采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程規(guī)范（試行）為規(guī)范公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，現(xiàn)根據(jù)公司相關(guān)制度，制定采購(gòu)業(yè)務(wù)流程規(guī)范。一、采購(gòu)前期工作（一） 供應(yīng)商認(rèn)證1、 公司實(shí)行供應(yīng)商認(rèn)證制度，其適用于以下采購(gòu)行為：a、 所有生產(chǎn)性固定資產(chǎn)、物資及加工勞務(wù)等；b、 一次采購(gòu)金額達(dá)5000元以上或月累計(jì)采購(gòu)金額20000元以上的非生產(chǎn)性物資（包括但不限于辦公用品、后勤用品及服務(wù)等）；2、 對(duì)認(rèn)證合格供應(yīng)商建立名錄，采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門須及時(shí)將經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的合格應(yīng)商名錄提交財(cái)務(wù)部作為付款備查依據(jù)；3、 對(duì)于從非名錄中供應(yīng)商采購(gòu)物資、服務(wù)及其他辦公用品財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕付款；4、 供應(yīng)商認(rèn)證過(guò)程需符合供應(yīng)商認(rèn)證流程的相關(guān)規(guī)定。（二） 采購(gòu)分工公司采購(gòu)工作按采購(gòu)對(duì)象分工負(fù)責(zé)，具體分工如下：1、 采購(gòu)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)所需物資、服務(wù)及固定資產(chǎn)的采購(gòu)；2、 行政部負(fù)責(zé)除采購(gòu)部采購(gòu)分工以外的其他物資和服務(wù)的采購(gòu)。（三） 采購(gòu)申請(qǐng)、批準(zhǔn)權(quán)限1、 原材料等生產(chǎn)性物資由計(jì)劃部門申請(qǐng)，部門審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，生產(chǎn)性物資單次采購(gòu)金額三萬(wàn)元以下的可由主管生產(chǎn)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；2、 其他非生產(chǎn)性物資由使用人申請(qǐng)，部門審核并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，對(duì)單次采購(gòu)金額1000元以下的可由各部門經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。四） 采購(gòu)詢價(jià)及采購(gòu)合同1、 原則上物資或服務(wù)的采購(gòu)必須有三家以上合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)傳真，從其中選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商作為供應(yīng)單位；2、 在簽訂合同前必須由生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門及相關(guān)分管副總對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審并經(jīng)總經(jīng)理（或受權(quán)人員）批準(zhǔn)方可簽訂正式合同；3、 采購(gòu)合同原則上必須使用我公司的標(biāo)準(zhǔn)合同版本，對(duì)需要修改合同固定條款的需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，對(duì)于因擅自修改標(biāo)準(zhǔn)合同版本之條款對(duì)公司造成的損失由相應(yīng)責(zé)任人承擔(dān)。五） 采購(gòu)合同基本要件及合同保管1、合同條款要件采購(gòu)合同必須具備如下基本條款：a、合同標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金額、開(kāi)票日期、發(fā)票種類（是否增值稅專用發(fā)票）、稅率；b、 履約方式、售后服務(wù)和質(zhì)量擔(dān)保條款、付款方式；c、違約責(zé)任、糾紛解決途徑（調(diào)解、訴訟、仲裁）及訴訟地的約定。2、采購(gòu)合同的保管采購(gòu)合同原件要及時(shí)交財(cái)務(wù)部備案和保管，以茲作為財(cái)務(wù)核算和付款之依據(jù)，原則上對(duì)于沒(méi)有合同或合同沒(méi)有交財(cái)務(wù)保管的采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)有權(quán)不予付款；3、采購(gòu)合同需按同一規(guī)則編號(hào)，且不得重號(hào)，生產(chǎn)性物資采購(gòu)合同原則上需從ERP系統(tǒng)中打印。因受ERP軟件模塊和功能的限制，其他非生產(chǎn)性物資的采購(gòu)合同暫不納入ERP系統(tǒng)管理。六）采購(gòu)發(fā)票1、 原則上供應(yīng)商必須提供增值稅專用發(fā)票，報(bào)銷和付款必須先取得對(duì)方合法、完整、真實(shí)、有效的增值稅專用發(fā)票，生產(chǎn)用物資和服務(wù)必須取得增值稅專用發(fā)票；2、 辦公用品、福利用品等管理物資和服務(wù)的采購(gòu)可不要求其開(kāi)具增值稅專用發(fā)票，但亦須取得正規(guī)合法的普通發(fā)票；3、發(fā)票的開(kāi)票單位、合同的簽訂單位、材料入庫(kù)單（包括送貨單）的單位必須一致方可作為采購(gòu)入庫(kù)和報(bào)銷憑據(jù)。采購(gòu)入庫(kù)一）生產(chǎn)物資采購(gòu)入庫(kù)1、由采購(gòu)部通知倉(cāng)庫(kù)待收物料預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間、品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并同時(shí)通知質(zhì)量部檢驗(yàn)，2、 倉(cāng)庫(kù)依據(jù)質(zhì)量部的檢驗(yàn)結(jié)果，對(duì)合格品辦理入庫(kù)手續(xù)（不合格品直接交采購(gòu)部退供應(yīng)商，不辦理入庫(kù)手續(xù)），并從ERP系統(tǒng)中開(kāi)具入庫(kù)單；3、 采購(gòu)部取得倉(cāng)管員簽字后的入庫(kù)單與正規(guī)合法的發(fā)票作為作為請(qǐng)款或沖銷預(yù)付款之憑據(jù)。（二）非生產(chǎn)性物資入庫(kù)對(duì)辦公用品、后勤行政用品等其他非生產(chǎn)性物資的入庫(kù)無(wú)須辦理ERP系統(tǒng)入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具手工入庫(kù)單作為報(bào)銷和付款手續(xù)；采購(gòu)款項(xiàng)支付一）采購(gòu)對(duì)帳采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門于每月底索取各供應(yīng)商對(duì)帳單，并催回本月所采購(gòu)物資的發(fā)票，供應(yīng)商未按時(shí)開(kāi)具發(fā)票的其貨款延至下月結(jié)算。（二）請(qǐng)款時(shí)間為及時(shí)歸集當(dāng)月費(fèi)用，采購(gòu)業(yè)務(wù)無(wú)論其貨款是否在業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)月支付，均應(yīng)在當(dāng)月向財(cái)務(wù)辦理請(qǐng)款手續(xù)，請(qǐng)款單應(yīng)注明合同號(hào)并將入庫(kù)單、發(fā)票作為附件，否則財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕付款；三）貨款支付方式原則上采購(gòu)業(yè)務(wù)不予預(yù)先付款，也不能由采購(gòu)人員支付現(xiàn)金采購(gòu)后報(bào)銷，而只能在采購(gòu)物資已入庫(kù)且發(fā)票到期后將貨款支付到開(kāi)票單位的對(duì)公帳戶；對(duì)于確須預(yù)付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門必須于每周五前提交下周的付款計(jì)劃，財(cái)務(wù)不再接受即時(shí)付款申請(qǐng)；（四）月結(jié)日及付款日公司月結(jié)日為每月25日，即當(dāng)月25日前的所有采購(gòu)業(yè)務(wù)均從25日起算月結(jié)天數(shù)，每月的15-18日為貨款支付日，支付以前月份到期貨款。采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門須于每月的8-11日提交月結(jié)款付款計(jì)劃。四、退貨及其他（一） 供應(yīng)商來(lái)料不良的，經(jīng)質(zhì)量部檢測(cè)確認(rèn)后由采購(gòu)業(yè)務(wù)辦理部門直接退供應(yīng)商，并辦理收貨數(shù)量扣減的相關(guān)手續(xù)（取得對(duì)方退貨簽收單，與供應(yīng)商及時(shí)對(duì)帳確認(rèn)等）；（二） 如因