公司印章管理和使用制度

公司印章管理和使用制度一、引言公司印章是核心的法定事項(xiàng)的證明和承諾工具，具有重要的法律效力。為了規(guī)范公司印章的管理和使用，保證印章的安全和準(zhǔn)確性，特制定本制度。本制度是公司各部門(mén)和員工使用印章時(shí)的操作規(guī)范，適用于全體員工。二、印章的定義和分類(lèi)2.1印章的定義印章是指公司為了進(jìn)行文件認(rèn)證、確認(rèn)或者行政管理需要而制作的具有法律效力的特定印刷物。2.2印章的分類(lèi)根據(jù)不同的用途和管理方式，公司印章可以分為以下幾類(lèi)：-公司公章：用于代表公司進(jìn)行對(duì)外合同、協(xié)議簽署以及對(duì)外交流等重要事項(xiàng)。-公司法人章：用于公司與政府機(jī)關(guān)進(jìn)行重要業(yè)務(wù)往來(lái)，如政府文件、行政許可等。-公司合同章：用于普通合同、協(xié)議等文件簽署。-財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等相關(guān)文件的簽署。-部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要制作的專(zhuān)用章。-員工個(gè)人章：僅個(gè)人使用，用于員工自己的事務(wù)辦理。三、印章的管理3.1印章的保管公司印章由公司法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管和管理。專(zhuān)人應(yīng)編制印章保管登記冊(cè)，記錄印章的名稱(chēng)、編號(hào)、規(guī)格、使用范圍等信息，并每年定期檢查印章的完整性和安全性。3.2對(duì)外使用印章的審批使用公司公章、公司法人章、公司合同章需要經(jīng)過(guò)上級(jí)主管部門(mén)或法務(wù)部門(mén)的書(shū)面審批。審批文件應(yīng)包括使用印章事項(xiàng)、使用期限、使用次數(shù)等信息，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或法務(wù)部門(mén)人員簽字同意。3.3對(duì)內(nèi)使用印章的管理各部門(mén)經(jīng)辦人員使用部門(mén)章和財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)，需嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序操作，并記錄使用情況。員工個(gè)人章僅限于員工個(gè)人使用，不得私自使用公章進(jìn)行個(gè)人事務(wù)。3.4新印章的制作和使用涉及到新的印章制作的需求，應(yīng)提前向法務(wù)部門(mén)提交印章申請(qǐng)表，經(jīng)主管部門(mén)審核后才能制作和使用。新印章的使用范圍、使用期限等信息須在印章申請(qǐng)表中明確。3.5印章的注銷(xiāo)和變更對(duì)于不再使用的印章，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門(mén)進(jìn)行注銷(xiāo)處理。單位名稱(chēng)、單位性質(zhì)發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門(mén)進(jìn)行印章變更，否則產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)由相關(guān)單位承擔(dān)。四、印章使用的注意事項(xiàng)4.1使用人員的責(zé)任使用印章的人員應(yīng)對(duì)印章保管的安全負(fù)責(zé)，確保印章不被他人盜用、泄密或?yàn)E用。在使用印章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并在簽署文件時(shí)親自進(jìn)行操作。4.2濫用印章的處罰對(duì)于濫用或非法使用印章的行為，公司將采取相應(yīng)的紀(jì)律處分，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜用或發(fā)現(xiàn)使用不當(dāng)?shù)那闆r，應(yīng)立即向法務(wù)部門(mén)報(bào)告，并采取措施盡快保護(hù)公司利益。五、附則5.1法律法規(guī)的適用公司印章的管理和使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，禁止使用以欺騙、欺詐或損害公司利益為目的的印章使用行為。5.2本制度的解釋權(quán)對(duì)于本制度的解釋權(quán)屬于公司法務(wù)部門(mén)。在實(shí)施過(guò)程中，若有需要修改的情況，應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)程序，由法務(wù)部門(mén)提出修改方案，并經(jīng)有關(guān)主管