營銷資料檔案管理規(guī)范

營銷資料檔案管理規(guī)范公司各部門、各項(xiàng)目公司、各辦事處：為加強(qiáng)營銷檔案資料的規(guī)范管理、提高營銷檔案資料的保存質(zhì)量及保存價(jià)值，結(jié)合營銷工作要求，特制訂營銷資料檔案管理實(shí)施細(xì)則。第一條適用范圍總部市場部、企劃部和各項(xiàng)目營銷策劃工作中形成的檔案和資料，均適用本實(shí)施細(xì)則。第二條檔案歸檔范圍（一）檔案須按標(biāo)準(zhǔn)制作卷內(nèi)目錄，將卷內(nèi)目錄紙質(zhì)版連同書面文件歸檔資料一并存放歸檔，并留存電子版臺(tái)賬備查。（二）新聞宣傳通稿媒體文件，每月末按其性質(zhì)（日常銷售、品牌宣傳、重大事件等）將卷內(nèi)目錄紙質(zhì)版連同書面文件一并存放歸檔，各地區(qū)項(xiàng)目投放的報(bào)紙媒體原件須在投放后一周內(nèi)整理歸檔。（三）各類檔案按類型按年代的方法進(jìn)行分類，并注明檔案內(nèi)容、時(shí)間等信息，檔案形成后三個(gè)工作日內(nèi)整理移交給項(xiàng)目檔案管理員，銷售期結(jié)束后移交相關(guān)部門。第三條檔案歸檔要求（一）歸檔資料要求盡量為原件，必要時(shí)存復(fù)印件和掃描件，由部門存檔人員對(duì)復(fù)印件和掃描件簽名并注明原件存放處。（二）各項(xiàng)目銷售部按照歸檔范圍、歸檔時(shí)間及歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求及時(shí)收集、整理檔案，并及時(shí)存放。各項(xiàng)目銷售負(fù)責(zé)人為歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門及時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)存放檔案。（三）各項(xiàng)目營銷相關(guān)人員必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。（四）總部營銷各部門及各項(xiàng)目營銷相關(guān)部門須指定兼職檔案管理員負(fù)責(zé)把檔案按照性質(zhì)類別進(jìn)行裝盒、編號(hào)、編制目錄、保管、借閱監(jiān)督等工作。（五）部門檔案管理員負(fù)責(zé)把本部門的檔案及目錄制成電子版檔案臺(tái)賬。第四條檔案存檔期限參照檔案歸檔范圍和檔案保管期限表（附件一）第五條檔案的借閱檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行：（一）本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱須出示借條，附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字,并登記填寫《檔案借閱審批臺(tái)賬》（附件二）；（二）本部門員工借閱，借期不超過兩天。如因需要延長借期，須重新履行填報(bào)《檔案借閱審批臺(tái)賬》相關(guān)手續(xù)，并附部門負(fù)責(zé)人簽字；（三）查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開；（四）按期歸還，愛護(hù)所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任。第六條檔案的銷毀在整理檔案的過程中，對(duì)檔案材料要仔細(xì)甄別，對(duì)無保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除，必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示；第七條總部營銷中心負(fù)責(zé)