《會展項目策劃與組織》（張靜） 模塊八 會展項目風險識別與應對

會展項目策劃與組織START目錄模塊一會展項目概述模塊二會展項目立項策劃模塊三會展項目相關活動策劃模塊四會展項目營銷與招展招商策劃模塊五會展項目計劃與控制模塊六會展項目團隊建設模塊七會展項目實施與現(xiàn)場管理模塊八會展項目風險識別與應對模塊九會展項目收尾與評估模塊八會展項目風險識別與應對任務一識別會展項目主要風險任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險的概念及特性會展項目風險的來源及類型會展項目風險的概念及特性會展項目中的風險，是指在會展活動舉辦過程中，環(huán)境和條件本身的不確定性，或者其他相關利益主體主觀上不能準確預見或控制的影響因素，而使會展項目的最終結(jié)果與相關利益主體的期望產(chǎn)生背離，并存在給當事者帶來損失的可能性。任務一識別會展項目主要風險1．風險事件的隨機性在會展項目的開展過程中，有時會出現(xiàn)一些風險事件，還隨著某些突變因素，具有一定的偶然性。會展活動最大的特點就是人流量及人群密度大，各種突發(fā)事件隨時可能發(fā)生，同時，事件的演變程度也決定著風險是否受控。隨機性事件的處理具有一定難度，需要提前做出相應的應對突變的策略。任務一識別會展項目主要風險2．風險的漸進性會展項目風險會隨著項目活動的階段呈現(xiàn)出不斷變化的趨勢，可能越來越復雜化，也可能隨著階段的不同，其風險程度出現(xiàn)不斷減弱的趨勢。任務一識別會展項目主要風險3．風險的相對可預測性項目存在風險，就意味著該風險會給實際活動造成不同程度、不同類型的損失，即風險具有損失性。另外，風險還具有潛在性，不易被人們感受到或了解到。因此進行風險管理，就是要最大程度上降低和減輕風險帶來的損失，保證會展項目按照既定方案順利進行。任務一識別會展項目主要風險4．風險的潛在損失性具有隨機性，但可以通過經(jīng)驗判斷進行預測，進而制訂不同的應對方案，在實際活動中減少風險的損害。這一特性是有利于對項目主體進行風險管理的。會展項目風險的來源及類型會展項目風險的來源風險具有不確定性，會展活動的獨特性決定了這種不確定性會存在于會展項目的整個生命周期中，并且會在項目活動的實際開展中對項目造成影響，進而影響活動的預期目標。這些不確定性因素就是會展項目風險的來源。會發(fā)現(xiàn)：活動策劃、人員、場所設施、環(huán)境媒介、組織管理等方面是引發(fā)風險及決定風險大小的主要因素，具體如表8-1-1所示。任務一識別會展項目主要風險任務一識別會展項目主要風險表8-1-1引發(fā)會展項目危機的主要風險因素，詳情表格見書本第203頁。一級指標二級指標三級指標及說明活動策劃活動類型文化慶典、娛樂活動、商貿(mào)展覽活動、體育賽事及政治活動風險較大，企業(yè)、商業(yè)事件和教育科學活動的風險相對較小活動規(guī)模活動規(guī)模與風險成正比持續(xù)時間會展項目實施時間越長，風險隨之增加活動題材會展項目的題材與其所在地的經(jīng)濟、文化、政策環(huán)境匹配度越高，風險越小會展項目風險的類型在會展項目舉辦過程中，如果不對這些風險進行歸類，則不利于對風險的主動管理。通過對會展項目風險進行歸類，可以發(fā)現(xiàn)風險的共性和風險的集中領域，提高風險管理的有效性。會展項目風險常見的幾種分類方式如圖8-1-1所示。在會展項目實施過程中，最常用的風險分類方式是按屬性特征分類。無預警信息的風險：是指沒有任何預警信息而突然爆發(fā)的風險，反之則為有預警信息的風險。有預警信息的風險：由潛在風險、風險發(fā)生和造成后果3個階段組成。任務一識別會展項目主要風險任務一識別會展項目主要風險圖8-1-1會展項目風險的分類樹立會展項目風險管理意識會展項目風險管理的特征、原則及重點會展項目風險管理的過程會展項目風險管理的主要措施樹立會展項目風險管理意識要提高風險管理的效果，首先要在會展項目的組織者中，特別是主要的管理人員中樹立起風險意識，使大家對風險有共同的認識。風險意識的樹立有助于在會展項目實施過程中，高層管理者對風險管理者的工作予以主動、積極地支持，從而提高風險管理的效果。在會展項目管理中長期地推行風險管理，逐漸形成有效的風險管理方針政策，有助于提高會展企業(yè)風險管理的水平和企業(yè)競爭力。任務二預防與管理會展項目風險任務二預防與管理會展項目風險事先預防是最有效的風險管理策略在編制會展項目計劃時，會展項目管理團隊就要積極地去識別可能會發(fā)生的風險，并制訂相應的、具有可實施性的行動策略，以便取得預期的風險管理效果。認識到采取風險管理就會收獲成效好的風險管理，可以降低舉辦會展項目失敗的可能性。有時，若風險管理得好，甚至可以為會展項目帶來意想不到的回報。充分認識在會展組織中長期開展風險管理的必要性只有長期地堅持在不同的會展項目中進行風險管理，才能形成風險管理文化，積累風險管理的有效方法，最終提高風險管理水平，使會展企業(yè)更具競爭力。會展項目管理風險意識會展項目風險管理的特征和原則會展項目風險管理是指，會展活動的管理人員對可能導致?lián)p失的會展項目的不確定性進行預測、識別、分析、評估和有效處理的一種科學的管理方法，以最低的成本為會展的順利完成提供最大的安全保障。任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理特征1、時效性會展風險的計劃編制、識別、分析、監(jiān)控和處置都需要耗費大量的人力和物力，而會展風險管理的價值只有在未來才能體現(xiàn)出來。用于風險管理的投入可能多于風險事件本身所造成的損失，也可能與風險事件所造成的損失相抵消。任務二預防與管理會展項目風險是指會展活動在不同階段所面臨的風險是不同的，而風險的承擔者只需在特定的時間內(nèi)才承擔這些風險。2、有償性3動態(tài)性會展的風險管理是一個動態(tài)的過程，確定了某一會展活動的目標、時間和費用，其風險管理計劃也應隨之完成。如果會展活動的時間、費用等因素有重大變化，風險也需要重新評估。信息依賴性會展風險管理是在收集、分析風險情報和外界信息的基礎上進行的，會展風險的識別、預測和評估的準確性與會展風險管理部門的信息處理能力密切相關。有效的會展管理還有賴于部門之間及時地進行信息溝通和緊密合作，共同制訂相應的行動計劃和風險處理措施。4會展項目風險管理特征任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理的重點1、會展建筑物會展建筑物包括會展項目舉辦的場地建筑物，也包括展館內(nèi)的各類建筑物和通道。要保證建筑物安全穩(wěn)固，不出現(xiàn)坍塌現(xiàn)象，不造成公共安全事故。對于多層展館，要注意地面的承載能力不能超過其承載的限制。通道的設置要滿足展會高峰時段最大人流的要求，預留好足夠的緊急通道。任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理的重點2、周圍環(huán)境在會展項目開展期間，要對展館周邊的交通、社會治安、環(huán)境衛(wèi)生等進行監(jiān)控和管理。展館周邊的社會治安和衛(wèi)生狀況也是辦展機構(gòu)需要提前預防的重點。如果展館周邊治安不佳，辦展機構(gòu)就應該提前制訂安保計劃，投入更多的人力物力，以保證展會期間人員和物資的安全。任務二預防與管理會展項目風險3設施設備展會期間，各項設施設備要能夠安全、可靠地運轉(zhuǎn)，保證展會的順利開展。會展信息主要指辦展機構(gòu)未能及時獲取對展會有影響的信息，也包括辦展機構(gòu)對知識產(chǎn)權、參展商和觀眾信息的保護，以及維護展會網(wǎng)絡信息安全等。4任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理的過程任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理各過程的目的、方法及參與者過程目的方法參與者風險識別①識別會展項目風險②記錄風險識別者③風險分類①頭腦風暴②專家訪談③風險數(shù)據(jù)庫④風險模板①辦展機構(gòu)②行業(yè)專家③項目關系人風險分析與評價①分析風險的可能性及影響②風險排序①定性分析②定時分析①辦展機構(gòu)②行業(yè)專家③項目關系人制訂風險應對計劃①制定預防措施②確定風險負責人避免、轉(zhuǎn)移、降低、保險、接受風險等①辦展機構(gòu)②行業(yè)專家③項目關系人監(jiān)控風險①監(jiān)控風險情況及處理效果②識別新風險會展項目風險報告

辦展機構(gòu)風險識別會展項目的風險識別，就是要找出風險之所在和引起風險的主要因素，在此基礎上對風險的后果做出定性或定量的估計。風險識別的內(nèi)容包括：確定風險的來源、分析風險產(chǎn)生的條件、描述風險的特征，以及確定哪些風險事件有可能影響會展的正常舉辦。風險識別階段：可以采用頭腦風暴法及以往會展項目的舉辦經(jīng)驗，組織參與進度計劃的所有工作人員識別他們負責的每一項活動可能存在風險，或者按照風險分類的標準進行識別。任務二預防與管理會展項目風險風險分析與評價風險分析是指在會展風險識別之后，通過對會展活動所有不確定性、風險因素發(fā)生的可能性及風險影響的大小進行分析來確定的。可借助會展項目風險評估表（見表8-2-2）進行風險分析。任務二預防與管理會展項目風險序號風險因素風險概率C影響程度W風險的期望損失值（W×C）風險評價風險責任人1

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表8-2-2會展項目風險評估表制訂風險應對計劃是指對即將舉行的會展活動所面臨的風險提出處置意見和辦法。從改變風險后果的性質(zhì)、風險發(fā)生的概率和風險對項目的影響程度3個方面，可以提出多種風險應對措施，其中包括減輕風險、預防風險、轉(zhuǎn)移風險、回避風險、自留風險和后備措施等。應對風險的關鍵在于預防風險的發(fā)生，而最好的預防措施便是制訂風險管理預案。風險管理預案必須是一種與會展主題策劃項目一致的、具有可實施性的替代性方案，且這種方案的實施并不會對會展活動產(chǎn)生不利影響。任務二預防與管理會展項目風險監(jiān)控風險在會展項目執(zhí)行過程中，需要不斷注意新風險，風險狀況可能隨項目進展而變化，有必要在項目生命周期內(nèi)持續(xù)地監(jiān)督和評估風險的變化情況，并制訂或調(diào)整應對的措施。任務二預防與管理會展項目風險風險監(jiān)控涉及如下工作：①識別、分析新風險，并制訂相應的應對措施；②跟蹤已識別風險，并注意它們的級別變化；③必要時，啟動對現(xiàn)有風險的重新分析；④監(jiān)督風險應對措施的實施情況，考察它們的有效性，并在必要時調(diào)整應對措施；⑤根據(jù)風險情況，決定是否需要調(diào)整用于風險管理的資源；⑥決定是否需要對項目計劃的相關組成部分進行調(diào)整和更新。1、避免風險將風險管理貫徹于會展項目策劃、實施與現(xiàn)場管理的各個環(huán)節(jié)，可有效避免風險事件的發(fā)生。例如，對會展場館進行監(jiān)控，以防發(fā)生意外；及時處理垃圾與進行場館消毒，保證現(xiàn)場的衛(wèi)生狀況。2、預防或減少損失盡量減小風險產(chǎn)生的后果，進而達到減少損失的目的。例如，安排安全保衛(wèi)工作，預防各種可能的安全問題；對相關工作人員進行安全教育和培訓，制訂風險事件處理工作操作流程，以提高工作人員在風險發(fā)生時的應對處理能力。任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理的主要措施3、接受風險對會展活動影響較小的風險事件可以不采取措施，只安排做好善后措施。5、運用保險手段，實現(xiàn)風險轉(zhuǎn)移

國外會展行業(yè)依托保險業(yè)來降低自己的辦展風險已經(jīng)成為趨勢，國內(nèi)部分大型會展也不同程度地通過保險公司把這種不可控的風險轉(zhuǎn)移出去。4、共擔風險通過合同約束，與能夠承擔會展項目風險或有風險管理經(jīng)驗的組織合作，來降低風險發(fā)生的可能性。任務二預防與管理會展項目風險會展項目風險管理的主要措施第十屆中國國際中小企業(yè)博覽會展覽展示安全防范綜合管理辦法一、加強安全防范意識二、加強證件管理三、加強知識產(chǎn)權保護四、加強防火防盜管理五、加強安全用電管理六、加強展館結(jié)構(gòu)安全管理會展項目風險管理的注意事項預防為主會展項目初期，風險發(fā)生對會展的影響較小，而在項目后期則影響較大，特別是對時間和預算目標影響最大。因此，在初期識別可能的風險尤為重要。風險識別越早，越有利于采取相應的措施。任務二預防與管理會展項目風險建立應急基金來應對會展項目中已知的和未知的風險。分為預算儲備基金和管理儲備基金。預算儲備基金是用來覆蓋易識別風險的，管理儲備基金是用來覆蓋未識別風險的。預算儲備基金主要針對特定工作包或項目段，如果沒有出現(xiàn)風險，則該預算儲備基金將返回給項目組，并轉(zhuǎn)入管理儲備基金。隨著會展項目實施工作的不斷