng)目,需由招標(biāo)辦組織招投標(biāo)。(2)借款:須憑相關(guān)部門審批的《南京大學(xué)公用房裝修審批與竣工驗(yàn)收表》及合同復(fù)印件(財務(wù)人員在合同原件上登記)辦理借款手續(xù)。(3)裝修項(xiàng)目預(yù)付款總額不得超過合同總價的60%,余款待工程決算后按合同執(zhí)行。

(4)竣工驗(yàn)收:由相關(guān)部門組織驗(yàn)收,裝修決算金額5萬元以上(含5萬元)的,須按規(guī)定送審計(jì)處審計(jì)。

(5)報銷:憑裝修(或維修)工程發(fā)票(須房產(chǎn)處綜合科科長簽字)、工程決算、《南京大學(xué)公用房裝修審批與竣工驗(yàn)收表》及合同原件辦理報銷手續(xù)。決算金額在5萬元以上的,須同時提供審計(jì)報告。(6)質(zhì)保金:如合同規(guī)定有質(zhì)保金的,報銷時須根據(jù)質(zhì)保金金額填寫一式三聯(lián)的《校內(nèi)經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)單》,財務(wù)人員做暫存賬務(wù)處理。待質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題時,由裝修(或維修)單位出具質(zhì)保金支付申請,并附《校內(nèi)經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)賬單》二、三聯(lián)辦理余款支付手續(xù)。

11、固定資產(chǎn)購置

●家具類:單價在500元及以上須辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù);通過招投標(biāo)購置的大宗辦公家具等(批量總價5萬元及以上)應(yīng)按規(guī)定全部作為固定資產(chǎn)入賬。

●通用設(shè)備單價超過1000元(專用設(shè)備單位價值在1500元以上),須辦理固定資產(chǎn)建賬手續(xù)。

●購置單價5萬元以上的設(shè)備須進(jìn)行可行性論證。

●購置2萬元以上的設(shè)備須通過國資處簽訂合同,購置國產(chǎn)設(shè)備還須辦理退稅手續(xù)。

●購置單價1萬元以上的軟件須進(jìn)行可行性論證,單價800元以上(含800元)的計(jì)算機(jī)軟件,需在國資處辦理軟件資產(chǎn)驗(yàn)收手續(xù)。

12、兩用物資的購置

●兩用物資指既可用于教學(xué)、科研、行政等公用又可用于私人、家庭生活的物資。

●凡購買冰箱、彩電、洗衣機(jī)、相機(jī)等兩用物資須寫書面報告,注明用途、經(jīng)費(fèi)來源等,縱向科研須有項(xiàng)目預(yù)算,經(jīng)財務(wù)處長審批后辦理報銷手續(xù)。

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