采購庫存管理制度

采購管理制度第一條：為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營需求，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。第二條：采購方式及供貨商的確定：（一） 采購方式的確定：對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料，可選擇供貨商送貨的式。對于使用頻率低，不容易集中采購的貨物可由采購人員采購。對于一些特殊的原材料可由外地發(fā)貨，按計劃定期申購。（二） 供貨商的確定原則：1、 初選供貨商：深入細(xì)致的進(jìn)行市場考察，要從所在城市所在地區(qū)找出三家以上具有代表性的同類供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業(yè)化程度，貨物來源，價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。對所供應(yīng)的原料進(jìn)行凈菜率的測算。2、 試用供貨商：對于同類商品找出兩家同時供貨，重點從質(zhì)量、價格、服務(wù)三方面來進(jìn)行比較嘗試。3、 確定供貨商：在使用一個月的基礎(chǔ)上、由店長、財務(wù)人員、廚師長、采購人員組成審查小組，以近就一個月價格、原料的凈菜率為審核依據(jù)來確定。4、 簽定供貨合同：確定供貨商后，由店長與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。5、 供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。第三條：市場調(diào)查原則由財務(wù)人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進(jìn)行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員，調(diào)查時間、地點及調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后交辦公室存檔。調(diào)查時間、地點的選擇，每項15天調(diào)查一次，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查時間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準(zhǔn)。調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應(yīng)實行看、聞、摸等手段、必要時可進(jìn)行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進(jìn)行討價還價，切忌只記錄買方一口價。除實地調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱罂㈦s志、電視、網(wǎng)絡(luò)平臺等所刊出的價格，同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過。零星物品的調(diào)查由店長或委托其他人（采購人員除外）實施。第四條：采購的原則：質(zhì)價比確定對供貨商所供物品的定價：在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進(jìn)行。定價程序：由店長同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認(rèn)，并由店長、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務(wù)執(zhí)行。價格管理原則：對于供貨價格實行最高限價制，根據(jù)不同的貨品，其最高限價范圍如下：（1）干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。（2）低值易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。（3）零星物品的價格不得高于市場零售價的5%（4）魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%（5）蔬菜平均在一元以下者，其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者，其定價不得高于市場批發(fā)價的10%。春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時間較長的月份，由于供貨價格波動太大，其定價原則可適當(dāng)放寬。第五條：審購程序零星物品的審購程序?qū)τ诮?jīng)常性項目的采購應(yīng)由所需部門每周一、周四固定時間定期報計劃，經(jīng)店長審批后，交由采購人員辦理。需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、店長審批后方可辦理，申購單一式兩份。寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等。零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由店長在申購單寫明，限時購買。供貨商送貨的申購程序：需貨部門填寫申購物品清單，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，交采購人員辦理。庫管人員應(yīng)隨時檢查庫存，當(dāng)存貨降到最低存貨點時，庫管人員應(yīng)以書面形式通知采購人員進(jìn)貨。新進(jìn)酒水、物料由店長和采購人員簽字以書面形式通知庫管，不需填寫申購單。只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨，其他人員非店長批準(zhǔn)不得擅自通知送貨。第六條：采購數(shù)量的確定原則：1、 為提高經(jīng)濟效益，降低成本，減少資金占有，應(yīng)根據(jù)勤進(jìn)快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量。此類原料實行每日采購，一般要求供貨商送貨。用上述原材料的部門每日營業(yè)結(jié)束前，根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數(shù)量。庫存物品（干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質(zhì)易耗品等）的采購數(shù)量。2、 此類物品的采購數(shù)量應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉(zhuǎn)、儲存條件等因數(shù)，根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低于兩天的用量。3、 庫存量的計算公式：最低庫存量=每日需用量x2天最高庫存量=每日需用量x15天第七條：貨物的驗收原則：1、 驗收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)本店制定的《質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行》驗收。2、 驗收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購人員收取的當(dāng)日采購申請單上寫明的數(shù)量進(jìn)行驗收，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購數(shù)量的上下10%左右。3、 驗收人員：采購人員、庫房人員、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員四人共同驗收（特殊情況下由店長指定專人負(fù)責(zé)）。4、 驗收時間：根據(jù)本店實際情況另行確定。驗收程序：1、 由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”注明所收物品的數(shù)量、單價、金額。2、 入庫單、驗收單填寫完后，由采購人員、貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)庫管自己留存；第二聯(lián)交財務(wù)做為記帳憑證；第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)帳憑證。第八條：附則本制度的最終解釋權(quán)、監(jiān)督權(quán)歸本店辦公室財務(wù)人員。店長審核通過之日起由財務(wù)人員監(jiān)督執(zhí)行。庫存制度一、 物品驗收：庫管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進(jìn)行驗收，并做到：與實物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時不驗收。采購單上數(shù)量與實物數(shù)量不相符，名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收。對購進(jìn)的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。對購進(jìn)物品已損壞的不驗收。驗收后，要根據(jù)上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)量和金額填寫驗收單。驗收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)庫管自己留存；第二聯(lián)交財務(wù)做為記帳憑證；第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)帳憑證。二、 入庫存放：（1） 驗收后的物資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管。（2） 進(jìn)倉的物品一律按庫房固定的位置堆放。（3） 堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。（4） 凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進(jìn)倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，算出余數(shù)?？ㄆ潭ㄔ谖锲氛胺?。三、 保管與抽查：（1） 對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉?fàn)€變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。（2） 抽查：倉管員要經(jīng)常對所管物資進(jìn)行抽查，檢查實物與卡片或賬頁登記是否相符，若不相符時要及時查對。材料會計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。四、 領(lǐng)發(fā)物資（1） 領(lǐng)用物品計劃或報告：凡領(lǐng)用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準(zhǔn)備。倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準(zhǔn)備好物品，以便取貨人領(lǐng)取。（2） 發(fā)貨與領(lǐng)貨：各部門各單位領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé)。領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單（含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、用途等）并簽字，倉管員憑單發(fā)貨。領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料單位自留一份，單位負(fù)責(zé)人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會計一份，憑單記明細(xì)賬。發(fā)貨時倉管員要注意物品先進(jìn)先出的原則。（3） 貨物計價：貨物一般按進(jìn)價發(fā)出，若同一種商品有不同的進(jìn)價，一般按平均價發(fā)出。需調(diào)出本店以外的的物資，一般按原進(jìn)價或平均價加手續(xù)費和管理費調(diào)出。五、 盤點：（1） 倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點。（2） 將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核。（3） 盤點期間停止發(fā)貨。六、 記賬：（1）設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然。（2） 賬簿要分類設(shè)置，物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶。（3） 記賬時要先審核采購單和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬。（4） 審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬。（6）直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬。（10） 月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)材料會計調(diào)整三級帳。（11） 每月與財務(wù)材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。七、 建立檔案制度：（1） 倉庫檔案應(yīng)有驗收單、領(lǐng)料單和實物賬簿。（2） 材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會計報表。八、 倉庫安全管理1） 本店倉庫除倉管人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得進(jìn)入倉庫。2） 因工作需要需進(jìn)入倉庫的人員，在進(jìn)入倉庫時，必須先辦理入倉登記手續(xù)，并要有倉庫人員陪同。嚴(yán)禁獨自進(jìn)倉。進(jìn)倉人員工作完畢后，出倉時應(yīng)主動請倉管人員檢查。3） 倉庫內(nèi)不準(zhǔn)會客，不準(zhǔn)帶人到倉庫范圍參觀。4） 倉庫不準(zhǔn)代人保管物品，也不得擅自答應(yīng)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意的其他單位或部門的物品存?zhèn)}。5、任何人員，除驗收時所需外，不準(zhǔn)試用試看倉庫商品物資。6） 倉庫范圍內(nèi)不準(zhǔn)生火，也不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。7） 一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種進(jìn)倉。8） 倉庫應(yīng)定期檢查防火設(shè)施的使用實效，并做好防火工作。九、 倉庫防火管理1） 倉庫內(nèi)的物品要分類儲放，庫內(nèi)保證主通道有一定的距離，貨物與墻、燈、房頂之間保持安全距離。2） 倉庫內(nèi)的照明限60瓦以下白熾燈，不準(zhǔn)用可燃物做燈罩，不準(zhǔn)用碘鎢燈、電熨斗、電爐、交流電收音機、電視機等電器設(shè)備。倉庫內(nèi)保持通風(fēng)，各類物品要標(biāo)明性能名稱。3） 倉庫