文件管控程序

編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次1/8一、目的：為使我司質(zhì)量體系能有效的運作，使質(zhì)量系統(tǒng)所使用之文獻迅速、對的流通，以保證各有關(guān)部門能適時獲得合適且有效之最新文獻。二、范圍：我司所生產(chǎn)之產(chǎn)品自原物料采購、制造、檢查、測試、儲運、包裝至出貨等各階段作業(yè)中，不管是我司內(nèi)部或客戶、供貨商之有關(guān)資料均屬之。三、權(quán)責：3.1質(zhì)量系統(tǒng)推進小組：組織人員對文獻進行編寫及會審，并對文獻的合用性審查。3.2文控中心：負責文獻的登記、編碼、發(fā)行、保管、作廢、回收及銷毀。3.3文獻使用部門：負責管制文獻、質(zhì)量記錄等文獻數(shù)據(jù)的保管與維護。四、定義：4.1內(nèi)部文獻：企業(yè)質(zhì)量手冊（一階文獻）、程序文獻（二階文獻）、作業(yè)指導(dǎo)書（三階文獻）及表單和記錄（四階文獻）。4.2外部文獻：非我司內(nèi)部編制的文獻，包括：外部原則、法規(guī)、圖面、質(zhì)量記錄、機器設(shè)備及儀器的原始數(shù)據(jù)等。4.3一般文獻：指除質(zhì)量系統(tǒng)以外的企業(yè)內(nèi)部一般行文（公告、簽呈、會議告知、匯報等），為非受控文獻，不列入文獻編號原則。4.4D.C.C:文控中心。4.5電子媒體：我司質(zhì)量管理系統(tǒng)之電子文文獻均謂之。五、作業(yè)內(nèi)容：5.1文獻管制流程圖，如附件一。5.2文獻審批和會簽：質(zhì)量系統(tǒng)中之程序文獻由指定部門制定后，交各有關(guān)部門會簽意見交部門主管審核，最終送至管理者代表核準后交文控中心發(fā)行。5.3文獻制定和更改：5.3.1內(nèi)部文獻制定及修訂：5.3.1.1由各責任單位撰稿填寫《文獻制定、修訂、廢止申請單》，依內(nèi)部文獻及數(shù)據(jù)核決權(quán)限表申請同意。5.3.1.2內(nèi)部文獻及數(shù)據(jù)核決權(quán)限表：編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次2/8文獻名稱制作/變更/廢止審核會簽核準質(zhì)量(環(huán)境)手冊管理代表管理者代表有關(guān)單位主管總經(jīng)理程序文獻有關(guān)單位制定部門主管/管理代表有關(guān)單位主管管理代表/副總規(guī)范、指導(dǎo)、操作文獻有關(guān)單位制定部門主管有關(guān)單位主管副總/經(jīng)理表單／記錄有關(guān)單位使用部門主管有關(guān)單位主管經(jīng)理5.3.2文獻編號原則：5.3.1.1文獻及資料的編號由文控中心負責，文控中心按編號原則編號由責任單位將文獻打印出來，編號不能反復(fù)使用。5.3.1.2文獻編號原則：5.3.1.2.1一、二階文獻編碼原則：□－□□－□□流水號部門文獻類別5.3.1.2.2三階文獻編碼為一、二階文獻流水號增長一位。5.3.1.2.3四階文獻編碼原則:□－□□－□□□□版次(1.2.3.4.5) 版本（A,B,C...Z）流水號部門文獻類別編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次3/85.3.1.2.4圖紙編號:□－□□－□－□□□－□□ 版本/次流水號類別部門文獻類別文文獻類別：Ｍ：質(zhì)量(環(huán)境)手冊Ｐ：程序文獻Ｗ：指導(dǎo)書/規(guī)范D：圖面R:表單E:外來文獻部門代號：QC:品保部RD:工程部MR:業(yè)務(wù)部PM:生管WI:生產(chǎn)部DC:文控中心SP:倉庫/采購FA:財務(wù)課MA:管理部一階文獻：質(zhì)量(環(huán)境)手冊二階文獻：程序文獻三階文獻：圖紙、技術(shù)數(shù)據(jù)、作業(yè)指導(dǎo)書、原則、規(guī)范四階文獻：記錄/表單5.3.3版本版次制定與修訂：手冊、程序文獻或指導(dǎo)書之初次制定版本為第Ａ版，版次為1，爾后修訂一次即變化該版次。當內(nèi)部文獻內(nèi)容第5次修改，或有重大修改時，則重新更換版本，版本則為B版，版次為1。5.3.4內(nèi)部文獻修訂時整份版次一起變更，修訂部份用下劃線標示。5.3.5SOP假如只變更其中一種工站時,可不進行整體版次的變更，只能對所修訂頁碼進行變更.當有版次修改十次后,整份升級為B版.表單版本以Ａ為制定第一版，版次為1，爾后修訂一次即變化該版次。修改5次后即更版本為第Ｂ版，版次為1，同一編號整份重新發(fā)行之。編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次4/85.3.6章節(jié)段項的表達法：1.1.1.1第一項第一段第一節(jié)第一章5.4文獻的登記發(fā)行：5.4.1體不清文控中心退回原單位）5.4.2文控中心將發(fā)行文獻于《文獻與資料管制一覽表》上登記，并注明文獻類別。5.4.3中心蓋紅色『文獻發(fā)行章』，并注明發(fā)行日期，文控中心按實際需求發(fā)放到各有關(guān)部門。5.4.4領(lǐng)用部門在《文獻分發(fā)/回收登記表》上登記后方可領(lǐng)出，由文控中心保留原稿，不須蓋章。5.4.5申請表》，經(jīng)單位主管或管理者代表審核后交文控中心依需求單位、數(shù)量進行補發(fā)。5.5文獻修訂及作廢：5.5.1文獻之修訂作業(yè)：文獻若有不合現(xiàn)實狀況需修改、增訂者，單位填寫《文獻制定、修訂、廢止申請單》，提出修訂原因，會簽有關(guān)部門后,交原擬案單位研議修改。修改完畢后文獻審查、核準、頒布發(fā)行作業(yè)內(nèi)容同文獻制定作業(yè)。5.5.2發(fā)行章』后發(fā)行并登記，自新版文獻發(fā)行之日起，舊版文獻自行作廢，由文獻持有單位回交文控中心并在《文獻發(fā)行/回收記錄表》上登記，回收時應(yīng)注意頁數(shù)和內(nèi)容與否符合及完整，文控中編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次5/8心在舊版文獻原稿每頁蓋紅色『作廢章』后保留，保留最終一次之版本文獻，如其他單位需舊版文獻作參照或它用時，需到文控中心借閱，只能在文控中心參照，不可帶至現(xiàn)場，以免與新文獻有混淆及誤用的現(xiàn)象。5.5.3手冊、程序或指導(dǎo)書之修訂，以5.5.1行之。窗體修訂時，則以《文獻制定、修訂、廢止申請單》提出，但以抽換方式為之。5.5.45.5.5屬工程技術(shù)類文獻，由文控中心回收后銷毀，不得外流，如為其他文獻則在作廢文獻上劃記，作為二度用紙。5.6外來文獻的管控：5.6.1收單位交控中心登記，再依文獻與資料的對應(yīng)內(nèi)容編號后蓋『外來文獻章』，其如無特殊管制規(guī)定，需登記《文獻與數(shù)據(jù)管制一覽表》根據(jù)需求發(fā)行給有關(guān)單位。5.6.2殊規(guī)定的，按其文獻特殊規(guī)定進行管制。5.7特殊需求之文獻發(fā)行：5.7.1寫《文獻申請表》經(jīng)管理者代表核準后由文控中心配布，該文獻發(fā)行前須蓋『非受控文獻章』，此類文獻文控中心不進行回收，文獻修訂時不積極告知。5.8電子媒體之管理：5.8.1控中心并作備份以維持所有檔案為最新版本。5.8.25.8.2關(guān)之電子目錄中，如有需要亦可儲存?zhèn)浞荽疟P上。5.8.2編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次6/8完畢。5.8.35.8.35.9文獻之檔案管理：5.9.15.9.25.9.3引必須清晰,易于查詢.窗體記錄類定期歸檔.并依文獻清單保存期限進行保留。5.9.4改，三、四階文獻小部份修改有單位主管簽名方可，且需全套文獻一致。六、有關(guān)文獻：無。七、有關(guān)窗體：7.1《文獻制定、修訂、廢止申請單》R-DC-017.2《文獻首頁》R-DC-027.3《文獻及數(shù)據(jù)管制一覽表》R-DC-037.4《文獻分發(fā)/回收登記表》R-DC-047.5《文獻申請表》R-DC-057.6《目錄》R-DC-06八．附件：8.1文獻管制流程（附件一）。8.2各類文獻用章（附件二）。編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次7/8附件一、文獻管制流程權(quán)責單位流程圖使用窗體責任單位責任單位文控中心責任單位責任單位文控中心文控中心制定制定/修訂/廢止檔申請同意申請同意NG終止OKOK編號(廢止文獻回收)打印編號(廢止文獻回收)打印YESNG會簽，核準NG會簽，核準OK文獻登記、蓋發(fā)行章文獻登記、蓋發(fā)行章文獻發(fā)放文獻發(fā)放文獻制定/修訂/廢止申請單依規(guī)定文獻及數(shù)據(jù)管制一覽表文獻分發(fā)/回收登記表編號P-DC-01昆山金科達明光電科技有限企業(yè)版本A修定日期/12/09文獻標題版次1修定部門文控中心文獻及資料管制程序頁次8/8附件二：各類文獻用章附件一之一：文獻發(fā)行章附件一之二：外來文獻章附件一之三：非受控文獻章附件一之四:作廢章昆山金科達明光電科技有限企業(yè)文獻制定、修訂、廢止申請單類別:□制定□修訂□廢止申請單位申請日期文件編號文件名稱原制定單位意見原因闡明：會簽單位意見簽章總經(jīng)辦管理部業(yè)務(wù)部工程部采購/倉庫生產(chǎn)部品保部核準審查制定NO：R-DC-01A1昆山金科達明光電科技有限企業(yè) 文件名稱： 文件編號： 制定部門： 制定日期：部門經(jīng)理室文控中心管理課業(yè)務(wù)部工程課資材課制造課品保課有關(guān)單位會簽份數(shù)修訂記錄修訂日期單據(jù)編號修訂內(nèi)容摘要頁次版本／次核準審查制定發(fā)行章戳NO：R-DC-02A1昆山金科達明光電科技有限企業(yè)文獻一覽表文獻類別:項次文獻編號文獻名稱初次發(fā)行日期取消日期制定部門備注NO:R-DC-03A1昆山金科達明光電科技有限企業(yè)文獻分發(fā)/回收記錄表文獻類別:序號編號文獻名稱版本/版次制定部門發(fā)行日期發(fā)行單位簽收人回收人回收日期第頁