管理學(xué)課件-采購和應(yīng)付賬款控制

采購和應(yīng)付賬款控制

采購的定義

采購就是購買生產(chǎn)和生活所需的物資，其過程包括提出采購需求、選定供應(yīng)商、談妥價格、確定交貨及相關(guān)條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。采購和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)采購計劃采購驗收應(yīng)付賬款處理會計記錄付款處理應(yīng)付賬款處理付款處理應(yīng)付賬款處理付款處理驗收應(yīng)付賬款處理付款處理驗收應(yīng)付賬款處理一、材料采購成本在企業(yè)經(jīng)營中占很大比重，且在很多行業(yè)有上升趨勢。

◆極端例子：①石油精練業(yè)，原材料成本占銷售額的80%；②制藥業(yè)，原材料成本還不到30%。

采購管理的意義二、降低原材料成本是增加利潤的基本途徑。如：某企業(yè)今年的銷售額為1億元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，稅前利潤為10%。該企業(yè)希望明年的稅前利潤能增加1百萬，即從現(xiàn)有的1千萬增加到1千1百萬。有以下三種途徑：

基本途徑

現(xiàn)狀改變幅度1、增加銷售額1千萬2、人工成本降低1百萬3、物料成本降低1百萬1千萬/1億=10%1百萬/1千5百萬=7%1百萬/6千萬=2%主要控制內(nèi)容一職務(wù)分離制度

1采購需要申請必須由生產(chǎn)、銷售等部門提出，具體采購任務(wù)由采購部門完成

2貨物采購人不能同時負責(zé)貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶的賄賂，購買偽劣材料影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)貨物的采購、保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗單，減少誤記貨物數(shù)量和金額的可能性5付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)分離6記錄應(yīng)付賬款的人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)2貨物和勞務(wù)請購制度請購單的提出：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出材料保管員比較庫存數(shù)后同意3材料保管部門也可在庫存降到最低存量時提出請購單的審批：

1采購人員檢查該項采購是否在執(zhí)行后又被重新提出，以及是否存在其他不合理的請購品種和價格。并對采購資金進行估算

2經(jīng)采購人員同意的請購單交資金預(yù)算人員進行審批臨時性物品的采購需要通常由使用者提出而不是經(jīng)過倉儲部門，由于這種需要很難列入計劃中去，因此，請購單要詳細說明采購的目的和用途，請購單須經(jīng)使用者的部門主管審批同意并經(jīng)預(yù)算負責(zé)人同意簽字3訂貨控制制度應(yīng)訂購多少向誰發(fā)出購貨訂單何時發(fā)出購貨訂單選擇供應(yīng)商一般要考慮的條件1、設(shè)備能力2、質(zhì)量保證3、財務(wù)狀況4、成本結(jié)構(gòu)5、供應(yīng)商的價值分析開展情況6、生產(chǎn)作業(yè)計劃與控制7、合同執(zhí)行情況4購入貨物的驗收制度

收貨部門的控制責(zé)任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應(yīng)根據(jù)購貨訂單的質(zhì)量和數(shù)量要求獨立地檢驗收到的貨物

1對數(shù)量的檢驗

2對質(zhì)量的檢驗5退貨和折讓的控制制度

由于退貨和折讓要求的提出和由此產(chǎn)生的調(diào)整大多屬于非常規(guī)的、各具特點和偶然發(fā)生的事件，因此很難制定出適合于各種退貨和折讓業(yè)務(wù)的控制辦法。為了彌補這方面的不足，可以設(shè)置專人定期向企業(yè)中各方面的人員進行調(diào)查以審查有關(guān)退貨或折讓發(fā)生后，各項記錄的合理性6應(yīng)付賬款的控制（1）應(yīng)付賬款的記錄必須由獨立于請購、采購、驗收、付款的職員來進行，以保證采購環(huán)節(jié)中的控制得到有效的實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生（2）應(yīng)付賬款的入賬還必須取得和審核各種必要的憑證之后才能進行，這些憑證主要是供應(yīng)商的發(fā)票，以及為核對發(fā)票的正確性的其他憑證（3）必須分別設(shè)置應(yīng)付賬款的總賬戶和明細賬（4）對于享有折扣的交易，應(yīng)將發(fā)票金額扣除折扣的金額后登記應(yīng)付賬款，防止日后付款時有人貪污折扣（5）每月月末來自供應(yīng)商的對賬單必須同應(yīng)付賬款明細賬余額核對，這項工作應(yīng)由財務(wù)經(jīng)理或由其授權(quán)的、獨立于應(yīng)付賬款明細賬的職員來辦理。7付款控制制度（1）防止未核準的款項被支付付款人應(yīng)檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準，任何付款都必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽字批準，其次應(yīng)審查支付款項是否具備與該款項有關(guān)并已得到審核認可的收貨報告單對現(xiàn)金支付的交易對支票付款的交易（2）所有已確認的負債都應(yīng)及時支付，以獲得現(xiàn)金折扣的好處，同時加強同供應(yīng)商的良好關(guān)系并維持企業(yè)的信用（3）正確的付款和記錄案例1蒙達終于不蒙冤

據(jù)2001年3月9日的《新民晚報》報道，

1995年10月上海蒙達建筑公司突然收到一張莫名其妙的傳票，從未與該公司有過接觸的上海冶金實業(yè)總公司，拿著一張蒙達公司出具的擔(dān)保書復(fù)印件，向法院起訴，要求蒙達公司承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任，1996年5月，法院一審叛決擔(dān)保有效，判決蒙達公司賠償382余萬元，蒙達公司不服，提起上訴卻被駁回。蒙達公司反復(fù)核查，確定公司的確沒有做過擔(dān)保，經(jīng)法院審理，案情如下：1994年2月，某廠委托代理人申某與上海冶金實業(yè)從公司簽訂了一份價值為520.5萬元的鋼鐵購銷合同，而申某支付了僅139萬元后就將貨物提走并失蹤。最終審理結(jié)構(gòu)該擔(dān)保復(fù)印件為偽造。原來蒙達公司曾經(jīng)委托朱某購買進口轎車，所以朱某持有蒙達公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和去海關(guān)辦理業(yè)務(wù)的便箋，申某的朋友拿著朱某的有關(guān)蒙達公司的材料，偽造出了附有蒙達公司印鑒章的空白便箋，并交給了申某。一國企高官貪污840萬元

據(jù)2001年10月5日的《新聞晨報》報道，1998年2月至10月，沈某在擔(dān)任北京市第六市政工程公司水電工程處期間，利用職務(wù)之便，向他人索要空白合同及空白商業(yè)銷售發(fā)票，偽造了工程產(chǎn)品的購銷合同，虛構(gòu)了水電工程處從某廠購買382.6萬元電纜的業(yè)務(wù)，并指令保管員填寫虛假的入庫驗收單，有用兩張空白發(fā)票平賬，在此期間，沈某還分別將其所在單位共358萬元的兩張轉(zhuǎn)賬支票轉(zhuǎn)入其女友劉某的賬戶1電纜的請購、審批和實際采購全由沈某一個人完成，沒有達到上述不相容職務(wù)相分離的目的，為虛構(gòu)合同創(chuàng)造了空間。2采購和驗收沒有形成牽制。3在采購的最后環(huán)節(jié)，即應(yīng)付賬款的控制上對于入賬憑證的審核的不嚴密造成了入賬依據(jù)不真實

此外，市政公司支票管理也存在漏洞。在支票支出時，都必須有其他必要憑證作為書名證據(jù)，在支票上寫明收款人和金額，且由專人簽發(fā)。在本案例中，沈某在將兩張轉(zhuǎn)賬支票轉(zhuǎn)入個人賬戶時，沒有提供任何支票支出所需要的任何有效書名證據(jù)，造成公款變成私款。破除暗箱比價采購2000年10月的《財經(jīng)新聞》報道：2000年8月3日，在山東萊州金倉礦業(yè)有限公司會議室中，正在舉行鋼球招標采購回，經(jīng)過數(shù)輪投標，價格下降了37%，共節(jié)約資金15萬元。金倉公司通過招標比價采購，使物資采購下降了10%—12%，僅2000年上半年就節(jié)支350萬元。

萊州市工業(yè)企業(yè)特別是國有企業(yè)，把加強采購管理作為提高企業(yè)競爭力的突破口，全面推行比價采購和招標采購制度。按照規(guī)定：所有采購計劃由供應(yīng)部門匯總，生產(chǎn)、審計、供應(yīng)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，供應(yīng)部門根據(jù)批準的計劃填報采購物資價格申報表，申報表中包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量單價及比價情況，審計企管部門根據(jù)市場動態(tài)，對申報表進行審核，為制定采購價格提供依據(jù)，經(jīng)經(jīng)理（廠長）辦公室同意后方可實施，對購進的物資，必須有質(zhì)檢部門進行嚴格的檢查，達不到要求的，作為退貨或折價處理，所有采購物資的支付款項，未蓋審計專用章的，財務(wù)部門一律拒絕支付。萊州的很多企業(yè)充分利用多種信息渠道，廣泛收集物資的質(zhì)量、價格等信息，進行比質(zhì)比價采購，做到同樣產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽，擇優(yōu)選擇供貨方

實行比質(zhì)比價招標采購以來，金倉礦業(yè)有限公司采購價格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司對大麥實行比價采購，一舉節(jié)約90余萬元。從抽樣調(diào)查來看，51%的物資品種降低了采購成本，不僅如此，比價采購制的實施，還將原先集中的權(quán)利分散化，隱蔽的權(quán)利公開化。這項制度體現(xiàn)了以下幾個方面內(nèi)部控制問題：1采購計劃的提出，由采購部門根據(jù)現(xiàn)有存貨和生產(chǎn)情況提出采購申請，這樣既能保證存貨及時供應(yīng)，又能保證存貨不會過量存儲采購申請有生產(chǎn)、審計和供應(yīng)部門審核，這樣就能防止供應(yīng)部門由于沒有其他部門監(jiān)督而獨斷專行導(dǎo)致浪費，又能保證購貨的合理性經(jīng)過一系列的審核同意后，該采購的執(zhí)行過程中，采購物資的質(zhì)量必須有質(zhì)檢部門進行檢查合格，同時審計企管部門還應(yīng)該廣泛收集各種信息，制定價格標準，這就可以防止采購人員虛報價格，從中牟取私利（4）在采購物資的貨款支付部門，當(dāng)采購物資不符合要求或者采購物資價格不合理時，財務(wù)部門可以根據(jù)質(zhì)檢部門和企管部門的通知拒絕付款，加大對采購的控制如何控制采購人員收取回扣2001年11月《新民晚報》的一篇文章，介紹了一些防止采購人員收取回扣的措施：加強教育

法制教育道德教育法律手段

與供應(yīng)商和采購員簽訂廉政合同開放采購渠道

1在公司的供應(yīng)部門的適當(dāng)位置放一塊告示牌，將公司總經(jīng)理的名字及聯(lián)系方式寫在上面

2公司責(zé)成供應(yīng)部門定期向供應(yīng)商發(fā)出公開信，要求供應(yīng)商定期對產(chǎn)品的質(zhì)量，價格經(jīng)常與公司聯(lián)系，以此打破供應(yīng)渠道的封閉性

3定期招標中，有的供應(yīng)商沒能中標，可由監(jiān)督部門定期與其座談，了解對方供貨的價格和質(zhì)量

4加強監(jiān)督體系建設(shè)

1規(guī)模小的公司可由總經(jīng)理定期抽查采購價格

2規(guī)模較大的，可安放“啄木鳥”，對一些大宗物資的采購進行監(jiān)視

3有的采購人員，為了壟斷供貨渠道，穩(wěn)定自己的非法收入——回扣，拒絕其他供應(yīng)商的推銷員來訪，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，應(yīng)及時嚴肅查處5輪換采購人員

對采購員進行調(diào)整，可避免“清車熟路”，“老朋友好辦事”的現(xiàn)象出現(xiàn)6提高采購人員工資.案例點評：

1職工素質(zhì)控制

2崗位責(zé)任制和崗位輪換制

3公司開方、透明采購渠道，建立供應(yīng)商資料系統(tǒng)，實施比價管理

4加強監(jiān)督體系某市煤業(yè)集團采購案例

某市煤業(yè)集團有限責(zé)任公司是一 家大型國有企業(yè)，采購費用巨額。該公司結(jié)合自身經(jīng)營特點，通過實行物資采購比價管理，全年降低成本千余萬元。一是大宗采購實行招標投標管理

為了確保招、投標的嚴謹，實事求是，公司專門成立了由招標人、采購人以及有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟、法律方面的專家組成的評標委員會，公司事先公布采購條件，由投標人競標，然后在所有的招標商家中，按照公開、公正、公平、和誠實、信譽、效率的原則，由評委會表決選擇中標者，并簽訂購銷合同

二是一般采購實行報價比價管理。

公司制定了嚴密的物資比價管理規(guī)章制度，充分運用信息網(wǎng)絡(luò)搜索市場價格行情，貨比三家，擇優(yōu)采購三是建立完善的價格管理機制公司成立價格管理部，采購部門在采購前向價格管理部門上報所購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等資料，而價格管理則通過電話詢價，派員調(diào)查及信息網(wǎng)上查詢等方式，初步確定供應(yīng)商，經(jīng)過三比，最終確定供應(yīng)商，并分類編號，采購?fù)戤叄少彶块T將發(fā)票及各種資料報價格管理部門復(fù)核，經(jīng)審核無誤之后，財務(wù)部門方可作賬處理點評：采購循環(huán)中購貨環(huán)節(jié)常見的弊端有：1購貨渠道不適當(dāng)，增加了購貨成本2采購物資質(zhì)量不過關(guān)，以此充好3采購人員損公肥私，接受客戶賄賂4采購不及時，材料供應(yīng)脫節(jié)5采購過于頻繁，材料閑置，積壓資金6采購費用過高

該公司采購數(shù)量多，金額巨大，大宗采購占相當(dāng)比重，如果采購不合理，將使采購采用和風(fēng)險大增。而訂貨報價是采購業(yè)務(wù)的核心，其中對供應(yīng)商的選擇又是保證材料成本和質(zhì)量目標實現(xiàn)的重中之重。

因此，該公司的管理層將采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點定位對訂貨價格的管理和對供應(yīng)商的選擇上。為了防止采購計劃中的作弊行為，通常有效的做法是保證供應(yīng)商之間公平的、充分的競爭。大宗采購的公開招標，一般采購的“物資采購比價管理”規(guī)章制度，都是為了保證供應(yīng)商之間的競爭，保證選定的供應(yīng)商以最低成本和最優(yōu)質(zhì)量供應(yīng)材料，全年僅一 般性采購就下降了500余萬元

過去公司的采購選擇權(quán)、定價權(quán)、數(shù)量決定權(quán)、資金支付全集中于一個部門，這樣容易產(chǎn)生舞弊造假，公司成立的價格管理部有效的彌補了這一缺陷。價格管理部負責(zé)采購審批與付款審核，這樣就把采購審批與采購執(zhí)行分開，付款執(zhí)行與付款審批分開。通過價格監(jiān)管，既提高了采購物資的適用性，防止了物料的閑置和積壓，又堵塞了采購中吃回扣的現(xiàn)象連鎖超市

近幾年來，連鎖超市得到了急劇發(fā)展。連鎖超市的成功不僅在于價格相對低廉的熱銷產(chǎn)品，也不僅在于市場占有率的不斷提高，而且另外一個重要方面即有效抵制了經(jīng)濟中的各種腐敗。超市發(fā)展這么多年以來，類似私分回扣等腐敗現(xiàn)象在這里生不了根，為什么在不少地區(qū)難以做到的東西在