OA系統(tǒng)實施方案

OA系統(tǒng)實施方案OA系統(tǒng)實施方案一、項目實施目標(biāo)1、實現(xiàn)無紙化辦公根據(jù)辦公的具體需求，建立內(nèi)部OA信息通信平臺，便于內(nèi)部協(xié)同工作與溝通交流。結(jié)合OA功能，使系統(tǒng)順暢安全運行，并滿足日常辦公應(yīng)用，形成連接單位內(nèi)各部門的信息網(wǎng)。如企業(yè)公告、新聞發(fā)布等，使內(nèi)部的規(guī)章制度、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)，使企業(yè)內(nèi)部的信息交流快捷通暢。2、實現(xiàn)分布式辦公多分公司、跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)員工在任何地方只需要上網(wǎng)進(jìn)入OA系統(tǒng)就可以查看和處理自己的工作。通過網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，員工在工作中的交流、寫作、溝通更為方便快捷，消除時間、空間上的障礙，各地分支機構(gòu)和外出人員都可訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)異地化辦公。3、實現(xiàn)集團化、標(biāo)準(zhǔn)化管理落實集體化管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)協(xié)同辦公。集團化管理通過同一標(biāo)準(zhǔn)工作流程設(shè)定得以實現(xiàn)。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想，可實時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題，從而提高工作效率。企業(yè)內(nèi)部大量流程化的工作；比如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項工作，提高協(xié)同工作效率，實現(xiàn)工作流程制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而使集團化管理落地。4、規(guī)范文檔管理在OA辦公系統(tǒng)中，各類文檔（比如各類文件、知識、信息、制度等）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和下載，對于Office文件還可以分權(quán)限在線閱讀和編輯等，對于檔案文件還可以使用電子檔案管理進(jìn)行歸檔保存。通過知識文檔管理實施，保證文件文檔規(guī)范化管理和安全管理。5、規(guī)范資源管理通過深度有效使用OA辦公系統(tǒng)中集成的“辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、圖書管理、車輛管理、會議管理、人事檔案管理”等模塊，實現(xiàn)公司的信息、人力、財產(chǎn)等資源信息化管理。在OA系統(tǒng)中管理這些資源，可以輕松的查詢、使用、登記、統(tǒng)計、分析，這一切都由系統(tǒng)自動化完成，以前需要去文件柜慢慢找，通過系統(tǒng)只需要幾分鐘甚至幾秒鐘即可獲取。充分利用OA系統(tǒng)中的信息資源管理，可將企業(yè)的各類信息統(tǒng)籌到系統(tǒng)中，人、財、物、文件、報表、數(shù)據(jù)等信息資源由系統(tǒng)統(tǒng)一管理，相應(yīng)崗位管理人員的工作效率大大提高。6、員工行為規(guī)范管理通過OA辦公系統(tǒng)中的資源管理模塊中的審批管理和工作流程審批，可實現(xiàn)員工日常工作、資源使用、工作匯報總結(jié)等行為規(guī)范管理，大大提高員工個人工作效率和整體協(xié)同工作效率。二、OA實施功能及實施時間根據(jù)我司情況，長春住邦城市廣場、德惠住邦城市廣場兩公司已使用OA系統(tǒng)，本次實施重點是東北電器城、東北酒店用品城兩公司。因2017年10月集團成立采購中心，并啟用OA采購流程網(wǎng)上審批，使兩公司主要領(lǐng)導(dǎo)都已使用和會用OA審批，采購管理模塊的成功實施為我們下一步推廣其它模塊提供了條件。1、實施功能：人事行政模塊財務(wù)管理模塊業(yè)務(wù)模塊最終實施模塊表單以各單位實際情況為主，可以增加和減少。2、實施步驟：東北電器城和東北酒店用品城同時實施。3、實施時間排期：2018年3月1日：需求調(diào)研、表單收集、節(jié)點確定、表單制作、流程開發(fā)等2018年4月1日：使用培訓(xùn)并試運行。各公司、各部門跟進(jìn)自己的業(yè)務(wù)模塊開始啟用OA系統(tǒng)，可以紙質(zhì)表單和網(wǎng)上表單同時進(jìn)行。在運行過程中各使用部門提出問題，對合理的需求進(jìn)行表單、流程修改。并進(jìn)行再次培訓(xùn)，共性問題集中培訓(xùn)，差異問題單獨培訓(xùn)、解答。可以對部門、流程發(fā)起人單獨培訓(xùn)。2018年5月1日：正式實施。正式實施后各公司業(yè)務(wù)以網(wǎng)簽為主，并根據(jù)OA系統(tǒng)管理制度，嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行及時審批！實施后也要根據(jù)各公司使用情況，收集意見及時反饋和調(diào)整。三、財務(wù)預(yù)算現(xiàn)公司使用的OA系統(tǒng)是華天動力5.20增強版，屬于老版本，老版本有兩個小問題,一個是個別流程跳節(jié)點，另一個是對手機支持一般。廠家說新版本解決了這兩個問題，新版本的價格大約在15萬元。我建議這次不升級成新版本，還用老版本實施。因為老版本的核心功能能滿足我們的需要，并且我們對老版本已經(jīng)適應(yīng)。如果升級后長春住邦、德惠住邦還要重新開發(fā)表單、流程，使用人員也要重新適應(yīng)。同時也節(jié)省了資金，待電器城、酒店用品城兩個單位都正式使用了，進(jìn)入穩(wěn)定期后我們再考慮是否有必要進(jìn)行升級。四、OA實施小組的組成為了保證項目的順利實施，各部門都必須積極參與并配合OA系統(tǒng)的實施。由于OA系統(tǒng)會改變我們原有的辦公習(xí)慣，所以都會有一定的排除情緒，所以一定要有一個項目的推導(dǎo)和實施部門或者領(lǐng)導(dǎo)層。主要構(gòu)成如下：1、由董事長簽發(fā)文件，決定全集團實施OA辦公系統(tǒng)。2、成立OA實施小組，由集團行政中心負(fù)責(zé)兩公司的OA系統(tǒng)推進(jìn)和監(jiān)督，由電器城、酒店用品城總經(jīng)理負(fù)責(zé)落實。3、信息中心負(fù)責(zé)OA的各類技術(shù)問題處理及日常維護，信息中心技術(shù)人員主要與三個部門（行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)）OA負(fù)責(zé)人對接，以免對接的人太多，反而沒有責(zé)任到人。4、各部門必須由部門領(lǐng)導(dǎo)確定一名OA負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)兩個內(nèi)容，一是將本部門在使用OA過