操作手冊編寫規(guī)范-銷售業(yè)務

業(yè)務操作手冊（桂林大宇售后服務部門配件銷售崗位）作者：黃士軍日期：4.21審核：日期：批準：日期：目錄一、崗位職責描述 3二、業(yè)務流程描述 4三、業(yè)務操作規(guī)范 4四、報表、單據的使用說明 4五、系統(tǒng)操作指南 5一、崗位職責描述1、配件銷售、退貨、索賠、贈送等業(yè)務，并在系統(tǒng)中實現2、配件的報價二、業(yè)務流程描述主要業(yè)務流程包括：1、配件索賠處理流程，2、配件退貨處理流程，3、配件銷售標準訂單處理流程，4、配件銷售領用流程，5、配件免費訂單處理流程，6、詢價報價處理流程1、配件索賠處理流程流程描述（1）、接到客戶的索賠請求，了解索賠原因；（30分鐘）（2）、索賠配件送達公司（10天），判定人員對索賠配件進行判定是否給予索賠（60分鐘），判定不同意索賠，業(yè)務員將結果通報客戶，根據客戶書面要求處理配件（半個工作日）；（3）、若判定同意索賠后，由業(yè)務員創(chuàng)建索賠訂單、交貨單和索賠報告書（20分鐘），打印后交領導審批，如果完全不同意索賠，索賠工作終止（30分鐘），業(yè)務員沖銷索賠訂單和交貨單（10分鐘），如果是部分不同意索賠，業(yè)務員修改索賠訂單、交貨單和索賠報告書（20分鐘），將結果通報客戶，并根據客戶書面要求處理配件（半個工作日）；（4）、領導審批同意后，業(yè)務員將索賠單和索賠報告書交財務審核蓋章（10分鐘），然后轉配件發(fā)貨流程；流程圖2、配件退貨處理流程流程描述（1）、業(yè)務員接到客戶提出的退貨清單，了解配件退貨原因，做退回配件前第一次判定，看退貨配件是否符合（客戶購買的配件可以在6個月以內要求退貨）規(guī)定，如果退回配件超過6個月，將終止退回，若退回的配件是在6個月以內購買，同意將配件退回公司（30分鐘）；（2）、配件退回公司（10天），業(yè)務員對退回配件做初步判定是否可以退貨（60分鐘），若不同意退貨，變更退貨清單或終止退貨（30分鐘），同意退貨后，創(chuàng)建退貨訂單和交貨單，由部門領導審批；（3）、審批完全沒有通過，業(yè)務員沖銷退貨訂單和交貨單（20分鐘），如果是部分同意退貨，業(yè)務員修改退貨訂單和交貨單再進行審批（20分鐘），部門領導審批簽字后，到財務部審核蓋章（10分鐘），轉配件收貨流程；流程圖3、配件銷售標準訂單處理流程流程描述（1）、業(yè)務員接到客戶提出的訂購請求進行整理(20分鐘)，創(chuàng)建標準銷售訂單；做可用性檢查;(20分鐘)（2）、如果需要借料，借料部分走配件銷售領用流程；（3）、若無生產借料，業(yè)務員創(chuàng)建交貨單并打印(5分鐘)，客戶進行確認是否變更需求，確認后請部門領導審批，如果客戶需要變更請求或領導認為要更改交貨單，業(yè)務員對訂單和交貨單進行修改(20分鐘)；（4）、部門領導審批通過后，業(yè)務員將交貨單交財務審核蓋章，客戶交款后財務出具發(fā)票(20分鐘)；然后轉配件發(fā)貨流程；流程圖4、配件銷售領用流程流程描述（1）、配件科業(yè)務員對銷售訂單進行可用性檢查，確認從生產轉移的材料，在系統(tǒng)中做訂單時標示，并打印出材料轉移清單（20分鐘）；（2）、業(yè)務員將材料轉移清單交供應部材料科審核確認，若沒有通過確認，將更改銷售訂單；（30分鐘）（3）、材料轉移清單審核通過后，供應部部長或材料科主管在材料轉移清單上簽字，業(yè)務員將其他手續(xù)辦理完成（20分鐘），將材料轉移清單交包裝人員到倉庫科領料（半個工作日），材料領回配件倉庫后，轉配件銷售發(fā)貨流程；流程圖5、配件免費訂單處理流程流程描述（1）、業(yè)務員接到銷售部門提供的業(yè)務聯絡和配件清單（可以是由配件科業(yè)務員推薦配件清單），創(chuàng)建免費訂單和交貨單并打印；（2）、；（3）、部門領導審批，若領導認為要更改訂單，業(yè)務員對訂單和交貨單進行修改；（4）、部門領導審批通過后，業(yè)務員將交貨單交財務審核蓋章，然后轉配件發(fā)貨流程；流程圖6、詢價報價處理流程流程描述（1）、業(yè)務員接到客戶的詢價請求；首先查詢物料價格在系統(tǒng)中是否存在；（2）、如果存在，可以口頭報價就直接向客戶報價；（3）、如需書面報價，業(yè)務員在系統(tǒng)中創(chuàng)建報價單打印后傳真給客戶；（4）、如果物料價格在系統(tǒng)中不存在，走價格主數據處理流程，然后再創(chuàng)建并打印報價單傳真客戶。流程圖三、業(yè)務操作規(guī)范1、配件索賠處理流程，索賠結果通報客戶，當不同意客戶索賠要求時，應按照客戶的書面要求處理索賠的配件，書面報告歸檔；2、配件退貨處理流程，3、配件銷售領用流程，材料科確認簽核的材料在倉庫有貨；如果存在所領材料已轉移到生產線，倉庫科已無此配件，由倉庫科負責將材料從生產線轉移回生產倉庫。原則上材料科確認領用的材料倉庫科要有貨，如果因某些原因領不到，業(yè)務員修改訂單5、配件免費訂單處理流程，辦理的單據要附上銷售部門的業(yè)務聯絡；6、詢價報價處理流程創(chuàng)建報價單時注意客戶的性質，判斷客戶是一次性的還是一般客戶，按照不同的客戶類型進行維護，為銷售訂單的創(chuàng)建做準備；四、報表、單據的使用說明1、《銷售清單》（包括標準、索賠、退貨、免費）（系統(tǒng)打?。?、《索賠報告書》（系統(tǒng)打?。?、《A/S移轉單》（系統(tǒng)打?。?、《A/S報價單》（系統(tǒng)打印）見操作指南７五、系統(tǒng)操作指南報價標準銷售訂單退貨訂單索賠訂單免費訂單外向交貨7、打印1.1報價1.1.1進入創(chuàng)建報價：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建報價初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->報價->創(chuàng)建事務碼：創(chuàng)建：VA21修改：VA22查詢：VA232．輸入報價單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。注：通過分銷渠道來區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.1.2填寫創(chuàng)建報價視圖－項目總覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達方，采購訂單日期，報價有效至，物料號和數量；點擊轉至->抬頭->出具發(fā)票，填寫付款條件，1.1.2進入創(chuàng)建報價：項目總覽說明｛拷屏區(qū)｝點擊保存，出現報價單號20000003。1.2標準銷售訂單1.2.1進入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。注：通過分銷渠道來區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.2.2填寫創(chuàng)建配件標準訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝如果有借料在這標示如果有借料在這標示填寫售達方，采購訂單編號，采購訂單日期，交貨工廠，物料號和數量，如果有借料，在用途處選擇借料；1.2進入創(chuàng)建配件標準訂單視圖：表頭數據視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊轉至->抬頭->裝運，填寫裝運類型和特殊處理標點擊合作伙伴，填寫銷售雇員，1.2.4進入創(chuàng)建配件標準訂單視圖：保存說明｛拷屏區(qū)｝點擊保存，出現銷售訂單號40000008。1.3退貨訂單1.3.1進入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。注：通過分銷渠道來區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.3.2進入創(chuàng)建配件退貨訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達方，采購訂單編號，采購訂單日期，訂單原因，物料號和數量；1.3.2進入創(chuàng)建配件退貨訂單視圖－表頭數據視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊轉至->抬頭->合作伙伴，填寫銷售雇員，點擊保存，出現退貨單號60000009。1.4.1進入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。注：通過分銷渠道來區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.4索賠訂單1.4.2進入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達方，采購訂單編號，采購訂單日期，交貨工廠，訂單原因，物料號和數量；點擊轉至->抬頭->裝運，填寫裝運類型和特殊處理標，1.4.3進入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－表頭數據視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊合作伙伴，填寫銷售雇員點擊轉至->項目->文本1.4.4進入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－項目數據視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊在物料銷售文字，在文本框中輸入缺陷內容點擊采購訂單數據，在售達方的你的參考中輸入配件購買日期，在送達方的采購訂單編號中輸入使用時間，在送達方的你的參考中輸入提賠日期1.4進入創(chuàng)建配件索賠訂單視圖－保存視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊保存，出現索賠單號40000009。1.5免費銷售訂單1.5.1進入創(chuàng)建銷售訂單：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建銷售訂單初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->創(chuàng)建事務碼：創(chuàng)建：VA01修改：VA02查詢：VA032．輸入訂單類型、、銷售組織、分銷渠道和部門后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。注：通過分銷渠道來區(qū)分一般銷售（31）和代理店銷售（32）1.5.2進入創(chuàng)建交貨免費視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝填寫售達方，采購訂單編號，采購訂單日期，交貨工廠，物料號和數量，如果有借料，在用途處選擇借料；點擊轉至->抬頭->裝運，填寫裝運類型和特殊處理標1.5.3進入創(chuàng)建交貨免費視圖－表頭數據視圖說明｛拷屏區(qū)｝點擊合作伙伴，填寫銷售雇員，點擊保存，出現交貨免費訂單號40000010。1.6外向交貨1.6.1進入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．進入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨初始屏幕：點擊菜單進入,后勤->銷售和分銷->銷售->訂單->后繼功能->向外交付事務碼：創(chuàng)建：VL01N修改：VL02N查詢：VL03N2．輸入裝運類型、、選擇日期和訂單號后回車，系統(tǒng)會進入一般數據視圖。1.6.2進入創(chuàng)建外向交貨視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝標準訂單和退貨訂單的收貨：填寫實際發(fā)貨日期，點擊保存，出現交貨單號80000025。1.6.2進入創(chuàng)建外向交貨視圖－概覽視圖說明｛拷屏區(qū)｝索賠訂單和交貨免費的收貨：填寫實際發(fā)貨日期，庫位和揀配數量點擊保存，出現交貨單號80000026。注：標準訂單和退貨訂單，按照上述的操作就可以保存交貨單，如果是索賠訂單和交貨免費，需要在揀配視圖中填寫庫位和揀配數量后方可保存，系統(tǒng)才能通過，1.6.2進入創(chuàng)建帶有訂單參考的外向交貨：初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝退貨訂單號和交貨單號與其他類型的不同1.7.1SAP總目錄說明｛拷屏區(qū)｝在事務代碼框中輸入事務代碼事務碼：銷售單：ZAS01索賠報告書：ZAS02移轉單(借料)：ZAS03報價單：ZAS04輸入訂單號或交貨單號、訂單類型和分銷渠道，系統(tǒng)進入打印預覽視圖。1.7打印1.7進入打印初始屏幕說明｛拷屏區(qū)｝1．索賠單和移轉單（借料單）｛拷屏區(qū)｝1．報價單｛拷屏區(qū)｝1．表單樣式｛拷屏區(qū)｝1．打印屏幕清單5771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335618410