配件管理制度

配件管理制度目的為了加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)零件的規(guī)范化管理，保證購(gòu)進(jìn)零件數(shù)量與質(zhì)量合格，價(jià)格合理，做到零件入庫(kù)管理的有序化，規(guī)范化。崗位職責(zé)零件部主管貫徹貫徹企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，執(zhí)行企業(yè)集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)定；組織制定本部門的工作計(jì)劃，負(fù)責(zé)本部門行政，業(yè)務(wù)，經(jīng)營(yíng)管理，全面完畢企業(yè)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)；做好配件的計(jì)劃，采購(gòu)，出庫(kù)，保管和索賠工作，常常核查既有管理實(shí)行狀況，針對(duì)存在問題，提出有效處理措施；組織及時(shí)采購(gòu)生產(chǎn)車間所需零件，做到準(zhǔn)時(shí),保質(zhì)，價(jià)優(yōu)將零件購(gòu)進(jìn)；協(xié)調(diào)部門之間，部門與客戶之間的關(guān)系，要及時(shí)協(xié)助服務(wù)顧問妥善處理客戶有關(guān)零件的投訴問題；掌握市場(chǎng)狀況，建立零件網(wǎng)絡(luò)，理解車間，服務(wù)顧問的需求，做好服務(wù)工作；負(fù)責(zé)組織倉(cāng)庫(kù)管理員做好庫(kù)存盤點(diǎn)工作，定期與財(cái)務(wù)查對(duì)；組織部門的有關(guān)培訓(xùn)，增強(qiáng)部門的整體業(yè)務(wù)水平，提高工作效率；加強(qiáng)團(tuán)體建設(shè)，關(guān)懷員工，提高部門人員的凝聚力。采購(gòu)員嚴(yán)格遵守企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，執(zhí)行企業(yè)集團(tuán)的有關(guān)部門業(yè)務(wù)規(guī)定；熟悉工作業(yè)務(wù)，熟悉掌握配件市場(chǎng)價(jià)格，能根據(jù)市場(chǎng)需求和維修車間需要制定采購(gòu)計(jì)劃表，并及時(shí)向部門主管反饋有關(guān)部門信息；嚴(yán)格把質(zhì)量關(guān)，不以次充好，保證采購(gòu)配件，材料的質(zhì)量合格，價(jià)格合理；不得運(yùn)用職務(wù)之便搞非法交易，以權(quán)謀私，不準(zhǔn)受賄或索取回扣，不準(zhǔn)從事任何有損企業(yè)的活動(dòng)，一經(jīng)核算，企業(yè)將嚴(yán)厲處理；對(duì)客戶需求和維修車輛所需的配件要及時(shí)采購(gòu)，不得遲延；嚴(yán)格遵守企業(yè)財(cái)務(wù)制度，提高業(yè)務(wù)水平。零件管理員遵守企業(yè)各項(xiàng)管理制度，堅(jiān)守工作崗位，工作細(xì)致，扎實(shí)；熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)庫(kù)存零件實(shí)行電腦管理，操作；有效運(yùn)用倉(cāng)庫(kù)空間，對(duì)零件實(shí)行“全貨位系統(tǒng)”（即所有的配件均有倉(cāng)位號(hào)），保持倉(cāng)庫(kù)配件擺放整潔，整潔；嚴(yán)格執(zhí)行物，料入庫(kù)驗(yàn)收制度，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)的配件要核查包裝， 質(zhì)量，數(shù)量與購(gòu)貨發(fā)票進(jìn)行查對(duì)確認(rèn)；按照年，季，月度對(duì)倉(cāng)庫(kù)作大，中，小范圍的盤點(diǎn)，做到帳物一致，合理庫(kù)存，對(duì)積壓配件提出意見，并及時(shí)上報(bào)；零件部出庫(kù)憑維修工單，出庫(kù)單，出庫(kù)告知領(lǐng)用，堅(jiān)持“一盤底，二查對(duì)，三發(fā)料，四減數(shù)”的原則；每天對(duì)出，入庫(kù)的配件進(jìn)行記錄，妥善保管所有原始憑證，以便財(cái)務(wù)進(jìn)行核銷；保證倉(cāng)庫(kù)安全，注意防火、防盜、防潮、防塵；未經(jīng)同意，嚴(yán)禁非倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)入；零部件出入庫(kù)做到“先進(jìn)先出”原則；嚴(yán)守企業(yè)保密制度，不得泄露商業(yè)機(jī)密。計(jì)劃員根據(jù)零件的實(shí)際庫(kù)存，結(jié)合維修的需求制定合理的零件訂貨計(jì)劃及采購(gòu)計(jì)劃；定期分析零件的庫(kù)存構(gòu)造，掌握倉(cāng)庫(kù)常備件狀況，出入庫(kù)動(dòng)態(tài)；及時(shí)跟進(jìn)零件訂購(gòu)的到貨，做好訂購(gòu)配件的到貨狀況；制定盤點(diǎn)計(jì)劃，并對(duì)盤點(diǎn)差異進(jìn)行復(fù)核，分析差異的原因；做好配件每日、每周、每月的訂貨計(jì)劃，合理控制庫(kù)存，杜絕滯銷零件積壓庫(kù)存，發(fā)現(xiàn)積壓及時(shí)上報(bào)，并采用積極有效的方式進(jìn)行處理；配件部工作管理制定配件計(jì)劃1.1根據(jù)前6個(gè)月配件出庫(kù)頻率，確定每個(gè)配件的庫(kù)存上下限基本數(shù)值；1.2根據(jù)維修業(yè)務(wù)季節(jié)性變化等原因，調(diào)整庫(kù)存上下限數(shù)值；1.3配件計(jì)劃員根據(jù)配件庫(kù)存狀況，參照庫(kù)存下限數(shù)量，制定配件進(jìn)貨計(jì)劃；1.4配件主管審核配件進(jìn)貨計(jì)劃后，將配件進(jìn)貨計(jì)劃發(fā)給供貨商；配件采購(gòu)管理對(duì)于供貨商規(guī)定先付款后發(fā)貨的，要及時(shí)與財(cái)務(wù)溝通，按照有關(guān)流程申請(qǐng)付款；.配件進(jìn)貨計(jì)劃發(fā)給供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)供貨商的配送狀況；對(duì)于供貨商不能正常發(fā)貨的配件，應(yīng)及時(shí)在其他供貨商、集團(tuán)旗下的大售后、4S店調(diào)貨，無法調(diào)貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知前臺(tái)和車間；對(duì)于配件采購(gòu)可以貨比后從報(bào)價(jià)較低的定點(diǎn)供應(yīng)商處分別采購(gòu)，也可以從固定供貨渠道供應(yīng)商處按約定價(jià)格采購(gòu)；市場(chǎng)零星配件采購(gòu)原則上必須實(shí)行貨比采購(gòu)，貨比登記表必須存檔保留；定點(diǎn)供應(yīng)商無法供應(yīng)的零星配件，必須通過三家以上非定點(diǎn)供應(yīng)商貨比后采購(gòu)；采購(gòu)的配件價(jià)格較高，有無法找到一家以上的配件供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)請(qǐng)財(cái)務(wù)人員參與談價(jià)；從集團(tuán)定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)的材料，采用月結(jié)，月結(jié)規(guī)定參照有關(guān)采購(gòu)制度；從不能月結(jié)的供應(yīng)商貨比采購(gòu)的材料，在材料正常出庫(kù)后，采購(gòu)員應(yīng)一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)；客戶車輛配件訂購(gòu)制度配件訂購(gòu)類型可根據(jù)維修車輛性質(zhì)進(jìn)行辨別：正常來店維修車輛訂單、特殊零件訂單、保險(xiǎn)事故車輛訂單三大類；平常來電維修車輛經(jīng)作業(yè)班組檢查報(bào)價(jià)需更換無庫(kù)存的配件，服務(wù)顧問接到報(bào)價(jià)單經(jīng)客戶確認(rèn)同意后將《配件訂購(gòu)申請(qǐng)單》提交給配件部，由配件部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)清單；維修車輛所需更換的零件，拆檢報(bào)價(jià)時(shí)作業(yè)班組必須與配件共同確認(rèn)報(bào)價(jià)項(xiàng)目名稱，班組與配件部人員在報(bào)價(jià)單上簽字，防止因零件名稱的叫法差異導(dǎo)致報(bào)價(jià)及訂貨錯(cuò)誤的狀況發(fā)生，報(bào)價(jià)項(xiàng)目配件部人員未與班組確認(rèn)或親自核定而導(dǎo)致價(jià)格、型號(hào)不一樣相符的，責(zé)任由報(bào)價(jià)經(jīng)手人承擔(dān)；經(jīng)保險(xiǎn)企業(yè)核賠的零件項(xiàng)目，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)員將需更換的零件填寫在《配件采購(gòu)申請(qǐng)單》上并確認(rèn)核算簽字，及時(shí)交配件部辦理訂貨業(yè)務(wù)和確定訂貨時(shí)間；保修車輛訂購(gòu)零件可免交定金，保修零件訂購(gòu)必須由服務(wù)主管親自確認(rèn)簽字訂購(gòu)；對(duì)于特殊零件訂購(gòu)，如車鑰匙、噴漆件等，需把供應(yīng)商所需的必要文獻(xiàn)，像：發(fā)動(dòng)機(jī)拓號(hào)等，交給配件部，由配件部負(fù)責(zé)寄給供應(yīng)商；.服務(wù)顧問嚴(yán)格按配件部訂購(gòu)申請(qǐng)單上表格內(nèi)容填寫（如車牌、車架號(hào)、訂購(gòu)配件名稱、數(shù)量、金額）并備注闡明車輛與否在廠等件、作業(yè)班組、服務(wù)顧問姓名等詳細(xì)信息，便于配件部及時(shí)作好項(xiàng)目的查對(duì)與到貨告知工作，服務(wù)顧問與配件人員進(jìn)行訂單交接時(shí)必須簽名及確認(rèn)交接時(shí)間，防止推卸責(zé)任狀況出現(xiàn)；零件部人員將采購(gòu)到貨零件驗(yàn)收完畢后，在廠燈1件車輛立即告知服務(wù)顧問協(xié)調(diào)作業(yè)班組領(lǐng)用安裝，不在廠的定件車輛，每天由配件部專人更新到貨信息，通過OA系統(tǒng)發(fā)到各部門，服務(wù)顧問應(yīng)及時(shí)告知車主來店更換，并做好客戶來店更換的接待工作，如定貨的服務(wù)顧問休假時(shí)，則由本組其他服務(wù)顧問負(fù)責(zé)告知客戶并跟進(jìn)；需訂貨而不在廠等件的車輛，必須一律交付該零件成本價(jià)的定金（詳細(xì)和財(cái)務(wù)，前臺(tái)溝通定），減少客戶訂貨后不到店更換的狀況發(fā)生，防止導(dǎo)致呆滯庫(kù)存產(chǎn)生，客戶未交定金或局限性企業(yè)規(guī)定定金額的訂單，如在六個(gè)月內(nèi)未能出庫(kù)的，從第7個(gè)月開始為呆滯庫(kù)存；零件部訂購(gòu)單統(tǒng)一使用一式四聯(lián)，即：一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)、二聯(lián)前臺(tái)、三聯(lián)收銀、四聯(lián)客戶，對(duì)于需交定金的零件，在收銀員收到定金后，在四聯(lián)單上分別蓋“已收定金”，配件部根據(jù)蓋有財(cái)務(wù)章的訂貨單進(jìn)行訂貨采購(gòu)；經(jīng)班組，檢修故障的車輛零件訂購(gòu)，由于班組故障判斷失誤的原因?qū)е铝慵惭b后故障不能排除的，又不能退貨零件，責(zé)任由車間內(nèi)部自行處理；由于零件質(zhì)量問題導(dǎo)致返工車輛，車間技術(shù)小組評(píng)估出具檢查匯報(bào)，將舊件交給配件部負(fù)責(zé)向供貨商申請(qǐng)索賠，零件費(fèi)用由供貨方負(fù)責(zé)賠付；配件部每月查對(duì)訂單到貨領(lǐng)用狀況，根據(jù)訂購(gòu)清單內(nèi)容按已領(lǐng)用、未領(lǐng)用類別進(jìn)行歸類管理，記錄未領(lǐng)用配件的車輛數(shù)據(jù)及負(fù)責(zé)人，服務(wù)顧問申購(gòu)的零件在6個(gè)月內(nèi)未能銷售，配件部從第7個(gè)月開始將有關(guān)訂貨信息轉(zhuǎn)發(fā)到服務(wù)顧問主管并抄送給財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督處理；配件驗(yàn)收入庫(kù)管理供貨商配送的零件到庫(kù)后，零件管理員對(duì)零件包裝外觀、數(shù)量、品種進(jìn)行初步入庫(kù)檢查，根據(jù)到貨清單查驗(yàn)規(guī)格、型號(hào)、編碼與否對(duì)的；發(fā)現(xiàn)零件包裝或外觀有損壞時(shí)，必須立即拍照以備查驗(yàn)；發(fā)現(xiàn)零件有損壞、有錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)的狀況發(fā)生時(shí)，有配件主管負(fù)責(zé)與供貨商溝通處理；初步入庫(kù)檢查合格后，車間領(lǐng)用時(shí)發(fā)現(xiàn)零件存在質(zhì)量問題時(shí)，有配件主管負(fù)責(zé)與供貨商處理；零件管理員辦理零件入庫(kù)時(shí)沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)零件存在外觀損壞、數(shù)量、型號(hào)、編碼有誤等問題，按工作失誤予以警告；零件管理員對(duì)貨品外觀，包裝和品質(zhì)進(jìn)行目視確認(rèn)，如對(duì)配件有可疑祈求技術(shù)主管進(jìn)行鑒定，杜絕假冒偽劣零件入庫(kù)；確實(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的零件存在假冒狀況須立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并與供貨商溝通處理，嚴(yán)重時(shí)終止與該供貨商的業(yè)務(wù)往來；貨品驗(yàn)收合格后零件管理員須在的當(dāng)日辦理入庫(kù)手續(xù)；不能月結(jié)的配件辦理入庫(kù)后，三日內(nèi)要辦理報(bào)銷手續(xù)；月結(jié)供應(yīng)商的配件，應(yīng)在規(guī)定的付款時(shí)間前完畢與供應(yīng)商對(duì)賬，并將結(jié)算單據(jù)交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款；貨品入庫(kù)后按貨品擺放規(guī)定上架，不能隨意擺放在地上、通道內(nèi)。配件出庫(kù)管理維修班組憑維修工單到配件領(lǐng)取零件，領(lǐng)料人應(yīng)在零件領(lǐng)用人一欄簽名，假如沒有簽名確認(rèn)，倉(cāng)管員應(yīng)拒絕發(fā)放零件；領(lǐng)料人只能是該車維修班組人員，其他人員（包括服務(wù)顧問、保險(xiǎn)顧問等）不能領(lǐng)料；保險(xiǎn)事故車輛維修領(lǐng)用零件必須由保險(xiǎn)顧問審核簽字，索賠車輛領(lǐng)用零件時(shí)，維修工單上必須由服務(wù)主管的簽字確認(rèn)，維修工單上無審核人簽字確認(rèn)，零件管理員應(yīng)拒絕發(fā)放零件；配件件部發(fā)放易損零件（如燈具、飾板、玻璃等）時(shí)，領(lǐng)料人必須開封查看零件與否損壞，離開配件部后發(fā)現(xiàn)零件有損壞時(shí)，有車間自行處理；零件管理員必須辦理零件電腦出庫(kù)，才能發(fā)放零件，防止零件發(fā)放后忘掉出庫(kù)導(dǎo)致?lián)p失；電腦系統(tǒng)因故暫停使用時(shí)，零件管理員應(yīng)做好維修工單的信息登記，待系統(tǒng)恢復(fù)使用后辦理電腦出庫(kù)；對(duì)于外銷的零件，客戶須由服務(wù)顧問陪伴購(gòu)置零件，配件部打印零件出庫(kù)單，服務(wù)顧問帶領(lǐng)客戶交款后，將零件交給客戶，假如服務(wù)顧問因接待客戶不便陪伴步，服務(wù)顧問應(yīng)委托給配件人員代辦；集團(tuán)其他店或其他特約店借調(diào)零件時(shí)，應(yīng)電腦系統(tǒng)打印出庫(kù)單（出庫(kù)價(jià)格按雙方約定價(jià)格），提貨人在出庫(kù)單上簽字后發(fā)放零件，零件出庫(kù)后零件管理員必須在《調(diào)出零件登記表》上登記，并保留出庫(kù)單，每月末將外借零件出庫(kù)單交財(cái)務(wù)部立案；維修車輛零件出庫(kù)時(shí)，零件領(lǐng)用零件與維修車型不符時(shí)，配件部應(yīng)拒絕辦理出庫(kù)；從配件部借出的零件辦理出庫(kù)時(shí)，該零件出庫(kù)必須經(jīng)售后負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；所用出庫(kù)打印的出庫(kù)單必須都簽字確認(rèn)，配件部存檔；對(duì)于交舊領(lǐng)新的配件，應(yīng)先交回舊件，零件部才辦理新零件出庫(kù)手續(xù)并發(fā)放新零件；發(fā)料時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行先進(jìn)先出的原則，尤其是輪胎、油品、塑膠件和電池四大類零件；零件號(hào)變更號(hào)時(shí)，須先將舊零件號(hào)的零件出完再出新號(hào)的零件；維修人員或救援人員因故障診斷、救援、處理投訴等需要借用倉(cāng)庫(kù)配件時(shí)，必須辦理借用配件手續(xù)，借用配件必須經(jīng)使用部門主管、配件主管和售后負(fù)責(zé)人同意后，才能借用，服務(wù)顧問不得借用，借出零件原則上要在當(dāng)日償還，或辦理出庫(kù)手續(xù)；配件庫(kù)存管理使用頻率高的零件放在零件人員輕易操作的地方，設(shè)在中間層，并靠近通道和發(fā)貨區(qū)；常用件區(qū)的設(shè)置，至少20個(gè)品種常用件，以便縮短發(fā)貨時(shí)間；零件寄存時(shí)，號(hào)碼標(biāo)簽朝向通道，以便取貨，假如沒有標(biāo)簽，需寫上零件號(hào)，重量大的零件放在貨架的底層；同一貨位放多種零件的狀況下，零件號(hào)相近的要放在不一樣的貨位，易損壞零件，要按指示標(biāo)簽寄存；相似零件疊放要保持零件的整潔美觀，小的零件要寄存在貨盒里，一種貨盒只放一種零件，零件按新舊次序從左到右、從下到上，從內(nèi)到外碼放；庫(kù)房通道內(nèi)嚴(yán)禁寄存零件，配件部每月進(jìn)行一次內(nèi)部庫(kù)存盤點(diǎn)；配件退庫(kù)管理配件出庫(kù)后，因質(zhì)量問題、故障診斷問題等導(dǎo)致配件不能使用時(shí)，應(yīng)辦理配件退庫(kù)；借用配件出庫(kù)時(shí)，償還配件時(shí)必須辦理退庫(kù)；退庫(kù)配件必須完好無損，清潔潔凈，有原包裝；退庫(kù)零件時(shí)不常用配件時(shí)，配件部與供貨商協(xié)調(diào)盡量辦理退貨，不留做庫(kù)存零件；因零件型號(hào)，尺寸不對(duì)導(dǎo)致配件退庫(kù)時(shí)，班組提供的車輛信息精確時(shí)，配件主管和有關(guān)部門主管協(xié)調(diào)處理，并列