會(huì)計(jì)電算化講義初始資料的錄入

第二章初始資料的錄入主要內(nèi)容:◆資料分類◆錄入核算項(xiàng)目資料◆錄入期初余額會(huì)計(jì)電算化2023/9/201FreeTemplatefrom第一節(jié)資料的初始分類一、固定資產(chǎn)的分類固定資產(chǎn)的分類設(shè)置是指在系統(tǒng)中定義固定資產(chǎn)的分類名稱、常用折舊方法和預(yù)計(jì)凈殘值率等內(nèi)容?！糇⒁猓?、系統(tǒng)預(yù)設(shè)的【房屋及建筑物】類別不能被刪除。2、固定資產(chǎn)類別名稱一般為漢字或字符，最大長度為20個(gè)字符。3、系統(tǒng)中提供了平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等4種常用的固定資產(chǎn)折舊方法。如果在此處預(yù)設(shè)了每類固定資產(chǎn)的折舊方法，那么在錄入固定資產(chǎn)卡片時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按此類方法對(duì)該類固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。2023/9/202FreeTemplatefrom◆設(shè)置固定資產(chǎn)類別1232023/9/203FreeTemplatefrom二、設(shè)置固定資產(chǎn)變動(dòng)對(duì)應(yīng)的科目◆固定資產(chǎn)變動(dòng)對(duì)應(yīng)入賬科目是指在發(fā)生固定資產(chǎn)增減變化時(shí),在會(huì)計(jì)分錄中與固定資產(chǎn)科目對(duì)應(yīng)的入賬科目?！羧绻还P固定資產(chǎn)增加業(yè)務(wù)只涉及到該對(duì)應(yīng)科目，則系統(tǒng)會(huì)計(jì)根據(jù)增加的固定資產(chǎn)凈額自動(dòng)生成該對(duì)應(yīng)科目的發(fā)生額，如果一筆固定資產(chǎn)增加業(yè)務(wù)涉及到兩個(gè)以上的對(duì)應(yīng)科目，則在系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證后，還需手動(dòng)輸入有關(guān)的會(huì)計(jì)科目并調(diào)整科目的發(fā)生額?！羧绻麊挝还潭ㄙY產(chǎn)增加業(yè)務(wù)不多，也可以不設(shè)置對(duì)應(yīng)科目。2023/9/204FreeTemplatefrom設(shè)置固定資產(chǎn)變動(dòng)對(duì)應(yīng)的科目1232023/9/205FreeTemplatefrom三、職員類別設(shè)置◆在建立職員檔案前，為了更有針對(duì)性地對(duì)各類人員進(jìn)行管理，通常會(huì)根據(jù)企業(yè)的工資分配政策對(duì)職員進(jìn)行類別設(shè)置，以便于在今后的工資核算中可以按不同的人員類別進(jìn)行工資費(fèi)用的分配，也可以對(duì)不同類別人員的工資水平進(jìn)行比較，為單位制定和修改分配政策提供參考?！糨斎肴柯殕T后,必須單擊增加按鈕或Enter鍵,在【職員類別】列表框中增加了一行新的空白行.否則,最后一個(gè)職員類別將無法被保存。

2023/9/206FreeTemplatefrom職員類別設(shè)置1232023/9/207FreeTemplatefrom四、職員職務(wù)設(shè)置職員職務(wù)是職員檔案資料的一項(xiàng)重要內(nèi)容，用戶可以根據(jù)本單位的職務(wù)設(shè)置情況，在系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的職務(wù)。2023/9/208FreeTemplatefrom職員職務(wù)設(shè)置12342023/9/209FreeTemplatefrom第二節(jié)核算項(xiàng)目資料的錄入對(duì)于一些用戶來說，有的會(huì)計(jì)科目可能會(huì)有比較多的明細(xì)核算科目，在使用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算后，用戶應(yīng)對(duì)這些科目進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，可以通過在總賬系統(tǒng)中建立輔助核算方式，把原來的一些明細(xì)核算科目改為輔助核算。在一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，該科目的每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生額都會(huì)同時(shí)登記在總賬和輔助賬上，其優(yōu)點(diǎn)在于：一是簡化了明細(xì)核算科目輸入的工作量，二是可以通過輔助核算功能方便地對(duì)某一類往來、部門或項(xiàng)目進(jìn)行管理。2023/9/2010FreeTemplatefrom核算項(xiàng)目資料的錄入◆在金蝶2000財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，系統(tǒng)預(yù)置了往來單位、部門和個(gè)人等3種項(xiàng)目核算形式，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選擇是否采用，并且還可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建新的項(xiàng)目核算形式。一個(gè)科目最多可以同時(shí)設(shè)置兩種項(xiàng)目核算?！羧绻粋€(gè)會(huì)計(jì)科目從原來的明細(xì)核算改為輔助核算，則不需要在系統(tǒng)中建立原有的明細(xì)核算科目，但需要為其建立輔助核算的目錄。設(shè)置有個(gè)人往來核算的，應(yīng)建立個(gè)人檔案；設(shè)有供應(yīng)商往來核算的，應(yīng)建立供應(yīng)商檔案；設(shè)有部門核算的，應(yīng)建立部門檔案等。2023/9/2011FreeTemplatefrom一、客戶檔案的錄入

◆客戶檔案是指包括客戶代碼、名稱、地址、電話等內(nèi)容的客戶信息。建立客戶檔案，是對(duì)客戶進(jìn)行往來管理的基礎(chǔ)，客戶檔案的建立直接關(guān)系到對(duì)客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢的處理。在金蝶2000中，通過對(duì)客戶建立多級(jí)項(xiàng)目核算，在日常財(cái)務(wù)處理中輸入有關(guān)的客戶信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匯總出用戶所需要的客戶分類信息，從而滿足分類統(tǒng)計(jì)的需要。2023/9/2012FreeTemplatefrom客戶檔案的錄入（2）◆只有在【賬簿選項(xiàng)】的高級(jí)設(shè)置中選擇了【允許核算項(xiàng)目分級(jí)顯示】復(fù)選框，才能在項(xiàng)目核算中建立多級(jí)核算項(xiàng)目。如在客戶分級(jí)時(shí)，可按客戶分類設(shè)置。先建立第一級(jí)客戶，再建立第二級(jí)客戶，最后才建立末級(jí)客戶檔案，最末級(jí)為具體客戶檔案。在顯示客戶檔案時(shí)，可以看到客戶目錄呈樹狀顯示?！羯霞?jí)代碼：表示該客戶是否隸屬于某類客戶之下。如果上級(jí)代碼為“無”，則表示該客戶是第一級(jí)客戶或系統(tǒng)不設(shè)上級(jí)代碼。◆項(xiàng)目欄目中除代碼和名稱必須輸入外，其余欄目如地址、電話等一般作為參考信息，可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否填列。2023/9/2013FreeTemplatefrom客戶檔案的錄入123452023/9/2014FreeTemplatefrom二、供應(yīng)商檔案的錄入與建立客戶檔案的目的類似，供應(yīng)商檔案的建立是為了滿足對(duì)供應(yīng)商項(xiàng)目核算的需要。◆由于供應(yīng)商項(xiàng)目為自定義核算項(xiàng)目，除代碼、名稱、上級(jí)代碼、上級(jí)名稱外，地址、郵編、電話等其他內(nèi)容在【屬性值】中輸入?！羝渌⒁馐马?xiàng)參照客戶檔案的有關(guān)內(nèi)容。2023/9/2015FreeTemplatefrom三、部門檔案的錄入

部門檔案在系統(tǒng)中是使用較為普遍的檔案信息，在進(jìn)行工資、固定資產(chǎn)和存貨等業(yè)務(wù)核算時(shí)，通常會(huì)運(yùn)用到部門檔案。

◆由于組織結(jié)構(gòu)具有層次性，所以在建立部門檔案時(shí)，對(duì)部門編碼的設(shè)置要考慮到相應(yīng)的組織層次結(jié)構(gòu)，按照組織結(jié)構(gòu)設(shè)置部門編碼是通常采用的較為簡便易記的編碼方式。◆分級(jí)建立部門檔案時(shí)，應(yīng)從上而下建立，先建立第一級(jí)部門，最后建立末級(jí)部門檔案。部門檔案一旦被引用，不能再被刪除。2023/9/2016FreeTemplatefrom四、職員檔案的錄入

人力資源的管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，單位職工在日常經(jīng)營中的表現(xiàn)和所獲得的報(bào)酬都可以通過建立職員檔案，在進(jìn)行日常經(jīng)營業(yè)務(wù)核算時(shí)有意識(shí)地歸總相應(yīng)的職員信息。在金蝶2000中，職員檔案是系統(tǒng)預(yù)置的核算項(xiàng)目，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況選擇系統(tǒng)中所建立的全部或部分欄目，輸入相應(yīng)的職員檔案材料?！粝仍O(shè)置部門檔案，才能設(shè)置職員檔案。建立職員檔案時(shí)必須輸入該職員的所屬部門資料，否則職員檔案無法被保存?！羧绻诼殕T類別列表中選擇了【不參與工資核算】選項(xiàng)，則該職員在進(jìn)行工資核算時(shí)將不會(huì)出現(xiàn)，也無法輸入其工資數(shù)據(jù)。2023/9/2017FreeTemplatefrom五、庫存商品檔案的錄入庫存商品是指企業(yè)購進(jìn)的、暫時(shí)存放在企業(yè)倉庫中的商品。庫存商品不僅是企業(yè)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，而且?guī)齑嫔唐返钠贩N結(jié)構(gòu)還直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營成果。因此，建立詳細(xì)的庫存商品檔案不僅是加強(qiáng)企業(yè)資產(chǎn)核算和管理的需要，而且是提高企業(yè)經(jīng)營效益的需要。2023/9/2018FreeTemplatefrom第三節(jié)期初余額的錄入在錄入期初余額時(shí)，由于會(huì)計(jì)科目的核算性質(zhì)不同，輸入期初余額的方法也各有差異，大致可分為以下幾類：●一般會(huì)計(jì)科目期初余額的錄入●外幣數(shù)據(jù)的錄入●數(shù)量核算數(shù)據(jù)的錄入●固定資產(chǎn)期初余額的錄入●項(xiàng)目核算科目期初余額的錄入2023/9/2019FreeTemplatefrom一、一般會(huì)計(jì)科目期初余額的錄入在企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需的會(huì)計(jì)科目中，絕大多數(shù)會(huì)計(jì)科目是不帶有外幣核算和項(xiàng)目核算的，這一類會(huì)計(jì)科目即為一般會(huì)計(jì)科目。

◆一般會(huì)計(jì)科目可以在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中直接錄入。但需要注意的是，很多會(huì)計(jì)科目設(shè)有明細(xì)科目，在錄入期初余額時(shí)，非末級(jí)科目是不能直接輸入期初余額的，只有在輸入末級(jí)科目余額后，系統(tǒng)才會(huì)根據(jù)其下級(jí)明細(xì)科目余額自動(dòng)匯總計(jì)算上級(jí)科目的余額。2023/9/2020FreeTemplatefrom一般會(huì)計(jì)科目期初余額的錄入（2）在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中，系統(tǒng)以不同的顏色來標(biāo)識(shí)不同的數(shù)據(jù)。◆白色區(qū)域：是一般會(huì)計(jì)科目的末級(jí)科目所在的區(qū)域，也是可以直接錄入賬務(wù)數(shù)據(jù)資料的區(qū)域。◆黃色區(qū)域：是非末級(jí)科目所在的區(qū)域，這里的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)根據(jù)末級(jí)科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總算出來的。◆綠色區(qū)域：表示此處為設(shè)有項(xiàng)目核算的明細(xì)科目，此處的數(shù)據(jù)不能直接輸入，要根據(jù)項(xiàng)目核算資料生成，另外還有一部分綠色區(qū)域是與固定資產(chǎn)有關(guān)的初始數(shù)據(jù)資料，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及到“固定資產(chǎn)”和“累計(jì)折舊”兩個(gè)科目，其中的數(shù)據(jù)由固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生?！艋疑珔^(qū)域：表示所對(duì)應(yīng)的科目不能使用該項(xiàng)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)無法錄入。2023/9/2021FreeTemplatefrom2023/9/2022FreeTemplatefrom二、外幣期初余額的錄入◆在【初始數(shù)據(jù)錄入】窗口，通常系統(tǒng)是按默認(rèn)的本位幣狀態(tài)（人民幣）輸入有關(guān)期初余額數(shù)據(jù)，這時(shí)，窗口所列出的都是在【會(huì)計(jì)科目】對(duì)話框中【不核算外幣】和【核算所有外幣】的科目，核算單一外幣的科目在這里不出現(xiàn)，這時(shí)在窗口中只能輸入本位幣的發(fā)生額，不能輸入其他外幣的折合本位幣金額。2023/9/2023FreeTemplatefrom外幣期初余額的錄入（2）◆如果某會(huì)計(jì)科目屬于外幣核算科目，則必須改變窗口輸入數(shù)據(jù)的貨幣狀態(tài)，在非本位幣的幣種狀態(tài)下，所有的數(shù)據(jù)項(xiàng)目都會(huì)分為原幣和折合本位幣兩項(xiàng)，在輸入完原幣金額后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的匯率自動(dòng)將原幣折算為本位幣。并將輸入的各個(gè)幣種的折合本位幣匯總為綜合本位幣進(jìn)行試算平衡。◆錄入外幣期初余額時(shí)，系統(tǒng)允許用戶修改折算后的本位幣數(shù)值。以便于未設(shè)置期初匯率或使用浮動(dòng)匯率的用戶以恰當(dāng)?shù)膮R率計(jì)算本位幣數(shù)值。2023/9/2024FreeTemplatefrom三、數(shù)量核算數(shù)據(jù)的錄入如果某會(huì)計(jì)科目涉及到數(shù)量核算，則在錄入期初余額時(shí)，同樣必須將期初數(shù)量錄入系統(tǒng)。錄入期初數(shù)量核算數(shù)據(jù)時(shí)，只需將期初數(shù)據(jù)錄入轉(zhuǎn)換到數(shù)量狀態(tài)，窗口會(huì)自動(dòng)顯示出被定義為數(shù)量核算的科目的有關(guān)數(shù)量余額欄目。2023/9/2025FreeTemplatefrom數(shù)量核算數(shù)據(jù)的錄入2023/9/2026FreeTemplatefrom四、固定資產(chǎn)期初余額的錄入◆在金蝶2000中，錄入固定資產(chǎn)期初余額是通過錄入固定資產(chǎn)卡片資料進(jìn)行的。固定資產(chǎn)卡片分為【基本-入賬信息】、【折舊與減值準(zhǔn)備信息】和【本年變動(dòng)數(shù)據(jù)】等3個(gè)部分。◆【基本-入賬信息】包括固定資產(chǎn)代碼、名稱及科目、基本信息和入賬信息等內(nèi)容?！簟菊叟f與減值準(zhǔn)備信息】包括了折舊和減值準(zhǔn)備兩方面的信息?！簟颈灸曜儎?dòng)數(shù)據(jù)】主要包括固定資產(chǎn)從年初到賬套啟用期止的固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊等賬務(wù)數(shù)據(jù)的變動(dòng)情況。如果賬套在年初啟用，則無需錄入該類數(shù)據(jù)。2023/9/2027FreeTemplatefrom【基本-入賬信息】的錄入1232023/9/2028FreeTemplatefrom【基本-入賬信息】的錄入452023/9/2029FreeTemplatefrom【折舊與減值準(zhǔn)備信息】的錄入2023/9/2030FreeTemplatefrom【本年變動(dòng)數(shù)據(jù)】2023/9/2031FreeTemplatefrom五、往來科目期初余額錄入往來科目是指帶有往來業(yè)務(wù)核算的反映往來賬款的會(huì)計(jì)科目。往來科目的期初余額不能在【初始數(shù)據(jù)錄入】窗口直接錄入，必須進(jìn)入【初始往來業(yè)務(wù)資料】窗口，才能輸入初始往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。2023/9/2032FreeTemplatefrom往來科目期初余額錄入2023/9/2033FreeTemplatefrom往來科目期初余額錄入2023/9/2034FreeTemplatefrom第四節(jié)啟用賬套所有的初始化設(shè)置工作完成后，在金蝶2000財(cái)務(wù)軟件中已建立起來完整的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。但要使用軟件進(jìn)行日常財(cái)務(wù)核算，還必須正式啟用賬套。啟用賬套標(biāo)志著初始化設(shè)置工作的結(jié)束，并且某些初始化設(shè)置階段錄入的資料將不能被修改，因此，對(duì)于重要的期初數(shù)據(jù)，如期初余額，在啟用賬套前必須通過試算平衡來檢查數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。2023/9/2035FreeTemplatefrom一、試算平衡試算平衡是將所有的有關(guān)賬務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總后計(jì)算的，因此只有將的有的本位幣、外幣、輔助賬、數(shù)量金額賬、固定資產(chǎn)等數(shù)據(jù)全部錄入完畢后，才能夠進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會(huì)顯示出所有一級(jí)科目的年初借方、年初貸方、累計(jì)借方、累計(jì)貸方、期初借方、期初貸方等各項(xiàng)數(shù)值。2023/9/2036FreeTemplatefrom試算平衡（2）◆注意：1、如果年中啟用賬套，試算平衡表中會(huì)顯示出所有一級(jí)科目的年初借方、年初貸方、累計(jì)借方、累計(jì)貸方、期初借方、期初貸方等各項(xiàng)數(shù)值。2、必須仔細(xì)核對(duì)各種賬務(wù)數(shù)據(jù)，確保賬套初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，在啟用賬套之后期初數(shù)據(jù)將無法再行修改。3、如果賬套數(shù)據(jù)不平衡，必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查校對(duì)，否則，期初數(shù)據(jù)試算不平衡將不能啟用賬套。2023/9/2037FreeTemplatefrom試算平衡（3）2023/9/2038FreeTemplatefrom二、開始啟用賬套初始化處理中的最后一項(xiàng)工作就是啟用賬套，啟用賬套就是將初始化工作中所輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘Ｙ~務(wù)處理所需的格式，為日常處理提供初始數(shù)據(jù)來源。