會議的策劃與準備-會議文件的準備（會議策劃組織課件）

會前計劃與準備目錄Contents會議計劃任務(wù)1任務(wù)2會議機構(gòu)的組成和人員的選擇任務(wù)3會議預(yù)算任務(wù)4會議選址和布置任務(wù)5會議文件的準備Part01項目描述會議前的策劃與準備是保證會議順利進行的基礎(chǔ)。秘書人員應(yīng)該盡可能對會議的全過程進行周密地計劃，做好各項準備工作，特別是對一些可能出現(xiàn)的意外事情，考慮周全，并做好相應(yīng)的物質(zhì)和心理準備。Part02

學(xué)習目標任務(wù)五會議文件的準備了解會議文件的類型1熟悉和掌握會議通知的書寫格式2熟悉開、閉幕詞的寫法3Part03任務(wù)導(dǎo)入學(xué)校將在4月28日舉辦一次表彰大會，對上一學(xué)年表現(xiàn)突出的師生給予表彰。你作為學(xué)生會主席，接到命令要參與準備會議文件……思考會議文件有哪些？你該怎樣準備以及要注意哪些事項？Part04項目驅(qū)動會議通知是上級對下級、組織對成員或平行單位之間部署工作、傳達事情或召開會議等所使用的應(yīng)用文。會議通知是向與會者傳遞會議信息的載體，是會議組織者和與會者溝通的重要渠道。一、會議通知Part04項目驅(qū)動會議通知至少要包括以下幾個方面的內(nèi)容：一、會議通知（一）會議通知的寫作要素01時間02主題03參與人員04地點Part04項目驅(qū)動標題：（發(fā)文機關(guān)）＋事由＋文種主送機關(guān)名稱正文落款發(fā)文機關(guān)、日期一、會議通知（二）會議通知的寫作格式Part04項目驅(qū)動二、開幕詞、閉幕詞（一）開幕詞開幕詞的概念和特點1開幕詞是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人，在會議開幕時所作的講話，旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求。

其主要特點是：宣告性和引導(dǎo)性。[]Part04項目驅(qū)動標題（××會議開幕詞）（或××領(lǐng)導(dǎo)在××會議上的開幕詞）（或××領(lǐng)導(dǎo)在××會議開幕式上的講話）稱謂（女士們、先生們等，根據(jù)大會情況選擇稱謂，頂格）開頭：問候語之后宣布大會開幕。主體：會議的籌備和出席會議的人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。（要求行文明快流暢，評議堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。）結(jié)尾：祝大會圓滿成功。開幕詞通常由標題、稱謂、正文三部分組成二、開幕詞、閉幕詞（一）開幕詞開幕詞的寫法2Part04項目驅(qū)動閉幕詞的概念和特點1閉幕詞，是在大型會議或重要會議即將結(jié)束時有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對大會的議程及會議中解決的問題所作的帶有評價性、總結(jié)性的講話，其主要特點是總結(jié)性和評價性。[]二、開幕詞、閉幕詞（二）閉幕詞Part04項目驅(qū)動閉幕詞的寫法2標題（××會議閉幕詞）（或××領(lǐng)導(dǎo)在××會議上的閉幕詞）（或××領(lǐng)導(dǎo)在××會議閉幕式上的講話）稱謂（女士們、先生們等，根據(jù)大會情況選擇稱謂，頂格）

開頭：首先用一段簡明的文字說明大會在什么情況下圓滿結(jié)束，勝利閉幕；之后，以簡練的文筆概要總結(jié)大會情況或?qū)Υ髸鞒龌驹u價。

主體：對大會討論通過的主要文件、研究解決的重要（或重大）問題；會議取得的成果及經(jīng)驗；會議的重要意義和如何貫徹會議精神等方面進行歸納肯定，并在此基礎(chǔ)上提出貫徹執(zhí)行的要求。

結(jié)尾：以簡明、富有號召力而又充滿信心的精煉語言，鄭重宣布大會勝利閉幕，同時，再次對與會者和相關(guān)單位表示感謝和祝愿。閉幕詞與開幕詞寫法大體一致，由標題和正文兩大部分構(gòu)成。二、開幕詞、閉幕詞（二）閉幕詞Part04項目驅(qū)動講話稿有廣義和狹義之分。廣義的講話稿是指人們在特定場合發(fā)表講話的文稿；狹義的講話稿是指領(lǐng)導(dǎo)講話稿，是各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上發(fā)表帶有宣傳、指示、總結(jié)性講話的文稿。講話稿的內(nèi)容是由會議主題和講話者身份來決定的，具有針對性的特點。秘書在寫講話稿之前，必須要了解會議的主題、性質(zhì)、議題、講話的場合、背景，領(lǐng)導(dǎo)者的指示、要求，聽眾的身份、背景情況、心理需求和接受習慣等?！啊比?、講話稿（一）講話稿的概念和特點Part04項目驅(qū)動標題（單標題和雙標題兩種寫法）（×××省長在全省教育工作會議上的講話）（進一步學(xué)習和發(fā)揚魯迅精神——在魯迅誕辰110周年紀念大會上的講話）稱謂（根據(jù)與會人員的情況和會議性質(zhì)來確定適當?shù)姆Q謂，要求莊重、得體。）

開頭：概述講話內(nèi)容，說明講話的緣由或所要講的內(nèi)容重點。

主體：根據(jù)會議的內(nèi)容和發(fā)表講話的目的，可以重點闡述如何領(lǐng)會文件、指示、會議精神；可以通過分析形勢和明確任務(wù)，提出搞好工作的幾點意見；可以結(jié)合本單位情況，提出貫徹上級指示的意見；可以對前面其他領(lǐng)導(dǎo)人的講話做補充講話；也可以圍繞會議的中心議題，結(jié)合自己的分管工作談幾點看法等等。

結(jié)尾：總結(jié)全篇，照應(yīng)開頭，發(fā)出號召；或者征詢對講話內(nèi)容的意見或建議。講話稿一般由標題和正文兩部分組成，如：三、講話稿（二）講話稿的寫法Part04項目驅(qū)動四、其他會議文件供與會者查閱的會議須知、日程安排、服務(wù)指南、分組名單、住宿名單等。會議姓名卡片和證件（可以分為代表證、列席證、工作證、記者證、貴賓證等）。Part04項目驅(qū)動四、其他會議文件供領(lǐng)導(dǎo)使用的開幕詞、閉幕詞、工作報告等。供代表發(fā)言、交流用的典型經(jīng)驗材料、學(xué)術(shù)論文、各種討論稿等。供消息發(fā)布用的簡報、新聞稿等。Part04項目驅(qū)動四、其他會議文件各種會議代表證Part05技能訓(xùn)練由中國企業(yè)聯(lián)合會和企業(yè)家協(xié)會主辦、廣科文化傳播有限公司協(xié)辦的“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗高層研討會”，將于2016年5月18日在廣東省珠海市舉行，會期四天。會議將邀請美國通用電氣公司、摩托羅拉公司、海爾公司的高層領(lǐng)導(dǎo)參加，同時也將邀請一些知名企業(yè)的董事長、總經(jīng)理、高級管理人員以及一些知名專家和學(xué)者出席會議，共同探討“企業(yè)管理本質(zhì)、新經(jīng)濟與企業(yè)戰(zhàn)略”等共同關(guān)注的議題，還將分享海爾文化與管理理念。

會議期間還將組織考察珠海南屏工業(yè)園區(qū)，詳細了解威絲曼、珠光汽車等公司的車間管理、工作管理、資本管理、資源管理、市場管理、文化管理、物流管理、領(lǐng)導(dǎo)行為管理、員工班級管理等經(jīng)驗。案例根據(jù)所給的會議，完成相應(yīng)的實訓(xùn)任務(wù)。Part05技能訓(xùn)練撰寫1.撰寫一份正式的會議通知，并為出席會議的嘉賓設(shè)計邀請函。2.以主管領(lǐng)導(dǎo)的名義撰寫一篇會