會議、接待管理制度會議管理制度

第第#頁共6頁會議、接待管理制度會議管理制度會議管理制度1總則1.1為使集團(tuán)公司的會議和接待管理規(guī)范、有序，提高會議的行政決策效率，特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)公司總部組織召開的各種會議及接待工作。集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各種會議和接待的承辦，其它部門主辦的會議和接待，綜合管理部應(yīng)給予協(xié)助。2會議管理2.1會議的準(zhǔn)備2.1.1一般會議提前一天以上、重要會議提前三天以上，由綜合管理部或會議組織部門通知參會人員。通知內(nèi)容包括：會議時(shí)間、地點(diǎn)、主要議題、需要準(zhǔn)備的匯報(bào)（討論）材料或資料等。2.1.2參會人員接到通知后，應(yīng)按要求積極做好參會準(zhǔn)備。綜合管理部或會議組織部門提前做好會場布置、會場設(shè)施（投影、音響、攝像、錄音等）配備及會議資料的準(zhǔn)備工作。對重大會議，承辦單位（人）應(yīng)提出會議企劃報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。會議企劃報(bào)告包括以下內(nèi)容：會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)；會議主旨和目標(biāo)；會議議程；會議議項(xiàng)；會議主持人；出席人員名單；會議財(cái)務(wù)(支出)預(yù)算；接待工作說明；當(dāng)前籌備情況及進(jìn)展；(可能)存在的問題、解決方案及要求；籌備時(shí)間進(jìn)度表等。會議紀(jì)律1)無特殊情況，不得請假，未經(jīng)請假，不得缺席會議，否則以曠工論處。未經(jīng)主持人或領(lǐng)導(dǎo)同意，不得提前退場，否則以早退論處。不得交頭接耳或做與會議無關(guān)的事項(xiàng)。不得隨意進(jìn)出會場。召開大型會議，與會者應(yīng)將手機(jī)調(diào)整至振動(dòng)和關(guān)閉狀態(tài)，并不得在會場內(nèi)接聽電話。會議紀(jì)要的整理4.1會議紀(jì)要經(jīng)審核后發(fā)至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門或人員。.2會議資料由集團(tuán)綜合管理部整理、立卷、存檔；其它部門主辦的會議，會議資料除各自存檔外，并應(yīng)報(bào)綜合管理部備案。會議室管理5.1會議室由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。5.2會議室只限本公司使用，外單位借用會議室須經(jīng)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，各部門無權(quán)將會議室借給外單位使用。5.3集團(tuán)各部門（各公司）使用會議室需經(jīng)公司移動(dòng)彩云系統(tǒng)流程審批同意后，方可使用，審批時(shí)注明是否需要會議配備茶歇、投影、餐飲等。5.4使用會議室的部門必須愛護(hù)會議室的公用設(shè)施，保持會議室清潔，用后應(yīng)檢查安全，鎖好門、關(guān)好窗，將鑰匙交還綜合管理部。5.5任何單位和個(gè)人未經(jīng)綜合管理部同意，不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做它用。5.6會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少清潔兩次，遇有會議時(shí)要一次一清潔。5.7會議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)（含花木等），做到會散、人走、電源關(guān)、門上鎖。會議內(nèi)容的督辦、落實(shí)會議形成的決定、決議、工作部署等由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檢查、督辦、落實(shí)。對于沒有落實(shí)到位的單位要下發(fā)督辦通知，對仍然沒有落實(shí)到位的要在集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評，并限期完成。獎(jiǎng)罰辦法7.1會議室由綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，未按要求及時(shí)清理、會議室準(zhǔn)備和清理工作，責(zé)任人扣績效1分/次，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶減半扣分。.2會議督辦落實(shí)由專人負(fù)責(zé)，未及時(shí)跟進(jìn)督辦，責(zé)任人和主管人員扣績效1分/次，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶減半扣分。接待管理制度目的接待工作是公司的窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義,各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范有序。對外接待范圍本制度規(guī)定的接待范圍主要是集團(tuán)及所屬各部門、各子公司經(jīng)營管理活動(dòng)所必須的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等。對外接待原則3.1對外接待應(yīng)遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來，滿意而歸。平等原則。來賓不論職位高低，都要平等相待，落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。對口原則。堅(jiān)持集團(tuán)綜合管理部歸口管理與各職能部門對口接待相結(jié)合的原則。集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)，辦理重要接待事務(wù)；對涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性的接待事務(wù)，應(yīng)由對口部門或公司牽頭接待，綜合管理部給予配合。節(jié)約原則。招待來賓既要熱情周到，也要講究節(jié)約，量力而出，反對鋪張浪費(fèi)。不重復(fù)宴請，主方陪同人數(shù)原則上不多于賓客人數(shù)。接待費(fèi)用支出應(yīng)視接待事由歸口集團(tuán)公司、各部門和子公司列支。周到原則。堅(jiān)持“統(tǒng)一高效、規(guī)范服務(wù)、熱情周到”的原則，做到接待程序清晰、接待方式完善，分工明確、熱情細(xì)致、服務(wù)到位、以禮相待。保密原則。向來賓介紹情況，注意保守公司秘密，巧妙回避不宜回答的問題。接待分類4.1貴賓接待：指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓或政府部門領(lǐng)導(dǎo)的接待。業(yè)務(wù)接待：指與集團(tuán)有業(yè)務(wù)聯(lián)系的客戶的接待。普通接待：指一般來客的接待。接待方式、標(biāo)準(zhǔn)5.1貴賓接待：綜合管理部迎接來賓于會議室入座，公司領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐。（a）餐飲：應(yīng)以賓客的餐飲習(xí)慣為主，體現(xiàn)當(dāng)?shù)仫嬍程厣?，宴請?biāo)準(zhǔn)80--100元/人，便餐50--60元/人。（b）住房：主要賓客安排單人間。其他隨員每2人安排一標(biāo)間。（c）車輛：根據(jù)來賓和陪同領(lǐng)導(dǎo)及工作人員人數(shù)安排車輛。（d）會議接待：由綜合管理部進(jìn)行接待。準(zhǔn)備物品：水果、茶水、糕點(diǎn)、觀光車、引導(dǎo)牌、席簽、投影，配套服務(wù)：電子歡迎屏、拍攝及新聞發(fā)布工作。5.2普通接待和業(yè)務(wù)接待：綜合管理部或相關(guān)部門人員迎接客戶于會議室洽談，綜合管理部或?qū)诓块T安排專人陪同。如須安排外出就餐，由綜合管理部或?qū)诓块T安排陪同人員。（a）餐飲：應(yīng)以賓客的餐飲習(xí)慣為主，體現(xiàn)當(dāng)?shù)仫嬍程厣?，宴請?biāo)準(zhǔn)60元/人，便餐30元/人。(b)住房：主要賓客安排單人間。其他隨員每2人安排一標(biāo)間。(c)車輛：根據(jù)來賓和工作人員人數(shù)安排車輛。(d)會議接待：由綜合管理部進(jìn)行接待。準(zhǔn)備物品：水果、茶水、糕點(diǎn)、觀光車、引導(dǎo)牌、席簽、投影，配套服務(wù)：電子歡迎屏、拍攝及新聞發(fā)布工作。獎(jiǎng)罰辦法6.1接待由綜合管理部負(fù)責(zé)組織、安排，未按以上工作標(biāo)準(zhǔn)完成