集團(tuán)公司檔案數(shù)字化服務(wù)外包管理辦法

檔案數(shù)字化服務(wù)外包第一章總則第一條為指導(dǎo)*（集團(tuán)）有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）電子文件歸檔工作規(guī)范化進(jìn)行，根據(jù)《*（集團(tuán)）有限公司電子文件歸檔管理辦法》《*（集團(tuán)）有限公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際工作，特制訂本辦法。第二條本辦法規(guī)定了集團(tuán)公司檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系、工作規(guī)范及檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求。第三條本辦法適用于集團(tuán)公司指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作,選擇合格的承包方;指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè),提升服務(wù)能力，為檔案服務(wù)外包工作提供參考依據(jù)。第二章檔案數(shù)字化服務(wù)外包范圍第四條檔案數(shù)字化服務(wù)外包范圍（一）本辦法適用于非涉密檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。（二）參照《*（集團(tuán)）有限公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《*（集團(tuán)）有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《*（集團(tuán)）有限公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包范圍。第三章檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范及流程第五條總體要求發(fā)包方應(yīng)堅(jiān)持合法、安全、可控原則，開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作。第六條發(fā)包前期準(zhǔn)備工作（一）發(fā)包方應(yīng)按照《*（集團(tuán)）有限公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法》要求,確定檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容、流程、技術(shù)、質(zhì)量和安全要求；（二）發(fā)包方應(yīng)根據(jù)《*（集團(tuán)）有限公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法》規(guī)定及實(shí)際工作需要,明確檔案數(shù)字化操作規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及工期。第七條選定承包方（一）承包方應(yīng)為天津市依法注冊(cè)的獨(dú)立法人，且經(jīng)營(yíng)范圍中含有承接檔案管理及檔案數(shù)字化服務(wù)范圍的企業(yè)；應(yīng)具備從事數(shù)字化服務(wù)所持有的檔案信息化軟件著作權(quán)。（二）發(fā)包方應(yīng)考察承包方的技術(shù)能力、資質(zhì)及信用,了解其是否存在不良記錄。將財(cái)務(wù)狀況、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、硬件條件、管理制度、實(shí)施方案、工期控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、售后服務(wù)等納入對(duì)承包方的評(píng)價(jià)體系。（三）發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方人員資質(zhì)進(jìn)行調(diào)研，參與本項(xiàng)目員工是否具有檔案上崗資格證書，是否為企業(yè)固定人員（社保不少于一年），項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是否具有國(guó)家信息安全水平證書。（四）發(fā)包方應(yīng)考察承包方是否了解國(guó)家、行業(yè)規(guī)范，熟悉檔案業(yè)務(wù)流程，工作能力及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否能夠滿足要求。第八條簽訂合同確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂合同。第九條檔案數(shù)字化服務(wù)過(guò)程管理（一）選定場(chǎng)所1.檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所一般應(yīng)選擇在發(fā)包方的辦公地點(diǎn)。2.檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)設(shè)在相對(duì)獨(dú)立的、封閉的區(qū)間。3.檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)滿足防水、防潮、防日光及紫外線照射、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等要求。4.發(fā)包方應(yīng)自行或要求承包方在檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所的出入口、檔案存放區(qū)、信息存儲(chǔ)區(qū)和工作區(qū),實(shí)施全方位監(jiān)控。檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于發(fā)包方辦公地點(diǎn)之外的,發(fā)包方應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于1年;發(fā)包方應(yīng)定期對(duì)視頻進(jìn)行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前,應(yīng)確定檔案電子數(shù)據(jù)未丟失。（二）配置設(shè)備發(fā)包方應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。（三）檔案數(shù)字化過(guò)程管理1.發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方的檔案數(shù)字化加工進(jìn)行全過(guò)程、全方位的管控。2.發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項(xiàng)目檔案數(shù)字化加工過(guò)程的員工名單向發(fā)包方備案。3.發(fā)包方應(yīng)對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行敏感性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理,檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要地記錄或標(biāo)記。4.發(fā)包方應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔出庫(kù),并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫(kù)。調(diào)檔出庫(kù)與接收歸庫(kù)時(shí),發(fā)包方應(yīng)與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案交接單一式兩份。5.對(duì)正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應(yīng)(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(kù)(柜),不得在工位上留存過(guò)夜。對(duì)于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應(yīng)及時(shí)與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫(kù)保存。對(duì)于離庫(kù)超過(guò)1個(gè)月或有蟲霉隱患的檔案,應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。6.發(fā)包方應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。7.發(fā)包方應(yīng)要求承包方按照《*（集團(tuán)）有限公司傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理辦法》的規(guī)定制作工作流程單,對(duì)檔案數(shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行記錄。工作流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。要求掃描件為彩色掃描且掃描分辨率不小于300dpi;需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率不小于600dpi。掃描設(shè)備盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案應(yīng)采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，不得采用拼接的方式。8.發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)硬盤、移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等各種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行安全檢查并登記造冊(cè)、統(tǒng)一保管,嚴(yán)禁承包方擅自處理。9.發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。第十條檔案數(shù)字化成果管理（一）數(shù)據(jù)檢驗(yàn)一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目,可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn),抽檢率不得低于5%。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)據(jù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性,抽檢合格率應(yīng)為100%。其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%，抽檢合格才能通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。（二）安全確認(rèn)1.發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)、視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、工作人員變更記錄等進(jìn)行安全檢查。2.發(fā)包方應(yīng)對(duì)承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查,以確保其無(wú)信息留存。凡存有信息的,在檔案數(shù)字化外包服務(wù)驗(yàn)收后,須作清除信息的安全處理。發(fā)包方應(yīng)將承包方自帶設(shè)備的硬盤予以拆除,并將其與數(shù)字化加工過(guò)程中使用過(guò)的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一并予以接收。（三）驗(yàn)收總結(jié)1.發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收,對(duì)不符合法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同的交付成果,應(yīng)要求承包方限期整改。2.經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、安全確認(rèn)、驗(yàn)收評(píng)估之后,發(fā)包方