管理心理學(xué)課件-書面溝通

書面溝通引導(dǎo)案例

一封婉拒信第一節(jié)書面溝通概述書面溝通，就是利用書面文字、圖式作為主要的表達(dá)方式，在人們之間進(jìn)行信息傳遞與思想交流的溝通形式。一、書面溝通的種類按書面溝通的主體和客體分類1、寫作寫作是書面溝通主體將自己或自己所代表的團(tuán)體的意志用文字表述出來的一個(gè)創(chuàng)造性過程。2、閱讀閱讀是書面溝通的方式，讀懂別人的文章，可以獲得準(zhǔn)確而完整的信息。閱讀包含理解、想象、思考、表達(dá)、記憶和閱讀速度六大因素。（二）按書面溝通所用的文體分類行政公文計(jì)劃類文書報(bào)告類文書法律性文書新聞性文書日常事務(wù)類文書二、書面溝通的優(yōu)缺點(diǎn)書面溝通的優(yōu)點(diǎn)書面溝通的缺點(diǎn)書面溝通口頭溝通優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)1.保持記錄及證據(jù)2.適宜于多人溝通3.易于復(fù)制、傳播4.電子郵件非?？焖?.載體形式多種多樣1.無法立即得到回饋2.缺乏感情溝通3.不利于文字表達(dá)能力較差者4.如果太簡潔，表達(dá)可能不足；如果長篇大論，又可能沒有人看

1.最直接的溝通方式能觀察被溝通者的反應(yīng)2.能立刻得到回饋3.有機(jī)會(huì)補(bǔ)充闡述及舉例說明4.可以用聲音和姿勢(shì)來加強(qiáng)5.有助于改善人際關(guān)系1.通?？谡f無憑(除非錄音)2.效率較低3.不能與太多人雙向溝通4.容易受情緒與感情影響5.言多必失6.對(duì)拙于言詞者不利三、書面溝通應(yīng)該遵循的原則言簡意賅完整清晰積極向上第二節(jié)寫作程序與技巧寫作程序可以分成準(zhǔn)備階段寫作階段一、準(zhǔn)備技巧分析讀者確定目的確立主題收集資料組織材料二、寫作技巧

起草文章修改文章定稿第三節(jié)企業(yè)常用文書的寫作方法與技巧一、計(jì)劃類文書計(jì)劃的標(biāo)題計(jì)劃的正文二、建議書標(biāo)題稱謂正文結(jié)尾

三、調(diào)查報(bào)告標(biāo)題開頭主體結(jié)尾四、工作報(bào)告標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文結(jié)語五、述職報(bào)告六、總結(jié)總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式及其內(nèi)容

工作總結(jié)文字表述的要求第四節(jié)商務(wù)信函商務(wù)信函是企業(yè)與外部團(tuán)體之間聯(lián)系的重要方式，也是現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中使用頻率最高、效果明顯、方便易行的一種交際文書，其目的在于傳達(dá)意見，從事商務(wù)交往上的接洽、安排和發(fā)展，以便求得對(duì)方的理解和合作。商務(wù)信函的特點(diǎn)與標(biāo)準(zhǔn)

出色的商務(wù)信函應(yīng)具備5個(gè)基本特點(diǎn)清晰完整準(zhǔn)確節(jié)省讀者時(shí)間樹立良好信譽(yù)基本特征內(nèi)容清晰語氣友好書寫正確商務(wù)信函寫作技巧

商務(wù)信函的格式信頭標(biāo)題稱謂正文簽署附記商務(wù)信函的寫作要點(diǎn)商務(wù)信函在內(nèi)容上有許多套語表達(dá)要直接簡練了解相關(guān)商業(yè)與貿(mào)易領(lǐng)域的術(shù)語信封書寫信函禮貌積極性信函的寫作積極性信函書寫步驟：報(bào)告好消息列出細(xì)節(jié)和背景資料積極地說出其中可能出現(xiàn)的消極因素列舉出讀者的受益處并解釋充滿友善的結(jié)尾，表明你的中任務(wù)就是為對(duì)方提供服務(wù)。消極性信函的寫作以緩沖語言開頭說明理由清楚、簡潔而又婉轉(zhuǎn)地表達(dá)負(fù)面信息積極肯定的結(jié)尾勸說性信函的寫作銷售性的勸說性信函的寫作技巧吸引消費(fèi)者的注意激發(fā)消費(fèi)者的興趣減少購買阻力激發(fā)消費(fèi)者的購買行動(dòng)充滿友善的結(jié)尾，表明你的最終任務(wù)就是為對(duì)方提供服務(wù)。第五節(jié)有效書面溝通的策略主要有三種基本策略從溝通者出發(fā)的基本策略從讀者出發(fā)的基本策略信息組織和寫作方式策略一、從溝通者出發(fā)的基本策略溝通者，作為書面溝通的發(fā)起人，是書面溝通過程中的基本要素之一。從溝通者的角度出發(fā)，書面溝通主要考慮三方面的因素寫作目的主要內(nèi)容搜集材料二、從讀者出發(fā)的基本策略讀者的特征讀者所想要信息讀者的反應(yīng)三、信息組織和寫作方式策略

有效的信息組織方式直接式，把文章的主題放在開頭，再對(duì)主題進(jìn)行論證間接式，先舉例各種論證，在結(jié)尾推導(dǎo)出文章的主題本章小結(jié)書面溝通，就是利用書面文字、圖式作為主要的表達(dá)方式，在人們之間進(jìn)行信息傳遞與思想交流的溝通形式。必須遵循言簡意賅，完整清晰、積極向上的溝通基本原則。按照不同的標(biāo)準(zhǔn)和角度將書面溝通劃分為不同的類型。從溝通主體與客體的角度劃分，可將書面溝通劃分為閱讀和寫作兩大類；從用途又可分為內(nèi)部和外部溝通；從所用文體不同可分為行政公文、計(jì)劃類文書、報(bào)告類文書、法律性文書、新聞性文書和日常事務(wù)類文書等六大類。有效的書面溝通基本策略：從溝通者出發(fā)的基本策略、從讀者出發(fā)的基本策略，以及信息組織和寫作方式策略。在所有商務(wù)文書中，商務(wù)信函的使用頻率最高。商務(wù)信函的分類有多種形式，按內(nèi)容可分為：介紹信、證明信、賀信、問候函、致謝信、詢問及推銷函、商用通知函件；按信息的性質(zhì)可分為：積極性信函、負(fù)面性信函及勸說性信函。出色的商務(wù)信函應(yīng)具備5個(gè)基本特點(diǎn)：清晰、完整、準(zhǔn)確、節(jié)省讀者時(shí)間和樹立良好信譽(yù)。練習(xí)向有關(guān)部門提交報(bào)告并提出合理化建議。給老師寫一份備忘錄，介紹你所在工作場(chǎng)所的情形，并解釋你在語言溝通方面的方法（媒介、策略、語